Отдел обеспечения сохранности документов
Заведующий отделом –
Телефон отдела: 8 (021
Основные задачи отдела:
определение основных направлений и анализ работы архива по обеспечению сохранности и государственному учету документов, подготовка предложений по их совершенствованию;
организация хранения и обеспечение сохранности документов;
государственный учет документов архива;
изучение передового опыта в области обеспечения сохранности и государственного учета документов, внедрение его в практику работы отдела, архива;
организация и руководство работой архивохранилищ.
Направления деятельности отдела:
готовит предложения к проектам целевых комплексных программ, перспективных, текущих планов работы архива по профильному отделу направлению, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;
осуществляет хранение и рациональное размещение документов архива;
обеспечивает рациональное использование площадей архивохранилищ и оборудования;
обеспечивает создание и поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, режим доступа в хранилища, соблюдение правил пожарной безопасности в них;
участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния, создание страховых копий и фонда пользования, создании автоматизированных банков данных по документам архива;
организует в случае необходимости дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию помещений архивохранилищ;
организует и координирует проведение санитарных дней в архивохранилищах;
определяет очередность проведения проверок наличия и состояния документов, организует и координирует эту работу в архивохранилищах;
организует и контролирует работу по оценке и учету физического состояния документов, в т. ч. страхового фонда и фонда пользования;
организует и координирует работу по подготовке документов к реставрации, переплету, восстановлению угасающих текстов, созданию страхового фонда и фонда пользования;
организует и координирует работу по оформлению дел;
организует и проводит комплекс работ по выявлению, учету и сохранности особо ценных дел;
обеспечивает соблюдение правил выдачи документов. Контролирует соблюдение правил сохранности выданных документов, их современное возвращение в архивохранилища;
по установленным формам осуществляет государственный учет документов и всех изменений в составе и объеме фондов по архиву в целом и в каждом архивохранилище, в т. ч. ведет учет непрофильных, неописанных, особо ценных документов, музейных экспонатов;
организует и контролирует работу по учету и розыску необнаруженных документов;
представляет сведения о составе и объеме фондов архива;
совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и экспертизы ценности документов рассматривает вопросы фондирования документов архива;
совместно с отделами госархива участвует в работе по обеспечению централизации и преемственности системы учета документов, хранящихся в государственном архиве и архивах учреждений, предприятий и организаций - источников комплектования;
осуществляет прием документов на хранение, распределяет их по архивохранилищам, контролирует физическое состояние принимаемых документов;
проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты;
в установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги;
анализирует состояние работы по обеспечению сохранности и учету документов архива, готовит предложения по ее совершенствованию;
осуществляет мероприятия по организации труда в отделе;
проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки в отделе, готовит предложения по результатам анализа;
организует подготовку и проведение совещаний по профильным отделу направлениям;
сотрудники отдела участвуют в работе экспертно-методической комиссии архива, вносят на ее рассмотрение вопросы развития архивного дела по профильным отделу направлениям, готовят материалы к обсуждению, осуществляют контроль за выполнением принятых решений.
