Тема 4.5. Базы данных и экспертные системы по основным направлениям работы архивов
Задание:
1. Проработать конспект лекций, составить 10 контрольных вопросов
2. Составить презентацию на тему «КАИСА-Архив – комплексная технология информатизации архивов»
В настоящее время Росархивом создана ведомственная Единая Автоматизированная Информационная система (далее – ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:
· программный комплекс (базовый уровень) «Архивный фонд» предназначен для использования непосредственно в архивах;
· программный комплекс «Фондовый каталог» предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня;
· программный комплекс «Центральный фондовый каталог» предназначен для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве.
Ведомственный программный комплекс «Архивный фонд» используют только 14 федеральных архивов. Наравне с ПК «Архивный фонд» используются другие автоматизированные системы государственного учёта документов Архивного фонда РФ, предназначенные, в основном, для обслуживания читальных залов.
Одновременно необходимо отметить, что программный комплекс «Архивный фонд» распространен и успешно используется во всех региональных и большинстве муниципальных архивов, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы.
В федеральных архивах созданы и активно используются в читальных залах более 100 разнородных тематических информационных ресурсов (информационно-справочных систем, баз данных, путеводителей и справочников).
Федеральное архивное агентство создало, поддерживает и развивает отраслевой портал «Архивы Росси», на котором все федеральные архивы имеют свои страницы; одновременно Росархив и 7 федеральных архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта.
Во исполнение постановлений Правительства Росархивом разработаны рекомендациипо подготовке ФОИВ перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. В настоящее время проводится согласование таких перечней. По состоянию на 15 сентября 2011 г. Росархивом согласованы перечни 43 федеральных органов государственной власти. Подготовлены изменения в правила делопроизводства, более точно учитывающие особенности электронного документооборота, которые утверждены только что вышедшим Постановлением Правительства Российской Федерации № 751 от 7 сентября 2011 г. Осуществляется мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот.
Росархиву, как и всем другим ФОИВ, необходимо создавать и внедрять свою СЭД. Одновременно следует готовиться к приёму на хранение электронных документов. Касаясь этой проблемы, необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно не достаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.
Проблема усложняется тем, что далеко не все ФОИВ имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД значительно различаются между собой, а подчас, вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по "облачной" технологии SaaS ("программное обеспечение как услуга") с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества.
В то же время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем возникнет проблемой приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного сканирования документов.
Много непонятного с вопросом об электронной подписи. Единое пространство цифровых подписей пока еще не создано. Достаточно сказать, что сегодня только в системе СМЭВ применяются пять типов подписей, в системе МЭДО – свой тип подписи, да и в ведомственных СЭД используется несколько различных типов подписей.
Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен». Но это рамочный документ, для которого предстоит методических рекомендаций, описывающих порядок работы с электронными документами в ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком передачи электронных документов на постоянное хранение.
Уровень реализации и использования базовой ведомственной ИКТ-инфраструктуры (Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.)
Наименование элемента базовой ведомственной ИКТ-инфраструктуры | Характеристика существующих функциональных и технических возможностей элементов базовой ведомственной ИКТ-инфраструктуры | Характеристика уровня использования базовой ведомственной ИКТ-инфраструктуры | |
Показатель исполнения | Значение показателя | ||
Телекоммуникационная инфраструктура | Единая телекоммуникационная инфраструктура Росархива и федеральных архивов отсутствует. В Росархиве и 14 федеральных архивах (и/или их структурных подразделениях) существуют локально-вычислительные сети, обслуживающие внутренние задачи | Количество федеральных архивов, использующих широкополосное подключение к сети Интернет | |
Категория циркулирующей информации и система обеспечения информационной безопасности ведомственной ИКТ-инфраструктуры | Текущая делопроизводственная документация; архивные документы | 0 | |
Ведомственные системы общего пользования | Программный комплекс «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» – находятся на разных стадиях разработки и внедрения. | ||
система электронной почты | Единая внутриведомственная система электронной почты Росархива и федеральных архивов отсутствует. В каждом федеральном архиве функционирует собственная система. Персональный адрес имеет 72 сотрудника. | Количество пользователей, имеющих персональный адрес электронной почты | 3,7% |
система электронного документооборота | Единая система электронного документооборота Росархива и федеральных архивов отсутствует; в Росархиве и некоторых федеральных архивах используется система «Дело». Всего 9 инсталляций, из них 5 в Росархиве. | Количество пользователей, подключенных к ведомственной СЭД | 0,5% |
справочные системы | Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) – в настоящий момент – несетевая версия | ||
ведомственный Интернет-портал | «Архивы России» | Количество уникальных пользователей портала за год | |
Автоматизированные рабочие места сотрудников | Общее количество – 1160 (в федеральных архивах; 1253 – во всех 18 организациях); из них 82,4% – устаревшие модели, приобретенные до 2008 г. Количество сотрудников (руководителей и специалистов) (на 01.01.2011 г.) – 1918 – в федеральных архивах. Всего в 18 организациях – 2120). Соотношение: 0,6 | Количество компьютеров на одного сотрудника федеральных архивов |
Уровень реализации и использования прикладных информационных систем,
обеспечивающих осуществление Федеральным архивным агентством
возложенных на него функций (предоставление государственных услуг).
Осуществляемые функции (предоставляемые государственные услуги) Федеральным архивным агентством | Наименование ведомственной прикладной информационной системы поддержки осуществления функций | Характеристика существующих функциональных и технических возможностей ведомственной прикладной информационной системы | Фактический статус использования ведомственной прикладной информационной системы |
Сохранение и учет архивных документов | Единая государственная система учёта документов Архивного фонда РФ – ЕАИС в составе программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», КАИСА-Архив и Archidoc. | Регистрация и учет документов Архивного фонда Российской Федерации; формирование паспортов архивов, специализированной статистической отчетности; представления информации о фондах федеральных архивов в сети Интернет; создание и развитие научно-справочного аппарата | В стадии разработки |
Научное описание архивных документов, создание справочно-поисковых средств к ним | Программный комплекс «Архивный фонд» | Регистрация и учет документов Архивного фонда Российской Федерации; формирование паспортов архивов, специализированной статистической отчетности; представления информации о фондах федеральных архивов в сети Интернет; создание и развитие научно-справочного аппарата | Полностью функционирует; в стадии модернизации. |
Оказание информационных услуг на основе архивных документов | Через портал «Государственных услуг» через портал «Архивы России» через сайты федеральных архивов | Единая ведомственная электронная система по оказанию государственных услуг отсутствует. Ее разработка запланирована в рамках данной программы. | Полностью функционирует через портал Государственных услуг. |
Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним | На официальном сайте Федерального архивного агентства на портал «Архивы России» на сайтах федеральных архивов | Полностью функционирует Существует значительный информационный потенциал, требующих разработки | |
Информационное обслуживание по архивному делу и документационному обеспечению управления | Через портал «Государственных услуг» через портал «Архивы России», через сайты федеральных архивов | Полностью функционирует |
КАИСА-Архив – комплексная технология информатизации архивов.
Программно-информационный комплекс (ПИК) КАИСА-Архив предназначен для информатизации основных подразделений архива. ПИК обеспечивает: создание и ведение единой базы данных архива, представление в Интернете электронного каталога архива, автоматизацию ведения научно-справочного аппарата и документооборота архива.
ПИК КАИСА-Архив предназначен для решения следующих задач:
1. Обеспечение всех функциональных служб архива единой базой данных описаний документов. При этом используется структурированное описание документов по принятой в архивах иерархической схеме:
Фонд
Опись с разделами систематизации
Единица хранения (дело)
Лист
Обеспечена гибкая настраиваемость структуры описания архивных документов, позволяющая использовать ПИК для информатизации архивов, хранящих различные типы документов: на бумажных носителях, кино, фото, фоно и на электронных носителях.
Обеспечена возможность присоединения к описаниям в базе данных электронных образов документов в произвольных форматах (более 50 форматов).
2. Формирование автоматизированных рабочих мест функциональных служб архива:
Отдел комплектования. Все новые поступления описываются в базе данных. Учетные документы формируются автоматически.
Отдел обеспечения учета и сохранности отслеживает техническое состояние архивных документов, контролирует их местонахождение, создает электронные копии документов для страхового и пользовательского фондов.
Отдел использования работает с исследователями и удаленными пользователями в автоматизированном режиме, формирует выставки, управляет Интернет - представлением электронного каталога, создает тематические компакт-диски
Автоматическое формирование учетных документов:
Книг учета и описания
Описей
Актов приема-передачи и выбытия, протоколов и заключений экспертной комиссии
Каталожных карточек
Журналов использования
3. Перевод в электронный формат научно-справочного аппарата архива (НСА), обеспечивающего поиск и идентификацию документов хранящихся в архиве.
Формирование и ведение в электронном формате основных видов каталогов и картотек:
Систематического каталога
Именного каталога
Географического каталога
Картотеки организаций с переименованиями
Различных тематических картотек
Формирование дополнительного справочного аппарата необходимого для однозначного описания атрибутов документов и эффективного (релевантного) поиска документов с использованием справочников-указателей:
Техническое состояние
Учетные данные
Источники поступления
Разделы систематизации описей
Материалы
Другие справочники
4. Поддержка многоаспектного поиска и выборки информации. Поиск и выборка информации по комбинированным критериям, по всем реквизитам, описывающим архивные документы, включая контекстный поиск и указатели НСА.
5. Ведение базы данных: описание документов и ведение НСА на нескольких языках.
6. Подготовка в базе данных публикаций архивных документов:
Формирование путеводителя по фондам (с разделами систематизации по Единому систематическому классификатору)
Подготовка выставок, дисков, буклетов, тематических изданий
7. Интернет-представление электронного каталога архива с возможностью многоаспектной сборки информации, а также группировки документов по основным указателям НСА.
8. Конвертация в базу данных КАИСА-Архив ранее созданных электронных ресурсов.
9. Мониторинг движения и местонахождения единицы хранения (дела).
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив внедрен в двадцати пяти архивах Российской Федерациии и Украины:
Российский Государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ, Москва)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив внедрен в 2004 году.
База данных создана на основе трех ранее сформированных информационных ресурсов:
· Путеводитель по архиву
· База данных «Серебряный век»
· База данных «Изобразительные источники»
На сегодняшний день в архиве ведется активная работа по тематическому расширению состава материалов и по их использованию (подготовка тематических дисков и интернет-представление электронного каталога). Сайт РГАЛИ, созданный на базе технологии КАИСА-Архив, расположен по адресу www. *****
Российский Государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД, Красногорск)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2004 году. База данных создавалась на основе массива из 55000 записей, занесенных более 10 лет назад в каталог на компьютере «Макинтош». На сегодняшний день в базе данных КАИСА-Архив описано свыше фотодокументов (негативов), более 2000 документов позитивного фонда из альбомов. Электронный фотокаталог РГАКФД, созданный на базе технологии КАИСА-Архив, расположен по адресуhttp://rgakfd. altsoft. *****
Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга (ЦГАКФФД). Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2000 году. На сегодняшний день все рабочие места сотрудников архива автоматизированы. В базе данных описано порядка 80 000 фотодокументов (негативов), более 12000 документов позитивного фонда из 256 альбомов. Электронный каталог архива представлен на сайте архива http://photoarchive. ***** Документы в базе данных и на сайте описаны на двух языках: русском и английском.
Сайт ЦГАКФФД, созданный на базе технологии КАИСА-Архив, расположен по адресу http://photoarchive. *****
Российский Государственный исторический архив (РГИА, Санкт-Петербург)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2007 году. На сегодняшний день в РГИА создана информационно-справочная система: единая база данных архива, включающая описания всех фондов, аннотированный реестр описей, описаниядел и электронную версию НСА РГИА: именной, предметный и географический указатели. Информационно-справочная система архива создана на основе данных, конвертированных из 20 ранее созданных локальных электронных массивов. В базе данных для внутреннего использования исследователям и сотрудникам архива предоставлены все отсканированные описи РГИА (более 1 страниц). Электронный каталог архива представлен на сайте архива www. *****
Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге (ЛОГАВ)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2006 году. База данных создавалась на основе наименований фондов, которые были конвертированы из базы данных «Архивный фонд». На сегодняшний день в ЛОГАВ идет создание полного путеводителя по фондам. Путеводитель по фондам ЛОГАВ представлен в Интернете по адресу http://logav. *****
Государственный архив Хабаровского края (ГАХК, Хабаровск)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2007 году. На сегодняшний день в архиве внедрен модуль «Фотокаталог», произведена конвертация описаний фотодокументов архива из базы данных «Архивный фонд».
Архив Соловецкого государственного историко-архитектурного и природного музея-заповедника
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2006 году. Ведется информатизация архива документов, связанных с объектами культурного наследия.
Объединенный архив Научно-исследовательского центра Мемориал
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2009 году. В базе данных хранятся цифровые копии и описания документов НИЦ Мемориал Санкт-Петербурга, Рязани, Красноярска на основе единой тематической рубрикации. Постепенно создается единый электронный архив Мемориала.
Архивная коллекция Рязанского общества «Мемориал»
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2009 году. В базе данных описывается коллекция материалов по теме истории политических репрессий НИЦ Рязанского общества "Мемориал". Электронный архив представлен в интернетепо адресу http://stopgulag. org
Центральный Государственный архив высших органов власти и управления Украины (ЦГАВОВ).
«Коллекция документов Оперативного штаба рейхсляйтера Розенберга»
В 2010 году в Центральном Государственном архиве высших органов власти и управления Украины (ЦГАВОВ) был внедрен программно-информационный комплекс КАИСА-Архив. Работа по наполнению базы данных ведется совместно с компанией «Архивные информационные системы».
Описанные и отсканированные документы из «Коллекции документов Оперативного штаба рейхсляйтера Розенберга», хранящиеся в Центральном государственном архиве высших органов власти и управления Украины в Киеве, представлены на сайте http://tsdavo.
Деятельность Оперативного штаба рейхсляйтера Розенберга (ОШР) была направлена на реализацию политики тотальной конфискации и присвоения Третьим рейхом культурных и научных ценностей на оккупированных территориях Восточной и Западной Европы во время Второй мировой войны. Архив ОШР рассредоточен по 29 хранилищам в 8 странах Европы и в США. Основные части архива находятся в Национальном архиве ФРГ в Берлине, Кобленце и Фрайбурге, в Российском государственном военном архиве и в Москве, в Документальном центре современной юдаики в Париже, в Институте военной документации в Амстердаме, в Национальном архиве США и в Мемориальном музее Холокоста в Вашингтоне, в Еврейском научном институте в Нью-Йорке, фрагменты архива также есть в Вильнюсе, Брюсселе, Лондоне. На сайтеhttp://tsdavo. представлены только те документы Оперативного штаба рейхсляйтера Розенберга, которые хранятся в Центральном государственном архиве высших органов власти и управления Украины в Киеве.
Архив Государственного музея-заповедника «Петергоф»
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2010 году. Ведется информатизация архива.
Государственный Исторический Архив Сахалинской области
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2010 году. Ведется информатизация архива.
Институт русской литературы и искусства (Пушкинский Дом) Российской Академии наук
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2010 году. Ведется информатизация архива.
Государственный архив Приморского края (ГАПК), Владивосток
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2011 году. Ведется информатизация архива.
Государственный архив Камчатского края, Петропавловск-Камчатский
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2011 году. Ведется информатизация архива.
Государственный архив Вологодской области, Вологда
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2011 году. Ведется информатизация архива.
Государственный архив новейшей политической истории Вологодской области, Вологда
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2011 году. Ведется информатизация архива.
Пять государственных архивов Псковской области
Государственный архив Псковской области - ГКУ ПО «ГАПО»
Государственный архив в г. Великие Луки - ГКУ ПО «ГАВЛ»
Государственный архив новейшей истории Псковской области - ГКУ ПО «ГАНИПО»
Государственный архив документов по личному составу Псковской области - ГКУ ПО «АДЛСПО»
Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области - ГКУ ПО «ГАСФАДПО»
C 2011 года ведется единая база данных под управлением ПИК КАИСА-Архив.
Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2011 году. Ведется информатизация архива.
Государственный архив новейшей истории Новгородской области (ГАНИНО)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2012 году. Ведется информатизация архива.
Государственный архив Новгородской области (ГАНО)
Программно-информационный комплекс КАИСА-Архив установлен в 2012 году. Ведется информатизация архива.
http://www. altsoft. *****/index. php? option=com_content&task=view&id=26&Itemid=30
