Процедуры подготовки и проведения ВСО

Процедуры подготовки и проведения ВСО

Процедура	Ответственный	Сроки	Основание	Форма документа	Примечание
1. Подготовка олимпиады
1.1 Планирование ВСО
Оформление заявки на проведение ВСО (на следующий календарный год)	Зав. кафедрой	1 июня	Письмо Федерального агентства по образованию	Заявка	Форма 1, 1а
Представление заявки на проведение ВСО в отдел стандартизации и планирования УМУ	Зав. кафедрой	5 июня		Заявка
Согласование заявки на проведение III тура ВСО с председателем УМО	Зав. кафедрой	15 июня	Письмо Федерального агентства по образованию	Заявка	Только на проведение III тура
Представление заявок в Центральную группу управления ВСО	УМУ	июль-август	Письмо Федерального агентства по образованию	Заявка
Подготовка приказа о проведении предметных олимпиад	УМУ	октябрь	Заявки кафедр	Приказ	После согласование с ЦГУ ВСО
1.2. Подготовка приказа об организации и проведении олимпиады, формирование состава жюри, апелляционной и мандатных комиссий, разработка заданий
Формирования состава оргкомитета олимпиады	Зав. кафедрой	октябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад, п. 2.3.1. Регламента	Состав оргкомитета олимпиады	Форма 2
Заседание оргкомитета олимпиады	Председатель оргкомитета олимпиады	ноябрь, за месяц до мероприятия, за неделю до мероприятия	Приказ о проведении предметных олимпиад, п. 2.3.1. Регламента
Разработка Положения об организации и проведении олимпиады	Председатель оргкомитета олимпиады	ноябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад	Положение об организации и проведении олимпиады	Форма 3
Подготовка предложений к смете на проведение олимпиады в планово-экономический отдел	Председатель оргкомитета олимпиады	ноябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад	Предложения к смете	Форма 4
Утверждение сметы	Планово-экономический отдел	ноябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад	Смета	Форма 5
Составление перечня мероприятий по подготовке к олимпиаде и утверждение ответственных	Председатель оргкомитета олимпиады	ноябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад		Форма 6
Составление информационного письма об организации и проведении олимпиады	Председатель оргкомитета олимпиады	ноябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад	Информационное сообщение	Форма 7
Подготовка проекта приказа об организации и проведении олимпиады	Председатель оргкомитета олимпиады	ноябрь	Приказ о проведении предметных олимпиад	Приказ	Форма 8, 3, 2, 5, 6
Формирование состава жюри олимпиады	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ о проведении предметных олимпиад, п. 2.3.3. Регламента	Состав жюри	Форма 9
Формирование состава апелляционной комиссии	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ о проведении предметных олимпиад, п. 2.3.4. Регламента	Состав апелляционной комиссии	Форма 10
Формирование состава мандатной комиссии	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ о проведении предметных олимпиад, п. 2.3.5. Регламента	Состав мандатной комиссии
Подготовка программы ВСО	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ о проведении предметных олимпиад	Программа	Форма 11
Разработка олимпиадных заданий, тестов и т. п.	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ о проведении предметных олимпиад
1.3 Информирование о проведении олимпиады
Размещение информационного сообщения на сайте ТГУ, в газете «Тольяттинский университет»	Медиа-центр	ноябрь	Приказ об организации и проведении олимпиады		Постоянное обновление информации
Рассылка информационных сообщений по вузам. Составление списка приглашенных и персональное информирование их о целях и сроках проведения олимпиады	Оргкомитет	с ноября	Приказ об организации и проведении олимпиады	Информационное сообщение
Получение обратной связи с вузами	Оргкомитет	ноябрь, за месяц до мероприятия, за неделю до мероприятия, за два дня до мероприятия	Информационное сообщение		Электронная почта, факсимильная связь, телефонная связь
1.4 Заказ канцелярских товаров и покупка призов
Оформление заявки в отдел закупок на канцтовары (и рамки для дипломов).	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета, заявка	Заявка	Форма 12 Приложить копию сметы
Оформление заявки в Медиа-центр на папки, календари с символикой университета, продукцию о ТГУ и т. п.	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета, заявка	Заявка	Форма 13
Покупка призов (книг, дисков, часов, дисков и др.)	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета, заявка
1.5. Заказ печатной продукции
Оформление заявки на печать в Редакционно-издательский центр: - перетягов, - плакатов, - программы олимпиады, - блокнотов, - проспектов о ТГУ, - обложек к дискам, - дипломов участников и т. п.	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета, заявка		Информация представляется в РИЦ в электронном и печатном вариантах
Организация доставки участников олимпиады
Составление заявки на предоставление транспорта (проректору по АХР)	Оргкомитет	не позднее 1 недели до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета, заявка	Заявка	Форма 14
Предоставление транспорта	Проректор по АХР		Заявка
Сопровождение участников олимпиады	Оргкомитет
Организация расселения участников олимпиады
Составление заявки на расселение участников	Оргкомитет	не позднее 2 недель до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка	Форма 15, уточнение - постоянно
Организация расселения	Проректор по АХР		Приказ об организации и проведении олимпиады, смета, заявка
Сопровождение участников олимпиады	Оргкомитет
Организация питания участников олимпиады
Оформление заявки на организацию питания (комбинат питания ТГУ).	Оргкомитет	не позднее 1 недели до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета	Заявка	Форма 16
Обеспечение питания участников, кофе-паузы	Комбинат питания		Приказ об организации и проведении олимпиады, смета
Оформление заявок на актовый зал ТГУ, аудитории, компьютерные классы и т. п.
Оформление заявки на работу актового зала ТГУ, работу звукооператора (проректору по внеучебной деятельности). Согласование заявки с администратором актового зала.	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка	Форма 17
Оформление заявки на предоставление аудиторий (начальнику УМУ)	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка	Форма 18
Оформление заявки на предоставление компьютерных классов, работу инженеров РЦКО, экраны, проекторы (начальнику РЦКО)	Оргкомитет	не позднее 1 месяца до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка	Форма 19, 19а
Оформление заявки на предоставление скатертей, стоек, табличек (коменданту корпуса «Г»)	Оргкомитет	не позднее 1 недели до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка
Оформление заявки на информационное сопровождение олимпиады
Оформление заявки на работу фотографа, корреспондентов Медиа-центра	Оргкомитет	не позднее 1 недели до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка	Форма 20
Оформление заявок на экскурсионное обслуживание
Оформление заявки на посещение музея ТГУ (директору музея ТГУ)	Оргкомитет	не позднее 1 недели до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады	Заявка	Форма 21
Оформление заявки на посещение технического музея «АВТОВАЗ», других музеев города (директору музея ТГУ)	Оргкомитет	не позднее 2 недель до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады, смета	Заявка	Форма 21
Другое
Формирование раздаточного материала для участников олимпиады (папка, блокнот, ручка, программа, диск и т. п.)	Оргкомитет				Технические работники
Разработка сценария открытия и закрытия олимпиады, церемонии награждения	Оргкомитет	не позднее 2 недель до мероприятия
2. Проведение олимпиады
Подготовка актового зала и аудиторий (расстановка стульев, столов, доски, экрана и т. п.)	Оргкомитет	за день до мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады		Формируется рабочая группа из числа студентов
Медиа-сопровождение мероприятия (подготовка презентаций, сопровождение показа)	Оргкомитет	за день до мероприятия проводится репетиция	Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация работы дежурных	Оргкомитет	во время проведения мероприятия	Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация встречи и отъезда участников	Оргкомитет		Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация расселения участников	Оргкомитет, проректор по АХР		Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация доставки участников	Оргкомитет, проректор по АХР		Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация регистрации, выдачи раздаточного материала	Оргкомитет	в день олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады		Форма 22
Организация анкетирования участников	Оргкомитет	в день олимпиады		Анкета	Форма 23
Оформление командировок приезжающих, счетов - фактур, финансовых документов, трудовых договоров и т. п.	Оргкомитет	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация церемонии открытия и закрытия олимпиады	Оргкомитет	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
Техническое обеспечение работы компьютерных классов (если необходимо)	Начальник РЦКО	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады		Инженеры РЦКО
Организация культурной программы	Оргкомитет	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация работы СМИ	Медиа-центр	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация работы жюри, апелляционной и мандатных комиссий	Оргкомитет	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
Оформление протоколов олимпиады	Оргкомитет	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
Организация и проведение круглого стола с руководителями команд	Оргкомитет	во время проведения олимпиады	Приказ об организации и проведении олимпиады
3. Подготовка отчетов по итогам олимпиады
II тур
Отчет об организации и проведении ВСО (II тур) Приложения: 1. Приказ о проведении. 2. Программа олимпиады.	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 2 недель после проведения мероприятия		Отчет	Форма 24
III тур
Документы на победителей (1-3 места): 1. Протокол жюри ВСО (протокол должен быть подписан председателем, членами жюри и утвержден ректором вуза). 2. Положение о ВСО (Положение должно быть утверждено ректором вуза и заверено отделом документационного обеспечения). 3. Список на победителей в электронном и печатном виде. 4. Личные заявления от студентов-победителей (оригиналы). 5. Копии паспортов победителей (1, 2 стр. и страница с регистрацией). 6. Копии 1 стр. сберегательных книжек победителей, открытых в Сберегательном банке России. 7. Банковские реквизиты Сбербанков России (на отдельном листе). 8. Справки с места учебы (оригиналы). 9. Представление (на каждого победителя отдельно).	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 2 недель после проведения мероприятия	Указ Президента Российской Федерации от 6 апреля 2006 г. № 000 «О мерах по подготовке талантливой молодежи», постановления Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «О премии для поддержки талантливой молодёжи»	Протокол Положение Список Заявление Копия паспорта Копия сберкнижки Реквизиты Справка Представление	Форма 25 Форма 3 Форма 26 Форма 27 Форма 28
Отчет базового вуза об организации и проведении ВСО (III тур) - Состав оргкомитета (в том числе: жюри, апелляционная комиссия). - Вузы-участники (вуз, город, общее количество участников по каждому вузу). - О ходе ВСО (программа проведения олимпиады: приезд участников, открытие олимпиады, проведение олимпиады и т. п.). - Итоги ВСО, закрытие олимпиады. - Описание культурной программы. - Инновации в проведении ВСО. - Участие представителей научно-методических советов, УМО вузов, представителей Федерального агентства по образованию, Центральной группы управления ВСО, ведущих ученый и специалистов. - Предложения и рекомендации оргкомитета по проведению олимпиады. Приложения: 1. Приказ ректора о проведении ВСО (копия с подписью ректора, заверенная отделом документационного обеспечения). 2. Положение о ВСО (Положение должно быть утверждено ректором вуза и заверено отделом документационного обеспечения). 3. Список вузов, студентов-участников. 4. Программа олимпиады. 5. Задания олимпиады. 6. Решение задач, тестов. 7. Протокол жюри ВСО (протокол должен быть подписан председателем, членами жюри и утвержден ректором вуза). 8. Шифровальная ведомость. 9. Фотографии, статьи из газет, диски.	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 2 недель после проведения мероприятия	Приказ Федерального агентства по образованию «Об организации и проведении Всероссийской студенческой олимпиады»	Отчет	Форма 29 Форма 8 Форма 3 Форма 11 Форма 25
Финансовый отчет базового вуза об организации и проведении ВСО (III тур): Копии финансовых документов: договоров, счетов, счетов-фактур, чеков и т. д. согласно смете.	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 2 недель после проведения мероприятия	Письмо ЦГУ ВСО, смета	Отчет
Анализ и самооценка организации и проведения ВСО: Критерии: - участие вузов (география, статус вузов, количество студентов); - уровень организации и проведения ВСО (анализ ошибок, результаты анкетирования); - инновации в проведении ВСО; - предложения по проведению олимпиады. Отчет подписывает председатель оргкомитета.	Председатель оргкомитета олимпиады	не позднее 2 недель после проведения мероприятия	П. 2.5.2, 2.5.3. Регламента, анкеты