Примерная номенклатура дел отделения федерального казначейства

Управление архивами Свердловской области

		УТВЕРЖДЕНА
		Приказом Управления федерального казначейства по Свердловской области

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

ОТДЕЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

Екатеринбург

2004

Оглавление

Список сокращений	3
Методические указания по применению примерной номенклатуры дел	4
1.	Организационно-распорядительная деятельность	6
2.	Правовое обеспечение деятельности	8
3.	Организация учета средств федерального бюджета и отчетности	9
4.	Обеспечение контроля за формированием доходов бюджета	12
5.	Обеспечение исполнения бюджета по расходам	13
6.	Осуществление контроля за целевым использованием средств федерального бюджета	16
7.	Управление персоналом	17
8.	Бухгалтерский учет и отчетность	19
9.	Административно-хозяйственная деятельность	24
10.	Организация гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях	26
11.	Деятельность комиссии по социальному страхованию	27
12.	Документационное обеспечение управления	27

Список сокращений

ДЗН –	до замены новыми
ДМН –	до минования надобности
ЕКС –	единый казначейский счет
ЗАТО –	закрытое административно-территориальное образование
МФ РФ –	Министерство финансов Российской Федерации
ПД КО –	«Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000)
ПД МНС –	«Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2004)
ПД ЦБ –	«Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения» (М., 1994)
ПТД –	«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000)
ТП –	«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989)
УСЗН –	Управление социальной защиты населения
УФК –	Управление федерального казначейства по Свердловской области
ЭПК –	экспертно-проверочная комиссия

Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел отделения федерального казначейства

Примерная номенклатура дел отделения федерального казначейства представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве отделения федерального казначейства.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разрабатывается с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел.

Отделения, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986.

При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в данном отделении, требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности отделения, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве отделения, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом, не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном отделении не образуются.

В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Так, например, заголовок «Переписка отделения по основной деятельности» (01-20), предусмотренный примерной номенклатурой, в конкретной может быть определен так: «Переписка отделения с Управлением федерального казначейства по Свердловской области о применении инструкций, методических указаний и рекомендаций», «Переписка отделения с исполнительными органами государственной власти о выполнении предписаний проверок и ревизий» и тд.

В то же время, несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документов могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей (индексы дел) «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 1989 (ТП), Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения» М., 1994 (ПД ЦБ), «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000 (ПТД), «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000 (ПД КО), «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2004 (ПД МНС).

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами.

Документы с отметкой «Для служебного пользования» (далее – ДСП) группируются в отдельные дела. При небольшом количестве таких документов допускается группировать их в дела вместе с другими, по тому же вопросу, при этом данному делу присваивается гриф «ДСП» и соответствующие изменения вносятся в номенклатуру дел.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного отделения, ответственными за делопроизводство и архив.

Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В отличие от примерной в конкретной номенклатуре 5 граф, в графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов.

Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке отделения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения, № статьи по перечню
1	2	3	4
	01. Организационно-распорядительная деятельность
01-01	Положение об отделении федерального казначейства*	Постоянно 13 а ПТД	* Далее – отделение
01-02	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ, Свердловской области, органов местного самоуправления	ДМН* 1 б ПТД	* Относящиеся к деятельности отделения – постоянно
01-03	Инструкции, методические указания и рекомендации Министерства финансов РФ (далее – МФ РФ), Департамента федерального казначейства МФ РФ Управления федерального казначейства МФ РФ по Свердловской области	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
01-04	Приказы руководителя отделения по основной деятельности	Постоянно 6 а ПТД
01-05	Приказы (распоряжения) руководителя отделения по административно – хозяйственной деятельности	5 лет 6 в ПТД
01-06	Протоколы совещаний у руководителя отделения, документы к ним	Постоянно 5 г ПТД
01-07	Годовой план работы отделения	Постоянно 90 а ПТД
01-08	Годовые планы работы структурных подразделений отделения	5 лет 93 ПТД
01-09	Оперативные планы работы отделения и структурных подразделений	ДМН 92 ПТД
01-10	Свидетельства отделения о регистрации, аккредитации, сертификации	Постоянно 15, 21 ПТД
01-11	Свидетельства, договоры отделения на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом	Постоянно 57 ПТД

01-12	Свидетельство о постановке отделения на учет в налоговом органе	5 лет* 169 ПТД	* После снятия с учета
01-13	Справки, акты об итогах проверок отделения органами ведомственного и вневедомственного контроля	Постоянно 48 ПТД
01-14	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене руководителя отделения	Постоянно 36 а ПТД
01-15	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных, материально-ответственных лиц	5 лет* 36 б ПТД	* После смены должностного, материально-ответственного лица
01-16	Докладные, служебные записки сотрудников отделения	5 лет ЭПК 40 ПТД
01-17	Обращения (предложения, заявления, жалобы и др.) граждан личного характера	5 лет* ЭПК 56 б ПТД	* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
01-18	Документы (докладные записки, справки, переписка и др.) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 лет 55 ПТД
01-19	Акты, справки об уничтожении печатей, штампов	3 года* 412 ПТД	* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков – постоянно
01-20	Переписка отделения по основной деятельности	5 лет ЭПК 12 ПТД
01-21	Переписка с банками и клиентами о выдаче пропусков	1 год 413 ПТД
01-22	Журнал регистрации приказов руководителя отделения по основной деятельности	Постоянно* 72 а ПТД	* Хранится в отделения. Подлежит приему в государственный, муниципальный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
01-23	Журнал регистрации приказов (распоряжений) руководителя отделения по административно-хозяйственной деятельности	5 лет 6 в ПТД
01-24	Журнал регистрации поступающих документов	3 года 72 б ПТД
01-25	Журнал регистрации поступающих документов по факсимильной связи	3 года 72 б ПТД
01-26	Журнал регистрации телефонограмм	3 года 72 б ПТД
01-27	Журнал регистрации отправляемых документов	3 года 72 б ПТД
01-28	Журнал оттисков и учета выдачи печатей и штампов	Постоянно 409 ПТД
	02. Правовое обеспечение деятельности
02-01	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ, Свердловской области, органов местного самоуправления	ДМН 6 а ПТД
02-02	Информации о судебно-арбитражной практике по вопросам основной деятельности отделения	ДМН 243 б ПТД
02-03	Судебные и арбитражные дела (копии исковых заявлений, постановлений и решений суда, доверенности, отзывы, акты, справки, жалобы, судебные акты)	5 лет* 59 ПТД	* После вынесения решения
02-04	Договоры на расчетное обслуживание распорядителей и получателей средств	5 лет* ЭПК 186 ПТД	* После истечения срока действия договора
02-05	Переписка с правоохранительными органами, учреждениями, предприятиями об исполнении решений, определений судебных органов	5 лет* ЭПК 61 ПТД
02-06	Переписка с учреждениями, организациями, предприятиями о соблюдении бюджетного законодательства	3 года 62 ПТД
02-07	Журнал регистрации договоров на расчетное обслуживание распорядителей и получателей средств	5 лет* 193 б ПТД	* После окончания срока действия последнего договора, соглашения
02-08	Журнал регистрации претензий и исков	5 лет 63 ПТД
02-09	Журнал учета передачи дел в суд	5 лет 63 ПТД
02-10	Журнал регистрации исполнительных листов	5 лет 63 ПТД
	03. Организация учета средств бюджета и отчетности
03-01	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ, Свердловской области, органов местного самоуправления об организации учета средств бюджета и отчетности	ДМН 6 а ПТД
03-02	Годовой отчет отделения об исполнении бюджетов и пояснительная записка к нему	Постоянно 198 б ПТД
03-03	Месячные отчеты отделения об исполнении бюджетов, с нарастающим итогом (ф. 600, 603, 605, 614) и регистры бухгалтерского учета к ним	1 год * 114 г ПТД	* При отсутствии годовых, за декабрь - постоянно
03-04	Юридическое дело организации-бюджетополучателя (копии устава, положения; заявления и приказы об открытии и закрытии счетов, уведомления об открытии (закрытии) лицевого счета, уведомления о постановке на учет в ИМНС, справки о финансировании, договор о расчетно-кассовом обслуживании, доверенности, карточки с образцами подписей)*	5 лет** 121 ПТД	* На каждую организацию заводится отдельное дело ** После закрытия счетов организации
03-05	Договоры банковского счета (договоры на расчетно-кассовое обслуживание, протоколы разногласия, соглашения с администрацией муниципального образования, приложения к ним)	5 лет* 122 ПТД	* После истечения срока действия договора
03-06	Лицевой счет клиента (выписка из лицевого счета, платежные поручения, мемориальные ордера и др.)	5 лет* 148 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-07	Ежедневные регистры бухгалтерского учета	5 лет* 168 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-08	Заявки на включение организации в реестр бюджетополучателей	5 лет ЭПК 124 ПТД
03-09	Текущие кассовые заявки	1 год 127 ПТД
03-10	Списки лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств со счета отделения	5 лет 193 к ПТД
03-11	Протоколы проведения инвентаризации данных справочника организаций-бюджетополучателей	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-12	Документы (акты, справки, материалы проверок работы операционной группы бухгалтерии) о проведении инвентаризации	5 лет* 192 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-13	Выписки из лицевых счетов и единого казначейского счета организаций-бюджетополучателей и приложения к ним	5 лет* 168 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-14	Переписка с УФК по Свердловской области, финансовыми органами, банками, клиентами по вопросам бухгалтерского учета и отчетности	5 лет 152 ПТД
03-15	Главная книга по исполнению бюджетов	5 лет* 148 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-16	Журнал регистрации платежных поручений отделения	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-17	Журнал регистрации выданных чеков	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-18	Журнал регистрации внесения изменений в бухгалтерские документы	5 лет* 193 и ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-19	Книга регистрации лицевых счетов	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
03-20	Журнал учета бланков чековых книжек	3 года 75 в ПТД
	04. Обеспечение контроля за формированием доходов бюджета
04-01	Бюджетная классификация по доходам	3 года* 10 б ПТД	* После замены новой
04-02	Сводные ведомости учета доходов (ф. № 11)	5 лет 174 ПТД
04-03	Акты сверки данных учета отделения с данными финансовых органов по исполнению бюджетов по доходам	5 лет 118 ПТД
04-04	Документы (соглашения, реестры, письма) о предоставлении и возврате бюджетных ссуд	5 лет* ЭПК 125 ПТД	* После погашения ссуды
04-05	Переписка с Управлением федерального казначейства по вопросам исполнения федерального бюджета по доходам	5 лет ЭПК 12 ПТД
04-06	Переписка с налоговыми органами, финансовыми отделами муниципальных образований, кредитными учреждениями об операциях со средствами бюджетов	5 лет 152 ПТД
04-07	Регистры аналитического учета доходов ЗАТО	5 лет* 148 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
04-08	Карточки учета выданных ссуд	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
	05. Обеспечение исполнения бюджета по расходам
05-01	Бюджетная классификация по расходам	3 года 10 б ПТД	* После замены новой
05-02	Месячные отчеты отделения о расходах средств федерального бюджета на реализацию социальных программ, с нарастающим итогом (ф. 2-ЧАЭС, 2-С)	1 год * 114 г ПТД	* За декабрь - постоянно
05-03	Годовой анализ расходов бюджетных средств	Постоянно 114 б ПТД
05-04	Финансовые дела организаций-бюджетополучателей (уведомления о лимитах бюджетных обязательств, сметы расходов и др.)*	5 лет ЭПК 107 ПТД	* На каждую организацию заводится отдельное дело
05-05	Экономические дела клиентов по средствам от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности (выписки из договоров, сметы, разрешение и др.)*	5 лет ЭПК 107 ПТД	* На каждую организацию заводится отдельное дело
05-06	Квартальные отчеты организаций, финансируемых из федерального бюджета, об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам (ф. 2) и приложения к ним	5 лет* 236 ПД МНС	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
05-07	Квартальные отчеты организаций, финансируемых из федерального бюджета, об исполнении сметы доходов и расходов по средствам от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности (ф. 4)	5 лет* 236 ПД МНС	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
05-08	Месячные отчеты сберегательного банка о расходах средств федерального бюджета на выплату пенсий, пособий и компенсаций лицам проходившим военную службу (ф.  №  4.2)	ДМН 114 г ПТД
05-09	Сводный лимит остатка кассы и расчеты лимитов, представляемые организациями-бюджетополучателями	5 лет 125 ПД ЦБ
05-10	Сводные квартальные кассовые планы и кассовые заявки организаций-бюджетополучателей	3 года 132 б ПТД
05-11	Документы (договоры, расшифровки и изменения к расшифровкам) об исполнении бюджетных обязательств	5 лет ЭПК 113 ПТД
05-12	Документы (копии сертификатов, договоров купли-продажи, платежные поручения) о финансировании государственных жилищных сертификатов	5 лет ЭПК 113 ПТД
05-13	Документы (акты проверок, информации, справки и др.) о предварительной компенсации вкладов в Сберегательном банке России	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
05-14	Документы (акты проверок, информации, справки и др.) о предварительной компенсации вкладов в организациях Росгосстраха	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
05-15	Документы (акты проверок, информации, справки и др.) о целевом использовании кредитов и выплаты субсидий сельхозтоваропроизводителям	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
05-16	Документы (заявления, копии уведомлений, решений суда и др.) о работе с исполнительными листами	5 лет ЭПК 61 ПТД
05-17	Реестры финансирования организаций-бюджетополучателей	5 лет ЭПК 107 ПТД
05-18	Информации о возврате бюджетных ссуд в федеральный бюджет	5 лет ЭПК 173 ПТД
05-19	Генеральные разрешения, поступившие в отделение (копии)*	5 лет ЭПК 107 ПТД	* Подлинники у главного распорядителя бюджетных средств
05-20	Реестры распорядителей, обслуживающихся в отделении	5 лет 113 ПТД
05-21	Списки лицевых счетов организаций, финансируемых из федерального бюджета	Постоянно 221 ПД КО
05-22	Документы (заявки, отчеты, списки получателей социальных пособий, копии личных документов) о реализации социальных программ*	1 год 127 ПТД	* Подлинники в УСЗН. На каждую программу заводится отдельное дело
05-23	Переписка отделения с организациями-бюджетополучателями о финансировании	5 лет 121 ПТД
05-24	Журнал учета финансирования выплаты средств на реализацию социальных программ	5 лет* 193 г ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
05-25	Журнал регистрации реестров на зачисление доходов от предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности	5 лет ЭПК 52 ПТД
05-26	Журнал регистрации утвержденных лимитов остатков кассы бюджетополучателей	5 лет ЭПК 52 ПТД
05-27	Журнал регистрации договоров на принятие бюджетных обязательств	5 лет* 193 б ПТД	* После окончания срока действия последнего договора, соглашения
05-28	Журнал регистрации договоров на принятие бюджетных обязательств за счет доходов от предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности	5 лет* 193 б ПТД	* После окончания срока действия последнего договора, соглашения
06. Осуществление контроля за целевым использованием средств федерального бюджета
06-01	Обзоры, информации о результатах проверок, проведенных органами федерального казначейства	ДМН 243 б ПТД
06-02	Квартальные отчеты отделения об исполнении предписаний организациями-бюджетополучателями (с нарастающим итогом)	5 лет ЭПК 53 ПТД	* За 4 квартал - постоянно
06-03	Квартальные отчеты отделения о результатах проведенных проверок (с нарастающим итогом)	5 лет ЭПК 53 ПТД	* За 4 квартал - постоянно
06-04	Документы (планы, отчеты, акты, справки, докладные записки) о проведении документальных проверок организаций-бюджетополучателей	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
06-05	Документы (планы, отчеты, акты, справки, докладные записки) о проведении документальных проверок организаций, получивших ссуды и кредиты из бюджета	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
06-06	Акты (справки) проверок своевременности исполнения банками платежей в бюджет и внебюджетные фонды	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
06-07	Документы (уведомления, постановления, платежные поручения и др.) о выполнении решений, предписаний по результатам проведения документальных проверок организаций-бюджетополучателей	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
06-08	Переписка отделения с организациями-бюджетополучателями о проведении проверок	5 лет 51 ПТД
06-09	Переписка отделения с организациями-бюджетополучателями о выполнении предписаний по результатам проверок	5 лет ЭПК 53 ПТД
06-10	Журнал регистрации поручений на проведение проверок	5 лет ЭПК 52 ПТД
06-11	Книга учета результатов проведенных проверок	5 лет ЭПК 52 ПТД
06-12	Журнал учета выставленных предписаний	5 лет ЭПК 52 ПТД
	07. Управление персоналом
07-01	Нормативно-правовые акты законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов РФ о работе с персоналом	ДМН 1 б ПТД
07-02	Приказы руководителя отделения по личному составу	75 лет ЭПК 6 б ПТД
07-03	Приказы руководителя отделения по личному составу об отпусках, дежурствах, взысканиях, командировках	5 лет 6 б ПТД
07-04	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год* 407 ПТД	* После замены новыми
07-05	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий	15 лет ЭПК 359 ПТД
07-06	Сведения отделения о составе, численности и сменяемости кадров по состоянию на 1 января	Постоянно 198 а ПТД
07-07	Личные дела сотрудников отделения*	75 лет ЭПК 337 б ПТД	* ДСП
07-08	Индивидуальные должностные инструкции сотрудников отделения	75 лет ЭПК* 35 б ПТД	* В составе личных дел
07-09	Трудовые книжки сотрудников отделения	До востребования* 342 ПТД	* Не востребованные – не менее 50 лет
07-10	Копии справок о подтверждении трудового стажа, документы (заявления, запросы, переписка) к ним	5 лет 80 ПТД
07-11	Список сотрудников отделения	75 лет 350 г ПТД
07-12	Табель учета рабочего времени	1 год 281 ПТД
07-13	Ходатайства и характеристики о представлении сотрудников отделения к присвоению званий, награждении государственными и ведомственными наградами	75 лет* ЭПК 384 б ПТД	* Документы о представлении к званию «Ветеран труда» – 30 лет ЭПК
07-14	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении должностных окладов и надбавок	5 лет* 354 ПТД	* При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК
07-15	Документы (докладные и объяснительные записки, заявления и др.) не вошедшие в состав личных дел	5 лет 343 ПТД
07-16	Документы (планы, списки, протоколы) о работе с кадровым резервом	5 лет 90 б, 350 ж ПТД
07-17	Переписка об аттестации и установлении квалификации	5 лет 366 ПТД
07-18	Переписка о назначении государственных пенсий и пособий	5 лет* 480 ПТД	* По льготным пенсиям – 10 лет ЭПК
07-19	График предоставления отпусков	1 год 356 ПТД
07-20	Журнал регистрации приказов руководителя отделения по личному составу	75 лет 357 ПТД
07-21	Книга учета личных дел	75 лет 358 д ПТД
07-22	Личные карточки сотрудников отделения (ф. Т-2 ГС, Т-2)	75 лет ЭПК 339 ПТД
07-23	Журнал регистрации трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним	75 лет 358 д ПТД
07-24	Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет 358 е ПТД
07-25	Журнал учета выдачи командировочных удостоверений	5 лет 358 з ПТД
07-26	Журнал регистрации проведения учебы сотрудников	1 год 377 ПТД
	08. Бухгалтерский учет и отчетность
08-01	Инструкции, методические указания Министерства финансов РФ о бухгалтерском учете и отчетности	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
08-02	Положения о премировании сотрудников, об оказании материальной помощи	5 лет* ЭПК 154 ПТД	* После замены новыми
08-03	Штатное расписание отделения	Постоянно 32 а ПТД
08-04	Годовая смета доходов и расходов отделения	Постоянно 112 а ПТД
08-05	Годовой бухгалтерский отчет отделения об исполнении сметы доходов и расходов, документы к нему	Постоянно 140 б ПТД
08-06	Квартальные бухгалтерские отчеты отделения об исполнении сметы доходов и расходов, документы к ним	5 лет* 140 в ПТД	* При отсутствии годовых – постоянно
08-07	Квартальные отчеты отделения о начисленных и перечисленных суммах налогов, с нарастающим итогом	5 лет* 170 б ПТД	За IV квартал - постоянно
08-08	Годовой статистический отчет отделения о численности и заработной плате, работников по видам деятельности (ф. )	Постоянно 199 б ПТД
08-09	Годовые статистические сведения отделения о наличии и движении основных фондов (ф. № 11 (краткая))	5 лет 201 ПТД
08-10	Месячные статистические сведения отделения о численности, заработной плате и движении работников, с нарастающим итогом (ф. № П-4)	1 год* 199 ПТД	* За декабрь - постоянно
08-11	Месячные статистические сведения отделения о кредиторской и дебиторской задолженности (ф. № ОБ-2)	5 лет 201 ПТД
08-12	Лицевые счета по начислению заработной платы сотрудникам отделения	75 лет ЭПК 153 ПТД
08-13	Индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат, иных вознаграждений и сумм единого социального налога	5 лет 193 м ПТД
08-14	Налоговые карточки по учету налога на доходы сотрудников отделения	5 лет 193 м ПТД
08-15	Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование сотрудников отделения	75 лет ЭПК Решение ЭПК от 01.01.2001
08-16	Сведения, справки о совокупном доходе сотрудников за год и уплате налогов	5 лет 157 ПТД
08-17	Квартальные расчетные ведомости по средствам фонда социального страхования	5 лет* 168 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-18	Оборотные ведомости	5 лет* 168 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-19	Ведомости аналитического учета лимитов бюджетных обязательств, объемов финансирования, кассовых и фактических расходов (ф. 294, 309)	5 лет* 148 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-20	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 лет* ЭПК 186 ПТД	* После истечения срока действия договора, соглашения
08-21	Договоры о материальной ответственности сотрудников отделения	5 лет* 189 ПТД	* После увольнения материально ответственного лица
08-22	Акты документальных проверок финансово-хозяйственной деятельности отделения	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-23	Акты проверки кассы	5 лет* 145 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-24	Листки нетрудоспособности сотрудников отделения	5 лет 475 ПТД
08-25	Исполнительные листы	ДМН* 162 ПТД	* Не менее 5 лет
08-26	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов	Постоянно 166 ПТД
08-27	Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации	5 лет* 192 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-28	Документы (заявления, справки, переписка) о предоставлении льгот, в том числе налоговых, сотрудникам отделения	5 лет ЭПК 173 ПТД
08-29	Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 лет 161 ПТД
08-30	Мемориальные ордера и приложения к ним	5 лет* 150 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-31	Главная книга	5 лет* 148 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-32	Кассовая книга	5 лет* 148 ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-33	Книга регистрации счетов	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-34	Журнал регистрации кассовых документов	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-35	Журнал регистрации платежных поручений	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-36	Журнал регистрации платежных кассовых ведомостей	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-37	Книга регистрации счетов и накладных	5 лет* 193 д ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-38	Книга (карточки) учета прихода, расхода, наличия остатков товарно-материальных ценностей	5 лет* 403 ПТД	* После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-39	Карточки учета основных средств (ф. ОС-6)	5 лет* 193 в ПТД	* После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
08-40	Опись инвентарных карточек учета основных средств (ф. ОС-10)	5 лет* 193 в ПТД	* После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
08-41	Карточки учета средств и расчетов (ф. 292)	5 лет* 193 в ПТД	* После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
08-42	Книга учета депонированной заработной платы	5 лет* 193 н ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-43	Журнал регистрации договоров, соглашений	5 лет* 193 б ПТД	* После окончания срока действия последнего договора, соглашения
08-44	Журнал регистрации выдачи доверенностей	5 лет* 193 п ПТД	* При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
08-45	Журнал регистрации листков нетрудоспособности	5 лет 476 ПТД
	09. Административно-хозяйственная деятельность
09-01	Квартальные статистические отчеты отделения о расходе и стоимости израсходованных топливно-энергетических ресурсов (ф. )	5 лет* 198 г ПТД	* При отсутствии годовых, полугодовых - постоянно
09-02	Расчеты и обоснования расхода энергетических ресурсов	5 лет 1930 ТП
09-03	Паспорта электрооборудования	3 года* 1920 ТП	* После снятия с эксплуатации
09-04	Инструкции по эксплуатации оборудования	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
09-05	Схемы электроснабжения и распределения электроэнергии	ДМН 1933 ТП
09-06	Договоры с предприятиями и организациями о материально-техническом обеспечении отделения (копии)*	5 лет** ЭПК 391 ПТД	* Подлинники в УФК ** После истечения срока действия договора
09-07	Инвентаризационные описи бланков строгой отчетности (ф. 0309015)	3 года 75 в ПТД
09-08	Заявки на хозяйственный инвентарь и оборудование	5 лет 395 ПТД
09-09	Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств	3 года* 448 ПТД	* После списания транспортных средств
09-10	Документы (заявки, акты, сведения) о ремонте транспортных средств	3 года 449 ПТД
09-11	Технические паспорта зданий и сооружений*	5 лет** ЭПК 430 ПТД	* Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры - постоянно ** После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования
09-12	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств 451 ПТД
09-13	Паспорта оборудования	5 лет* ЭПК 430 ПТД	* После списания оборудования
09-14	Переписка об административно-хозяйственной деятельности	5 лет 389 ПТД
09-15	Реестр закупок товарно-материальных ценностей	5 лет 394 ПТД
09-16	Карточки учета материально-имущественных ценностей у работников отделения	5 лет* 403 ПТД	* После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
09-17	Журнал учета расхода теплоэнергии (электроэнергии, топлива)	3 года 1948 ТП
09-18	Журнал учета бланков строгой отчетности	3 года 75 в ПТД
09-19	Журнал регистрации путевых листов	3 года* 1143 ТП	* После завершения ревизии
09-20	Журнал регистрации медицинских осмотров водителей транспортных средств отделения	5 лет 330 ПТД
09-21	Журнал регистрации выхода автомобилей на линию	1 год 1156 ТП
	10. Организация гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях
10-01	Инструкция о противопожарной безопасности	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
10-02	Инструкции о мероприятиях в случае возникновения чрезвычайных ситуаций	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
10-03	Документы (планы, отчеты, акты, справки, информации) об организации общей и противопожарной охраны отделения	5 лет ЭПК 459 ПТД
10-04	Документы (планы, отчеты, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям	5 л. ЭПК 464 ПТД
	11. Деятельность комиссии по социальному страхованию
11-01	Инструкции, положения, методические указания о социальном страховании	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
11-02	Положение о комиссии по социальному страхованию	Постоянно 16 ПТД
11-03	Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию	3 года 1255 ТП
11-04	Списки детей сотрудников отделения	ДЗН 502 ПТД
	12. Документационное обеспечение управления
12-01	Правила, инструкции, методические указания и рекомендации Управления федерального казначейства МФ РФ по Свердловской области, Управления архивами Свердловской области об организации документационного обеспечения	3 года* 10 б ПТД	* После замены новыми
12-02	Положения об архиве и экспертной комиссии отделения	Постоянно 16 ПТД
12-03	Инструкция по делопроизводству отделения	Постоянно 10 а ПТД
12-04	Протоколы заседаний экспертной комиссии отделения	Постоянно 6 а ПТД
12-05	Номенклатура дел отделения	Постоянно 67 а ПТД
12-06	Описи дел постоянного хранения	Постоянно* 74 а ПТД	* Не утвержденные – ДМН
12-07	Описи дел по личному составу отделения	3 года* 74 б ПТД	* После уничтожения дел
12-08	Описи дел временного хранения	3 года* 74 б ПТД	* После уничтожения дел
12-09	Справки о состоянии делопроизводства и архива отделения	10 лет 119 ТП
12-10	Дело фонда (историческая справка, лист фонда, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения документов к уничтожению)	Постоянно* 73 ПТД	* На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации отделения
Составитель:
Ведущий специалист Управления архивами Свердловской области

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Управления архивами Свердловской области