Посетители – прежде всего!

САХАЛИНСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЭКСПОЦЕНТР

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

г. Южно-Сахалинск, , оф.600 .т/ф ,

· г. Южно-Сахалинск, главпочтамт, а/я 339

E-mail: *****@***ru Http://www. *****

В помощь экспоненту

Посетители – прежде всего!

Традиционно подготовка к торгово-промышленной выставке у компаний-Участников ограничивается проведением организационно-технологических работ:

оформлением организационных документов, согласованием застройки арендуемых площадей, подготовкой представительской продукции и т. д., в то время как планированию работы с посетителями выставочного стенда достаточного внимания не уделяется.

*При этом не учитывается, что Организатор проводит только общую рекламную кампанию, которая, как правило, не достаточна для обеспечения должной посещаемости отдельных стендов выставки специалистами.

Результат такой «подготовки» - ожидание, случайные встречи, бесконечное сетование, мол, на что столько денег потратили… и вопросы… «? К нему посетитель пришел!», «Куда листовки дели?», «Как визитки закончились?!»

При этом все может быть совершенно иначе, если готовиться к работе с посетителями на выставке - серьезно.

Надо «лишь»:

- загодя сформулировать цели и задачи участия в выставке, определить методы, силы и средства, с помощью которых можно их достичь;

- запланировать дополнительные мероприятия: демонстрации новых видов товаров и услуг, акции, презентации, церемонии;

- вовремя составить список нужных посетителей и трижды – не менее! – пригласить их – каждого персонально;

- составить расписанный по минутам План-график работы на стенде специалистов Вашего предприятия и график посещений стенда приглашенными специалистами.

- Подготовить ЖУРНАЛ УЧЕТА Посетителей.

В общем, Вам нужен План работы с посетителями в рамках выставки – четкий и ясный. Выставка длится 16 часов, но готовиться к ней приходится намного дольше.

Определенных критериев оформления плана нет, все зависит от стиля работы, но, как вариант, предлагаем вам следующий пример (Приложение ).

УДАЧНЫХ ВАМ КОНТАКТОВ,

УВАЖАЕМЫЕ УЧАСТНИКИ ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННЫХ ВЫСТАВОК!
Приложение

План РАБОТЫ

с посетителями в рамках выставки (Пример)

_____________________

Срок	Основные задачи	Организационные вопросы
За 6 месяцев	1. Принятие решения об участии в выставке. 2.Составление концепции участия в выставке, указываются: - цели участия: (ЧТО ПОКАЗЫВАЕМ? КОМУ ПОКАЗЫВАЕМ? ЗАЧЕМ ПОКАЗЫВАЕМ? ЧТО ХОТИМ ПОЛУЧИТЬ В ИТОГЕ? - методы и средства достижения целей	Подача заявки на участие, оформление документов. Составление бюджета (сметы орг. расходов), определение подрядных организаций.
За 5 месяцев	1. Составление календарного плана участия в выставке. 2.Подготовка базы данных по желательным посетителям стенда: - партнеры по бизнесу ( действующие и потенциальные); - представители органов власти, отраслевых союзов, ассоциаций, СМИ	1. Составление программы мероприятий на стенде и на дополнительных площадях, списков потенциальных посетителей стенда. 2. Составление перечня необходимых рекламно-представительских материалов. 3. Подготовка технического задания для подрядных организаций, а также других сопутствующих документов.
За 2 месяца	1.Подготовка и печать приглашений ( в типографии, тираж от 300 экз.). 2. Первая рассылка приглашений.	Составление реестра отправлений.
За 1 месяц	1. Вторая рассылка приглашений – писем за подписью руководителя компании ( по факсу и почте); 2. Подготовка пакета бизнес-предложений к выставке.	Определение кандидатур стендистов из числа работников компании или привлеченного персонала.
За 2 недели	Обзвон адресатов приглашений, согласование времени посещения ими стенда.	Согласование графика посещений стенда в период работы выставки и расписания проведения переговоров.
За неделю	1.Повторный обзвон приглашенных, окончательное согласования плана-графика переговоров на стенде. 2.Подготовка плана-графика работы специалистов компании на выставке с распределением полномочий, обязанностей и ответственности.	Подготовка инструкций и инструктаж сотрудников.
Выставка	Организация работы на стенде: - обеспечение дежурства менеджеров нужной квалификации; - управление потоками посетителей (встреча, регистрация, распределение, обеспечение начала переговоров); - заполнение бланков отчетности по каждому контакту; - проведение сопутствующих мероприятиятий (акции, конкурсы и пр.). - распространение рекламно-представительской продукции.	Обеспечение непрерывной работы стенда и проведения мероприятий.
2 недели после выставки	Обработка полученных запросов и предложений и других материалов, выполнение обязательств по досылке необходимых материалов, рассылка писем-благодарностей, подготовка отчета об участии в выставке для руководства компании и т. п.	Обеспечение организации послевыставочной работы и контроля ее выполнения. Внимание! Полезные контакты необходимо продолжить сразу после окончания выставки, т. к. эмоциональное состояние, благоприятствующее сделкам, недолговечно.