Д. А. ПОТАПОВ, А. А. КОВРАЖКИН, В. И. МЕТЕЧКО,
Ю. А. ЧЕРНЫШЕВ
Московский инженерно-физический институт (государственный университет)
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
ДЛЯ СОПРОВОЖДЕНИЯ ПРОЦЕССОВ ОБУЧЕНИЯ СТУДЕНТОВ В МИФИ
В настоящем докладе приводится краткое описание разрабатываемой в Центре новых информационных технологий (ЦНИТ МИФИ) системы электронного документооборота ВУЗа, использующую в качестве основы, базу данных студентов МИФИ, как необходимый элемент при сопровождении процессов обучения студентов в МИФИ.
В основе управленческой деятельности любого предприятия или вуза лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов "делопроизводство" и "документооборот" достаточна близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.
Документационная деятельность включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают извне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения – для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения контролируется. Исполненные документы уничтожаются или передаются на архивное хранение.
Поэтому, исходя из тенденций развития электронного документооборота в стране и его массового внедрения в учреждения, в рамках задач, предусмотренных проектом «Электронная Россия», МИФИ также старается идти в ногу со временем и активно занимается разработкой системы автоматизированного электронного документооборота университета.
Создаваемая система электронного документооборота должна повысить эффективность управления процессами создания, обработки, хранения и публикации документов, а также автоматизировать выполнение основных процедур делопроизводства МИФИ. Исходя из намеченного плана работ, на первом этапе производится создание единой централизованной базы данных студентов (БДС) МИФИ с закреплением за каждым элементом этой базы данных своих функций и полномочий.
Порядок формирования и ведения БДС можно представить в виде последовательности следующих этапов:
1. Исходной является база данных приёмной комиссии с соответствующими атрибутами.
2. На основе базы данных приёмной комиссии отдел кадров вводит недостающие атрибуты, соответствующие учётной карточке студента. Далее отдел кадров ведёт БДС с учётом приказов по студентам по всему их периоду обучения.
3. Затем БДС дополняется данными об успеваемости из базы данных, которую ведёт факультет «К», в лице В.
4. Формирование и ведение атрибутов из дополнительного перечня (составлен по предложениям учебного управления, вечернего факультета, факультета иностранных студентов, отдела платного обучения, 2-го управления, из учётной карточки студентов деканатов) производится отделом кадров, соответствующими деканатами и учебными институтами университета, отделом платного обучения и 2-ым управлением.
В данной системе электронного документооборота предполагается создание системы подготовки студенческих приказов на основе БДС, подобно приказам по сотрудникам на основе базы данных сотрудников МИФИ. Все студенческие приказы разбиты на три категории:
1. зачисление;
2. процесс обучения;
3. отчисление.
Из них, к первой категории относится 4 приказа, ко второй – 14 приказов и к третьей – 6 приказов. Это позволит автоматизировать не только процесс подготовки студенческих приказов, но и ведение самой БДС, т. к. приказы выпускаются на основании текущих данных в БДС, а уже потом, на основании выпущенных приказов происходят изменения и в самой БДС, что позволяет поддерживать её актуальность и оперативность.
Немаловажную роль в системе электронного документооборота играет безопасность, которая обеспечивается гибкой системой назначения прав доступа пользователей различных подразделений и применением шифрования, трафика между сервером и клиентом, необратимым шифрованием паролей и возможностью шифрования самой БДС.
Рассматривая особенности реализации, стоит отметить, что работа системы реализована в рамках архитектуры клиент-сервер. Сервером служит промышленная реляционная база данных Microsoft SQL Server, которая позволяет построить эффективную работу с огромными объёмами данных. Клиент реализован на технологии , которая даёт возможность быстро и с минимальными затратами вносить функциональные изменения и исправлять ошибки реализации.
В заключении, хотелось бы акцентировать внимание на то, что система электронного документооборота МИФИ должна внедряться поэтапно, охватывая с каждым шагом всё большее число подразделений, участвующих в процессе автоматизации, её границы должны простираться гораздо дальше, нежели, чем только для сопровождения процессов обучения студентов в МИФИ. Но при этом стоит подчеркнуть, что внедрение должно учитывать и уже существующие подсистемы, автоматизирующие те или иные подразделения университета, что возлагает ещё большую ответственность на разработчиков данной системы, в плане её универсальности, надёжности, защищённости, простоты администрирования и использования, а также масштабируемости.
