Documentolog Система автоматизации работы с документами

Documentolog

Система автоматизации работы с документами

2008

Newinttech

www.

Оглавление:

Введение ……………..…………………………………………………………..………….... 3
Назначение системы ……………………………............................................................ 3
Архитектура системы ……………………………………………………………………….. 4
Основные понятия …………………………………………………………………………… 5
Поля ……………………………………………………………………………………………. 6
Шаблоны ………………………………………………………………………………………. 7
Действия ………………………………………………………………………………………. 8
Маршрут ……………………………………………………………………………………….. 9
Типы документов …………………………………………………………………………… 10
Журналы документов ……………………………………………………………………… 11
Справочники ………………………………………………………………………………… 12
Безопасность ……………………………………………………………………………… 13
Электронная почта …………………………………………………………………………. 14
Технические условия ………………………………………………………………………. 15

Введение

Сегодня трудно найти успешную компанию, в которой не возникают проблемы с управлением и хранением бумажных документов: бизнес растет, бумаги накапливаются и даже найти, не говоря об управлении, нужную информацию становится все труднее. Выход из подобной ситуации один - внедрение системы электронного документооборота. Но современные системы электронного документооборота, как правило, сложны в освоении, ориентированы на автоматизацию определённого типового набора документационных потоков и не позволяют быстро создавать абсолютно новые типы документов, в отличие от привычного бумажного документооборота. Как совместить простоту и гибкость бумажного документооборота с эффективностью и прозрачностью электронного?

Documentolog - это веб-ориентированная система автоматизации работы с документами. Documentolog поддерживает весь комплекс функций, присущих системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, совместная работа). Между тем, Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать произвольные типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. Создание новых и изменение существующих типов документов осуществляется без программирования и может выполняться бизнес-пользователями, т. е. людьми, не обладающими глубокими знаниями в области информационных технологий. Для того, чтобы успешно администрировать Documentolog, достаточно уровня опытного пользователя. Простота и гибкость системы позволяют получить эффект от её внедрения в максимально сжатые сроки, обеспечивая при этом постоянное повышение эффективности её использования. Эффект от внедрения системы заключается не только и не столько в появляющейся возможности управлять документами, сколько в том, что компания начинает управлять своими основными активами - знаниями и опытом. Ведь все, что не задокументировано, вряд ли может быть эффективно использовано в будущем. И в этом плане Documentolog предлагает уникальные возможности по сохранению и структурированию информации для её дальнейшего плодотворного использования в бизнесе.

Назначение системы

Система автоматизации работы с документами Documentolog предназначена для создания, и распространения, управления доступом и жизненным циклом документов в электронном виде. Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами, присущего традиционному делопроизводству: создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, регламентация доступа. Documentolog придерживается основных принципов, на которых базируются системы электронного документооборота:

однократная регистрация документа; возможность параллельной работы над документами; возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и назначения ответственного за исполнение документа; единая база документной и справочной информации, позволяющая исключить дублирование данных.

Помимо перечисленных функций, Documentolog является удобной платформой для автоматизации коллективной работы и документно-ориентированных бизнес-процессов, т. к. обладает следующими возможностями:

создания документов с произвольным набором атрибутов; описания маршрутов движения документов различного уровня сложности; создания внутрикорпоративных баз знаний и сетевых энциклопедий; обмена информацией между сотрудниками организации и внешним миром посредством интегрированных механизмов электронной почты.

Documentolog может с успехом использоваться в области автоматизации традиционного делопроизводства и любых бизнес-процессов, находящих своё отражение в документах (например, управление договорами, внутренними и внешним заявками, заказами на оказание услуг и пр.).

Архитектура системы

Развитие и повсеместное проникновение Интернета в нашу жизнь превращает веб-браузеры в основное приложение получения информации, в том числе приложение доступа к содержанию корпоративных информационных систем. В отечественных компаниях уже начинает формироваться традиция предоставления доступа к разнообразным типам информации своим сотрудникам, партнерам и клиентам через веб.

Базируясь на веб-технологиях, Documentolog наследует все их преимущества:

Все программное обеспечение устанавливается и настраивается только на сервере, а на клиентских машинах достаточно только браузера (программа для просмотра веб-сайтов). Documentolog поддерживает несколько наиболее распространённых браузеров. В результате существенно снижаются затраты на развёртывание программного обеспечения. А сопровождение системы сводится к управлению серверным оборудованием и, при необходимости, может быть с лёгкостью передано на обслуживание внешнему подрядчику услуг. Использование HTML (стандартный язык разметки документов) позволяет создавать документы любого формата, в т. ч полностью повторяющих бумажные аналоги, а также переопределять интерфейс самой системы. А применение современных подходов к построению веб-интерфейса (AJAX) позволило сделать работу в системе интуитивно понятной и быстрой. Главное преимущество веб-технологий – доступность. Доступ к системе возможен с различных устройств из любого места земного шара. Доступ осуществляется с применением защищённых протоколов обмена данными. Documentolog обладает высокими производительностью и масштабируемостью. Существует ряд решения, способных улучшить данные показатели до необходимого уровня (балансировка нагрузки, кэширование данных или соединений с базой и пр.).

Бизнес-логика системы не ориентирована на автоматизацию каких-либо определённых типов документов (входящих, исходящих, организационно-распорядительных и т. д.). Documentolog обеспечивает создание любых типов документов, комбинируя заданный набор инструментов и средств. Подобный подход придает системе небывалые ранее гибкость и способность подстраиваться под любые бизнес-задачи организации. И в любой момент Documentolog может быть изменён в соответствии с изменившимися требованиями бизнеса.

Основные понятия

В системе используются следующие основные понятия:

Администратор системы - пользователь системы, имеющий повышенный уровень привилегий в системе, благодаря которому этот пользователь может создавать новые типы и журналы документов и справочников, а также редактировать существующие. Под созданием и редактированием здесь понимается настройка внешнего вида, добавление и удаление полей документов, журналов и справочников, изменение их типов, настройки значений по умолчанию, задание маршрутов движения документов и пр. Помимо администратора в системе могут быть пользователи, которые, не являясь администраторами, тем не менее, обладают расширенными возможностями по сравнению с остальными. Такие пользователи могут работать с данными, доступ к которым может быть ограничен для остальных сотрудников, иметь возможность просмотра и удаления заданных типов документов, созданных в определенных подразделениях компании, и пр. Делегирование подобных привилегий осуществляет администратор системы.

Пользователь системы - сотрудник компании, который обладает правом работы в системе с созданными администратором типами документов, журналами и справочниками.

Поле - это атрибут документа, журнала или справочника. Например, в приказе о предоставлении очередного трудового отпуска в качестве атрибутов могут выступать сотрудник, который отправится в отпуск, а также даты начала и конца отпуска. В будущем, на основании этих атрибутов можно будет группировать, сортировать, находить приказы об отпуске за определенные периоды по указанным сотрудникам. Все поля типизированы, т. е. администратор системы определяет типы данных, которые хранятся в полях, например, целые числа или текстовая информация. Типизация полей позволяет контролировать правильность вводимых данных и предоставлять расширенные возможности по дальнейшей работе с заполненными полями.

Шаблон - это описание внешнего вида документа. Внешний вид документа в системе полностью настраивается администратором системы (можно изменять шрифт, фон, надписи и их расположение, вставлять таблицы, рисунки и прочие объекты).

Действия - это тип воздействия пользователя или системы на документ, которое приводит к изменению определенных свойств документа. В системе определены 8 действий, позволяющих определять широкий спектр типов воздействия пользователя или системы на документ (например, подпись, передача уведомления, согласование, постановка на контроль и пр.).

Маршрут - это путь движения документа между сотрудниками организации с описанием набора действий, которые могут выполнять сотрудники над документом на протяжении всего жизненного цикла документа. Набор действий изменяется в зависимости от того, кто из сотрудников открыл документ и состояния, в котором он (документ) находится (например, на согласовании, на подписи и пр.).

Тип документов - совокупность полей, образующих шаблон, и действий, составляющих маршрут. Documentolog позволяет создавать неограниченное количество типов документов, обеспечивающих автоматизацию практически любых бумажных аналогов.

Журнал - это сборник документов определенных типов. Журнал представляет собой таблицу, где в качестве строк выступают документы, а в качестве полей - соответствующие поля документов, настроенные администратором системы. Журналы, в свою очередь, могут объединяться в группы, что упрощает структуризацию информации.

Справочник - список определенных объектов (записей) с заданным набором атрибутов. Например, в системе определен справочник «Пользователи», в котором описываются учетные записи, предназначенные для работы в системе. В качестве атрибутов учетных записей выступают имена пользователей и их пароли, адреса электронной почты и прочие параметры. Справочники со схожей тематикой могут быть сгруппированы.

Поля

Поля являются атрибутами документов, журналов и записей справочников. Атрибутами являются, например, автор и дата создания документа, сотрудник в приказе о приёме на работу, контрагент в договоре, фамилия сотрудника в справочнике и т. д. Поля позволяют выделить атрибуты документа и осуществлять на их основе структурирование информации (группировку, сортировку или фильтрацию по полям), а также управление движением документов. Например, поле "Подпись" во внутреннем документе определяет руководителя, который должен рассмотреть документ. Это поле несет не только визуальную информацию для идентификации человека, подписавшего документ, но и предоставляет системе адресную информацию относительно одного из пунктов назначения маршрута (т. е. кому нужно будет направить документ).

Чтобы защитить документы от ввода некорректной информации, а также облегчить сам процесс заполнения полей документа, каждое поле имеет некоторый тип. Наличие типизации полей позволяет также создавать специализированные фильтры, учитывающие особенности данных, хранимых в полях. Например, для поля, хранящего дату, предоставляется фильтр, позволяющий указать не только определённую дату, но и временные периоды до и после этой даты, а также между двумя датами. Или, если выделить общую сумму договора в отдельное поле вещественного типа, то впоследствии можно будет легко найти все договора, заключённые в третьем квартале 2008-го года, сумма которых превышает 5 000 у. е. Поля бывают следующих типов:

• Целое. Поле предназначено для хранения целых чисел;
• Вещественное. Это поле используется для хранения чисел с плавающей запятой;
• Логическое. Поле используется в тех случаях, когда необходимо обеспечить выбор из двух возможных значений.
• Дата. Поле данного типа предназначено для хранения даты.
• Строка. Поле применяется для хранения последовательности произвольных символов количеством не более 256.
• Текст. В этом поле может храниться текст произвольной длины. Поле данного типа может содержать изображения, вложения в виде файлов; поддерживается возможности форматирования текста.
• Перечисление. Поле данного типа имеет ограниченный редко изменяемый список возможных вариантов значений. Например, для компании, занимающейся торговлей легковыми автомобилями с закрытыми кузовами, может понадобиться перечисление «автомашины», содержащее следующие элементы: седан, лимузин, купе, хэтчбек, универсал, фургон. Поскольку вероятность того, что появится новый тип легковых автомобилей, является достаточно низкой, для формирования списка типов рекомендуется использовать тип перечисление. Хотя можно использовать и описываемый ниже тип поля Справочник, однако функциональные возможности этого типа явно избыточны для описываемого примера.
• Справочник. Поле типа Справочник обеспечивает возможность выбора значения из какого-либо справочника системы. Например, наличие поля справочника Города позволит не вводить вручную всякий раз название того или иного города, а выбирать его из заранее сформированного справочника. Более того, в этом справочнике может содержаться разнообразная дополнительная информация по каждому городу, с которой всегда можно ознакомиться отдельно.
• Изображение. Поле этого типа предназначено для хранения изображений.
• Файл. В этом поле хранятся файлы произвольных типов. Используя этот тип поля, можно прикрепить к записи справочника или документу какой-либо файл, содержащий ту или иную дополнительную информацию.
• Структура. Поле данного типа обеспечивает возможность выбора и хранения одного или нескольких сотрудников и/или подразделений организации из ее организационной структуры.
• Документ. Поле хранит ссылки на документы. Поле обеспечивает связь, как между документами, так и между записями справочников и документами.

Шаблоны

Шаблоны определяют внешний вид документов и записей справочников. Они описывается при помощи стандартного языка разметки HTML. Создание и изменение шаблонов осуществляется как в графическом (при помощи графического редактора), так и в текстовом режимах. Благодаря наличию шаблонов в системе, можно, например, создавать документы, которые будут являться точными копиями привычных бумажных аналогов.

Действия

Действия, выполняемые над документами, в системе выделены в отдельные сущности и не являются неотъемлемыми частями того или иного типа документов. Это значит, что можно создавать типы документов с необходимым функционалом, комбинируя нужные действия. На настоящий момент в системе имеются следующие действия:
• Редактирование.Предоставляет возможность редактирования документа.
• Уведомление.Посредством электронной почты уведомляет пользователя о документе, требующем его внимания.
• Решение.Обеспечивает возможность подписи и согласования документов, создания отчетов о проделанной работе и пр. Фактически, данное действие имитирует процесс создания надписи на бумажном документе.
• Создание. Обеспечивает возможность создания документа, дочернего по отношению к тому, из которого оно вызывается.
• Регистрация. Реализует процесс регистрации документа и отнесения его к номенклатуре дел в соответствии с правилами делопроизводства.
• Контроль.Предоставляет возможность установки сроков выполнения определенных действий над документом.
• Перемещение.Перемещает документ из одной точки в другую, придавая возможность нелинейного движения документа по маршруту.
• Условие.Используется в маршруте и позволяет выполнить то или иное действие в зависимости от выполнения заданного условия.

Каждое действие имеет ряд параметров, позволяющих изменять его поведение. В качестве значений параметров могут выступать значения полей документа. Эта возможность позволяет создавать гибкие управляемые самими пользователями схемы движения документов. Доступность действий тому или иному пользователю в любой заданной точке жизненного цикла документа определяется посредством таблицы маршрута.

Маршрут

Маршрут описывает жизненный цикл документа, реализует политику делегирования полномочий на выполнение заданных действий определенным пользователям в указанные точки жизненного цикла документа, обеспечивает общее управление документом.

Маршрут документа задается таблицей маршрута. В этой таблице описываются действия, которые могут выполняться системой, предоставляться (делегироваться) пользователю для выполнения или ожидаться системой (ожидать, когда определенный пользователь выполнит определенное действие).

Маршрут разбивается на точки. Точки маршрута позволяют определить состояние документа, в котором он находится на протяжении всего его жизненного цикла. Например, «на согласовании», «на исполнении» и пр. Каждая точка маршрута (за некоторым исключением) заканчивается указанием некоего действия, выполнение которого ожидается от пользователя. Можно сказать, что маршрут разбивается на точки по временным признакам, т. е. тот момент, когда система ждет реакции от пользователя можно считать признаком окончания точки маршрута. Например, если документ должен быть вначале подписан начальником отдела, затем отправлен руководителю смежного подразделения, а от него адресован исполнителю, то в простейшем маршруте такого документа будут присутствовать следующие точки:
• на подписании (ожидается реакция начальника отдела);
• на рассмотрении (ожидается резолюция исполнителю от руководителя подразделения);
• на исполнении (ожидается отчет о проделанной работе от исполнителя).

При этом в точке «на подписании» начальнику отдела маршрутом будет предоставлена возможность подписать документ, в точке «на рассмотрении» руководителю подразделения - возможность создать резолюцию, а в точке «на исполнении» исполнителю будет делегироваться возможность создания отчета.

В то же время система должна будет выполнить ряд подготовительных действий для того, чтобы все задействованные в жизненном цикле документа сотрудники могли выполнить свою работу. Например, после создания резолюции руководителем подразделения уведомить исполнителя о данном факте.

Типы документов

Совокупность шаблона и маршрута образует тип документа. На основании определенных типов документов пользователи создают конкретные экземпляры документов. Каждый тип документа может принадлежать определенному журналу. Зайдя в нужный журнал, пользователь может получить доступ к созданным ранее документам (если это позволяют правила безопасности) или создать новый документ.

Documentolog поддерживает ведение версий документов и их типов. Каждый раз, когда пользователи изменяют содержимое документа или администратор редактирует тип документа, создается новая версия. В будущем всегда можно отследить все изменения, вносимые в тот или иной документ (тип) и при необходимости вернуть документ к прежнему состоянию.

Журналы документов

Работа с документами осуществляется из журналов. К одному журналу может принадлежать несколько типов документов. Если документ не принадлежит ни к одному журналу, создание документа возможно только из другого документа при помощи действия «Создание».

Журнал, в принципе, представляет собой таблицу. Эта таблица может содержать произвольное количество полей, которым можно сопоставить однотипные поля из типов документов, принадлежащих данному журналу. Журнал имеет ряд специальных полей, таких как автор документа, подразделение, в котором был создан документ, тип документа, его состояние (или точка маршрута), регистрационный номер документа, дата его создания и время изменения. Поля журнала могут быть отсортированы, сгруппированы, к ним может применяться фильтрация по значениям. Имеется возможность скрытия некоторых полей журнала в таблице (представлении) и использование таких скрытых полей для группировки. Сама группировка может быть как одно-, так и многоуровневой.

В системе существует специальный журнал «Формирование дел», в котором собираются документы, отнесенные к делам на основании принятой в организации номенклатуры дел.

Справочники

Неотъемлемой частью системы Documentolog являются справочники. Администратор системы имеет возможность создать любой справочник с произвольным набором полей и использовать этот справочник в качестве поля в любом типе документа, журнале или другом справочнике.

Для настройки отображения (представления) записей справочников используется шаблон, в котором можно задать любой внешний вид, включая возможность вставки графики, задания шрифтов, начертаний, цветов, расположения полей и пр.

Каждое поле в справочнике имеет настройки, которые позволяют включить группировку, сортировку и фильтрацию по данному полю, определить видимость поля в таблице (представлении) справочника, указать признак обязательности заполнения поля, значение по умолчанию и ряд других атрибутов, изменяющихся в зависимости от типа поля.

Организационная структура предприятия находит свое отражение в одноименном специализированном справочнике системы Documentolog. Структура представляет собой иерархическое дерево, обладающее неограниченным количеством уровней вложенности. К ветвям этого дерева присоединяются справочники подразделений и должностей. На основе структуры выстраивается система безопасности. Субъектами системы безопасности (теми, кому устанавливаются права доступа на справочники, документы, журналы) выступают не конкретные сотрудники, а ветви структуры. Благодаря такому устройству модели безопасности значительно упрощаются процессы ротации кадров и передачи дел новым сотрудникам. При оформлении нового сотрудника на должность, ранее занятую другим человеком, он сразу получает доступ ко всем данным, с которыми работал его предшественник. Если же сотрудник переходит на новую должность, то, как только этот переход будет отражен в структуре, он потеряет доступ к данным, с которыми он работал на прежней должности.

Безопасность

Доступ пользователей к документам и справочникам строго регламентирован. Система безопасности, если ее не настраивать специально, предоставляет доступ только к тем документам, которые

пользователь создал самостоятельно; были переданы пользователю при помощи действия «Уведомление» (т. е. переданы на рассмотрение, визирование, исполнение и пр.).

Доступ же к справочникам и журналам без дополнительных настроек не предоставляется.

Настройка прав просмотра справочника, редактирования и удаления существующих записей, а также добавления новых осуществляется администратором системы. Администратор может определить может ли пользователь (или подразделение) вообще видеть тот или иной справочник, предоставить ему права на добавление/удаление записей или разрешить редактировать существующие записи.

Чтобы избавить пользователя от возможности видеть все имеющиеся в системе журналы документов (их может быть неограниченное количество), администратор может определить журналы, которые необходимы конкретному сотруднику или подразделению, и предоставить доступ только к ним. Возможность ограничения количества журналов, которые будут видны в меню «Документы» (все журналы, которые может просматривать пользователь, находятся в этом меню), нужна только для того, чтобы скрыть данные, не нужные пользователю. Согласитесь, что сотруднику, который занимается продажами, совсем не обязательно видеть журналы документов отдела снабжения компании. Наличие «чужих» журналов приведет к тому, что найти документы отдела продаж будет сложнее, что приведет к снижению производительности труда. Причём, заметим, что в данном случае речь не идет о безопасности информации. Потому что, даже имея доступ к журналу, невозможно просмотреть список документов, которые в нем находятся, не являясь автором документов, не получив их для просмотра (при помощи действия «Уведомление») или если такой доступ не был настроен администратором.

Определённым лицам внутри компании требуется доступ к каким-либо однотипным документам или документам какого-либо определенного сотрудника или подразделения. Так, например, руководителю отдела вполне разумно предоставить доступ ко всем документам, созданным во вверенном ему подразделении, вне зависимости от того передавались ему эти документы (посредством действия «Уведомление») или нет. А сотруднику отдела кадров может понадобиться возможность просмотра всех кадровых документов, невзирая на то, кто из его коллег создал тот или иной документ. К счастью, администратору системы для того, чтобы удовлетворить подобные потребности потребуется всего несколько щелчков мышью. Ведь Documentolog позволяет настраивать права доступа определенных лиц к заданным типам документов на основании того, кем и где был создан каждый конкретный экземпляр документа. Что касается действий, которые пользователь может выполнить над документом (к примеру, отредактировать или завизировать), то они определяются в маршруте.

Электронная почта

Для обмена сообщениями между сотрудниками компании и уведомлении их о наличии документов, требующих внимания, в системе применяется электронная почта. У каждого пользователя есть свой собственный почтовый ящик. С целью упрощения системы в ней отсутствует собственный почтовый сервер, поэтому электронная почта работает только внутри компании. Однако можно использовать возможности любого внешнего почтового сервера (например, ***** или ). Для этого нужно каждому пользователю указать почтовые параметры (адрес сервера, имена и пароли доступа) в своем профиле (эту процедуру может проделать и администратор). Documentolog будет регулярно подключаться к почтовому серверу, проверять наличие свежей корреспонденции, и отправлять письма, созданные пользователем в системе. При наличии новых писем, они будут автоматически приняты и помещены в почтовый ящик пользователя. Создаваемые пользователем письма будут отправляться от его имени с указанного почтового сервера.

 Технические условия

Documentolog может работать под различными операционными системами. Рекомендуемой операционной системой является Linux. Для работы необходим веб-сервер Apache с поддержкой PHP (версии не ниже 5.2). В качестве системы управления базой данных выступает PostgreSQL (версия от 8.1).

Помимо рекомендуемой операционной системы, Documentolog может работать на базе любой альтернативной, которую поддерживает вышеперечисленное системное программное обеспечение.

При количестве рабочих мест до 50 в качестве сервера может выступать простая рабочая станция с современным многоядерным процессором и памятью не менее 2 ГГб.

На рабочих местах могут использоваться любые операционные системы, поддерживающие работу с одним из нижеперечисленных браузеров:

Mozilla Firefox (версии 3 и выше), Microsoft Internet Explorer (версии 7 и выше), Opera (версии 9.5 и выше).

Особых требования к клиентским компьютерам не предъявляется (процессор не хуже Intel Pentium 4, память не менее 512 Мб).