Система Электронного Документооборота (СЭД)

«Система Электронного Документооборота (СЭД)»

Основное назначение «системы» — создание единого информационного пространства, которое будет связывать сотрудников учреждения, центров и территориально-распределенных подразделений.

«Система» реализована на базе технологии Lotus Notes, что обеспечивает открытый характер «системы» и дает возможность решить следующие стратегические задачи:

· общекорпоративная электронная почта, обеспечивающая конфиденциальность внутреннего обмена информацией и возможность выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети;

· электронный документооборот, позволяющий решить задачи «сквозного» делопроизводства, коллективного ведения проектов, контроля исполнения решений и др.;

· информационно-справочные услуги и базы данных коллективного доступа и др.

В данный момент система активно используется во многих предприятиях и организациях РК. Проведенный анализ показал, что в СЭД работает более 12 000 пользователей, полностью реализован «сквозной» документооборот, налажен контроль за всеми поручениями по входящей и исходящей корреспонденции общества, а также по внутренним заданиям внутри компаний. По оценкам ведущих IT компаний, данная система является лучшей в своем классе на территории РК.

Центральным вопросом внедрения любой информационной системы является вопрос экономической эффективности и целесообразности внедрения ее в организации.

Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижения.

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:

Фактор 1 - Сокращение затрат на бумажные документы

Фактор 2 - Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

Фактор 3 - Ускорение информационных потоков

Фактор 4 - Изменение корпоративной культуры

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Расчет 1. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами

С экономической точки зрения внедрение систем Электронного Документооборота может дать два типа возврата от инвестиций:

· Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении,

· Косвенные преимущества.

С практической точки зрения Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

Физическое освобождение места Уменьшение затрат на копирование Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование Уменьшение затрат на бумагу Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства).

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов 6% документов безвозвратно теряются Каждый внутренний документ копируется до 20 раз На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными.

Расчет 2. Расчет возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного управления документами

Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного документооборота, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.

Для того, чтобы представить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

"Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц) Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Ниже дан расчет экономии:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7200

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в Вашей организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то Вы экономите $33000 в год.

Таким образом, экономический эффект при решении вышеназванной задачи, за счет системы ЭДО за счет технологии ведения всеми сотрудниками документов и поиск документов в масштабе предприятия составляет $330 в год в расчете на одного сотрудника при его средней зарплате $3600 в год.

Заметим, что мы везде использовали достаточно консервативные оценки, в том числе и по зарплате.

Простые расчеты показывают, что при использовании механизмов раздельного редактирования, имеющихся в ЭДО контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников.

Все получаемые преимущества напрямую могут транслироваться в увеличение оборота, уменьшение стоимости, повышение эффективности и т. д.

К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах. А если речь идет об органах государственной власти - улучшения в работе, принятия решений, обслуживании. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Расчет 3 Средний уровень достигаемых преимуществ и средний уровень сложности

К специфическим преимуществам данной категории относятся:

Улучшения в доступе к информации Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования Улучшения в контролируемости процессов

Расчет 4. Высокий уровень преимуществ и высокий уровень сложности

К специфическим преимуществам данной категории относятся:

Более быстрое и качественное принятие решений Усиление степени контроля со стороны руководства Обеспечение соответствия существующим правилам и законам Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг

Если посмотреть практически на любую организацию с точки зрения управления информацией и, в частности, "неструктурированной информации" в виде документов, то любой новый или измененный продукт может потребовать создания сотен связанных с ним документов (по оценкам от ста до тысячи новых документов в неделю). Для органов государственной власти такими "новыми продуктами" являются сами документы. Многие из связанных с основным документов сами по себе требуют контроля версий и доступа, или же требуют совместной работы и координации действий многих подразделений.

После внедрения системы организация получает полную поддержку всех делопроизводственных бизнес процессов, а именно:

Канцелярия (общий отдел, административный отдел, или аналогичное ему подразделение):

А) Ведение сквозной нумерации в журналах входящей и исходящей корреспонденции и хранением в электронных архивах всей внешней корреспонденции предприятия

Б) Вся внешняя корреспонденция предприятия, хранится в общих электронных архивах, никогда не теряются документы и в любой момент могут быть доступны

С) Архивы надежно защищены и доступ к документам определяется по регламентированным правам

Д) В рамках географически распределенного предприятия возможен «сквозной» документооборот между канцеляриями: документы, отправляемые в филиал, автоматически и гарантированно достигают адресата

Е) Автоматически ведется необходимая канцелярии отчетность

Ж) Поддержка вертикального документооборота (Приказы, Протоколы, Поручения)

З) Иерархическое представление структуры организации

Отделы контроля и мониторинга

А) Ведется автоматический контроль за исполнением документов

Б) Документы автоматически доставляются исполнителям

С) Поддерживается система заместителей

Д) Автоматически создаются уведомления о постановке документа на исполнение, о передаче документов другим исполнителям, о приближении контрольных сроков исполнения и т. д.

Е) Создаются журналы, содержащие ход работы с документом

Ж) Ведение отчетов по исполнительской дисциплине

Секретариаты (или делопроизводительные подразделения):

А) Создание по шаблонам Нормативно-Распорядительных документов, Служебных записок, Актов и т. д.

Б) Автоматизация механизмов согласования и визирования

С) Работы с документами в режиме «заместителей»

Департаменты (подразделения, отделы, конечный пользователь)

А) Коллективная работа с электронными документами

Б) Автоматическое уведомление

С) Коллективное и персональное планирование времени, ресурсов и т. д

Д) Развитые поисковые механизмы для работы с документами

Е) Надежное хранение документов в электронных архивах

Ж) Ограничение доступов к различным типам документов

З) Поддержка горизонтального документооборота (Внутренние документы, Служебные записки, Акты, и другие типы документов)

«Система» призвана обеспечить решение следующих задач:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности); оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители. Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.). Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры. Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т. д. Наличие бумажного архива большого объема. Необходимость подключения хорошо зарекомендовавших себя подсистемам массового ввода документов. Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота. Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов. Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива. Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования. Необходимость хранения изображений документов или даже распознанных копий. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов. Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота. Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Основные преимущества Системы электронного документооборота

компании «ISS LAB»

· Соответствие требованиям и ГОСТ Республики Казахстан.

· Наличие сертификата, подтверждающего соответствие Системы электронного документооборота требованиям безопасности (качества).

· Мультиязычность - поддержка государственного языка, русского, английского (любого языка, в т. ч. иероглифов).

· Быстрое переключение между русским и казахским интерфейсом.

· Работа более 12 000 пользователей одновременно.

· Адаптация «Системы» под структуру конкретного предприятия или организации.

· Гарантированное техническое сопровождение «Системы», реализуется местным центром Технической Поддержки.