ПОГОДЖЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії _____________ № ________ |
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в ДПтС України
2
Продовження додатка 17
За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
Постійного | |||
Тривалого (понад 10 років) | |||
Тимчасового (до 10 років включно) | |||
Усього |
Заступник начальника департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення ___ ____________ 20__ р. | ______________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Підсумкові відомості передано в галузевий державний архів
Найменування посади особи, | | |
___ ____________ 20__ р. |
Додаток 18 |
Державна пенітенціарна служба | ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Державної пенітенціарної служби |
АКТ
| ___________ _________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище) МП |
__________ № ____________ | _____ ____________ 20__ р. |
м. Київ | |
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду |
На підставі _____________________________________________________________ |
№ | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або останні дати справ | Номери описів (номенклатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Разом ______________________________________________ справ за ___________ роки |
Найменування посади особи, яка проводила експертизу | ____________ | _________________________ | |
__ _______ 20__ р. |
| ||
2 Продовження додатка 18 |
| ||
| ПОГОДЖЕНО |
| |
| Протокол засідання |
| |
| ____________ № _______ |
| |
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _____________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією галузевого державного архіву (протокол від ___ ____________ 20__ р. № ___________) Документи в кількості ________________________________ справ |
Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи | _____________ | _________________________ |
___ ____________ 20__ р. |
Додаток 19 |
Державна пенітенціарна служба ________________________________________________________________________________ |
|
ОПИС № _________
_________________________________________________________________
(назва розділу)
№ | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| У цей опис включено __________________________ справ з № __________ по літерні номери ___________________ пропущені номери ________________ |
| ||
Найменування посади укладача опису | __________ (підпис) | _________________________ |
|
|
___ ____________ 20__ р. |
|
| ||
ПОГОДЖЕНО Заступник начальника департаменту організаційно-аналітичного, документального та правового забезпечення _________ __________________________ | 2 Продовження додатка 19 | |||
___ ____________ 20__ р. |
| |||
|
Передав _______________________________________________ справ |
Найменування посади | | |
___ _________ 20__ р. |
Прийняв __________________________________________________________ справ |
Керівник архіву | ______________ | __________________________________ |
___ __________ 20__ р. |
* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** Передаються разом із справами служби діловодства.
Додаток 14 |
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Реквізити | Пояснення до заповнення |
1 | 2 |
Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
Автор (кореспондент) | під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування органу виконавчої влади (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування органу виконавчої влади (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування органу виконавчої влади |
Дата документа | дата, що проставляється на документі органом виконавчої влади – автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі – картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами) |
Індекс документа | індекс, присвоєний документу органом виконавчої влади – автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається |
Дата надходження | дата надходження документа до ДПтС України переноситься на картку з реєстраційного штампа |
Індекс | індекс, присвоєний вхідному документу ДПтС України – одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
Резолюція | переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
Відповідальний виконавець | прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону |
2
Продовження додатка 14
1 | 2 |
Строки виконання | проставляється число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді |
Позначка про виконання | короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді |
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
