Руководителям муниципальных органов управления образованием
20.11.2006 №
Об использовании электронной почты для оперативного обмена информацией
Министерство образования края выражает тревогу в связи с участившимися случаями технических сбоев и проблем в использовании электронной почты для оперативного обмена информацией между муниципальными органами управления образованием и министерством образования края.
В целях организации контрольной проверки регулярности использования электронной почты 15 ноября 2006 года в 12:26 министерством образования края было направлено по всем электронным адресам муниципальных органов управления образованием специальное тестовое сообщение, предполагающее немедленного ответа сразу после получения тестового сообщения.
Результаты тестового контроля приведены в приложении к настоящему письму и свидетельствуют о недостаточном внимании со стороны руководителей муниципальных органов управления образованием к вопросам обеспечения необходимого уровня оперативности информационного обмена для эффективного решения производственных задач.
Считаем необходимым напомнить, что электронная почта, наряду с on-line информационными технологиями (факс, скайп, ICQ, чат), является современным средством оперативного информационного обмена, позволяющим обеспечивать быструю доставку файлов и сообщений. Необходимость регулярного использования электронной почты муниципальным органом управления образованием обусловлена массовым подключением муниципальных общеобразовательных учреждений к сети Интернет в рамках приоритетного национального проекта «Образование».
Рекомендуем пересмотреть регламенты по работе с электронной почтой в муниципальных органах управления образованием, исходя из следующих требований:
1. Оптимальным решением является использование выделенного подключения к Интернет по высокоскоростным каналам связи (при этом на персональном компьютере, эксплуатирующем официальный адрес электронной почты, должно быть обеспечено подключение почтовой программы к сети в течение всего рабочего дня с установленной регулярностью проверки сообщений – не более чем через каждый час).
2. На уровне муниципального органа управления образованием должен быть определен круг должностных лиц, ответственных за бесперебойную работу электронной почты.
В случае нахождения ответственного за работу электронной почты лица в отпуске, командировке, на больничном, его функциональные обязанности по передаче, приему, обработке и доставке электронных сообщений на резолюцию руководству должны быть переданы иному должностному лицу для обеспечения бесперебойности связи.
3. Перспективным направлением информатизации муниципального органа управления образованием является создание локальной вычислительной сети (ЛВС), позволяющей устанавливать почтовые программы на нескольких персональных компьютерах (в том числе с одинаковыми адресами и возможностью получения электронных сообщений одновременно на несколько рабочих станций).
4. В случае возникновения временных технических неисправностей по вине предприятий связи необходимо использовать технический потенциал соответствующего муниципального межшкольного методического центра (ММЦ) для оперативного обмена сообщениями с министерством образования края, предварительно сообщив специалистам сектора информатизации и инвестиционных программ министерства о временном использовании электронного адреса ММЦ.
5. Регулярность проверки входящих сообщений в почтовом ящике (в случае коммутируемого соединения) должна обеспечивать условия для оперативного реагирования на электронные сообщения министерства образования края и (или) иных заинтересованных организаций. Используемая отдельными органами управления образованием практика проверки электронных сообщений 1 – 2 раза в сутки явно не достаточна для оперативного электронного документооборота.
6. Специалист (специалисты), ответственный за прием электронных сообщений, должен уметь оценивать степень важности электронных сообщений и принимать адекватные решения по расстановке приоритетов в представлении распечаток сообщений руководству на резолюцию.
Министр
Король Александр
Михайлович, 326076
Приложение к письму
министерства образования края
от 01.01.01г. №
Результаты тестового контроля оперативности информационного обмена
между министерством образования края и муниципальными
органами управления образованием
Дата отправки тестового сообщения: 15 ноября 2006г. в 12:26, время местное
Наименование органа управления образованием | Дата, время получения тестового сообщения | Примечание |
15 ноября | ||
Управление образования администрации Солнечного муниципального района | 15.11.06г. в 13:05 | |
Управление образования администрации Бикинского муниципального района | 15.11.06г. в 14:00 | |
Управление образования администрации Комсомольского муниципального района | 15.11.06г. в 14:15 | |
Отдел образования администрации города Комсомольска-на-Амуре | 15.11.06г. в 14:28 | |
Отдел образования администрации Аяно-Майского муниципального района | 15.11.06г. в 14:30 | |
Управление образования администрации города Хабаровска | 15.11.06г. в 15:00 | |
Управление образования администрации Вяземского муниципального района | 15.11.06г. в 15:02 | |
Управление образования администрации Амурского муниципального района | 15.11.06г. в 16:30 | |
Управление образования администрации Николаевского муниципального района | 15.11.06г. в 16:00 | |
Управление образования администрации Советско-Гаванского муниципального района | 15.11.06г. в 16:35 | |
Отдел образования администрации Верхнебуреинского муниципального района | 16.11.06г. в 09:55 | почта проверяется 1 раз в сутки |
Управление образования администрации Нанайского муниципального района | 16.11.06г. в 12:26 | |
Отдел образования администрации Ванинского муниципального района | 16.11.06г. в 12:45 | |
Подтверждение о получении отсутствует к исходу дня 17 ноября | ||
Управление образования администрации муниципального района им. Лазо | ответ не получен | |
Отдел образования администрации Охотского муниципального района | ответ не поулчен | |
Отдел образования администрации муниципального района им. Полины Осипенко | ответ не получен, технические проблемы | |
Отдел образования администрации Тугуро-Чумиканского муниципального района | ответ не получен | |
Комитет по образованию администрации Ульчского муниципального района | ответ не получен | |
Отдел образования администрации Хабаровского муниципального района | ответ не получен |
