МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ХЕРСОНСЬКІЙ ОБЛАСТІ
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ НА ТЕМУ:
«Облік та зберігання юридичної літератури, збірників актів законодавства, видань кодексів, періодичних видань»
Херсон - 2013
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник начальника
Головного управління юстиції
у Херсонській області
__________
«__» _______ 2013 р.
Головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції, районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні і міжрайонні управління юстиції здійснюють облік офіційних друкованих видань: «Офіційний вісник України», «Офіційний вісник України. Із змінами», «Відомості Верховної Ради України», підтримують у контрольному стані та зберігають акти, що опубліковані в них: Конституцію України, кодекси України, акти Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, акти Міністерства юстиції України, нормативно-правові акти міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, зареєстровані у Міністерстві юстиції України, міжнародні договори. Зазначені органи ведуть у контрольному стані «Систематичне зібрання чинного законодавства України» та «Кодекси України» систематичну картотеку законодавства України відповідно до Класифікатора галузей законодавства.
Територіальні органи та установи юстиції обліковують акти законодавства України за видами з офіційних друкованих видань у журналах обліку; здійснюють облік та зберігання газет «Урядовий кур’єр», «Голос України», відстежують інформацію щодо офіційного оприлюднення актів законодавства України в цих виданнях.
Акти законодавства України, спеціальна юридична література, електронні інформаційні правові системи, що зберігаються та використовуються в органах та установах юстиції, становлять інформаційний фонд. Інформаційний фонд складається з:
- документального фонду актів законодавства;
- бібліотечного фонду юридичної літератури, періодичних видань (далі - бібліотечний фонд);
- електронного фонду нормативно-правових актів.
Основним для територіальних органів та установ юстиції є бібліотечний фонд, який представляє собою упорядковане зібрання актів законодавства, книг, періодичних видань, публікацій, статей та інших документів, що комплектуються органами юстиції.
Юридична література, збірники актів законодавства, кодекси, газети, журнали - все це можна об`єднати одним словом - видання.
Видання - це сукупність різноманітних за формою, змістом, зовнішнім виглядом, обсягом, характером інформації, структурою, періодичністю та призначенням видань, випущених видавцем або групою видавництв за певний часовий період.
Характерною ознакою, що розділяє видання на групи, є їх періодичність. Періодичність означає регулярність випуску видань, що визначаються кількістю його чисел чи випусків за певний проміжок часу.
У цьому контексті видання розділяються на неперіодичні та серіальні.
- Неперіодничне видання - це видання, яке виходить одноразово, продовження якого не передбачене. Перш за все це листівки, брошури та книги. Також до неперіодичних видань належать і книжкові видання у двох чи багатьох томах, або в двох чи кількох частинах.
- Серіальне видання - це видання, яке виходить протягом певного часу, має спільну назву, однотипне оформлення, дату чи нумерацію випусків. Серіальне видання, у свою чергу, поділяється на два підвиди: періодичне і продовжуване.
Періодичне видання - це підвид серіального видання, що постійно виходить з певною часовою періодичністю (один раз у квартал, місяць, тиждень, через день, щоденно і т. д.) з наростаючою нумерацією, з неповторюваним інформаційним матеріалом, під однією назвою, в однотипному художньому оформленні.
Продовжуване видання - виходить у світ без чітко визначених наперед проміжків часу, а за мірою накопичення та редакційно-видавничої підготовки матеріалів, однак, має свою нумерацію і типове художньо-технічне оформлення.
Періодичні і продовжувані видання мають власний типологічний ряд. Його головними складовими є: газета, журнал, бюлетень, календар.
Газета - це періодичне видання, що має постійну назву, виходить через короткі проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, оперативну інформацію, різножанрові текстові та зображувальні матеріали.
Журнал (часопис) - це періодичне зброшуроване видання, що має постійну назву, виходить через триваліші проміжки часу, містить, відповідно до своєї програми, різноманітні матеріали як інформаційного, так і аналітичного характеру, зазвичай у обкладинці.
Бюлетень - видання оперативного характеру з постійними рубриками (періодичне або продовжуване), що містить різноманітні матеріали організації-засновника. Слово «бюлетень» походить від французького bulletin, що первинно означало записку, аркуш.
Календар - періодичне або неперіодичне видання, в якому в чіткій послідовності зазначаються дні, тижні, місяці конкретного року, а також вміщується різноманітна інформація, що має безпосереднє відношення до тієї чи іншої дати.
Періодичні видання, книги, брошури, що містять інформацію правового характеру, видання з питань законодавства, довідкові та методичні посібники, а також інша спеціалізована література - це інформаційна підтримка, що необхідна органам та установам юстиції для виконання власних функцій. Облік та збереження відповідної літератури є обов’язком осіб, що здійснюють кодифікаційно-довідкову роботу в органах та установах юстиції, а керівники цих органів повинні створити необхідні умови для належного здійснення цього обов’язку працівниками.
Облік літератури напряму залежить від строку її корисного використання. Залежно від строку використання придбана література може або обліковуватися у складі основних фондів як бібліотечні фонди, або знайти відображення тільки в аналітичному обліку зі списанням витрат на придбання до складу витрат. Отже, критерієм обліку є строк корисного використання - один рік або операційний цикл (якщо він більше року).
Книги, брошури, збірники актів законодавства, довідкові та методичні посібники мають переважно корисний строк використання понад рік, тому їх слід обліковувати у складі необоротних матеріальних активів як бібліотечні фонди.
Проте слід відзначити, що бухгалтерський облік юридичної літератури дещо відрізняється від його обліку працівником, відповідальним за кодифікаційно-довідкову роботу.
Так, працівники бухгалтерії при здійсненні обліку літератури спираються на вимоги Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 27.04.2000 № 92; Інструкцію по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 № 69, інші нормативно-правові акти, що регулюють питання бухгалтерського обліку. Працівники органів юстиції, відповідальні за збереження цієї літератури при її обліку використовують рекомендації Головного управління юстиції та Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 15.04.2010 № 31/5.
Крім того, облік та користування бібліотечним фондом в органах юстиції здійснюється відповідно до Закону України від 27.01.1995 № 32/95-ВР «Про бібліотеки і бібліотечну справу» та наказу Міністерства культури і мистецтв України від 05.05.1999 № 000 «Про затвердження Типових правил користування бібліотеками в Україні».
Для здійснення обліку літератури відповідальним працівником, в управлінні юстиції, відділі РАЦС, ДВС, державній нотаріальній конторі мають бути заведені два журнали обліку. Література в них реєструється в залежності від її типу (неперіодична, серіальна) та способу отримання (безпосередньо в Головному управлінні за підписом чи накладною або по пошті за передплатою).
Журнал, в якому повинні реєструватися неперіодичні видання отримані в Головному управлінні юстиції має назву «Книга обліку літератури».
Форма цього журналу для державних нотаріальних контор передбачена Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 000/5, а саме: додатком 29 до цих Правил. Згідно з зазначеним додатком книга обліку літератури повинна містити інформацію про номер за порядком, дату реєстрації; від кого і за яким документом надійшла література; автора і назву книги; рік видання; вартість книги; відмітку про вибуття; примітки. Додатком 29 Правила були доповнені згідно з наказом Міністерства юстиції України від 16.11.2009 № 000/5. Відповідна форма повинна застосовуватися з 01.01.2010.
До 2009 року конкретної форми відповідного журналу передбачено не було, а для інших органів юстиції (окрім державних нотаріальних контор) вона не передбачена й дотепер. В той же час Головним управління юстиції (на той час ще обласним) були розроблені рекомендації по його оформленню. Ці рекомендації відносилися не лише до державних нотаріальних контор, а й до всіх органів юстиції області. Вони повинні застосовуватися й тепер, але лише управліннями юстиції, їх відділами РАЦС та ДВС.
Кодекси України, збірники актів законодавства, інші періодичні видання, що надходять до органів юстиції за передплатою, повинні обліковуватися у журналі обліку, який коротко можна назвати «Журнал обліку періодичних видань». Облік періодичних видань та збірників актів законодавства може здійснюватися за допомогою відповідного журналу обліку як окремо по виданнях, так і без відповідного розподілу. При здійсненні обліку збірників актів законодавства, видань кодексів цей журнал повинен містити інформацію про найменування, рік видання, видавництво, дати контрольного стану надрукованих в збірнику текстів актів або кодексів. У разі окремого обліку по виданнях, графи «Найменування» та «Видавництво» у журналі обліку періодичних видань можуть бути відсутніми. Зазначена інформація може міститися на початку сторінки, на якій здійснюється облік відповідного видання.
При заповненні журналу обліку періодичних видань слід пам’ятати, що у графі «Дата отримання» зазначається дата, коли відповідне видання надійшло до органу юстиції, а у графі «Дата контрольного стану текстів актів» - або дата випуску відповідного видання, або дата, зазначена у самому виданні («станом на:»). У разі, коли видання підтримується в контрольному стані за допомогою комплектів змін, які також надходять за передплатою, у розділі «Дата контрольного стану текстів актів» має бути зазначено: «В контрольному стані підтримується постійно».
При здійсненні окремого обліку періодичних видань, що не є збірниками актів законодавства або кодексами України, застосовувати графу щодо контрольного стану недоцільно.
Обидва журнали повинні бути прошнуровані, пронумеровані, скріплені підписом керівника та печаткою відповідного органу юстиції.
Як юридична література, отримана в Головному управлінні юстиції, так і періодичні видання, отримані за передплатою (окрім газет) мають містити на першій та сімнадцятій сторінках штамп відповідного органу юстиції з зазначенням на ньому дати отримання та номеру, присвоєному за відповідним журналом обліку.
Юридична література, яка придбається працівниками органу юстиції за власні кошти, не обліковується, штамп органу юстиції не ставиться.
Відповідальність за своєчасне комплектування й збереження актів законодавства і юридичної літератури покладається на фахівців, які ведуть роботу з обліку й систематизації законодавства. Для цього керівником відповідного органу юстиції видається наказ про призначення особи, відповідальної за збереження юридичної літератури. З цією особою укладається договір про матеріальну відповідальність за збереження юридичної літератури, який підписується начальником Головного управління юстиції.
Контрольні екземпляри актів законодавства, юридичні видання, офіційні друковані видання («Офіційний вісник України», «Офіційний вісник України. Зі змінами», «Відомості Верховної Ради України», «Систематичне зібрання чинного законодавства України», «Кодекси України» і т. п.) зберігаються, як правило, у службових приміщеннях осіб, які ведуть їх облік. Періодичні видання минулих років, що не використовуються в роботі, можуть зберігатися в архівній кімнаті.
Видача юридичної літератури, періодичних видань працівникам відповідного органу юстиції здійснюється з зазначенням цього факту у журналі обліку юридичної літератури, виданої працівникам. Працівник, що її отримав, повинен розписатися у журналі за всі отримані видання. Після повернення, відповідні відмітки також робляться у цьому журналі.
При звільненні працівника, відповідального за кодифікаційно-довідкову роботу, нормативна база та юридична література (бібліотечний фонд) за актом приймання-передачі передаються працівникові, на якого наказом покладаються відповідні обов'язки. При складанні цього акту обов’язково проводиться інвентаризація юридичної літератури.
Інвентаризація проводиться відповідно до вимог Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України Міністерства фінансів України від 30.10.1998 № 90.
Дані інвентаризації записуються в окремому інвентаризаційному описі, за місцезнаходженням літератури і осіб, відповідальних за її зберігання. Цей опис складається в двох примірниках. При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.
Опис підписується головою та всіма членами інвентаризаційної комісії. Матеріально відповідальні особи в кінці кожного інвентаризаційного опису розписуються про перевірені комісією і занесені в опис цінності (літературу). У разі зміни матеріально відповідальної особи в описах особа, яка прийняла цінності, розписується про їх отримання, а та, яка здала, - про їх здачу.
Відповідно до пункту 13.5 Інструкції при інвентаризації бібліотечних фондів інвентаризаційною комісією визначається спосіб проведення інвентаризації; виявляються помилки, що допущені при шифруванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також встановлюється заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляються дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи бібліотеки в цілому, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо.
У разі встановлення факту відсутності документа проводиться його розшук у строк, визначений правилами користування бібліотекою щодо користування документом читачем, але не більше тридцяти днів.
Слід пам’ятати, що інвентаризаційна комісія несе відповідальність за:
- своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;
- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.
Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.
Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.
Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. Відповідальність за організаціюзж інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.
Відділ систематизації законодавства,
правової освіти та роботи Головного
управління юстиції у Херсонській області
