Справочная система документации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

имени »

Бийский технологический институт (филиал)

Справочная система документации

Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы

по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция»

для студентов специальности 080401 всех форм обучения

Бийск

Издательство Алтайского государственного технического

университета им.

2009

УДК 651.4/.9(075.8)

Макрушина, система длкументации: методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / ; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – с.

В методических рекомендациях по выполнению лабораторных работ приведены практические примеры по составлению различных документов справочной системы документации с применением ГОСТ Р 6"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Разработано в соответствии с Государственными образовательными стандартами ВПО для направления подготовки на основе рабочей программы дисциплины «Делопроизводство и корреспонденция».

Рецензент: доцент, к. х.н. БТИ АлтГТУ .

УДК 651.4/.9(075.8)

Рассмотрены и одобрены на заседании

кафедры общей химии и экспертизы товаров.

Протокол № 70-05/02 от 01.01.01 г.

© , 2009 © БТИ АлтГТУ, 2009…..

Цель занятия:

Знать классификацию различных видов справочных документов, общие правила составления справочных документов и специальные требования к составлению отдельных видов писем.

Уметь составлять различные виды справочных документов.

Владеть ключевыми понятиями: протоколы, акты, справки, сводки, перечни, докладные, служебные и объяснительные записки, заявления, представления, предложение, отзыв, переписка, служебное письмо, реквизиты служебных писем, инструкционные (директивные) письма, гарантийные письма, информационные письма, рекламные письма, коммерческие письма, рекламационные письма, кредитные письма, письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, телеграмма (телетайпограмма), факс, телефонограммы, международные письма.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Справочная система документации

Справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы (рисунок 1).

Рисунок – Справочная документация

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (не обязательно);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер;

- место издания;

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Формуляр-образец внешней докладной записки.

Наименование министерства Наименование должности адресата с

или ведомства включением наименования организации

в дательном падеже

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № 00-00

Место издания

Заголовок к тексту,

выраженный отглагольным

существительным в предложном

падеже, начинается предлога "О"

Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала.

Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..."

Текст состоит из двух частей.

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате

или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть, после текста.

Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.

2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.

Наименование должности лица,

подписавшего документ

В дело 00-00

Подпись

Дата

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Образец служебной записки.

Наименование организации Заместителю директора

по АХЧ

Наименование структурного

подразделения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.06.2009

В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному году прошу провести следующие работы в каб. 115:

- отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8,16);

- заменить перегоревшие лампы (5 шт.);

- зашпаклевать поверхность подоконников;

- покрасить рамы окон и подоконники (4 окна).

Преподаватель истории

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (если есть);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Формуляр - образец объяснительной записки.

Наименование министерства Наименование должности адресата

или ведомства с включением наименования

организации(в дательном падеже)

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Наименование структурного

подразделения

ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Дата №

Заголовок начинается

с предлога "О чем..."

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Наименование должности лица,

подписавшего документ подпись

В дело 00-00

Дата

Подпись

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации – при адресовании вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресовании вышестоящей организации), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст представления о назначении, перемещении или поощрении содержит следующую информацию:

фамилию, имя, отчество;

дату рождения;

образование;

занимаемую должность;

наименование структурного подразделения;

стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);

оценку служебной деятельности;

повышение профессионального уровня;

оценку политических, деловых и моральных качеств;

информацию об участии в общественной работе;

мотив назначения, перемещения или поощрения;

наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер(при наличии), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т. п.);

• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т. д.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т. п.).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер (при наличии), адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом "разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица - "я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено...". Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают - "Выступление прилагается".

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания.

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:

- наименование организации (наименование структурного подразделения);

- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

- дата заседания, номер (в течение календарного года);

- место составления (город);

- заглавие (отражает вид коллегиальной работы);

- текст вводной и основной части;

- подпись;

- гриф согласования (если нужно);

- гриф утверждения (если нужно);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Формуляр - образец протокола.

Наименование министерства

или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного подразделения

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 №00

Место издания (город)

Собрание трудового коллектива

Председатель

Секретарь

Присутствовали: членов коллегиального органа.

Повестка дня:

1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия

И. О. в родительном падеже.

2. О чем (далее, как в п. 1.).

1. СЛУШАЛИ:

- Запись доклада или - (Текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

- Запись выступления (Текст выступления прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.

2. СЛУШАЛИ:

Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.

Председатель Подпись

Секретарь Подпись

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрированно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;

- дата и номер (те же, что у самого протокола);

- место составления;

- заголовок, текст (из раздела СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ только необходимое);

- подпись (председателя и секретаря, без личной подписи);

- отметка о заверении копии;

- печать (при необходимости).

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т. д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т. д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются".

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер;

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1-1,5 интервалами.

Формуляр-образец акта.

Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕ

или ведомства (при необходимости)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного

подразделения

АКТ

00.00.0000 №

Город

Краткое содержание события

или факта, сформулированное

отглагольным существительным

в именительном падеже

Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)

Составлен комиссией:

Председатель Наименование должности

Члены комиссии: Наименование должности (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)

Присутствовали: Наименование должности лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую.

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. Указать количество экземпляров:

Составлен в двух экземплярах:

1-й-кому (куда);

2-й - кому (куда).

Председатель Подпись

Члены комиссии Подпись

Подпись

Подпись

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, либо документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

• фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

• указание, в удостоверении каких сведений выдана;

• для каких целей или в какую организацию выдана;

• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

• дату составления;

• оттиск печати.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т. д.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке. Форма перечня, как правило, табличная. Но в ряде случаев его составляют и не в табличной форме (в этом случае он может иметь разделы).

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Список является сопутствующим, пояснительным документом (к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т. д.).

Отдельные разновидности списков требуют утверждения (список приглашенных, список на рассылку и др.).

Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Датой списка является дата его подписания исполнителем или дата утверждения.

В заголовке к тексту указывается разновидность списка. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме.

Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем.

Обязательными реквизитами списка являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

В делопроизводстве принята следующая классификация служебных писем.

1. Письма-запросы (просьбы, требования, предложения о предоставлении сведений или осуществлении действий).

2. Письма-ответы (запрашиваемые сведения, информация о вы­полненных работах, отказ в сведениях и взаимодействии).

3. Сопроводительные письма (сопровождают документы, не имею­щие адресующей части или являющихся материальными объектами).

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Изучить теоретический материал по теме занятия в конспекте лекций и методических рекомендациях.

Устно подготовиться к контрольному опросу для получения допуска к выполнению работы, ответив на следующие вопросы.

Контрольные вопросы для допуска к выполнению работы

1.Что включает в себя понятие системы документации?

2.Что представляет собой справочная система документация?

3. Классификация документов справочной системы.

4. Докладная записка.

5. Служебная записка.

6. Объяснительная записка.

7. Протокол.

8. Акт.

9. Служебные письма.

10. Справка.

11. Перечень.

12. Сводка.

13. Отзыв.

14. Заявление.

15. Переписка.

16. Техника безопасности при проведении лабораторной работы.

Приготовьте в электронном виде и бумажном варианте:

а) титульный лист;

б) цель работы.

Изучите практическую часть работы.

Задание. Составьте и оформите три документа справочной системы документации по ГОСТ Р. 6.30−2003 (таблица 2).

Таблица 2 – Справочные документы

Номер варианта	Документы
1	2
01	− представление о вашем повышении; − справка о заработной плате для предоставления кредита; − входящее информационное письмо
02	− ваше заявление об увольнении; − акт об инвентаризации склада; − сопроводительное письмо к пакету документов по коммерческому договору
03	− краткий протокол заседания трудового коллектива; − докладная записка начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика; − гарантийное письмо
04	− акт о списании компьютеров; − докладная записка секретаря-референта об утере работником письма-запроса; − письмо-приглашение
05	− отзыв на вашу дипломную работу; − заявление о предоставлении вам отгулов; − исходящее письмо-извещение закрытого акционерного общества «Д и О»
06	− перечень материально-ответственных лиц; − объяснительная записка о нарушении производственной дисциплины; − исходящее письмо-требование о поставке оборудования
07	− заявление о приеме вас на работу бухгалтером; − предложение по коммерческой деятельности; − исходящее письмо-предупреждение
08	− полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов; − акт сдачи-приемки работ по строительству цеха строительных материалов; − международное письмо
09	− сводка; − заявление о предоставлении вам отгулов; − входящее письмо-благодарность
10	− докладная записка начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами; − список лиц участников конференции; − входящее письмо-напоминание
11	− заявление о приеме вас на работу экономистом в государ­ственное предприятие по связи и информатике –«Россвязьинформ»; − представление о вашем назначении; − входящее письмо-сообщение
12	− ваша служебная записка о покупке запчастей; − акт об уценке; − исходящее письмо-поздравление
13	− характеристика-рекомендация на работника вашего пред­приятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства; − заявление о переводе вас на другую работу внутри предприятия; − входящее письмо-ответ
14	− протокол о ликвидации организации; − заявление о вашем увольнении в связи с ликвидацией организации; − исходящее письмо-требование
15	− акт о выполнении работ по сборке компьютеров; − сопроводительное письмо; − заявление о предоставлении вам административного от­пуска по семейным обстоятельствам
16	− докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия; − список; − исходящее гарантийное письмо

Содержание лабораторного отчета

1 Титульный лист

2 Цель работы

3 Практическая часть

4 Выводы

Примерный перечень вопросов на защиту лабораторной работы

1. Назначение и состав справочной документации.

2. Докладная записка: определение, классификация, правила оформления, обязательные реквизиты.

3. Служебная записка: определение, классификация, правила оформления, обязательные реквизиты.

4. Объяснительная записка: определение, классификация, правила оформления, обязательные реквизиты.

5. Предложение: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

6. Представление: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

7. Заявление: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

8. Протокол: определение, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

9. Акт: определение, правила оформления, обязательные реквизиты.

10. Справка: определение, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

11. Сводка: понятие, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

12. Перечень: понятие, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

13. Заключение и отзыв: понятие, виды, правила оформления, обязательные реквизиты.

14. Переписка: понятие и классификация.

15. Служебные письма: понятие, классификация, правила и требования к оформлению, обязательные реквизиты.

16. Правила оформления международных писем.

Литература

1. Рогожин, М. Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): учебно-практическое пособие / . − М.: Издательство РДЛ, 2003. − 208 с.

2. Делопроизводство [Организация и технология документационного обеспечения управления]: учебник для вузов /, и др.]; под ред. . – М.: ЮНИТИ, 2001. − 359 с

3. Кирсанова, делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / , . – М.:ИНФРА-М, 2002. − 320 с

4. Стенюков, М. В. Образцы документов по делопроизводству. руководство к составлению : учебник / . - М. : Изд-во "ПРИОР", 20с.

5. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство /.-8-е изд., перераб. и доп. : учебное пособие / . - 8-е, переработанное и дополненное. - М. : Книга сервис, 20с.

6. Труханович, Л. В. Кадры предприятия: Справочник по кадровому делопроизводству. : справочные издания общего характера / , . - М. : Дело и сервис, 20с.

7. Куприянова, Г. И. Кадровое делопроизводство на компьютере: Составление документов, ведение учета, организация работы [Текст] : учебник / . - М. : КУДИЦ-ОБРАЗ, 20с.

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. . − М.: Изд-во стандартов, 2003.

9. Макрушина, Т. И. Правила оформления документов: Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по курсу "Делопроизводство и корреспонденция" для студентов очной формы обучения специальности 351100 "Товароведение и экспертиза товаров (по областям применения)" /; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ : методические указания / . - Бийск : Изд-во АлтГТУ им. , 20с.

10. Макрушина, составления деловых писем: методические рекомендации по выполнению лабораторных работ / . − Бийск: БТИ Алт ГТУ, 2005. − 55 с.

11. Макрушина, основы делопроизводства: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / , ; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 54 с.

12. Макрушина, задания: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / , ; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2009. – 44 с.