Государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Санкт-Петербургский колледж управления и экономики
«Александровский лицей»
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Методические рекомендации
по организации практических занятий студентов по дисциплине
для специальностей
080109 «Финансы»
120714 «Земельно-имущественные отношения»
080118 «Страховое дело (по отраслям)»
100701 «Коммерция (по отраслям)»
080214 «Операционная деятельность в логистике»
Санкт-Петербург
2011
Организация-разработчик: Государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования Санкт-Петербургский колледж управления и экономики «Александровский лицей»
Методические рекомендации рассмотрены на заседании методической комиссии и одобрены методическим советом колледжа – протокол № 4 от 01.01.2001
Методист колледжа
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
РАЗДЕЛ 1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
1.1. ДОКУМЕНТ И УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТОВ
Тема практического занятия
«Оформление реквизитов служебного документа»
1.2. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Тема практического занятия
«Оформление организационных документов»
Тема практического занятия
«Оформление распорядительных документов (приказ, распоряжение)»
Тема практического занятия
«Оформление справочно-информационных документов (служебное письмо, справка, докладная и объяснительная записки)»
Тема практического занятия
«Оформление протокола»
Тема практического занятия
«Оформление кадровой документации»
Тема практического занятия
«Оформление денежных и финансово-расчетных документов (официальной и личной доверенности)»
Тема практического занятия
«Оформление договорно-правовой документации (договор, претензионно - исковая документация)»
Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
2.1. ПОНЯТИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Тема практического занятия «Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами»
Тема практического занятия
«Контроль исполнения документов. Составление контрольной карточки для контрольной картотеки. Оформление номенклатуры дел»
2.2. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Тема практического занятия
«Особенности организации электронного документооборота. Использование телекоммуникационных технологий в электронном документообороте»
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Методические рекомендации предназначены для организации работы на практических занятиях по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления», которая является важной составной частью в системе подготовки специалистов среднего профессионального образования. Основная цель учебной дисциплины: подготовить студента к успешной профессиональной деятельности.
В методических рекомендациях предлагаются к выполнению практические занятия, предусмотренные учебной рабочей программой дисциплины. Основной целью практических занятий является формирование у студентов умений, предусмотренных по данной дисциплине требованиями ФГОС.
На практических занятиях студенты овладевают навыками оформления документации в соответствии с нормативной базой, использования унифицированных форм документов; осуществления хранения и поиска документов; использования телекоммуникационных технологий в электронном документообороте др.
Методические указания по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» имеют практическую направленность и значимость, а формируемые умения могут быть использованы студентами в будущей профессиональной деятельности.
Методические рекомендации предназначены для студентов колледжа, изучающих учебную дисциплину «Документационное обеспечение управления» и могут использоваться как на учебных занятиях, так и для самостоятельного выполнения практических работ, предусмотренных рабочей программой во внеаудиторное время.
РАЗДЕЛ 1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
1.1. ДОКУМЕНТ И УНИФИЦИРОВАННАЯ
СИСТЕМА ДОКУМЕНТОВ
Тема практического занятия
«Оформление реквизитов служебного документа»
Методические рекомендации:
Используя основные правила оформления реквизитов «Наименование организации» и «Адресат», оформите эти реквизиты угловым расположением.
Пример 1 «Наименование организации»
Министерство образования и науки Российской Федерации. Тамбовский государственный университет. Факультет восточно-европейский языков.
Пример 2 «Адресат»
Акционерное общество «Ломоносовский фарфоровый завод. Генеральный директор .
1.2. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Тема практического занятия
«Оформление организационных документов»
Методические рекомендации:
1. Используя основные реквизиты Устава организации, оформите формуляр устава. Укажите основные разделы Устава организации.
2. Используя основные реквизиты должностной инструкции, оформите формуляр должностной инструкции. Укажите основные разделы текста должностной инструкции.
Тема практического занятия
«Оформление распорядительных документов
(приказ, распоряжение)»
Методические рекомендации:
1. Составьте и оформите приказ по основной деятельности в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 1
Директор ремонтно-эксплутационного муниципального управления №15 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорией за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа.
Приказ издан на основании постановления Правительства Санкт-Петербург от 8 сентября текущего года № 000 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий Санкт-Петербурга в зимний период»
Методические рекомендации:
2. Составьте и оформите распоряжение в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 2
Директор 000 « Эталон» (зарегистрировано в г. Петрозаводске) 10 декабря текущего года издал распоряжение о графике отпусков на следующий календарный год, согласно которому руководители структурных подразделений должны представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в следующем календарном году. Срок представления списков -10 декабря текущего года. Отделу кадров распоряжением предписывается составить сводный график отпусков работников следующий календарный год и передать его в дирекцию на утверждение. Ответственным за составление графика назначен начальник отдела кадров . Срок представления графика -20 декабря текущего года.
Распоряжение было завизировано начальником отдела кадров, юрисконсультом.
Тема практического занятия
«Оформление справочно-информационных документов
(служебное письмо, справка, докладная и объяснительная записки)»
Методические рекомендации:
Составьте и оформите служебное письмо в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 1
Директор (Москва, Цветной бульвар, тел/, , расчетный счет № в ФБК «ГУТА-банк», Корр. счет ,
Директор обратился к главному редактору журнала «Дело» с просьбой разместить рекламу продукции в очередном номере журнала. Объем рекламного материала -1/2 полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем , подписано директором и главным бухгалтером .
Методические рекомендации:
Составьте и оформите докладную записку в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 2
Руководитель отдела новых проектов обратилась к Генеральному директору г-ну с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении дел на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или школы рекламы.
Методические рекомендации:
Составьте и оформите объяснительную записку в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 3
Менеджер отдела маркетинга 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (55минут), о чем ему было сделано замечание директором и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.
Методические рекомендации:
Составьте и оформите справку в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 4
Старшая медицинская сестра больницы № 54 Министерства здравоохранения РФ обратилась в бухгалтерию с просьбой выдать ей справку для отделении № 000 Московского Сбербанка. в справке должны быть подтверждены место, должность, стаж работы и размер заработка за последние 3 месяца текущего года
Тема практического занятия
«Оформление протокола»
Методические рекомендации:
Составьте и оформите протокол в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 1
Дирекция АО «Астра» (Санкт-Петербург) 12.08.200_г. провело свое очередное заседание, на котором присутствовали , ,
На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной компании в III квартале 200_г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.
По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострикова, текст сообщения которого был передан секретарю заседания . По этому же вопросу выступил финансовый директор , который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200_г. на 5 %
По второму вопросу сделал сообщение и текст сообщения так же передал секретарю. По данному же вопросу выступил , начальник отдела кадров, и , директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200_г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 200_г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200_г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав. канцелярией
Собрание вел председатель .
Тема практического занятия
«Оформление кадровой документации»
Методические рекомендации:
1.Составьте и оформите заявление о приеме на работу в АО «Импульс» с 04 декабря текущего года в отдел продаж менеджером.
2. Составьте и оформите автобиографию и резюме, которые необходимо предоставить при трудоустройстве в АО «Импульс».
Тема практического занятия
«Оформление денежных и финансово-расчетных документов
(официальной и личной доверенности)»
Методические рекомендации:
Оформите доверенность на право заключения договора купли-продажи ценных бумаг в соответствие предложенной управленческой ситуацией. Недостающие реквизиты дописать, тест отредактировать.
Ситуация 1
Москва, 07 декабря текущего года, № 12, Общество с ограниченной ответственностью Власов и К» «DS-Инвест» -продажи 1000(одна тысяча) акций Открытого акционерного общества «Приборостроительный завод» в соответствии с договором комиссии № 23/12 от 10 октября текущего года. Данные паспорта серия№ 000 выдан 23 ноября 2002 года Центральным отделением милиции Москвы. Настоящая доверенность действительна в течение 10 дней со дня выдачи. Генеральный директор Власов бухгалтер
Тема практического занятия
«Оформление договорно-правовой документации
(договор, претензионно - исковая документация)»
Методические рекомендации:
1. Используя ресурсы Internet, найти типовой договор о поставке товара. От имени генерального директора АО « Авангард» оформить коммерческий контракт с АО «ТРАНСИБ» о поставке вычислительной техники.
2. На основе коммерческого контракта, подписанного с АО «ТРАНСИБ» составить исковое заявление в арбитражный суд о неоднократных нарушениях по срокам поставки вычислительной техники.
Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
2.1. ПОНЯТИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Тема практического занятия «Порядок работы с входящими, исходящими
и внутренними документами»
Методические рекомендации:
1. Используя схему работы с входящими документами, провести все операции с входящим
2. Используя схему работы с исходящими документами, провести все операции с исходящим документом на примере личной справки, которая подтверждает факт работы в организации и заработную плату в месяц работника.
3. Используя схему работы с внутренними документами, провести все операции с внутренним документом на примере приказа по основной деятельности.
Тема практического занятия
«Контроль исполнения документов.
Составление контрольной карточки для контрольной картотеки.
Оформление номенклатуры дел»
Методические рекомендации:
1. Оформить контрольную карточку на документ, который поставлен на контроль.
2. Используя формуляр номенклатуры дел, оформить номенклатуру дел конкретной организации со всеми реквизитами. Перечень дел прилагается.
2.2. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Тема практического занятия
«Особенности организации электронного документооборота.
Использование телекоммуникационных технологий
в электронном документообороте»
Методические рекомендации:
1. Составить и оформить рекламное письмо о продукции вашей фирмы. Отправить письмо по электронной почте.
2. Составить и оформить приказ о работе фирмы в праздничные дни с 01 по 09 мая. Оправить по локальной сети фирмы для согласования с начальниками отделов.
СПИСОК Источников информации
1. «Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений средн. проф. образования / . – 6-е изд. испр. и доп. – М.: издательский центр «Академия», 2010
2. Соколов обеспечение управления: учебник / . – 2-е изд. – М.: фортуна, 2011 (Профессиональное образование)
3. «Делопроизводство: учебное пособие для учащихся нач. проф. учебных заведений / . – М.: изданный центром «Академия», 2009
4. Пшенко обеспечение управления: учеб. пособие для студентов средних проф. учеб. заведений (, - 6-е изд., стер. – М.: изданный центр. «Академия», 2010
5. Ларьков . учебное пособие / , - М.: АСТ: Восток-запад, 2010
Список электронных источников информации
1. http//allc.spb.ru.metod
