РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией

	Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации
Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Воронежская государственная медицинская академия имени »
Система менеджмента качества
РП1.3.3	РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ГБОУ ВПО ВГМА им. Минздравсоцразвития России

_____________

«_____» ____________ 20__ г.

.

РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией

Регламент процесса

СОГЛАСОВАНО

Представитель руководства по качеству

___________

«____»______________20__ г

Содержание

1. Общие положения. 3

1.1. Описание деятельности. 3

1.2. Начало выполнения процесса. 3

1.3. Результат процесса. 3

1.4. Требования к срокам выполнения процесса. 3

1.5. Владелец процесса. 3

1.6. Документация. 3

1.7. Записи. 4

2. Диаграмма процесса. 5

3. Описание действий процесса. 6

4. Приложения. 14

4.1. Положение (макет) 14

4.2.Должностная инструкция. 15

4.2. Перечень внутренних нормативных документов. 16

5 Явочный лист 18

6. Лист Регистрации ознакомления……………………………………… …… … …….. 19

Перечень сокращений и обозначений

Академия	- Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Воронежская государственная медицинская академия имени » Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (ГБОУ ВПО ВГМА им. Минздравсоцразвития России)
ДИ	- должностная инструкция
ОРД	- организационно-распорядительная документация (внутренние приказы, распоряжения)
РП	- регламент процесса

1. Общие положения

Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией» процесса «РП1.3 Управление документацией и записями» и разработан в целях:

- Формирования единых правил и требований к выполнению процесса.

- Установления ответственности за результат процесса.

- Унификации и стандартизации документооборота.

1.1. Описание деятельности

Содержанием деятельности по процедуре «РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией» является описание процедуры управления внутренней документации Академии, которая включает в себя описание порядка проектирования, согласования, утверждения документа; доведение до отвественных исполнителей требований документа. А так же требования, устанавливаемые к хранению, актуализации и уничтожению документов..

1.2. Начало выполнения процесса

Началом выполнения процесса является потребность в издании (изменении) документа.

1.3. Результат процесса

Основным результатом процесса является осуществление работы Академии на основании актуализированных документов.

1.4. Требования к срокам выполнения процесса

По мере необходимости

1.5. Владелец процесса

Владельцем процесса является:

№	Должность / Роль
1.	Начальник отдела планирования, управления и контроля качества образования

1.6. Документация

Выполнение процесса «РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией» регламентируется следующей плановой или нормативно-методической документацией:

- Приказ

- Распоряжение Проректора

- Распоряжение Ректора

- РП1.3.2 Управление организационно-распорядительной документацией

1.7. Записи

При выполнении процесса РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией ведутся следующие записи (документы, отчеты, аналитические записки):

- Проект документа (измененного документа)

- Согласованный проект документа

- Утвержденный документ

- Оригинал утвержденного документа

- Копия документа

- Сборник

- Актуальный документ в информационном пространстве Академии

- Действующий нормативный документ

- План по актуализации документации

- Изъятые документы

- Документ, подлежащий уничтожению

- Приказ

- Распоряжение Ректора

- Распоряжение Проректора

- Протокол Совета

 

2. Диаграмма процесса

РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией

3. Описание действий процесса

РП1.3 Управление документацией и записями

Действие	Ответственный Субъект	Тип связи	Требования к срокам	Документы на выходе	Комментарий
РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией	Начальник отдела планирования, управления и контроля качества образования	является владельцем	По мере необходимости	Действующий нормативный документ	К внутренним документа Академии относятся: - Регламент работы Академии на учебный год; - Регламенты процессов (форма документа по образу и подобию настоящего регламента процесса); - Положения, устанавливающие порядок работы Академии (приложение 4.1); - Положения о структурных подразделениях Академии (приложение 4.1); - Должностные инструкции сотрудников (приложение 4.2). Регламент работы Академии пересматривается ежегодно и утверждается перед началом каждого учебного года на заседании ученого совета академии и вводится в действие приказом ректора. Регламент работы Академии (копии) предыдущего года изымается и подлежит уничтожению (для уничтожения применяются методы ручного измельчения, шредирования, сжигание).
РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией	Начальник отдела планирования, управления и контроля качества образования	является владельцем	По мере необходимости	Действующий нормативный документ	Регламент работы Академии содержит в себе материалы, предварительно предоставленные подразделениями Академии и содержит в себе следующую актуальную информацию: - регламент работы ректората, - перечень комиссии ученого совета академии, - план заседаний ученого совета, - перечень постоянных участников расширенного ректорского совещания, - план ректорских совещаний, - организационную структуру Академии, - структуру и штаты Академии. Должностные инструкции сотрудников разрабатываются непосредственными руководителями этих сотрудников, согласуются с юристом и начальником управления кадрами. Должностная инструкция издается в двух экземплярах-подлинниках, один из которых сохраняется в управлении кадрами, другой - на рабочем месте сотрудника, в папке, соответствующей номенклатуре дел.

РП1.3.3 Управление внутренней нормативной документацией

Действие	Ответственный Субъект	Тип связи	Требования к срокам	Документы на выходе	Комментарий
РП1.3.3.1 Создание проекта документа (изменения)	Инициатор разработки (изменения) документа	выполняет	по мере возникновения необходимости в создании (изменении документа)	Проект документа (измененного документа)	При возникновении потребности в разработке (изменении документа) инициатор разработки (изменения) разрабатывает проект нового документа. При возникновении потребности внести изменения в документ - документ полностью перерабатывается и издается новая версия этого документа. Таким образом процедура управления измененным документом идентична процедуре управления новым документом и описана в настоящем Регламенте. Проект документа (измененного документа) идентифицируется как "проект" в правом верхнем углу титульного листа с обязательной простановкой даты издания проекта.
РП1.3.3.2 Согласование проекта документа (изменения)	Согласующие лица	выполняет	не более 2 недель с момента издания проекта документа	Согласованный проект документа	Проект документа подлежит обязательному согласованию с: - юристом Академии; - проректором по соответствующему направлению деятельности; - Отметка о согласовании делается на последней странице документа, ниже подписи разработчика документа.
РП1.3.3.3 Рассмотрение документа (изменения)	Ученый Совет	выполняет	в процессе проведения очередного ученого совета	Согласованный проект документа	На ученом совете докладчик (разработчик документа) доводит до присутствующих основное содержание документа. Обсуждаются возникшие вопросы по проекту данного документа и принимается решение о дальнейших действиях с ним. Копия документа прикладывается к протоколу заседания ученого совета Академии. Если документ принимается и дальнейшими действиями является утверждение этого документа у Ректора, то после согласующих подписей делается запись: «Принято решением ученого совета ГБОУ ВПО ВГМА им. Минздравсоцразвития России (протокол №___ от ______)». Примечание - в случае, если проведение ученого совета для рассмотрения документов нецелесообразно, документ может быть рассмотрен на другом совете, при этом, после согласующих подписей делается запись "Принято решением (наименование совета), (протокол №___ от ______)", с указанием совета, на котором документ рассматривался. Алгоритм управления таким документом идентичен управлению документами, рассматриваемыми на ученом совете.
РП1.3.3.4 Утверждение документа (изменения)	Ректор	выполняет	непосредственно после проведения ученого Совета	Утвержденный документ	Утверждающая подпись Ректора находится на титульном листе документа. Все внутренние нормативные документы Академии вводятся в действие приказом Ректора. Проект приказа "О введении в действие нормативного документа" готовит разработчик документа в соответствии с РП 1.3.2 "Управление организационно-рапорядительной документацией". Запись об этом делается на последнем листе документа, после записи о рассмотрении на совете этого документа и имеет следующий вид: "Введено в действие Приказом Ректора от _____________№_______ ".
РП1.3.3.5 Распечатка оригинала документа	Инициатор разработки (изменения) документа	выполняет	непосредственно после утверждения	Оригинал утвержденного документа	Оригинал документа, отражающего порядок работы структурного подразделения, хранится в управлении кадров. Оригинал документа, отражающего правовое обеспечение деятельности сотрудников и учащихся академии, хранится в организационно - правовом управлении. Оригиналы документов по системе менеджмента качества хранятся в отделе планирования, управления, контроля качества образования. Ксерокопия документа (измененного документа)с отметкой организационно-правового управления (или управления кадров) о принятии документа на учет хранится в структурном подразделении. Электронная копия в базе данных. Ознакомление с измененным документом производится на ученом совете Академии или на учено - методическом семинаре. Ознакомление с новой версией документа: -для уполномоченных по качеству от факультетов, происходит путем «Листа Регистрации ознакомления» - Для уполномоченных по качеству от структурных подразделений осуществляется на семинарах с оформлением «Явочного листа»
РП1.3.3.6 Внесение документа (изменения) в единую информационную базу Business Studio	Инициатор разработки (изменения) документа	выполняет	непосредственно после утверждения	Утвержденный документ	Разработчик документа передает актуальную версию документа в электронном виде в отдел планирования, управления, контроля качества образования, для внесения его в информационную базу Академии (Business Studio).
Актуальный документ в информационном пространстве Академии
РП1.3.3.7 Издание (внесение изменения или документа в сборник), тиражирование	Издательство	выполняет	по мере необходимости выпуска новых сборников	Копия документа	Сборники выпускаются по мере переиздания положений Академии. Сборник должен содержать в себе все актуализированные положения, действующие на настоящий момент в Академии, а так же быть идентифицированным по дате выпуска, версии сборника, иметь информацию о его составителях.
Сборник
РП1.3.3.8 Передача документов (сборников) в подразделения для работы	Общий отдел	выполняет	во время проведения очередного Совета	Действующий нормативный документ	Актуальные версии документов (оригиналы) находятся: - в бумажном виде у разработчика; - в электронном виде в базе Business Studio, размещенной на сервере Академии, - в виде HTML-навигатора, размещенного на сайте Академии для ознакомления сотрудниками. Любые другие источники, а так же бумажные копии документов могут использоваться как информационно-справочный материал и разработчик не несет ответственности за их актуализацию. Примечание - Разработчик документа определяет лиц, которым необходимо передать бумажные копии этого документа, если это необходимо. Передача бумажных копий документов осуществляется на очередном Совете. Отметки (подписи) лиц, получивших этот документ, делаются в явочном листе, который прилагается к протоколу Совета.
План по актуализации документации
РП1.3.3.9 Актуализация документации	Ответственный за актуализацию	выполняет	в соответствии с планами актуализации документов	Действующий нормативный документ	Причинами для проведения актуализации документации Академии могут быть: - истечение сроков хранения документов; - изменение внешних требований; - планы внутренних аудитов; - решение высшего руководства и других заинтересованных лиц. Для проведения актуализации документов назначается ответственный, определяется объем и сроки работ. Записи об этом могут быть представлены в виде: - приказа Ректора; - протокола Совещания; - планов внутренних аудитов. Отчетность предоставляется в отдел планирования, управления и контроля качества образования.
План по актуализации документации
РП1.3.3.10 Принятия решения относительно действующего документа	Ответственный за актуализацию	выполняет	согласно плану актуализации	Действующий нормативный документ	Ответственный за актуализацию принимает решение о дальнейших действиях с этим документом. В случае возникновения спорных вопросов создается комиссия по актуализации документа, в состав которой входят представители подразделений, деятельность которых затрагивает данный документ. Решением о дальнейших действиях с эти документом могут быть: - продолжение использования данного документа без изменений; - доработка (изменение) документа; - передача в архив документа (в соответствии с положением "Об Архиве"); - аннулирование и уничтожение документа.
Документ, подлежащий уничтожению
РП1.3.3.11 Информирование держателей копий документа для последующего их уничтожения	Общий отдел	выполняет	непосредственно после принятия решения об уничтожении документа	Изъятые документы	Ответственный за актуализацию информирует держателей копий документов (список держателей копий документов отражен в явочном листе совета на котором был принят этот документ) о том что документ подлежит уничтожению.
РП1.3.3.12 Уничтожение документа	Общий отдел	выполняет	непосредственно после принятия решения об уничтожении		Все документы изъятые из обращения аннулируются. На титульном листе делается пометка "аннулирован", экземпляры аннулированного документа уничтожаются (измельчение документа вручную или шредирование) держателем копии. Оригинал аннулированного документа может быть сохранен для использования в справочных целях. Все оставленные, аннулированные документы должны быть изолированы от действующих документов и идентифицированы.

4. Приложения

4.1. Положение (макет)

Утверждено приказом

Ректор №______от «____»_____20___

ПОЛОЖЕНИЕ

<название>

1. Общие положения

1.1. ….

2. Задачи

2.1. ….

3. Функции

3.1. …

4. Взаимодействия

4.1. …

5. Права

….

6. Ответственность

6.1. …

Принято решением ученого совета ГБОУ ВПО ВГМА им. Минздравсоцразвития России (протокол №_____ от _______)

4.2.Должностная инструкция

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

ГБОУ ВПО ВГМА им.

Минздравсоцразвития России

профессор

__________________

«____»__________20___ г.

Должностная инструкция

<должность>

1. Общие положения

1.1 …

1. Должностные обязанности

2.1….

3. Права

3.1…

4. Ответственность

<Зав. кафедрой>

«____»________20___г. ______________ ФИО

<Декан>

«____»________20___г. ______________ ФИО

СОГЛАСОВАНО:

Нач. управления кадров

«____»________20___г. ______________ ФИО

Начальник ОПУ

«____»________20___г. ______________ ФИО

С должностной инструкцией ознакомлен (а) ______________

4.3.Перечень нормативных документов

Перечень внутренней нормативной документации

ГБОУ ВПО ВГМА им. Минздравсоцразвития России

Ответственный за ведение перечня – начальник организационно-правового управления

Название	Хранение	Ответственный за актуализацию	Принято решением (указать какого совета) (протокол №___ от ______)
Сроки хранения	Место хранения
1	2	3	4	5

Начальник отдела

планирования, управления,

контроля качества образования

Согласовано:

Проректор по учебной работе

Начальник организационно-

правового управления

Принято решением Совета по управлению качеством ГБОУ ВПО ВГМА им. Минздравсоцразвития (протокол №_3___ о т25.01.2012г.)

Введено в действие Приказом Ректора от__26____ ___января________ 2012 № _23___

5. Явочный лист

№ п/п	Кафедра	Ф. И.О.	Роспись

6. Лист Регистрации ознакомления

Дата	Подпись	Ф. И.О.