1. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ И ОТПРАВКЕ РЕГИСТРА
ВНИМАНИЕ!
1. Согласно Приказа Министерства здравоохранения РС(Я) от 15 декабря 2012г. №07-8/1-966 для формирования сводного регистра и по РС(Я) и передачи в Министерство здравоохранения и социального развития РФ необходимо предоставлять в ГБУ РС(Я) ЯРМИАЦ базу данных Федерального регистра медперсонала вместе с файлом штатного расписания (т. е. 2 файла - ***.xml и ***s.xml) ежемесячно с 25-го до 1-го числа, но не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным. Регистры, присланные вне указанных сроков, рассматриваться не будут.
2. Напоминаем, что в соответствии с законом о защите персональных данных файлы фед. регистра медперсонала необходимо отправлять по защищенному каналу VipNet!
Адрес ГУ ЯРМИАЦ в справочнике адресов программы VipNet выглядит следующим образом: «АП Якут Рес мед информационно-аналит центр».
В теме письма обязательно указывать что отправляется, для кого отправляется и от какого учреждения.
В связи с неполнотой наполнения, большим количеством ошибок при заполнении баз данных регистров и несвоевременным предоставлением данных в ГБУ РС(Я) ЯРМИАЦ следует ознакомиться и принять к сведению следующие рекомендации по ведению и отправке баз данных (далее - БД) регистра.
Рекомендации к наиболее часто встречающимся ошибкам:
1) Все даты должны быть меньше текущей даты.
2) В разделе «Образование» дата получения документа и дата окончания обучения не должны быть меньше или равны дате начала прохождения обучения.
3) В полях с данными не должны присутствовать лишние символы, например, пробелы в начале и конце имен, фамилий, названий, номеров и т. д.
4) В разделе «Настройки» на вкладке «Пользователь» должны быть заполнены все (!) поля (за исключением полей «Новый пароль» и «Подтверждение»). На вкладке «Настройки» должны быть проставлены отметки «Учитывать штатное расписание при заполнении личного дела» и «Обновлять все записи и личное дело при изменении настроек».
5) Не следует удалять из БД уволенных сотрудников! В личном деле такого сотрудника необходимо поставить отметку «уволен», занести данные приказа об увольнении, дату прекращения трудовых отношений. При этом, дата прекращения трудовых отношений не должна быть больше текущей даты, в связи с чем, рекомендуем вносить информацию об увольнении после(!) наступления даты прекращения трудовых отношений.
Выгрузка БД: Обращаем Ваше внимание на то, что БД должна выгружаться (экспортироваться) в файл формата xml полностью, т. е. количество экспортируемых записей должно быть равно количеству записей в базе регистра. Штатное расписание выгружается аналогично основной базе данных сотрудников – через кнопку «Экспорт» в формате xml.
Проверка БД: Перед отправкой файла регистра настоятельно требуем проверять базу данных на предмет отсутствия карт с ошибками! Ошибочные карты выделяются красным цветом при импорте (кнопка "Импорт"). Для этого необходимо экспортировать БД (полностью) в файл формата xml. Затем нажав кнопку «Импорт» импортировать данный файл обратно в программу (выбрав в качестве «Источника данных» ранее выгруженный файл формата xml). Далее следует просмотреть список «Внешний источник»: наличие в нем записей, подсвеченных красным цветом, свидетельствует об ошибках в данных картах. Переносить записи из «Внешнего источника» в «Основное хранилище» не нужно. После проверки и выявления ошибок удалить Источник данных в окне «Импорт данных». Ошибки следует исправлять в основном хранилище, после чего заново экспортировать базу.
Для корректности заполнения и верификации данных необходимо своевременно устанавливать обновления программы «Федеральный регистр медицинских работников». Обновления к программе, перечни внесенных в программу изменений и инструкции по установке размещаются на сайте ЯРМИАЦ - www. *****
2. ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
1. Возможен ли экспорт данных в формате. xls (Excel)?
Возможен начиная с версии 1.1
2. Как выгрузить на бумажный носитель данные системы?
Начиная с версии 1.1 данные можно выгружать в Excel, после чего задавать им необходимое оформление и печатать.
3. После обновления программы (версия 1.0.9) в регистре появился дополнительный столбец "Статус". У некоторых сотрудников стоит галочка, а у других красный крестик, что это означает?
Данный столбец вам показывает информацию по сертификату сотрудника. Красный крестик означает, что у данного сотрудника просрочена квалификационная категория. При наведении мышки на значок появляется подсказка.
4. Как вводить данные о сотрудниках, у которых просрочена квалификационная категория?
Вводите информацию по ним по мере поступления, если они прошли повышение, вводите это в систему, т. е. обновляете информацию.
5. В программу необходимо вносить все повышение квалификации или только за последний год?
Указываете все имеющиеся повышения квалификации сотрудника.
6. Как заносить информацию на сотрудника, если он работает давно, но в различных должностях. Необходимо указывать все должности?
Должны быть заполнены все должности данного сотрудника. При заполнении "Основные сведения\Тип записи" указываете "Переведен".
7. Какое максимальное количество символов допустимо в названии цикла повышения квалификации?
500 символов.
8. Куда вносить интернатуру, ординатуру?
В раздел Образование\Послевузовское образование.
9. Если нет серии или номера диплома что указывать?
Вводите любой символ, прочерк или б/н, б/с.
10. Какую информацию следует заносить в раздел "Переподготовка"?
Согласно "Методическим указаниям", данный раздел заполняется при наличии дополнительного профессионального образования (профессиональной переподготовки) продолжительностью свыше 500 часов. Заполняется для каждого случая профессиональной переподготовки.
11. У нас имеется персонал без образования или с неполным среднеспециальным образованием, как быть?
В систему заносятся только сотрудники, имеющие среднее или высшее медицинское образование.
12. Вносить ли в регистр санитарок и т. п.?
В регистр вносятся специалисты с медицинским или фармацевтическим (в некоторых случаях, с биологическим) образованием. Лица, занимающие должности санитарок, вносятся в регистр при наличии среднего профессионального образования по специальности "Младшая медицинская сестра".
13. Как указать специальность "Акушерка" по среднему образованию?
Раздел "Специальность по диплому\Специальность" - Акушерское дело, акушерка\Тип образования - Среднее образование.
14. В карточке сотрудника необходимо вводить всю трудовую деятельность или работу только в нашем МУ?
Вводится полная информация на основании записей из трудовой книжки.
15. Какую информацию о трудовой деятельности нужно вводить в систему, если сотрудник работал как в медицинских учреждениях, так и не в медицинских?
В систему заносится информация согласно трудовой книжке только о стаже работы в медицинских учреждениях.
16. В личном деле необходимо вносить весь трудовой стаж сотрудника, в т. ч. и в других МУ, но там нет возможности выбрать название МУ из справочника.
В разделе "Личное дело\Организация" название может вноситься вручную.
17. Необходимо добавить учебные заведения\должность\специальность и т. д., возможно ли изменение справочника медицинских учебных заведений в программе?
Для добавления в справочник недостающих медицинских учебных заведений\должностей\специальностей и т. д., необходимо: предоставить в службу технической поддержки (или в ЯРМИАЦ) список учебных заведений\должностей\специальностей и т. д., для добавления, указав их полные наменования (данные по отправленным МУЗ будут согласованы с Минздравсоцрзвития РФ и в случае положительного решения со стороны Минздравсоцразвития РФ сведения будут добавлены в систему).
18. При сохранении карточки сотрудника система сообщает, что неверный расчет контрольной суммы СНИЛС.
Вы можете зайти по адресу https:/// - алгоритм расчета контрольной суммы СНИЛС (в открытом доступе) и самостоятельно просчитать и убедится, что данный номер не зарегистрирован.
19. Если сотрудник был уволен, нужно ли информацию о нем удалять из базы?
Нет, в данном случае в соответствующем поле указывается дата окончания трудовых отношений.
20. Вносим дату увольнения, но система пишет, что дата не может быть ранее сегодняшней даты, как в этом случае указать дату увольнения?
В данном случае вы можете указать текущую дату, после чего по наступлению нужной даты внесёте изменения в эту запись, либо вносите информацию об увольнении после наступления даты увольнения.
21. На закладке "Адрес" не доступны для заполнения поля: "Субъект РФ", "Район", "Населенный пункт", "Улица" и т. д.
Для того чтобы поля "Субъект РФ\Район\Населенный пункт\Улица" и т. д. стали доступны для заполнения необходимо нажать кнопку "Новый".
22. В разделе "Послевузовское образование" не видно поле "Специальность", каким образом его заполнять?
В данном случае необходимо изменить настройки экрана: Рабочий стол\правой кнопкой мыши\Свойства\Параметры\Дополнительно\Общие\Масштаб\Обычный размер (96 точек на дюйм).
Рекомендуемое разрешение 1280х1024.
23. В главном окне регистра отображаются только записи на 10 человек, хотя введено намного больше, почему?
В главном окне список сотрудников выводится в постраничном режиме. В нижней правой области экрана выводится общее количество страниц списка и номер текущей страницы. Справа и слева от этого текста расположены кнопки перехода по страницам, в правой части – выбор количества элементов, отображаемых на странице.
24. Какие логин/пароль необходимо вводить для входа в программу медицинский персонал?
Для входа в программу по умолчанию используется логин/пароль: user/user. Поменять логин и пароль можно в разделе меню Настройки.
25. Не получается войти в систему, при входе выдает ошибку авторизации.
Необходимо в папке C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\MedStaff удалить файл Data. dat, после чего повторно запустить программу.
26. При запуске программы выходит ошибка Application Error.
Для выяснения причины ошибки необходимо направить файл Log.log из папки: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\MedStaff на электронный адрес центра технической поддержки (или в ЯРМИАЦ).
27. Где храниться база данных с введенной информацией по сотрудникам?
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\MedStaff\employee. xml
28. Хотим поставить обновление. Как резервно скопировать данные?
Существуют 2 способа: 1) автоматический, 2) ручной.
1) Воспользуйтесь кнопкой-пиктограммой «Резервное копирование данных» в нижней правой области окна программы. Предварительно можете обратиться к руководству пользователя (пункт «Помощь» в верхней правой области окна программы), раздел "Описание действий\Создание резервных копий и восстановление данных".
2) Скопируйте резервно файл с данными: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\MedStaff\employee. xml.
29. Как перенести систему на другой ПК с внесенной ранее базой данных?
Устанавите приложение из дистрибутива на другом ПК, затем перенесите файл из папки C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\MedStaff\employee.xml по тому же пути на новый ПК.
30. Можно ли выгружать регистр в формате xml частями?
Да, для этого выбираете Экспорт\Экспортировать с параметрами, указываете либо "За последний месяц", либо выбираете "Произвольный период". Начиная с версии 1.1 можно экспортировать отмеченные записи. НО: для отправки базы данных в ЯРМИАЦ следует выгружать регистр полностью!
31. Имеется ли возможность установить программу в локальной вычислительной сети с возможностью одновременной работы нескольких пользователей?
Возможности установить данную программу в локальной вычислительной сети с возможностью одновременной работы нескольких пользователей нет.
Возможен другой вариант:
Локальную версию "Федерального регистра Медицинских Работников" для ЛПУ можно установить на нескольких ПК, а потом все внесенные данные на каждом отдельном ПК можно сохранить на одном ПК с помощью функции экспорт-импорт.
32. Когда можно ожидать выход приказа Минздравсоцразвития о ведении, предоставлении информации по федеральному регистру медицинских работников?
В настоящее время подготовлен проект Федерального закона «О внесении изменения в Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан», в части внесения изменений в статью 54 (статья 54.1. "Федеральный регистр медицинских работников") проходит процедуру согласования.
33. Нужно ли указывать работу по совместительству в этой же организации?
Да, в системе необходимо указывать совместительство.
34. Как вводить ставки в программе?
Начиная с версии 1.4.5, ставка в личном деле заполняется в единицах. При загрузке в федеральную базу будет проводиться проверка на попадания значения в интервал от 0,2 до 3.
Для автоматического пересчета ставок из % в единицы в разделе «Настройки» на вкладке «Настройки» есть кнопка «Пересчитать ставки».
35. Если человек работает на 1,5 ставки на разных должностях, каким образом вводить это в систему?
В данном случае в разделе "Личное дело" вы заводите 2 записи и заполняете по каждой из них закладки "Основные сведения\Дополнительные сведения\Ставка", причем "Дата начала трудовых отношений" и "Дата окончания трудовых отношений" не должны пересекаться по 2 основным должностям.
36. Как заполнять штатное расписание?
В штатном расписании указывается то подразделение, которое Вы указали в списке работников у того сотрудника, который на эту ставку принят.
Например: если у Вас в подразделении "Консультативно-диагностическое отделение" есть непосредственно ставка руководителя этого отделения (и на ней числится ), то при заполнении в штатном расписании Вы указываете "отделение: Консультативно-диагностическое отделение; должность: Заведующий отделением; количество (ставок): 1", а в личном деле Вы указываете ВСЁ ТО ЖЕ САМОЕ, что и в штатном (выбираете Тип подразделения и Должность уже не из общих справочников, а из позиций, указанных в штатном).
При малейшем несовпадении написания подразделений и должностей (несовпадение в последовательности «Раздел/Тип подразделения», неидентичное написание, лишний символ, пробел и т. д.) между личным делом и штатным расписанием будет выдаваться ошибка "В одной из записей личного дела позиция отсутствует в штатном расписании" в личном деле сотрудника. В этом случае необходимо корректировать данные в личном деле в соответствие с данными в штатном расписании (см. вопрос-ответ №37).
Таким образом, не имеет значения структура штатного расписания вашего учреждения. В данный момент важна именно заполненность штата (например, для формирования плана подготовки тех или иных кадров в образовательных учреждениях), а для этого достаточно привести перечень ставок с указанием минимума их реквизитов (должность и подразделение). Сравнив штатное расписание с основным списком работников можно получить перечень ставок, не занятых в учреждении. А отсюда вычислить дефицит тех или иных специалистов.
Для приведения списка сотрудников в соответствие со штатным расписанием необходимо поставить отметку "Учитывать штатное расписание при заполнении личного дела" в разделе "Настройки" на вкладке «Настройки». После заполнения раздела «Штатное расписание» необходимо зайти в «Личное дело» каждого сотрудника в базе и сначала заново выбрать Тип подразделения на вкладке «Дополнительные сведения», а затем заново выбрать Должность на вкладке «Основные сведения». Сохранить изменения.
Штатное расписание необходимо также ЕЖЕМЕСЯЧНО выгружать (через экспорт в формате xml) и присылать в ЯРМИАЦ вместе с основным списком регистра!
37. При заполнении личного дела сотрудника выдается ошибка «В одной из записей личного дела позиция отсутствует в штатном расписании». Что делать?
1. Убедиться, что в штатном расписании выбрана необходимая позиция из справочников «Тип подразделения» и «Должность». Сохранить.
2. Затем в личном деле сотрудника на вкладке «Дополнительные сведения» выбрать нужную позицию из справочника «Тип подразделения» (доступны будут только те подразделения, которые были указаны в штатном расписании). Убедиться, что Тип подразделения выбран из того же раздела, что и Тип подразделения в штатном по той же позиции (например, позиции «Поликлинические отделения (кабинеты)/Администрация/Руководитель отделения» и «Прочие/Администрация/Руководитель отделения» являются разными!).
Затем на вкладке «Основные сведения» выбрать нужную позицию из справочника «Должность». Сохранить.
Таким образом, после окончательного заполнения штатного расписания необходимо проверить соответствие данных каждого сотрудника позициям штатного расписания и, в случае необходимости, откорректировать информацию путем выбора позиций из справочников «Тип подразделения» и «Должность» в личном деле каждого сотрудника.
По вопросам обращаться
к Дьячковской Галии Хамитовне
ОСБД ГБУ РС(Я) ЯРМИАЦ
по ,
