Основные функции программы “АиТ Кадры”
Список сотрудников
Окно “Список сотрудников” может быть вызвано по кнопке Панели инструментов либо из раздела “СОТРУДНИКИ” главного меню системы.
Окно содержит список всех сотрудников организации, упорядоченный по подразделениям и по порядку табельных номеров внутри каждого подразделения.
Для каждого сотрудника в списке указывается табельный номер, Ф. И.О., занимаемая должность. Для каждого подразделения (выделенного зеленым цветом) указывается название и код. В конце списка указывается суммарное число сотрудников по предприятию.
Для поиска сотрудника в списке по фамилии (табельному номеру) необходимо ввести одну или несколько начальных букв (цифр) в окне Поиск, расположенном внизу списка; при этом курсор автоматически установится на данные выбранного сотрудника. При выборе одного из подразделений в окне со стрелкой, расположенном внизу списка, курсор автоматически установится на данные первого сотрудника в этом подразделении.
По двойному щелку мышью на фамилии выбранного сотрудника происходит открытие его кадровой карточки.
При работе со списком сотрудников доступны также следующие действия со списком и персональными карточками, вынесенные на отдельные функциональные кнопки:
По нажатию кнопки происходит удаление из базы персональной карточки выделенного курсором в списке сотрудника. Одновременно с этим удаляются из базы приказов все приказы по данному сотруднику. Поскольку при удалении никаких данных об этом сотруднике не остается, при увольнении сотрудника рекомендуется не удалять его карточку, а переносить в отдел Уволенные.
По нажатию этой кнопки в список будет добавлена карточка нового сотрудника: откроется новое окно кадровой карточки, с уже заполненным табельным номером и прочими полями - пустыми и готовыми к заполнению. Табельный номер по умолчанию будет иметь уникальное значение.
При изменении в кадровой карточке ФИО, подразделения или должности сотрудника, а также при проведении приказа о приеме на работу либо перемещении не происходит автоматического перечитывания списка сотрудников, если в момент изменения это окно было открыто. По нажатию данной кнопки сведения в окне “Список сотрудников” обновляются и курсор устанавливается на первую строку списка.
Кадровая карточка
Исходными данными для работы пакета “АиТ КАДРЫ” служат данные персональных карточек сотрудников предприятия.
Персональная карточка сотрудника содержит:
F сведения о сотруднике - персоналии, данные о работе, выполняемой ранее и в настоящий момент, паспортные данные, семейное положение, информация об образовании и т. д. ;
F журналы, отражающие историю изменений ФИО сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках.
Создание и удаление карточек сотрудников предприятия производится в режиме “Список сотрудников”. В этом окне происходит также выбор сотрудника для просмотра и редактирования его персональной карточки.
Выход из карточки без сохранения введенных изменений происходит по кнопке ОТМЕНА.
Сервисные функции справочников
Работа со справочниками стандартизирована и осуществляется с помощью функциональных кнопок.
По нажатию кнопки УДАЛИТЬ (“-”) активная (т. е. выделенная курсором) строка удаляется из списка. Удаление не производится, если ссылки на эту строку имеется в другом справочнике или в карточке.
По нажатию кнопки ДОБАВИТЬ (“+”) в конец справочника добавляется новая пустая строка. Если справочник представлен в виде двух панелей (окон), второе окно делается пустым и готовым к заполнению.
Настройка и справочники
1. Справочник подразделений
2. Справочник категорий
3. Справочник должностей
4. Справочник профессий
5. Справочник трудового стажа
6. Справочник национальностей
7. Справочник степени родства
8. Справочник иностранных языков
Справочник описывает структуру предприятия. Он содержит название и код всех подразделений.
Однако на корректировку данных этого справочника накладываются определенные ограничения: код подразделения не может быть откорректирован.
Настройка видов приказов
Создание новых и модификация существующих разновидностей приказов происходит в окне “Справочник видов приказов”, которое можно вызвать из пункта “Виды приказов” раздела СПРАВОЧНИКИ главного меню или по кнопке Панели Инструментов
В графе Тип указывается тип приказа. Они могут быть одного из пяти типов:
1. Приказ о приеме на работу. Приказ этого типа связан с внесением в кадровую карточку данных о подразделении, должности, окладе и дате приема на работу, а также обновлении журнала кадровых перемещений.
2. Приказ о перемещении. Приказ этого типа связан с внесением в кадровую карточку данных о подразделении, должности или окладе, а также обновлении журнала кадровых перемещений.
3. Приказ об увольнении. Приказ этого типа связан с внесением в кадровую карточку данных о дате увольнения
Список приказов
Деятельность кадровых служб предприятия связана с формированием различных типов приказов. Однако в рамках программы “АиТ КАДРЫ” мы рассматриваем только один их вид: кадровые приказы по персоналу.
В данном режиме существует возможность отбора приказов по условию или сочетанию условий:
$ по сотруднику (выбранному в режиме “Список сотрудников”),
$ по виду приказа (см. “Настройка видов приказов” ),
$ по интервалу дат. Установленный интервал видимости приказов запоминается при закрытии окна и воспроизводится в следующем сеансе работы в данном режиме.
Создание нового приказа
Процесс формирования нового приказа начинается по нажатию кнопки “Создать” в режиме “Список приказов”. При этом открывается новое окно - карточка создаваемого приказа.
Это окно предназначено для заполнения обязательных реквизитов создаваемого приказа:
M номер - Номер приказа может содержать любые элементы (буквы, цифры, специальные символы, разделители и т. д.), однако обязательно должен быть уникальным. При попытке ввести приказ с уже существующим номером и другой датой возникает предупреждение об ошибке.
M дата - Дата вводится в поле ввода значения. По умолчанию дата приказа устанавливается сегодняшней (системной датой), однако может быть изменена.
Карточка приказа
Просмотр и редактирование созданного приказа осуществляется в режиме “Карточка приказа”, который вызывается по двойному щелчку мышью на строке в списке приказов.
Текст приказа (примечание, основание и т. д.) может быть отредактирован вне зависимости от вида приказа.
Проведенные приказы не могут быть отредактированы и показываются только для просмотра.
Операции с приказами
Процедура проведения (закрытия) приказа проводится после того, как он подписан и заверен печатью. Проведенные приказы в дальнейшем уже не могут быть изменены или удалены. Провести приказ вторично также невозможно.
Проведение приказа происходит в режиме “Список приказов” по нажатию кнопки “Провести”.
Если тип проводимого приказа связан с изменениями в персональных данных, то эти изменения - редактирование кадровой карточки или журналов - происходят именно в момент проведения приказа.
Удаление приказа или его отдельного параграфа происходит в режиме “Список приказов” по нажатию кнопок “Удалить” или ”Удалить ”. Удалить можно только приказ, который еще не был проведен.
Печать приказа или выписки из него происходит в режиме “Список приказов” по нажатию кнопок “Печать: приказа” или “Печать: Выписки”.
Выходные документы
В программе “АиТ:/КАДРЫ” формируются несколько разновидностей выходных документов, отличающихся по содержанию, механизму настройки и формату данных.
Þ Стандартные печатные формы создаются в жестко определенном программой виде. К ним относятся печатные формы персональных журналов, реестр приказов и личная карточка сотрудника (форма Т2).
Þ Приказы являются документами, формируемыми с использованием механизма генератора отчетов. Она создаются программой согласно их описаниям (шаблонам), корректируя которые пользователь гибко изменяет форму документа и состав включаемых в него данных.
По данным кадровых карточек сотрудников может быть сформирован персональный документ-карточка стандартного вида - личная карточка (форма Т2). Создание этой отчетной формы происходит из режима “Кадровая карточка”.
Отчеты-списки представляют собой списки всех сотрудников предприятия с указанием различных данных кадровой карточки для каждого из них. Их настройка и формирование происходит в режимах “Списки сотрудников” и “Списки по приказам”, которые вызывается из одноименных пунктов раздела ОТЧЕТЫ главного меню.
