С. В. СИНИЦЫН, О. И. ХЛЫТЧИЕВ
Московский инженерно-физический институт (государственный университет)
ВРЕМЕННОЙ АСПЕКТ РАСЧЕТА МЕТРИК ПРОЦЕССОВ ПО ДАННЫМ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В работе рассматривается создание подсистемы отчетов системы документооборота, определяется понятие метрик, определяются основные проблемы использования временных параметров при расчете метрик процессов.
При разработке любой системы документооборота одной из немаловажных задач является построение подсистемы работы с отчетами. Подсистему построения отчетов можно разделить на две основные части – это отбор и подготовка данных и обработка подготовленных данных по заранее заданным алгоритмам. Любой формальный отчет всегда можно рассматривать как алгоритм расчета некоторой величины, характеризующей процесс на основании параметров сопровождающего его документооборота.
Такие параметры, представляющие собой свойства документов, являются набором входных параметров алгоритма. Получаемая величина является метрикой процесса, и для ее задания необходимо и достаточно задать алгоритм и набор входных данных. Активное использование метрик процессов дает достаточно точную картину состояния документов на любой момент времени, и соответственно картину самого процесса.
Система расчета метрических характеристик должна предоставлять возможность вычисления значения искомой величины на любой момент времени для отслеживания тенденций ее изменения. Метрики могут делиться на временные (отражающие состояние процесса в какие-то промежутки времени), управленческие (отражающие веса определенных решений), параметрические (показывающие распределение некой величины) и количественные (суммирующие некую величину по всем документам).
Любая формальная метрика может быть построена только на основе имеющихся внутри системы параметров, т. е. на основе атрибутов документов и журналов изменений. Идеальный вариант построения системы документооборота – это журналирование всех событий и возможность быстрого поиска по любым атрибутам документов.
Наиболее интересная величина, по которой достаточно часто приходится строить отчеты – это время. Оно связано не только с документами, но и с построением самого отчета, а именно – характеризует момент построения. С другой стороны, в зависимости от времени генерации отчета, само его содержание может быть разным даже при одинаковых входных параметрах.
Система отбора и подготовки данных наиболее часто получает в качестве критерия отбора документов некий промежуток времени. В этом случае возможны неопределенности при выборе документов для анализа. Например, если рассмотреть поступившие Заявки за некоторый период, то не все из них должны быть выполнены, для каких-то из них дата исполнения может выходить за выбранный период. В этом случае, даже при нормальном функционировании процесса, количество выполненных Заявок за период может отличаться от количества поступивших. С другой стороны, Заявка может поступить до выбранного периода, но срок выполнения может попадать в заданный период. В этом случае Заявка тоже должна попасть в отчет, хоть она формально и не поступала в этот период. Таким образом, даже при простом жизненном цикле документа [1], алгоритмы выбора документов для отчетов будут совсем не простые.
Другой пример – анализ формальных инспекций. Если сегодня понедельник и создается отчет, который анализирует все формальные инспекции, пройденные за прошлую неделю, то завтра этот отчет может не включать в себя все те же инспекции, т. к. за понедельник какая-то инспекция будет пройдена повторно и уже не будет относиться к прошлой неделе.
Обработка данных по заданному алгоритму тоже должна учитывать особенности временных характеристик. Например, MS Sharepoint фиксирует события по дате Гринвича, и при переходе на летнее время старое событие может оказаться в будущем при стандартной обработке.
В приведенном выше примере, после преобразования даты, получается, что не все возможные документы попали в заданный промежуток времени. Возникает необходимость либо организовывать обратную связь между системой отбора данных и системой обработки, при помощи которой будет произведена новая выборка, либо учитывать особенности обработки при первичном отборе параметров для анализа. Некоторые данные могут вообще зависеть от времени их получения, что еще больше усложняет не только процедуру отбора, но и алгоритм обработки.
Список литературы
1. , Хлытчиев жизненного цикла документа. В сб. Научная сессия МИФИ-2005. Сборник научных трудов. В 15 томах. Т.2. Программное обеспечение. Информационные технологии. М.: МИФИ, 2005, с. 64-65.
