Access 2007
Создание схемы БД Контроль исполнения Средствами СУБД Access
1 Откройте Access. Создайте новую базу данных. Сохраните ее под названием Контроль исполнения.
2 Откройте вкладку [Режим таблицы] в группе [Режимы] нажмите [Режим] и выберите [Конструктор], сохраните таблицу под именем Входящие.
· переименуйте в столбце Имя поля первое название в Входящий номер;
· добавьте ниже следующие поля Дата, Форма документа, Корреспондент, Дата регистрации, Регистрационный номер, Заголовок.
· для полей Дата и Дата регистрации: тип данных – Дата/Время,
формат поля – Краткий формат даты,
обязательное поле для Дата – Да, для Дата регистрации – Нет
· для полей Форма документа, Корреспондент: тип данных –Текстовый,
размер поля для Форма документа –20, для Корреспондент – 50
обязательное поле – Да,
· для поля Регистрационный номер установите тип данных – Числовой.
· для поля Заголовок: тип данных – Текстовый, и размер поля – 80.
· сохраните таблицу.
3 Откройте вкладку [Создание] в группе [Таблицы] нажмите кнопку [Таблица] и сохраните таблицу под именем Сотрудники. Откройте вкладку [Режим таблицы] в группе [Режимы] нажмите [Режим] и выберите [Конструктор].
· переименуйте в столбце Имя поля первое название в Код сотрудника;
· добавьте ниже следующие поля Фамилия, Имя, Отчество, Отдел.
· для полей Фамилия, Имя, Отчество, Отдел: тип данных –Текстовый,
размер полей –20,
обязательное поле – Да,
· сохраните таблицу.
4 Откройте вкладку [Создание] в группе [Таблицы] нажмите кнопку [Таблица] и сохраните таблицу под именем Журнал контроля. Откройте вкладку [Режим таблицы] в группе [Режимы] нажмите [Режим] и выберите [Конструктор].
· переименуйте в столбце Имя поля первое название в Номер записи;
· добавьте ниже следующие поля Входящий номер, Исполнитель, Срок исполнения, Дата исходящего, Исходящий номер.
· для полей Входящий номер, Исполнитель установите тип данных – Числовой.
обязательное поле – Да.
· для полей Срок исполнения, Дата исходящего – Дата/Время,
формат поля – Краткий формат даты,
обязательное поле для Срок исполнения – Да, для Дата исходящего – Нет.
· сохраните таблицу.
5 Для всех полей описывающих даты создайте маску ввода: (выделите необходимую таблицу и откройте ее в режиме Конструктор)
Установите курсор возле Типа данных Дата/время. В окне Свойства полей на вкладке Общие установите курсор в поле Маска ввода, с помощью ПКМ открыть контекстное меню, выбрать Построить, подтвердить сохранение таблицы, выбрать краткий формат даты и Готово. Закрыть таблицу с сохранением.
6 Создание подстановочных списков для полей Форма документа, Отдел: (выделите необходимую таблицу и откройте ее в режиме Конструктор)
Установите курсор возле Типа данных Текстовый. Нажав на кнопку выбрать Мастер подстановки. Установите курсор Будет введен фиксированный набор значений, нажмите Далее, в поле под надписью Столбец1 внести элемент списка Письмо, в поля ниже внести Запрос, Указание, Приказ, Постановление и выбрать Готово. Закрыть таблицу с сохранением.
Для поля Отдел внести список: Правовой, Производственный, Социальный, Хозяйственный.
7 Создание подстановочного списка для поля Исполнитель таблицы Журнал контроля: (выделите необходимую таблицу и откройте ее в режиме Конструктор)
Установите курсор возле Типа данных Числовой. Нажав на кнопку выбрать Мастер подстановки.
Установите курсор Объект "столбец подстановки", нажмите Далее, выберите таблицу Сотрудники и нажмите Далее, переместите все поля с помощью >> и нажмите Далее, выберите необходимые поля для сортировки по возрастанию Фамилия, Имя, Отчество, нажмите Далее и Готово.
При создании подстановочного списка для поля внешнего ключа Входящий номер таблицы Журнал контроля действия идентичны кроме:
выберите таблицу Входящие вместо Сотрудники,
переместите поля Входящий номер, Дата, Форма документа с помощью > ,
убрать галочку возле Скрыть ключевой столбец.
Закрыть все таблицы с сохранением.
8 Создание схемы БД:
· откройте вкладку [Работа с базами данных] в группе [Показать или скрыть] нажмите кнопку [Схема данных];
· установите курсор на связь между таблицами и нажмите ПКМ, выбрать [Изменить связь…];
· убедитесь, что тип отношения один-ко-многим;
· в окне Связи установите опции [Обеспечение целостности данных], [Каскадное обновление связанных полей], [Каскадное удаление связанных полей], обеспечивающие ссылочную целостность;
· повторите операции для другой связи;
· сохраните схему и закройте.
9 Ввод данных и исправление ошибок
· заполните базу данных по одной записи в следующем порядке
– введите данные об одном сотруднике;
– введите данные об одном входящем документе;
– введите данные об одной записи в Журнале контроля
· проверьте на введенных данных правильность описания схем отношений и схемы БД. Исправьте ошибки, если они есть.
Изменение типа данных в полях, по которым установлены связи, возможно только после удаления связи.
10 Создание экранных форм для ввода данных
· выберите таблицу Сотрудники, откройте вкладку [Создание] в группе [Формы] нажмите [Форма] и закройте макет созданной формы с сохранением.
· создайте экранные формы для остальных таблиц БД
11 Заполните БД, используя созданные формы.
Следите за порядком заполнения таблиц БД. Начинайте заполнение данных с форм Сотрудники и Входящие.
Доступ к данным. Запросы, отчеты. (БД Контроль исполнения) СУБД Access
1 Создание простого запроса выбора.
· создайте оболочку запроса Список документов попавших на контроль на вкладке [Создание] в группе [Другие] нажмите кнопку [Конструктор запросов]
· добавьте к бланку запроса таблицы Журнал контроля, Входящие, Сотрудники, нажимая [Добавить], после добавления [Закрыть]
· выберите следующие поля для оболочки запроса из соответствующих таблиц: Входящий номер, Дата, Форма документа, Корреспондент, Срок исполнения, Дата исходящего, Исходящий номер, Фамилия, Имя, Отчество, Отдел:
– либо перетаскивая мышкой из соответствующих таблиц;
– либо выбирая из выпадающего списка поля нужную строчку;
· сохраните запрос под именем Список документов попавших на контроль;
· закройте оболочку запроса;
· выполните запрос и убедитесь, что в нем отображается вся необходимая информация.
2 Формирование простого запроса с критерием поиска.
· создайте новую оболочку запроса выбора на основе запроса Список документов попавших на контроль
· выберите все поля для оболочки запроса из предыдущего запроса
· введите условие отбора в строку Условие отбора в поле Форма документа "Письмо",а в поле Дата исходящего Is Null.
· сохраните запрос под именем Список писем находящихся на контроле.
· выполните запрос:
3 Редактирование простого запроса выбора:
· откройте запрос Список писем находящихся на контроле в режиме Конструктор:
· измените в соответствующем поле Условие отбора значение"Письмо" на"Запрос", а в поле Срок исполнения в строке Сортировка значение по возрастанию.
· сохраните изменения под именем Список запросов находящихся на контроле;
· выполните запрос.
4 Создание Параметрического запроса.
· создайте запрос на основе оболочки запроса Список документов попавших на контроль;
· выберите поля для оболочки: Входящий номер, Дата, Форма документа, Корреспондент, Срок исполнения, Дата исходящего, Фамилия, Имя, Отчество, Отдел.
· задайте параметры условия в поле Форма документа в строке Условие отбора наберите текст [Введите форму документа].
· сохраните запрос под именем Список документов попавших на контроль по формам;
· выполните запрос, вводя значения параметров.
5 Создание Запроса на удаление
· сформируйте простой запрос выбора Удаление сотрудника с полями Код сотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, Отдел.
· определите параметр критерия выбора как [Введите фамилию сотрудника] в поле Фамилия.
· проверьте выбор по критерию, выполнив запрос.
· откройте запрос выбора Удаление сотрудника в режиме Конструктор, преобразуйте его в запрос на удаление (в меню Запрос выберите команду Удаление)
· закройте запрос с сохранением изменений.
· выполните запрос: на удаление из базы любого сотрудника. Результатом выполнения запроса будет удалена запись из таблицы Сотрудники.
После выполнения запроса отменить операцию удаления невозможно.
6 Создание Отчета
· создайте оболочку отчета Список документов попавших на контроль на вкладке [Создание] в группе [Отчеты] нажмите кнопку [Мастер отчета]
· выберите запрос Список документов попавших на контроль, переместите все поля с помощью >> и нажмите Далее, с помощью > создайте уровни группировки и нажмите Далее, выберите поле и вид сортировки, нажмите Далее, выберите вид макета, нажмите Далее, выберите требуемый стиль, нажмите Готово.
· сохраните отчет.
