Из опыта работы архивных учреждений Удмуртской Республики по подготовке архивных справочников
Разработка системы взаимосвязанных архивных справочников принадлежит к числу приоритетных направлений деятельности архивных учреждений Удмуртской Республики и осуществляется на основании перспективных планов создания и совершенствования системы научно-справочного аппарата на г. Одной из определяющих тенденций в этом направлении является создание значительной части справочников в электронном виде или перевод их в электронный вид.
Так, ведущие государственные архивы республики – Центральный государственный архив, Центр документации новейшей истории и 17 муниципальных архивов проводят каталогизацию фотодокументов на традиционных носителях и электронных фотодокументов в рамках автоматизированных программ «Фотокаталог» и «Электронный каталог». Объем закаталогизированных документов Центра документации составляет 100 %. В рамках заполнения тематических баз данных государственными и муниципальными архивами Удмуртии также формируются предметно-тематические указатели к решениям исполкомов городских и районных советов депутатов, к протоколам партийных коллегиальных органов, именные указатели о лицах, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне годов», о лицах, осужденных Коллегией по спецделам Верховного Суда Удмуртской АССР, географический указатель по актам приема в эксплуатацию законченных строительством объектов и по другим вопросам.
Значительные результаты достигнуты по ретроконверсии архивных описей. Общий объем сведений, внесенных в раздел «Дело» отраслевого программного комплекса «Архивный фонд» по описям фондов Центрального госархива и Государственного архива социально-правовых документов УР, приближается к 100 %, по описям фондов муниципальных архивов республики составляет около 80 %. В рамках реализации мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России ( гг.)» в 2012 г. организована работа по переводу в формат электронных баз данных описей фондов Центра документации. Таким образом, по фондам большинства архивов республики уже сегодня возможен поиск информации на уровне заголовков дел в автоматизированном режиме, в том числе по большей части документов Центрального государственного архива УР (688 тыс. ед. хр.) - в режиме удаленного доступа, на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет.
Первостепенное значение в системе научно-справочного аппарата имеют архивные справочники типа путеводитель, так как они нацелены на функционирование во внешней среде, за пределами архивов и служат мощным средством ввода архивных источников в научный оборот. Наличие грамотно составленного путеводителя является важным индикатором развития системы научно-справочного аппарата к документам архива и его деятельности в целом. В связи с этим в настоящем сообщении основное внимание будет уделено вопросу разработки именно этого вида справочников.
Специалистами архивной службы Удмуртской Республики применяется подготовка, как внутриархивных, так и межархивных путеводителей, видами которых являются путеводитель по фондам архива и краткий справочник по фондам архива.
Первый путеводитель по фондам Центрального госархива УР был издан в 1990 г. (тираж – 1000 экз.) и содержал справочные данные и характеристики 877 фондов в объеме более 365 тыс. дел. Сведения о 758 фондах, менее значимых по содержанию, были отражены в Списке неаннотированных фондов.
Значительно позднее – в 2001 г. увидело свет первое научно-справочное издание о фондах Центра документации новейшей истории УР (тираж – 500 экз.). В издание включены характеристики 297 фондов (около 500 тыс. дел). В Списке неаннотированных фондов была представлена информация о 1814 фондах первичных партийных организаций в объеме более 46 тыс. дел.
Созданный в 2003 г. Государственный архив социально-правовых документов УР уже в 2008 г. издал аннотированный Краткий справочник по фондам. Издание состоит из характеристик 219 фондов объемом более 125 тыс. дел. и содержит краткие сведения о фондообразователях и аннотации документов. 19 фондов с незначительным объемом и составом документов включены в Список неаннотированных.
Состав и содержание 134 фондов и коллекций документов личного происхождения характеризуется в специализированных путеводителях государственных архивов. Путеводитель Центрального госархива УР издан в 2002 г. и содержит краткие биографические данные о фондообразователях, аннотации документов. В путеводителе Центра документации, изданном в 2011 г., в индивидуальных описательных статьях, наряду с названием фонда и справочными данными о нем, содержатся биографическая справка о фондообразователе, времени, обстоятельствах и источнике поступления документов в архив, наличии или отсутствии ограничений на их использование, фотопортрет фондообразователя. Аннотация состава фондов и коллекций проведена по описям. Описательные статьи в данных справочниках систематизированы по алфавитному признаку. В приложениях публикуются списки личных фондодержателей, документы которых не прошли описание. Путеводитель Центрального госархива УР существенно дополняют именной и предметно-тематический указатели с отсылками не к статьям путеводителя, а к документам личных фондов.
Как известно, любой комплектующийся архив должен периодически переиздавать путеводитель по мере пополнения своих фондов. В 2012 г. издан в электронном виде дополненный и переработанный путеводитель по фондам Центрального государственного архива УР. В данном электронном издании предусмотрен многоуровневый поиск фондов и документальных материалов по различным параметрам: по рубрикатору (оглавлению), указателю учреждений, организаций и предприятий, именному указателю, реализован также контекстный поиск по всему тексту электронного путеводителя. Подобная форма издания архивного справочника интересна тем, что предоставляет возможности включения его в глобальные информационные системы и регулярной актуализации информации, исключает финансовые затраты на издание путеводителя в традиционном (бумажном) формате.
Завершается работа по подготовке к переизданию путеводителя Центра документации. При подготовке новых версий путеводителей архивистами была поставлена цель проаннотировать состав и содержание всех без исключения архивных фондов, списки неаннотированных фондов не составляются. В частности, в новом путеводителе Центра документации будут представлены групповые и индивидуальные аннотации состава документов фондов партийных фракций, ячеек и первичных организаций КПСС, в целях стимулирования исследовательского интереса к использованию этой группы фондов бывшего партийного архива.
Структуризация архивных справочников государственных архивов и аннотирование документов в описательных статьях проводится в основном по производственно-отраслевому и функциональному принципам, при подготовке новых изданий использовался Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007). Степень подробности описания групп фондов и документов определяется с учетом их ценности и важности. К справочникам составляется традиционный научно-справочный аппарат и содержательные приложения.
Первым в своем роде является и Краткий справочник «Муниципальные архивы Удмуртии», подготовленный специалистами Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в 2004 г. Задача создания межархивного справочника стала актуальной после предоставления муниципальным архивам в 1990-е гг. права постоянного хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики и активного внедрения общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд». В кратком справочнике представлена информация об истории создания и деятельности, контактных данных 31 архивного отдела администраций городов и районов Удмуртии, хранивших на момент издания справочника в составе 6,5 тыс. фондов около 890 тыс. дел. В описательных статьях справочника приводится также краткая характеристика и перечень основных фондов архивов по отраслевой схеме, в т. ч. личных фондов. Кроме того, проаннотированы наиболее интересные фонды и коллекции по каждому архивному отделу, в т. ч. содержащие научно-техническую и аудиовизуальную документацию, документы по личному составу.
В настоящее время к подготовке архивных справочников, в т. ч. по фондам личного происхождения, приступили муниципальные архивы городов Сарапула и Глазова, Воткинского района.
Активизации работы в этом направлении способствует составление исторических справок (предисловий) к архивным фондам. В разделе «Архивное дело» Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на гг. в качестве одной из приоритетных задач предусмотрено продолжение формирования программного комплекса «Архивный фонд», в том числе внесение в базу данных исторических справок и аннотаций по всем фондам. На 1 июня 2012 г. общий объем исторических справок и аннотаций к фондам государственных и муниципальных архивов Удмуртии, включенным в АПК «Архивный фонд», составляет 65 %.
При подготовке архивных справочников специалистами архивной службы Удмуртии используются отраслевые нормативные и методические документы Федерального архивного агентства и Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, а также передовой опыт ряда региональных архивов. К работе по подготовке справочников активно привлекаются ученые – историки, документоведы. Обсуждение рукописей путеводителей осуществляется на заседаниях Научного совета Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
Читательская аудитория справочников по фондам архивов Удмуртии существенно расширена в результате их размещения на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» (www. *****, раздел «Архивные справочники»/ «Путеводители»).
Как видим, архивными учреждениями Удмуртской Республики накоплен определенный опыт подготовки и издания архивных справочников, учитывающий, как традиционные, так и инновационные технологии, позволяющий своевременно отражать изменения в составе Архивного фонда республики. Насущной задачей на перспективу является издание самостоятельных справочников по фондам муниципальных архивов Удмуртии.
