«Опыт проведения камеральных (дистанционных) проверок деятельности структурных подразделений Управления Федерального казначейства по Тюменской области, проблемы, перспективы»

«Опыт проведения камеральных (дистанционных) проверок деятельности структурных подразделений Управления Федерального казначейства по Тюменской области, проблемы, перспективы»

«Опыт проведения камеральных (дистанционных) проверок деятельности структурных подразделений Управления Федерального казначейства по Тюменской области, проблемы, перспективы»

В течение 7 лет, приобретая опыт проведения проверок, мы пытались адаптировать внутренний контроль к требованиям времени и осуществляемым в органах Федерального казначейства изменениям: техническим; технологическим; организационным.

Как начиналось проведение камеральных (дистанционных проверок)

Тема проведения камеральных проверок актуальна в основном в отношении территориально удаленных структурных подразделений Управления.

Проведение проверок в период становления и развития внутреннего контроля, осуществляемого контрольно-аудиторскими подразделениями, в основном осуществлялось в виде выездных проверок. Помимо преимуществ данный вид контроля имеет ряд недостатков, а именно:

- достаточно большие затраты на проведение контрольных мероприятий (порядка 40 тыс. рублей на одну проверку), к которым относятся расходы на проезд, проживание, суточные, иными словами командировочные расходы, учитывая что самые дальние структурные подразделения находились на расстоянии порядка 450-550 км, а с некоторыми северными районами в отдельные периоды (половодье, становление «зимника») транспортное сообщение вообще затруднено;

- необходимость размещения проверяющих сотрудников на объекте проверки, необходимо иметь свободные площади;

- необходимость иметь в «запасе» компьютерную и оргтехнику, для обеспечения работы группы проверки;

- наличие проверяющих специалистов на объекте контроля сказывается на работе объекта проверки, т. к. проверяемым приходится уделять определенное время группе проверки, что в период жесткой регламентации всех процедур достаточно сложно;

- в отдельных удаленных сельский райцентрах отсутствовали места для проживания;

- нахождение длительное время в командировке неблагоприятно сказывается на состоянии здоровья сотрудников;

- временные затраты на проезд к месту проведения проверок (фактически специалисту оплачивается денежное содержание на время находящееся в пути, непроизводительные расходы);

- существуют риски ДТП, особенно в зимний период и при резких изменениях погодных условиях (туман, гололед и т. д.).

Ощутив на практике вышеперечисленные проблемы, мы начали поиски альтернативы, как оптимизировать процедуры проведения контрольных мероприятий. Стоит отметить, что срок проведения контрольных мероприятий составлял в то время около 10 рабочих дней.

Первая камеральная проверка в УФК по Тюменской области проведена в 2006 году. Все камеральные проверки были только тематическими. Технология проведения была следующей:

1. Этап. Подготовка к проверке: приказа на проверку, программы, плана проведения проверки, полного перечня документов, необходимых для проведения проверки, письма о представлении базы данных ППО СЭД, Центр-КС.

2. Этап. На основании приказа и письма отделение готовило указанный перечень документов и направляло в Управление диск с базами данных ППО Центр-КС и СЭД, впоследствии при появлении технической возможности данные направлялись в Управление по ЗКВС.

3. Этап. Отделом информационных систем инсталлировались данные с ДВД диска на сервер Управления и осуществлялся допуск проверяющих специалистов в режиме просмотра к копии ППО Центр - КС и СЭД.

4. Этап. Проверяющими сотрудниками осуществлялась проверка данных ППО в среднем около 5 рабочих дней.

5. Этап. Руководитель отделения (или уполномоченное приказом отделения должностное лицо) прибывало в Управление на 1-2 дня с представлением необходимых для проведения проверки документов на бумажном носителе, определенных приложением к приказу на проведение проверки.

6. Этап. Проверяющими специалистами оформлялись справки, акт проверки в 2-х экземплярах, подписывались руководителем отделения (иным уполномоченным лицом).

Далее осуществлялась реализация материалов проверки, которая до настоящего времени практически не изменилась.

7. Этап. Результаты проверки докладывались руководителю Управления. При необходимости проводилось заседание Контрольного совета Управления, в т. ч. выездные заседания Контрольного совета.

8. Этап. По результатам проверки отделом внутреннего контроля готовилось указание (заключение) с рекомендациями по устранению замечаний, нарушений и повышению качества выполняемых отделением функций.

9. Этап. Отделением устранялись выявленные замечания и письмом направлялись в Управление информация об устранении.

10. Этап. ОВК проверялась полнота устранения нарушений, результаты докладывались руководителю Управления.

Такая схема проведения тематических камеральных проверок просуществовала до 2010 года.

Кроме того, опробовав дистанционный (камеральный) вид проверок и поняв насколько такой вид проверок эффективен, с 2008 года Управление перешло на 2- этапные комбинированные комплексные проверки отделений.

Технология была следующей.

На первом этапе «камеральный» или «дистанционный» анализировались и проверялись данные ППО Центр-КС и ППО СЭД, которые представлялись отделениями в Управление. Кроме того, отделением сканировались документы, которые находились на бумажном носителе, и сканкопии документов представлялись по электронной почте в Управление. Перечень представляемых документов, периоды на проведение проверки определялись приказом Управления. Первый этап длился в среднем около 5 дней.

Второй этап «выездной», в среднем длился в зависимости от размера отделения и удаленности от областного центра около 3-5 рабочих дней с учетом времени нахождения в пути. На втором этапе проверялись документы на бумажном носителе, соответствие представленных документов сканкопиям, проводилась проверка сохранности имущества, оформление материалов проверок, осуществлялось подписание справок и актов проверок, т. е. проверялись вопросы, которые невозможно проверить дистанционно.

Кроме того, проводились совещания по результатам проверок, на которых рассматривались предварительные результаты работы, где принимали участие группа проверки (или руководитель группы проверки) и заместитель руководителя или руководитель Управления.

Проблемы, с которыми сталкивалось Управление при проведении камеральных (дистанционных) проверок деятельности структурных подразделений Управления.

Несмотря на все преимущества, действующей на тот момент схемы проведения тематических камеральных проверок была не эффективна по следующим причинам:

1. Пропускной способности каналов передачи данных было недостаточно. Требовался скоростной канал передачи данных, т. к. объем передаваемых данных с каждым годом становился все больше, передача данных ППО осуществлялась несколько дней.

2. Для того, чтобы развернуть базы данных отделения, иногда элементарно не хватало свободного места на сервере Управления.

3. Отсутствовала возможность подписать материалы проверок без выезда, т. к. направление электронной почтой с подтверждением простой почтой считаем неприемлемым вариантом, на документе (акте, справке) должны стоять подписи, и все процедуры должны быть совершены своевременно, в утвержденные приказом на проведение проверки сроки.

4. Объем документов, которые мог привезти руководитель отделения, был ограничен.

5. Фактически требовался выезд специалиста (проверяемой стороны), т. е. непроизводительные затраты времени «на дорогу».

6. Теоретически существовал риск порчи или утери документов при транспортировке.

Кроме того, при проведении комплексных, комбинированных проверок отделений столкнулись со следующими проблемными вопросами:

1. Сканирование документов занимало время.

2. Достаточно большое количество вопросов (больше половины) приходилось проверять на месте, т. е. это длительный выезд, командировка, проживание и т. п.

3. Так же, как и в случаях камеральных тематических проверок:

- пропускной способности каналов передачи данных было недостаточно.

- не хватало свободного места на сервере.

Таким образом, рассчитав затрачиваемое время и объем сканированных документов от этапа сканирования документов, решили отказаться как от неэффективного, но представление электронных баз данных ППО Центр-КС и СЭД оставили.

Современный механизм проведения камеральных (дистанционных) проверок в УФК по Тюменской области деятельности структурных подразделений Управления.

Очевидно, что существовавшие в то время механизмы проведения контроля не могли устраивать ни одну из сторон. Мы искали пути решения и оптимизации проведения контрольных мероприятий. В 2011 году на территории Тюменской области прошла реорганизация Управления, результатом которой стало наличие по состоянию на 01.10.2011 в составе Управления 22 территориально удаленных отделов. В связи с изменением (сокращением) полномочий, выполняемых территориально удаленными отделами, перечень вопросов, которые необходимо проверять на «месте», также значительно сократился.

Кроме того, с мая 2011 года Управление перешло на новый современный централизованный программный продукт ППО АС ФК, который позволил просматривать практически все операции по кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы на территории Тюменской области в Управлении, а с 01.07.2012 Управление перевело всех клиентов с ППО СЭД на СУФД. Таким образом, после проведенных изменений (совершенствований) появилась возможность порядка 80 % вопросов типовой программы проверки территориально-удаленных отделов проверять дистанционно (камерально), без выезда в объект проверки.

Для того, чтобы дополнительно повысить эффективность камеральных (дистанционных) проверок, нам нужна была возможность подписания справок на расстоянии. Остро встал вопрос необходимости подписания материалов электронной подписью!

Для решения данной проблемы необходима единая платформа для всех структурных подразделений Управления, позволяющая направлять сообщения с вложениями, работающей с электронной подписью и регистрирующей все вносимые изменения. В 2011 году у нас было 2 таких платформы: ППО СЭД и LanDocs. По итогам совещания с отделом информационных систем остановились на более перспективной и подходящей под наши требования - ППО LanDocs.

Далее специалистами отдела внутреннего контроля и аудита был разработан порядок регистрации, направления и согласования материалов проверок в ППО LanDocs, и с 2011 года мы впервые опробовали провести тематическую камеральную проверку и подписать материалы электронной подписью.

Планирование контрольных мероприятий осуществляется следующим образом:

Раз в два года проводится комплексная проверка структурных подразделений Управления (1 год проверяется половина отделов, во второй год - вторая половина), а между комплексными проверками проводится тематическая по наиболее рискоемким направлениям.

В настоящее время практически все контрольные мероприятия осуществляются либо камерально, либо комбинированно, с последующим выходом на объект проверки. Выездные проверки в чистом виде в Управлении практически не проводятся.

Подробнее остановлюсь на проверках территориально удаленных отделов, как мы проводим комбинированные и камеральные проверки, т. к. как сказано выше, наиболее актуальны камеральные проверки именно в удаленных структурных подразделениях.

Анализируя эффективность проводимого контроля, мы остановились на следующей технологии проведения тематических камеральных проверок структурных подразделений Управления:

1. Изучается деятельность структурного подразделения, его размеры, объем работы, функции, полномочия и т. д.

2. Готовится приказ на проведении проверок с графиком проведения проверки. В приказе определяется период проверки, сроки проверки, тема проверки, график работы специалистов, требование о необходимости представления общей информации о деятельности проверяемого отдела от функциональных отделов (профильных), требование о допуске проверяемых специалистов к ППО в режиме просмотра, а также о предоставлении должностных регламентов сотрудников проверяемого отдела, хранящихся в отделе кадров.

3 Готовится программа проведения проверок по основным направлениям деятельности отделов, как правило, по двум направлениям:

- Кассовое исполнение федерального бюджета и исполнение бюджета Союзного государства;

- Кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта Российской Федерации (местного бюджета).

Следует отметить, что у нас разработаны 2 типовые программы: первая - для проведения тематических камеральных проверок и вторая - комплексных (комбинированных) проверок.

4. Приказ доводится с помощью ППО LanDocs до начальника проверяемого отдела, ОИС, кадров, внутреннего контроля и аудита и других заинтересованных отделов.

5. ОИС осуществляется допуск к информационным ресурсам (ППО АСФК).

6. Отделы представляют общую информацию о деятельности отдела в проверяемом периоде.

7. Отдел кадров представляет должностные регламенты проверяемых сотрудников.

8. Специалисты отдела внутреннего контроля и аудита анализируют представленную отделами информацию, а также оценку результативности деятельности государственных гражданских служащих и структурных подразделений за проверяемый период, анализируют «слабые места» отдела и приступают к собственно проверке.

9. Проведение проверки деятельности структурного подразделения, которую проводит 1 или 2 специалиста, в зависимости от объема операций, осуществляемого территориально удаленным отделом, длится в среднем около 5 рабочих дней. Причем проверяющими специалистами ряд вопросов проверяется сплошным методом, используя технологический контроль, т. е. данные выгружаются из ППО АС ФК в ППО Exel, проставляются формулы и с помощью фильтров выводятся отклонения, которые затем анализируются. По такой методике проверяются сроки представления выписок, ведомостей, протоколов и т. д. (все документы, которые мы формируем и представляем клиентам), сроки исполнения, представленных клиентами документов и т. д. Причем контроль осуществляется не в ручном режиме, а на «автомате». Также с помощью автофильтров «отсеиваются проблемные» КОСГУ (225,226, 310, 340) и далее осуществляется проверка кассовых выплат по вышеуказанным КОСГУ.

Контроль качества проведения проверки в данном случае сделать проще, так как остается «аудиторский след» в виде таблиц, перечней проверенных документов и т. д. в электронном виде (рабочий материал). Руководитель группы или начальник отдела внутреннего контроля и аудита может оперативно просмотреть, какие документы, за какой период проверены и все ли отклонения зафиксированы в справке проверки.

10. Оформление материалов проверки (акт, справки с приложениями) и направление на ознакомление и подписание электронной подписью начальнику территориального отдела в электронном виде осуществляется с помощью ППО LanDocs в соответствии с утвержденным руководителем Управления порядком. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденной приказом Федерального казначейства , лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника.

11. После подписания материалов акта проверки с приложениями процедура реализации материалов осуществляется в соответствии со стандартами, утвержденными приказом Федерального казначейства :

- готовится отчет по проверке и представляется руководителю Управления;

- при необходимости проводится Контрольный совет;

- готовится указание по проверке и направляется в объект проверки;

- объект проверки готовит и представляет План мероприятий по устранению нарушений и недостатков, отраженных в Акте по результатам проверки, устраняет выявленные замечания, готовит и представляет в Управление Отчет о выполнении плана мероприятий по устранению допущенных нарушений и недостатков, отраженных в акте по результатам проверки деятельности структурного подразделения;

- отделом внутреннего контроля и аудита анализируется представленные документы, проверяется устранение нарушений и в зависимости от результатов представляются предложения о проведении повторной проверки деятельности структурных подразделений Управления.

Отличие комбинированных проверок от камеральных заключается в следующем:

- выезд на место проверки осуществляется после камеральной (дистанционной) проверки, сроки проведения проверки территориального отдела составляют 7-8 рабочих дней, в т. ч. проверка на месте осуществляется в течение 1-2 дней, в зависимости от удаленности и объема выполняемых отделом операций (с учетом того, что ранее проверка проходила на местах до 10 календарных дней, - считаем это хорошим результатом экономии командировочных средств);

- выезд осуществляется сразу в два территориально близко расположенных друг от друга отдела на одном автомобиле, двух групп по одному или два человека, причем План контрольной деятельности на 2014 год составлен с учетом вышеуказанных критериев;

- перечень вопросов шире, включает весь спектр деятельности объекта проверки, т. е. включены и те вопросы, которые можно проверить, находясь на объекте проверки;

- оформление материалов осуществляется в обычном порядке на бумажном носителе без использования электронной подписи (в соответствии с приказом Федерального казначейства № 000).

Указанная выше схема проведения камеральных и комбинированных проверок представляется наиболее оптимальной, которая позволяет минимизировать затраты рабочего времени на подготовительные мероприятия, проведение проверки с увеличением объемов выборки, оформление материалов проверки и их реализации.

Несмотря на все положительные моменты и преимущества, которыми обладают камеральные (дистанционные) проверки, полностью отказаться от выездных проверок невозможно, т. к. существует ряд очень важных вопросов, которые могут быть осуществлены лишь на месте проверки. Для территориального органа Федерального казначейства это вопросы административно-хозяйственного обеспечения, финансового обеспечения, кадровой работы, информационно - технического обеспечения, обеспечения безопасности информации и т. п.

Вместе с тем, необходимо максимально использовать возможности действующего программного обеспечения при проведении контрольных мероприятий, в. т.ч. ППО АС ФК, Aksiok Net, LanDocs, информацию в сети интернет (при проверке государственных закупок) и т. д.

Предложения по повышению эффективности и качества контрольных мероприятий при проведении (камеральных) дистанционных проверок структурных подразделений Управления.

Перспективы работы видятся следующим образом:

1. Доработка действующих ППО в части формирования отчетов, которые будут показывать все отклонения от заданных процедур, регламентных сроков в автоматическом режиме, что, несомненно, сократит сроки контрольных процедур, позволит в режиме On-Line осуществлять контроль за операциями до «закрытия периода». Данное предложение касается информации, направляемой клиентам (выписки, ведомости, протоколы и т. д.), соответствие статусов документов в ППО АС ФК утвержденным регламентами. Необходимо максимально использовать возможности ППО и ПЭВМ. Данными режимами работы могут пользоваться как функциональные работники, так и специалисты внутреннего контроля и аудита.

2. Приказом Федерального казначейства утверждены изменения в Стандарты внутреннего контроля, который регламентирует контрольную работу «от а до я», предусматривает проведение таких видов проверок, как камеральные (дистанционные) и смешанные проверки.

Вместе с тем, документ не предполагает использование электронной подписи при проведении (оформлении) контрольных мероприятий. Отсутствие данной нормы является одной из перспектив развития процедур внутреннего контроля, т. к. позволяет более рационально использовать рабочее время (нет необходимости сканировать материалы проверки, оформлять и сканировать письмо объекту (и объектом) проверки, распечатывать все скриншоты доставки и прочтения и т. д., т. к. вся эта информация легко просматривается в ППО LanDocs и при необходимости в подтверждение может быть распечатана).

Необходимо предусмотреть в Стандартах возможность подписания материалов проверок электронной подписью.

3. Необходимо разработать собственно порядки проведения процедур проверок, прописав по каждому направлению, какой вопрос программы каким образом и в каких режимах ППО, на бумажном носителе следует проверять. Мы имели такой опыт, но, к сожалению подобного рода инструкции быстро устаревают, необходима постоянная корректировка с учетом изменения действующих нормативных документов, ППО, технологических регламентов и т. д.

4. Необходимо регулярно проходить обучение специалистов отделов внутреннего контроля и аудита по вопросам функциональных отделов, возможностям действующего ППО и т. д.

Кроме того, у каждой территории накоплен огромный опыт, с которым они могут поделиться на совещаниях, семинарах и т. д.

Начальник отдела внутреннего контроля и аудита

УФК по Тюменской области