Зав. отделом мемориальной работы
ГУК «Библиотека-читальня им. »
Библиотекарь отдела мемориальной работы
ГУК «Библиотека-читальня им. »
Методические рекомендации
по созданию, учету и хранению музейных коллекций в библиотеках
1. Введение
Изменения, происходившие в нашей стране с начала 1990-х гг., затронули все социальные институты, в том числе библиотеки. В этот период библиотекам пришлось переосмыслить свою деятельность, что приводило к расширению сферы их интересов.
Во многих библиотеках, в том числе муниципальных, стали создаваться архивы фоно- и видеозаписей, выделяться фонды редкой книги, собираться коллекции предметов, характеризующих быт того района, где данная библиотека расположена. На их основе библиотеки оформляют выставки и постоянные экспозиции. Следующим шагом обычно является создание музея. Часто музеем библиотеки называют именно выставки и экспозиции, но это не вполне точно.
Создание музея – достаточно сложный процесс. Его начало – формирование коллекции предметов и документов. Необходима обработка входящих в коллекцию документов и предметов, которая подразумевает их учет в соответствии с музейной нормативно-правовой базой.
Дальнейшим шагом должна явиться регистрация музейного собрания библиотеки в Государственном каталоге Музейного фонда РФ. Он представляет собой электронную базу данных, содержащую сведения о музейных предметах и музейных коллекциях на территории Российской Федерации и сейчас находится в стадии формирования. Любая организация может зарегистрировать в Государственном каталоге свою коллекцию.
С регистрацией музея дело обстоит сложнее. С правовой точки зрения музеем является только учреждение, т. е. самостоятельное юридическое лицо (ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации», ст. 3). Музеи, создаваемые библиотеками, являются их структурными подразделениями. Если не юридически, то, по сути они являются музеями, если формируют коллекцию музейных предметов, организуют учет и хранение согласно принятым музейным правилам, ведут экспозиционно-выставочную деятельность и исследовательскую работу.
Несмотря на то, что закон пока отказывает музеям, создаваемым библиотеками, в праве называться «музеями», их становится все больше, и они уже стали заметным явлением в культурной жизни России.
В процессе музейной деятельности библиотеки сталкиваются с определенными трудностями, одна из которых – организация учета документов и предметов, составляющих музейные коллекции библиотек. Мы постарались дать несколько рекомендаций по учету и хранению музейных предметов, используя музейное законодательство и собственный опыт по описанию коллекций музейно-выставочного фонда Библиотеки-читальни им. .
2. Порядок учета документов
2.1. В соответствии с Положением о Музейном фонде Российской Федерации (ст. 13) все документы и предметы музейного фонда не состоят на балансе библиотеки.
2.2 Прием документов и предметов в музейный фонд библиотеки производится по актам приема.
2.3. В актах указывается дата, от кого, для какой цели и на какой срок принят документ.
2.4. Акты приема составляются в нескольких экземплярах: один хранится в библиотеке, один (или несколько) вручается под расписку лицу, сдавшему документ.
2.5. Все акты подлежат регистрации в специальных книгах: приема на постоянное хранение или на временное хранение.
Обычно документ или предмет, приобретенный или принятый в дар, поступает на постоянное хранение в музейный фонд библиотеки.
Временное хранение предполагает определенный срок нахождения документа или предмета в музейном фонде, имеет, как правило, конкретную цель взятия (например, помещение на выставку).
2.6. Принятие документа или предмета в музейный фонд должно приниматься специально созданной фондово-закупочной комиссией. Последняя создается для рассмотрения вопросов отбора и приобретения музейных предметов, а также решения о включении новых поступлений в состав музейного собрания и отнесении их к основному или научно-вспомогательному фондам.
2.7. Все документы и предметы, поступившие на постоянное хранение, подразделяются на документы и предметы основного фонда или научно-вспомогательного фонда.
В основной фонд включаются оригинальные документы и предметы, имеющие документальное, мемориальное или художественное значение, в научно-вспомогательный фонд включаются воспроизведения (ксерокопии, фотокопии, макеты, муляжи и вырезки из периодической печати).
3. Учет документов основного фонда
3.1. Каждый поступивший в музейный фонд документ или предмет должен пройти этап архивной обработки. Она представляет собой запись в Книге поступлений основного фонда (КП) и состоит из названия предмета / документа, его описания с указанием даты – точной или предполагаемой, размеров, материала, из которого изготовлен документ (камень, бумага, металл) и техники воспроизведения, например: машинописная печать (маш. печ.), типографская печать (тип. печ.), рукопись.
3.2. При внесении в Книгу поступлений каждому документу и предмету присваивается учетный номер (по порядку записи в Книгу). После этого документ или предмет становится единицей хранения основного фонда.
3.3. Книга поступлений пронумеровывается, прошнуровывается, подписывается и опечатывается на последней странице печатью вышестоящей организации. Книга ведется в рукописном виде, но записи могут дублироваться в электронных базах данных. На сегодняшний день существует две наиболее известные БД музейного учета. Это – «Камис» и «Музей».
4. Учет документов и предметов научно-вспомогательного фонда
4.1. Предмет или документ, отнесенный к научно-вспомогательному фонду, подлежит такой же обработке, что и предмет основного фонда.
4.2. Книга поступлений научно-вспомогательного фонда ("Книга НВ") оформляется таким же образом, что и книга "КП".
5. Порядок обработки документов и предметов
1. Музейные предметы могут объединяться по тематическому признаку в отдельные фонды в составе единого музейного собрания библиотеки. Каждый такой фонд получает свой номер и название, например: «Фонд директора библиотеки », «Фонд Московской библиотечной ассоциации».
2. Каждая единица рукописных, печатных или изобразительных документов (которая может состоять из одного или нескольких листов) хранится в отдельном конверте или обложке. На них проставляется: номер по Книге поступлений, номер фонда и единицы хранения, ее название, крайние даты, количество листов. Листы каждой единицы хранения нумеруются. Номер проставляется простым карандашом в правом верхнем углу листа.
3. К единице хранения рукописных документов, состоящей из пяти и более листов, составляется опись в соответствии с правилами описания архивных документов. Сами листы, по возможности, прошиваются. Если этого сделать нельзя (документ ветхий, малоформатный, не имеет полей для брошюровки), то документ закладывается в специальную обложку без прошивки.
4. На изобразительном документе номер КП или НВ проставляется карандашом на обороте в нижнем левом углу.
5. На предметах номер КП проставляется несмываемой краской в месте, которое не видно при экспонировании.
6. Кинофонодокументы маркируются на коробках.
6. Организация хранения документов и предметов
6.1. Хранение документов и предметов осуществляется по видам материалов, из которых они изготовлены.
6.2. Температурно-влажностный режим в хранении должен соответствовать следующим критериям: 50-60 % относительной влажности воздуха, температура не ниже + 18° и не выше + 24°.
6.3. Бумажные документы хранятся в картонных папках или плотно закрывающихся коробках. На папке или коробке указываются учетные обозначения находящихся в них единиц хранения (с № КП... по № КП..., крайние даты или с № НВ... по № НВ).
Папки и коробки расставляются по номеру описей, внутри каждой описи − по порядку номеров единиц хранения.
6.4. Изделия из фарфора, фаянса, керамики, стекла и других бьющихся материалов хранятся отдельно на нижних полках стеллажей. Небольшие по размеру предметы помещаются в картонные коробки.
6.5 Хранение фотодокументов:
6.5.1. Негативы и диапозитивы хранятся в конвертах. Сами конверты помещаются вертикально в картонные коробки.
6.5.2. Фотоотпечатки хранятся в пакетах или конвертах, не более 10 шт. в одном пакете.
6.5.3. Кинопленки хранятся в железных стандартных коробках, магнитные ленты хранятся в первичной упаковке.
7. Порядок выдачи документов и предметов
7.1. Документы и предметы музейно-выставочного фонда могут выдаваться во временное пользование как в пределах библиотеки, так и другим учреждениям и организациям.
7.2. Выдача документов и предметов музейно-выставочного фонда другим учреждениям и организациям осуществляется с письменного разрешения директора библиотеки по актам.
7.3. В актах выдачи указывается дата, кому, для какой цели и на какой срок выдан документ.
7.4 Архивные документы музейно-выставочного фонда могут выдаваться также физическим лицам в исследовательских целях в помещении библиотеки.
Нормативно-правовая база музейной деятельности
- Федеральный Закон о Музейном фонде Российской Федерации и Музеях в Российской Федерации от 01.01.01 года N 54-ФЗ, принят Государственной Думой 24 апреля 1996 года
- Положение о Музейном фонде Российской Федерации, утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000
- Положение о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, утверждено постановлением Правительства от 01.01.01 года № 000
- Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, утверждена приказом Министерства культуры СССР от 01.01.01г. № 000
Библиография
1) Викулова, экспозиция в библиотеке: типы и методы организации / // Библиотечное дело. – 2010. - № 21. – С. 32-37
2) Киселева, Людмила Музейная специализация – востребована практикой / Людмила Киселева // БиблиотекаN 11. - С. 57-60
3) Матлина, библиотека: Пути инновационного развития. – СПб: Изд-во «Профессия», 2009. – 376 с.
4) Николаева, Елена Музей в библиотеке: правовые основы деятельности / Елена Николаева // Справочник, руководителя учреждения культуры№ 7. - с. 6 – 11.
5) Опритова, Татьяна Андреевна Инновационная модель библиотеки-музея / Татьяна Андреевна Опритова // БиблиотековедениеN 5. - С. 23-27.- Библиогр.: с.назв.).
6) Тимашева, в музее: инструменты оптимизации информационного обслуживания посетителей/ // Справочник руководителя учреждения культуры.- 2007.-N 4.- С.
7) Тимашева, библиотеки историко-краеведческого музея: (методологический аспект) / // Библиотековедение.- 2006.- N 5.- С.
Приложение 1
ПОЛОЖЕНИЕ
О МУЗЕЙНО-ВЫСТАВОЧНОМ ФОНДЕ
ГУК «БИБЛИОТЕКА-ЧИТАЛЬНЯ
ИМ. И. С. ТУРГЕНЕВА»
Настоящее Положение определяет цели, задачи, источники формирования, состав, структуру, принципы организации и порядок хранения музейно-выставочного фонда ГУК «Библиотека-читальня им. » (далее Библиотека).
1. Цели создания Музейно-выставочного фонда
Музейно-выставочный фонд (далее МВФ) создан в целях организации собирания и хранения документов и предметов по истории Библиотеки-читальни им. и других библиотек Москвы, наследию , основательницы Библиотеки , а также для ведения на основе этих документов экспозиционной, издательской, информационной и научно-исследовательской деятельности Библиотеки.
2. Источники формирования МВФ
МВФ формируется из документов и предметов, приобретаемых по решению администрации или фондово-закупочной комиссии, а также принимаемых в порядке пожертвования. В состав МВФ включаются также копии документов и предметов, созданные в процессе экспозиционной и научно-исследовательской деятельности.
3. Структура и состав МВФ
МВФ делится на два подфонда: основной и научно-вспомогательный.
3.1. В основной подфонд включаются оригинальные документы и предметы, имеющие документальное, мемориальное или художественное значение, а именно:
-архивные документы (рукописные и печатные) за исключением подлежащих хранению в служебном архиве Библиотеки как учреждения;
- изобразительные документы (афиши, пригласительные билеты, живопись, скульптура, графика);
- фотографические документы (негативы с натуры, позитивы);
- кинодокументы;
- фонозаписи;
- нумизматические документы и предметы (монеты, бонистика, ордена, медали, сфагистика (печати));
- вещественные памятники (предметы быта и предметы библиотечной деятельности);
3.2. В научно-вспомогательный подфонд включаются воспроизведения (ксерокопии, фотокопии, макеты, муляжи и вырезки из периодической печати).
4. Порядок учета и хранения МВФ
4.1. МВФ располагается в подвальном помещении строения 2 как наиболее соответствующем требованиям температурно-влажностного режима.
4.2. Организация работы по учету и хранению МВФ осуществляется в соответствии с «Инструкцией по учету, обработке, хранению и выдаче документов и предметов Музейно - выставочного фонда ГУК «Библиотека-читальня им. ».
4.3. Срок хранения документов и предметов – постоянно.
5. Ответственность за сохранность, учет и хранение МВФ
Ответственность за сохранность, учет и хранение документов и предметов МВФ возлагается на заведующего отделом мемориальной работы.
Приложение 2
ИНСТРУКЦИЯ
ПО УЧЕТУ, ОБРАБОТКЕ, ХРАНЕНИЮ И ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ И ПРЕДМЕТОВ МУЗЕЙНО-ВЫСТАВОЧНОГО ФОНДА ГУК «БИБЛИОТЕКА-ЧИТАЛЬНЯ ИМ. И. С.ТУРГЕНЕВА»
1.Введение
1. Настоящая Инструкция разработана на основе следующих нормативно-правовых и организационных документов:
1) Положение о Музейном фонде Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 года № 000,
2) Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР, утвержденная приказом Министерства культуры СССР от 01.01.01г. № 000,
3) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 01.01.01г. № 19,
4) Положение о Музейно-выставочном фонде ГУК «Библиотека-читальня им. », утвержденное приказом по Библиотеке от 15 апреля 2011г. № 24/Б.
2. Инструкция определяет и регламентирует порядок и основные формы учета документов и предметов Музейно-выставочного фонда (далее МВФ), методы хранения и правила выдачи архивных документов и музейных предметов.
3. Основные понятия, используемые в настоящей Инструкции:
3.1.единица хранения - физически обособленный архивный документ, заключенный в обособленную обложку или папку;
3.2.документ (архивный документ) - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который подлежит хранению в силу его исторической значимости;
3.3.предмет (музейный предмет) - культурная ценность, качество либо особые признаки которой делают необходимым для общества ее сохранение, изучение и публичное представление.
2. Порядок учета документов и предметов МВФ
2.1. Документы и предметы МВФ не состоят на балансе Библиотеки (Положение о Музейном фонде Российской Федерации ст. 13)
2.2. Прием и выдача документов производится по актам.
2.3. В актах приема / выдачи указывается дата, от кого (в выдаче – кому), для какой цели и на какой срок принят или выдан документ или предмет.
2.4. Акты приема / выдачи составляются в 3 экземплярах: два хранятся в отделе мемориальной работы, один вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему документ или предмет.
2.5. Все акты подлежат регистрации в специальных книгах: приема и выдачи на постоянное хранение; приема и выдачи на временное хранение.
3. Учет документов и предметов основного подфонда
3.1. Каждая единица хранения основного подфонда фиксируется в АИС "Музей" и получает учетный номер (который является номером по Книге поступлений - КП), номер описи и внутри нее - номер единицы хранения (нумерация единиц хранения внутри одной описи следует от 1 и далее по возрастанию по мере поступления документов).
3.2. Каждая электронная запись дублируется в рукописной Книге поступлений основного фонда - КП.
3.3. Книга поступлений основного фонда до ее заполнения пронумеровывается, прошнуровывается, подписывается и опечатывается на последней странице печатью вышестоящей организации.
4. Учет документов и предметов научно-вспомогательного подфонда
4.1. Каждая единица хранения научно-вспомогательного фонда фиксируется в АИС "Музей" и получает учетный номер НВ;
4.2. Книга поступлений научно-вспомогательного фонда ("Книга НВ") оформляется таким же образом, что и книга "КП".
5. Порядок обработки документов и предметов
5.1 Каждая единица рукописных, печатных или изобразительных документов (которая может состоять из одного или нескольких листов) хранится в отдельном конверте с вынесенными на него учетными обозначениями: номер КП, номер описи и единицы хранения или номер НВ и единицы хранения, название единицы хранения, крайние даты, количество листов. Листы каждой единицы хранения нумеруются. Номер проставляется простым карандашом в правом верхнем углу листа.
5.2. К единице хранения рукописных документов, состоящей из пяти и более листов, составляется опись в соответствии с правилами описания архивных документов. Сами листы, по возможности, прошиваются.
5.3. На изобразительном документе номер КП или НВ проставляется карандашом на обороте в нижнем левом углу.
5.4. На предметах номер КП проставляется несмываемой краской в месте, которое не видно при экспонировании.
5.5. Кинофонодокументы маркируются на коробках.
6. Организация хранения документов и предметов
6.1. Хранение документов и предметов фонда осуществляется по видам материалов, из которых изготовлены документы и предметы.
6.2. Температурно-влажностный режим в хранении должен соответствовать следующим критериям: 50-60 % относительной влажности воздуха, температура не ниже + 18° и не выше + 24°.
6.3. Бумажные документы хранятся в картонных папках или плотно закрывающихся коробках. На папке или коробке указываются учетные обозначения находящихся в них единиц хранения (с № КП... по № КП..., крайние даты или с № НВ... по № НВ). Папки и коробки расставляются по №№ описей, внутри каждой описи − по порядку № единиц хранения.
6.4. Изделия из фарфора, фаянса, керамики, стекла и других хрупких материалов хранятся отдельно на нижних полках стеллажей. Небольшие по размеру предметы помещаются в картонные коробки.
6.5. Хранение фотодокументов:
6.5.1. Негативы и диапозитивы хранятся в конвертах. Сами конверты помещаются вертикально в картонные коробки.
6.5.2. Фотоотпечатки хранятся в пакетах или конвертах, не более 10 шт. в одном пакете.
6.5.3. Кинопленки хранятся в железных стандартных коробках, магнитные ленты хранятся в первичной упаковке.
7. Порядок выдачи документов и предметов
7.1. Документы и предметы МВФ могут выдаваться во временное пользование как в пределах Библиотеки, так и другим учреждениям и организациям.
7.2. Выдача документов и предметов МВФ другим учреждениям и организациям осуществляется с письменного разрешения директора Библиотеки.
7.3. Архивные документы МВФ выдаются физическим лицам в исследовательских целях в стенах Библиотеки.
Приложение 3
А К Т № _______ от _______20 г.
приема на постоянное хранение в музейно-выставочный фонд библиотеки
№№ п/п | № присвоенный по КП | описание материала/документа | основание | примечание |
Сдал _______________ __________________
подпись расшифровка
Принял ______________ ___________________
подпись расшифровка
А К Т № _______ от _______20 г.
приема на временное хранение в музейно-выставочный фонд библиотеки
№№ п/п | № по журналу ВХ(временного хранения) музейного фонда | описание материала/документа | Основание приема | примечание |
Сдал _______________ __________________
подпись расшифровка
Принял ______________ ___________________
подпись расшифровка
А К Т № _______ от _______20 г.
выдачи из музейно-выставочного фонда на временное хранение в
другие учреждения и организации
№№ п/п | № по КП | описание материала/документа | основание | примечание |
Сдал _______________ __________________
подпись расшифровка
Принял______________ ___________________
подпись расшифровка
