Зміст (стр. 11 )

Спочатку необхідно буде вибрати зі списку об’єкт автоматизації та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій буде формуватися довідник інвентарних об’єктів. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Щоб додати новий запис у цей довідник, необхідно натиснути на кнопку “Новий об'єкт” у верхній частині вікна. Програма очищає всі поля на формі та установлює курсор на поле для заведення інвентарного номеру об’єкту. Нумерація основних засобів може відбуватися автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останнього заведеного інвентарного об’єкту, і цей номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до . Далі необхідно завести найменування цього об’єкту, та послідовно вказати всі інші визначені реквізити, підтверджуючі кожне заведене значення натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор буде переміщатися на наступне поле для вводу на формі.

Всі реквізити довідника інвентарних об’єктів згруповані на декількох закладках, з основними та додатковими даними, а на закладці про рух об’єкта відображається вся інформація по переміщенню та інших подібних операціях для даного інвентарного об’єкта.

На закладці «Основні дані» потрібно вказати такі дані: первісну вартість інвентарного об’єкту на початок місяця, за який буде сформовані початкові залишки основних засобів; знос під час заведення довідника; ліквідаційну вартість об’єкту; початок та кінець експлуатації (початок періоду вказується у вигляді «ГГГГММ», де «ГГГГ» - рік, «ММ» - місяць); строк експлуатації інвентарного об’єкту у роках і місяцях; залишкова вартість на 01.04.2011 року; новий строк експлуатації, який встановлено підприємством після 01.04.2011 року, також у роках і місяцях (це довідкова інформація, вказується за необхідністю); рік випуску інвентарного об’єкту; група основних засобів, до якої належить об’єкт, та метод нарахування амортизації (вибираються з відповідних списків); початок та кінець періоду для нарахування амортизації (початок періоду вказується у вигляді «ГГГГММ», де «ГГГГ» - рік, «ММ» - місяць, що не може бути більшим, ніж місяць, в якому будуть формуватися залишки; якщо не має необхідності використовувати кінець періоду для нарахування амортизації, для цього реквізити потрібно вказати нульове значення); балансовий рахунок по якому обліковується даний інвентарний об’єкт та рахунок для амортизації; передбачуваний обсяг виробництва для нарахування зносу по виробничому методу; ознаку нарахування амортизації по даному інвентарному об'єкту; ознаку того, що нарахована амортизація по бухгалтерському обліку також враховується і для податкового обліку. Коди рахунків можна заводити або вручну, якщо користувач їх пам’ятає, або натиснути на кнопку, що знаходиться праворуч від поля для заведення цих реквізитів. При цьому на екрані відкриється стандартне для даної програми вікно для вибору необхідного рахунка, в якому у вигляді дерева будуть представлені всі визначені у відповідному довіднику рахунки та субрахунки, що відображаються у вигляді окремих вузлів на декількох рівнях. Користувачу залишається тільки позначити потрібний рядок в дереві та підтвердити свій вибір, натиснувши кнопку «Ок».

На закладці «Додаткові дані» необхідно вказати наступні ознаки та реквізити: ознаку основних фондів (виробничі чи невиробничі); ознаку власності на об’єкт (власний чи орендований); ознаку подільності громадського майна (подільне чи неподільне); ознаку стану об’єкта (експлуатується, законсервований, ліквідований, ремонтується, проданий, дообладнується); місце знаходження об’єкту; категорію основних засобів; коментар; опис (характеристики) об'єкта; ознаку, що даний об’єкт отримано безкоштовно. Всі ознаки вказуються шляхом встановлення потрібної позначки у відповідних групах залежних перемикачів, а місце знаходження та категорію основних засобів вибирають зі списків.

На закладці «Рух об’єкту» у вигляді таблиці відображається інформація по переміщенню даного об’єкту. В цій таблиці буде зазначені рік, місяць та найменування проведеної операції, номер і дата документа, зміна первісної вартості та зносу по бухгалтерському обліку, зміна первісної вартості та зносу для податкового обліку.

Кнопка «Знищити» дозволяє вилучити поточний запис з довідника інвентарних об'єктів. Кнопка “Редагувати” переводить довідник в режим редагування, щоб користувач мав змогу змінити раніше заведені дані для поточного об'єкту. Кнопка “Записати” зберігає внесені зміни в базу даних після додавання в довідник нового запису чи редагування існуючого.

Для управління записами в довіднику інвентарних об’єктів служить навігатор, який дозволяє переміщатися з одного запису до іншого. Для більш зручного перегляду цього довідника на екрані, можна перевести вікно у режим таблиці, скориставшись відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна, або аналогічними рядками в пункті меню „Вигляд”.

Дані по інвентарних об’єктах в даному довіднику можна переглядати як для конкретної матеріально-відповідальної особи, так і одразу по всіх особах, натиснувши для цього кнопку «Всі». Крім того можна обмежити перегляд об’єктів як по окремому рахунку, або по окремій групі основних засобів, за допомогою відповідних списків у верхній частині форми.

Кнопка «Друк інвентарної картки» дозволяє надрукувати картку для поточного інвентарного об’єкту, а встановивши ознаку відповідну ознаку можна надрукувати всі картки по обраній матеріально-відповідальній особі.

Щоб роздрукувати перелік інвентарних об’єктів в цьому довіднику на принтері чи продивитися його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. При друці даного переліку враховуються вказана матеріально-відповідальна особа (по одній чи по всіх), та вибраний рахунок і група основних засобів.

5.10.6. Довідник операцій для обліку основних засобів

Цей модуль програми призначений для формування довідника операцій для обліку основних засобів. Ці операції використовуються при заведенні первинних документів по руху основних засобів та формування проводок по них. З комплексом програм вже надається довідник з переліком основних таких операцій, але при необхідності він може коректуватися чи доповнюватися самим користувачем. Даний довідник єдиний відразу для всіх об’єктів автоматизації.

Для того, щоб додати нову операцію в цей довідник, потрібно скористатися кнопкою “Нова операція”, яка знаходиться в верхній частині екранної форми. При цьому програма очищає поля та встановлює курсор на поле для заведення коду операції. Цей код програма формує автоматично, шляхом збільшення заведеного раніше максимального коду на одиницю. Код повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999. Далі необхідно завести найменування операції, в залежності від самої операції вказати ознаку руху по надходженню (ввід в дію нових об’єктів, модернізація, надходження при інвентаризації, безоплатне надходження, внутрішні переміщення, дооцінка, внутрісистемне переміщення) або ознаку руху по видатку (ліквідація, продаж, безоплатна передача, нестача, кража, пожежа, повінь, внески до статутного капіталу, уцінка, внутрішні чи внутрісистемні переміщення), та ознаку нарахування ПДВ по цій операції.

Нижче панелі з найменуванням операції, на екранній формі розташована ще одна панель для заведення переліку проводок для поточної операції. Для кожної проводки необхідно вказати номер проводки (унікальне ціле число у діапазоні від 1 до 999, яке формується автоматично шляхом збільшення максимального заведеного раніше номеру на одиницю), коментар для проводки, коефіцієнт (вказується лише у випадку, коли сума по проводці складає тільки деяку частину від обраної загальної суми по документу, в іншому випадку це значення повинно дорівнювати одиниці), ознаку довідкової проводки (проводки, що позначені як довідкові, не використовуються для формування відомостей в бухгалтерську обліку, а лише відображаються в документах для більшої наочності), рахунок, статтю та аналітику для дебетової частини, рахунок, статтю та аналітику для кредитової частини, ознаку підсумкової суми по документу (вибрана сума стане сумою по проводці). Кожне заведене значення краще підтверджувати натисканням на клавішу {ENTER}, при цьому курсор буде переміщатися на наступне поле для вводу даних. Ознаки аналітики вказується встановленням відповідної позначки у групах залежних перемикачів, та призначена для коректного відображення аналітики по партнерах у проводці. Ці групи містять наступні варіанти, «Одержувач» - в якості аналітики виступає код партнера, який одержує (купує) товари (дебітор), «Постачальник» - аналітикою буде код партнера, який поставляє (продає) товари (кредитор), «Константа» - в якості аналітики береться постійне значення, що самостійно вказується користувачем у сусідньому полі на формі. Це значення можна також вибрати з переліку матеріально-відповідальних осіб чи партнерів, який відкривається в стандартному вікні для вибору партнерів (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку).

Ознака підсумкової суми також вказується встановленням потрібної позначки у власній групі залежних перемикачів, яка має такий перелік:

- «Сума без ПДВ» – в якості суми для проводки береться загальна сума по документу без ПДВ;

- «ПДВ» – сума податку на додану вартість по документу;

- «Сума до оплати» – для проводки використовується сума до оплати по документу;

- «Первісна вартість» – це загальна сума первісної вартості по переліку інвентарних об’єктів в документі (може складатися з кількох сум в залежності від рахунку, який вказаний для конкретного інвентарного об’єкту);

- «Знос» – це загальна сума зносу по переліку інвентарних об’єктів в документі (може складатися з кількох сум в залежності від рахунку для амортизації, який вказаний для конкретного інвентарного об’єкту);

- «Залишкова вартість» – це різниця між первісною вартістю об’єктів та нарахованим зносом;

- «Амортизація» – це загальна сума нарахованої за місяць амортизації по переліку інвентарних об’єктів в залишках на початок місяця (може складатися з кількох сум в залежності від рахунку для амортизації, який вказаний для конкретного інвентарного об’єкту).

Програма здійснює контроль над заведеними значеннями для рахунків не тільки на існування даного рахунку у відповідному довіднику, але і перевіряє присутність субрахунків другого порядку, якщо вони визначені для цього рахунку. Окрім наявності вказаної статті в довіднику статей витрат (доходів), програма також повідомить, потрібно чи не потрібно заводити статтю для відповідного рахунку (стаття заводиться лише для рахунків, у яких вона вказана як об’єкт аналітичного обліку в довіднику рахунків).

Для рахунків та статей доступний вибір значень за допомогою власних стандартних для даної програми форм вибору рахунків чи статей. Для цього необхідно натиснути на відповідні кнопки, які знаходяться праворуч від полів для заведення даних реквізитів. Далі потрібно знайти і позначити необхідний рядок в дереві з переліком рахунків чи статей витрат (доходів), та підтвердити свій вибір, натиснувши на кнопку «Ок».

Кнопка «Знищити» дозволяє вилучити поточний запис з довідника операцій для обліку основних засобів. Кнопка “Редагувати” переводить довідник в режим редагування, щоб користувач мав змогу змінити раніше заведені дані для поточного запису. Кнопка “Записати” зберігає внесені зміни в базу даних після додавання в довідник нового запису чи редагування існуючого. Поруч з цими кнопками на формі розташований навігатор, який дозволяє переміщатися в довіднику з одної операції до іншої.

На формі присутня також кнопка «Макети», при натисканні на яку замість панелі для заведення проводок у вікні з’являється нова панель, що дозволяє для кожної операції прив’язати декілька відповідних макетів друкованих документів. Ця панель містить три списки, за допомогою яких можна вказати три окремі макети документів, що будуть надруковані при виборі цієї операції. Також користувач може вказати кількість копій для кожного вибраного макету. Наприклад, для операції по продажу основних засобів, для першого документа можна вибрати макет накладної для постачальника (де будуть зазначені тільки продажні ціни), а для другого документу вибрати макет видаткової накладної для бухгалтера, в якому окрім продажних будуть вказані облікові ціни об’єктів та групування по рахунках для документа. Якщо деякий вибраний зі списку документ друкувати не потрібно, можна для нього вказати нульову кількість копій. Для того, щоб повернутися до заведення проводок по операціях, натисніть на панелі кнопку «Назад».

Для більш зручного перегляду проводок для обраної операції, можна перевести панель з проводками у режим таблиці, скориставшись для цього відповідною кнопкою на панелі інструментів головного вікна, або аналогічним рядком в пункті меню „Вигляд”. Щоб роздрукувати цей довідник на принтері або продивитися його друковану форму у вікні попереднього перегляду, використовуйте відповідні кнопки на панелі інструментів головного вікна, або кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

5.10.7. Заведення первинних документів по руху основних засобів

Даний програмний модуль призначений для заведення первинних документів по руху основних засобів. Ці операції використовуються при заведенні первинних документів по руху основних засобів та формування проводок по них.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами, вибрати з відповідних списків місяць, об’єкт автоматизації та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій заводиться первинний документ. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Для заведення нового документа натискаємо на кнопку «Новий документ». Програма очищає поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру документа, а в поле для дати документа додає поточну дату. Нумерація таких документів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останнього заведеного документа (кожний рік їх нумерація починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. Далі необхідно вибрати зі списку операцію для обліку основних засобів, що визначені у відповідному довіднику, вказати ознаку документа дебет (надходження чи збільшення) або кредит (вибуття чи зменшення), номер і дату накладної на поставку інвентарних об’єктів або іншого документа, на підставі якого проводиться дана операція, вказати код партнера (найменування програма проставляє самостійно), номер податкової накладної, та в разі потреби занести в коментар деяку додаткову інформацію. Всі дати користувач може заводити вручну, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат. Необхідного партнера можна вибрати за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів, яке відкривається при натисканні на відповідну кнопку, що розташоване праворуч від даного реквізиту (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказав лиш невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). Сума без ПДВ по документу, сума ПДВ та загальна сума до оплати автоматично перераховуються при додаванні рядків в перелік інвентарних об’єктів.

Перелік основних засобів по даному документу заводиться у таблицю, яка містить такі графи: порядковий номер запису, інвентарний номер об’єкту, найменування, ознака ПДВ, суми для зміни первісної вартість та зносу. Перед заведенням в документ нових основних засобів, обов’язково потрібно спочатку завести їх в довідник інвентарних об’єктів, а вже потім відображати таке надходження у первісних документах. Необхідний інвентарний об’єкт можна вибрати за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкривається на екрані при натисканні на кнопку з трьома крапками, що з’являються у графі таблиці з інвентарним номером у режимі редагування, а ознаку ПДВ можна просто обрати зі списку у власній графі таблиці. Програма автоматично перераховує загальні суми по всьому переліку інвентарних об’єктів, як тільки курсор переходить на наступний рядок таблиці. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточний документ по руху основних засобів. При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком заведених за вказаний рік таких документів по всіх матеріально-відповідальних особах. Кнопка “Редагувати” переводить форму для заведення первинних документів по руху основних засобів в режим редагування, щоб користувач мав змогу змінити раніше заведені дані для поточного документа. Кнопка “Записати” зберігає внесені зміни в базу даних після додавання нового первинного документа чи редагування існуючого. Для швидкого пошуку потрібного документа в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуванням визначених реквізитів та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Поруч з цими кнопками на формі розташований навігатор, який дозволяє в межах обраного місяця та матеріально-відповідальної особи переміщатися з одного документа до іншого.

Після заведення всього переліку основних засобів по документу, користувач повинен сформувати по ньому проводки, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки» (для документів, по яких сформовані проводки, біля цієї кнопки відображається червона позначка). Всі сформовані за місяць проводки по документах, для вказаної матеріально-відповідальної особи, одразу можна переглянути у новому вікні, яке відкривається при натисканні на кнопку «Перегляд проводок». Всі реквізити для проводок у цьому вікні можна відредагувати вручну, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів).

При продажі основних засобів, встановивши ознаку відповідну ознаку, можна заводити нову вартість для інвентарного об’єкту, та на підставі заведеного документу можна одразу створити податкову накладну, для чого потрібно скористатися кнопкою «Податкова». При цьому на екрані з’являється нова форма з новоствореною накладною, в яку автоматично переноситься весь перелік основних засобів з поточного документу.

При заведенні документів по операціях внутрішнього переміщення (видатку) інвентарних об’єктів між будь-якими матеріально-відповідальними особами, можна встановити для цього документа «Ознаку внутрішнього переміщення», щоб повторно не набирати відповідний документ для одержувача.

Для документів по руху основних засобів передбачена низка друкованих форм, які користувач може самостійно змінювати за допомогою редактору макетів друкованих документів, що з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Які з цих друкованих форм будуть надруковані та кількість їхніх копій, залежить від переліку макетів, що вказаний для обраної операції у відповідному довіднику.

Для того, щоб роздрукувати поточний документ на принтері чи продивитися його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

5.10.8. Реєстр первинних документів по руху основних засобів

Цей модуль програми призначений для перегляду та друку реєстрів заведених первинних документів по руху основних засобів за будь-який вказаний період.

Для формування реєстру необхідно лише вказати початок та кінець періоду, значення для яких користувач може обрати за допомогою календаря при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат, вибрати з відповідного списку потрібний об’єкт автоматизації та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій заводилися ці документи. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою відповідної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Після цього одразу оновиться таблиця з переліком документів по руху основних засобів, що містить такі реквізити: номер і дату документа, найменування партнера, ознаку сформованих проводок по документу («так» чи «ні»), суму без ПДВ по документу, суму ПДВ, загальну суму до оплати, найменування операції, номер і дату накладної, на підставі якої проводиться дана операція. Вище таблиці на формі висвітлюються аналогічні підсумкові суми по всіх документах, окремо по надходженню (збільшенню), окремо по видатку (зменшенню), за обраний період.

Реєстр документів по руху основних засобів можна сформувати не тільки для одної вибраної матеріально-відповідальної особі, але і одразу по всіх, натиснувши для цього кнопку «Всі», при цьому код і найменування МВО будуть відображатися у крайніх лівих графах цієї таблиці.

Для того, щоб роздрукувати сформований реєстр первинних документів по руху основних засобів на принтері чи продивитися його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

5.10.9. Відомість руху основних засобів в розрізі категорій та місць знаходження

Даний модуль програми призначений для формування відомостей по руху основних засобів в розрізі інвентарних об’єктів, категорій, місць знаходження та операцій за будь-який період.

Для одержання такої відомості необхідно лише вказати початок та кінець періоду, значення для яких користувач може обрати за допомогою календаря при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат, вибрати з відповідного списку потрібний об’єкт автоматизації та вказати код матеріально-відповідальної особи. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою відповідної форми для вибору реквізитів, яка відкривається на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Після цього оновлюється таблиця з згрупованим переліком інвентарних об’єктів, що містить такі реквізити: інвентарний номер та найменування об’єкту, первісна вартість по дебету (надходження чи збільшення), знос по дебету, первісна вартість по кредиту (видаток або зменшення), знос по кредиту. Нижче таблиці на формі висвітлюються аналогічні підсумкові суми по всьому переліку інвентарних об’єктів по всіх документах за обраний період.

Крім того, перелік основних засобів, що відображається в таблиці, можна обмежувати за допомогою відповідних списків, обрав з них потрібне місце знаходження основних засобів, категорію чи операцію по руху. При цьому підсумкові суми по переліку інвентарних об’єктів також змінюються.

Кнопка «Докладно» дозволяє продивитися на новій сторінці форми для кожного інвентарного об’єкту докладну інформацію по всіх документах руху за вказаний період, в якій буде зазначені такі реквізити: дата і номер документа, інвентарний номер та найменування об’єкту, первісна вартість по дебету (надходженню, збільшенню), знос по дебету, первісна вартість по кредиту (видатку, зменшенню), знос по кредиту, код і найменування партнера, найменування операції по руху.

Відомість руху основних засобів за вказаний період також можна згрупувати по місцях знаходження інвентарних об’єктів, категорія основних засобів, операціях рух, що визначається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів.

Для того, щоб роздрукувати сформовану відомість по руху основних засобів, яка згрупована по обраній ознаці, на принтері чи продивитися її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.