Номенклатура справ сільської ради

Червонопартизанська сільська ЗАТВЕРДЖУЮ

рада Носівського району

Чернігівської області Сільський голова

_________________

12.12.2012 року

03-19

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

сільської ради

на 2013 рiк

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	К-сть справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки
1	2	3	4	5
	1. Документи сільської ради
01-01	Рішення, протоколи засідань сесій сільської ради		Постійно ст. 7а
01-02	Розпорядження сільського голови з основної діяльності		Постійно ст. 16 а
01-03	Розпорядження сільського голови з кадрових питань		75 років ст. 16 б
01-04	Розпорядження сільського голови з адміністративно-господарських питань		5 років ст. 16 в	Про відрядження, громадські роботи тощо
01-05	Регламент роботи сільської ради		До заміни новим ст. 20
01-06	Повідомлення депутатів про депутатську діяльність		Постійно Ст. 297
01-07	Річний план роботи ради		Постійно ст. 157
01-08	Положення про постійні комісії сільської ради		До заміни новими ст. 20
01-09	Списки (картки) депутатів сільської ради		75 років ст. 503
01-10	Де­пу­тат­сь­кі за­ пи­ти, звернення та до­ку­мен­ти з їх ви­ко­нан­ня		5 років ЕПК ст. 8
01-11	Журнал реєстрації рішень сесій сільської ради		Постійно ст. 121
01-12	Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови з основної діяльності		Постійно ст. 121
01-13	Журнал реєстрації розпоряджень сільського голови з кадрових питань		75 років Ст. 121б
01-14	Журнал розпоряджень сільського голови з адміністративно-господарських питань		5 років ст. 121в

1	2	3	4	5
	3. Документи виконавчого комітету сільської ради
03-01	Рішення, протоколи засідання виконавчого комітету сільської ради		Постійно ст. 7а
03-02	Журнал реєстрації рішень виконавчого комітету сільської ради		Постійно ст. 121
03-03	План роботи виконавчого комітету		Постійно ст. 157а
03-04	До­ру­чен­ня ор­га­нів дер­жа­в­ної вла­ди, органів мі­с­це­во­го самовря­ду­ван­ня; до­ку­мен­ти (до­від­ки, огля­ди, до­по­ві­ді, роз­ра­хун­ки, листи) з ви­ко­нан­ня до­ру­чень		Постійно ст.6а
03-05	Листування з місцевими органами державної влади та місцевого самоврядування з питань основної діяльності		5 років ЕПК ст. 22
03-06	Листування з підвідомчими та іншими організаціями з основних питань діяльності		5 років ЕПК ст. 23
03-07	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду		5 років ст. 82	у разі неодноразо- вого звернен- ня 5 років після останнього розгляду
03-08	Журнал реєстрації про­по­зи­цій, за­яв, скарг гро­ма­дян		5 років, ст. 124
03-09	Погосподарські книги		Постійно ст. 786	до державних архівів надходять через 75 років
03-10	Журнал контролю виконання документів		3 роки, ст. 123
03-11	Документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки) з ос­но­в­ної ді­я­ль­но­с­ті що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування		Постійно ст. 44а
03-12	Журнал обліку особистого прийому громадян сільським головою		3 роки, ст. 125
03-13	Журнал реєстрації вхідних документів		3 роки, ст. 122
03-14	Журнал реєстрації вихідних документів		3 роки, ст. 122
03-15	Жу­р­на­л об­лі­ку вру­че­ної ко­ре­с­пон­де­н­ції		1 рік, ст. 127г
03-16	Ре­є­с­т­ра­цій­ні жу­р­на­ли телеграм, те­ле­фо­но­г­рам, факсограм, електронних повідомлень		1 рік, ст.126
03-16	Журнал реєстрації виданих довідок		5 років ст. 141, ст. 535
03-17	Ко­пії до­ку­мен­тів (по­зо­в­ні за­яви, до­від­ки, ха­ра­к­те­ри­с­ти­ки тощо), що по­да­ю­ть­ся до су­до­вих ор­га­нів; ко­пії рі­шень, ви­ро­ків, окре­мих ух­вал, поста­нов		3 роки ст. 89	Пі­с­ля при­йнят­тя рішен­ня
03-18	Правила внутрішнього розпорядку		1 рік, ст. 397	Після заміни новими
03-19	Положення про преміювання працівників сільської ради		постійно, ст. 20а
03-20	Положення про конкурсну комісію		постійно, ст. 20а
03-21	Положення про комісію з призначення всіх видів державної соціальної допомоги		постійно, ст. 20а
03-22	Положення про архівний підрозділ сільської ради		постійно, ст. 20а
03-23	Положення про ЕК сільської ради		постійно, ст. 20а
03-24	Регламент роботи виконавчого комітету сільської ради		постійно, ст. 20а
03-25	Інструкція з діловодства сільської ради		постійно, ст. 20а
03-26	Інструкція з діловодства за зверненнями громадян		постійно, ст. 20а
03-27	Ме­то­ди­ч­ні вка­зів­ки та ре­ко­мен­да­ції, що надходять від районної ради та районної державної адміністрації		до заміни новими, ст. 20б
03-28	Номенклатура справ		5 років ст. 112	Після заміни новою
03-29	Справа фонду		Постійно ст. 130
03-30	Опи­си справ постій­но­го збе­рі­ган­ня		Постійно ст. 137 а
03-31	Опи­си справ тривалого (понад 10 років) збе­рі­ган­ня та з особового складу		3 роки ст. 137 б	Пі­с­ля зни­щен­ня справ
03-32	Паспорт архівної установи		3 роки ст. 131	Після заміни новим
03-33	Особові справи		75 років ст. 493а, в
03-34	Журнал об­ліку тру­до­вих кни­жок і вкла­док до них		3 роки, ст. 511
03-35	Трудові книжки		До запитан ня; незатре бувані не менше 50 років, ст. 508
03-36	Посадові та робочі інструкції працівників організації		75 років ст. 43	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
03-37	Список кандидатів на висування за посадою (резерв)		5 років, ст. 525е
03-38	Свідоцтва про державну ре­є­с­т­ра­цію організації		До ліквіда ції органі- зації ст. 31
03-39	При­ймаль­но-­зда­валь­ні ак­ ти з усі­ма до­да­т­ка­ми, скла­де­ні в разі змі­ни керівника		Постійно ст. 45а
03-40	При­ймаль­но-­зда­валь­ні ак­ ти з усі­ма до­да­т­ка­ми, скла­де­ні в разі змі­ни посадових та матеріально відповідальних осіб		3 роки ст. 45б
03-41	Ві­до­мо­с­ті про до­ку­мен­то­о­біг ор­га­ні­за­ції		5 років ст. 115
03-35	Про­то­ко­ли за­сі­дань кон­кур­с­них ко­мі­сій із за­мі­щен­ня ва­кан­т­них по­сад, обрання на посаду		75 р. ЕПК ст. 505
03-36	Про­то­ко­ли засідань, рі­шен­ня ко­мі­сій із при­зна­чен­ня всіх видів дер­жа­в­ної соціальної до­по­мо­ги		5 років ст. 673
03-37	Ста­ти­с­ти­ч­ні зві­ти й таб­ли­ці з усіх ос­но­в­них ви­дів ді­я­ль­но­с­ті ор­га­ні­за­ції; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них		Постійно ст. 302
03-38	Ко­ле­к­ти­в­ний договір, зм іни та доповнення до нього		Постійно ст. 395 а

1	2	3	4	5
	7. Документи бюджетно –фінансової роботи та бухгалтерського обліку
07-01	Фі­нан­со­ві пла­ни (ба­лан­си прибу­т­ків та ви­да ­т­ків) - бюджет сільської ради		Постійно Ст. 173а	оригінал знаходиться в справі з протоколами сільської ради
07-02	Річний звіт про виконання бюджету		Постійно ст. 181а
07-03	Штатні розписи та переліки змін		Постійно ст. 37а
07-04	Кошторис та звіти про його виконання		Постійно ст. 181а, ст. 265а
07-05	Розрахунково-платіжні відомості працівників		75 років, ст. 317а	за відсутності основних рахунків – 75р.
07-06	Відомості на виплату грошей		3 роки ст. 318	За від­су­т­ності розрахунково-платіжних відо- мостей (осо­бо­вих ра­хун­ків) – 75 р.
07-07	Та­бе­лі обліку використання робочого часу		1 рік ст. 408
07-08	Довіреності (у то­му чи­с­лі ану­льо­ва­ні) на одер­жан­ня гро­шо­вих сум і то­ва­р­но-­ма­те­рі­аль­них цін­но­с­тей; на одержання заробітної плати та інших виплат		3 роки ст. 319	За умови завершення ре­ві­зії
07-09	Журнал реєстрації виданих довіреностей		3 роки ст. 122
07-10	До­ку­мен­ти (ко­пії зві­тів, ви­тя­ги з про­то­ко­лів, ви­снов­ки, заяви, довідки, списки працівників) про ви­пла­ту до­по­мо­ги, опла­ту ли­с­т­ків не­пра­це­з­да­т­но­с­ті з фон­ду со­ці­аль­но­го стра­ху­ван­ня		3 роки ст. 320
07-11	Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про опла­ту від­пу­с­ток у зв’язку з навчанням, одер­жан­ня пільг з по­да­т­ків тощо		5 років ст. 321
07-12	Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування		Постійно ст. 322а
07-13	Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями		3 роки ст. 324
07-14	Акти-довідки про погашення податків (заборгованості) векселями		3 роки ст. 326	Після погашен ня податків (заборгованості); за умови завер- шення ревізій
07-15	Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів		3 роки Ст. 328	за умови завершення ревізій
07-16	Ви­ко­нав­чі ли­с­ти		Доки не мине потреба, ст. 329	Не менше 5 років
07-17	До­го­во­ри, уго­ди (аудиторські, го ­с­по­дар­сь­кі, опе­ра­цій­ні тощо)		3 роки ст. 330	за умови завершення ревізій; після закінчення строку дії договору
07-18	До­го­во­ри про повну ма­те­рі­аль­ну від­по­ві­даль­ність		3 роки ст. 332	Пі­с­ля зві­ль­нен­ня ма­те­рі­аль­но ­ві­д­по­ві­даль­ної осо­би
07-19	Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт		3 роки ст. 334	за умови завершення ревізій
07-20	Пер­вин­ні до­ку­мен­ти і до­да­т­ки до них, що фі­к­су­ють факт ви­ко­нан­ня го­с­по­дар­сь­ких опе­ра­цій і стали під­ста­вою для за­пи­сів у регістрах бу­х­га­л­тер­сь­кого обліку та податкових документах (ка­со­ві, бан­ків­сь­кі до­ку­мен­ти, ордери, по­ві­до­м­лен­ня бан­ків і пе­ре­ка­з­ні ви­мо­ги, ви­пи­с­ки бан­ків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, ак­ти про при­йман­ня, зда­ван­ня і спи­сан­ня май­на й ма­те­рі­а­лів, кви­та­н­ції і на­кла­д­ні з об­лі­ку то­вар­но-­ма­те­рі­аль­них цін­но­с­тей, рахунки-фактури, аван­со­ві зві­ти тощо)		3 роки ст. 336	за умови завершення ревізій
07-21	Зраз­ки під­пи­сів (ма­те­рі­аль­но ві­д­по­ві­даль­них осіб)		Доки не мине потреба, ст.340
07-22	До­ку­мен­ти (пла­ни, зві­ти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) до­ку­мен­таль­них ре­ві­зій, перевірок та аудиту фінансово-господарської ді­я­ль­но­с­ті, кон­т­ро­ль­но-ре­ві­зій­ної ро­бо­ти, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо		5 років ст. 341
07-23	До­ку­мен­ти (про­то­ко­ли, ак­ти, зві­ти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про пе­ре­оцін­ку ос­но­в­них фон­дів, нематеріальних активів		Постійно ст. 343
07-24	До­ку­мен­ти (про­то­ко­ли за­сі­дань ін­вен­та­ри­за­цій­них ко­мі­сій, акти інвентаризації, інвен-таризаційні опи­си, порівняльні ві­до­мо­с­ті) про ін­вен­та­ри­за­цію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо		3 роки ст. 345	за умови завершення ревізій
07-25	Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих сис­тем обліку та звітності		5 років ЕПК ст. 346
07-26	Ли­с­ту­ван­ня про за­твер­джен­ня й уто­ч­нен­ня фінансової звітності		3 роки ст. 347
07-26	Ли­с­ту­ван­ня про стро­ки по­дан­ня фі­нан­со­вої зві­т­но­с­ті		1 роки ст. 350
07-27	Об­лі­ко­ві регі­с­т­ри (го­ло­ в­на кни­га, журнали, меморіальні ор­де­ри, оборотні відомості, інвентарні картки, роз­ро­б­лю­валь­ні таб­лиці		3 роки ст. 351	за умови завершення ревізій
07-28	Кни­ги об­лі­ку договорів аудиторських, гос­по­дар­сь­ких, опе­ра­цій­них тощо		3 роки ст. 352в	Після закінчення строку дії останнього договору, угоди за умови завершення ревізій
07-29	Кни­ги об­лі­ку касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)		3 роки ст. 352б	за умови завершення ревізії
07-30	До­ку­мен­ти (про­то­ко­ли, поста­но­ви про ад­мі­ні­с­т­ра­ти­в­ні пра­во­по­ру­шен­ня, кви­та­н­ції про спла­ту штра­фів, листи) про адмі­ні­с­т­ра­ти­в­ні правопо­ру ­шен­ня по­да­т­ко­во­го за­ко­но­дав­с­т­ва та законодавства про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (страхових внесків)		5 роки ст. 280	Пі­с­ля на­кла­ден­ня адмі­ні­с­т­ра­ти­в­но­го стягнен­ня
07-31	Квартальні статисти­ч­ні зві­ти й таб­ли­ці з усіх ос­но­в­них ви­дів ді­я­ль­но­с­ті ор­га­ні­за­ції; документи (довідки, доповідні записки, відомості тощо) до них		3 роки ст. 302г
07-32	До­ку­мен­ти (до­го­во­ри, уго­ди, акти) про при­йман­ня і зда­ван­ня бу­ді­вель, при­мі­щень в орен­ду		3 роки ст. 1047	Пі­с­ля за­кін­чен­ня стро­ку дії до­го­во­ру
07-33	Договори комунального обслуговування організації		3 роки ст. 1051	Пі­с­ля за­кін­чен­ня стро­ку дії до­го­во­ру

1	2	3	4	5
	6. Документи нотаріальних дій
06-01	Перші примірники нотаріально засвідчених заповітів та інших нотаріально засвідчених документів		75 років	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
	Перші примірники довіреностей		75 років	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
06-02	Реєстр нотаріальних дій		75 років	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
06-03	Реєстр довіреностей		75 років	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
06-04	Алфавітна книга заповітів		75 років	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
06-05	Журнал обліку скасованих заповітів		75 років	Строк зберігання встановлює ЕПК Держархіву області протокол від 27.09.2006
06-06	Листування з питань нотаріальних дій		5 років ЕПК Ст. 23

1	2	3	4	5
	4. Земельні ресурси
04-01	Поземельна книга		Постійно ст. 2113
04-02	Копії договорів на право тимчасового користування землею		50 років ст. 2130
04-03	Спеціальні тематичні карти і атласи стану земель та їх використання		Постійно ст. 2112
04-04	Технічна документація з нормативної грошової оцінки земельних ділянок		Постійно ст. 2128
04-05	Листування з питань земельних відносин		5 років ЕПК Ст. 2131
1	2	3	4	5
	9. Документи з питань обліку військовозобов’язаних та призовників
09-01	Листування про облік і відстрочку від призову військовозобов’язаних		1 рік, ст. 668
09-02	Книга (картки) обліку військовозобов’язаних		3 роки, ст.670	Після звільнення
09-03	Книга (картки) обліку призовників		3 роки, ст.670	Після звільнення
09-04	Книга (картки) обліку офіцерів, старшин, сержантів, солдатів, матросів запасу		3 роки, ст.670	Після звільнення
09-05	Книга обліку перевірок стану військового обліку		3 роки, ст.671
09-06	Книга звірок первинного обліку військовозобов’язаних і призовників із картками ф П-2		3 роки, ст. 671
1	2	3	4	5
	8. Документи державної реєстрації актів цивільного стану
08-01	Копії нормативно-правових актів з питань діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану (Постанови Верховної Ради України, Укази Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, Головного та районного управлінь юстиції, актів органів місцевого самоврядування та місцевої державної адміністрації, які стосуються безпосередньої діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану)		доки не мине потреба, ст. 1
08-02	Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про народження, смерть, шлюб		постійно, ст. 75
08-03	Документи (правила, положення, інструкції, методичні рекомендації, вказівки тощо) Міністерства юстиції України, Головного та районного управлінь юстиції, відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Носівського районного управління юстиції		до заміни новими, ст. 3
08-04	Документи (довідки, доповідні записки тощо) перевірок роботи виконавчого комітету сільської ради з питань державної реєстрації актів цивільного стану		постійно, ст.5
08-05	Документи (огляди, інформації, довідки) узагальнення практики роботи виконавчих комітетів сільських рад району, надіслані відділом державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Носівського районного управління юстиції		5 років ЕПК, ст. 16
08-06	Звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану		постійно, ст. 11
08-07	Реєстри бланків свідоцтв, виданих виконавчим комітетом сільської ради		3 роки, ст. 78
08-08	Супровідні описи до місячних звітів про державну реєстрацію актів цивільного стану		5 років, ст. 10
08-09	Підтвердження про прийняття бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, видаткові накладні		постійно, ст. 85
08-10	Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства		3 роки, ст. 49
08-11	Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу		3 роки, ст. 38
08-12	Копії списків паспортів, паспортних документів зданих до органів внутрішніх справ у зв’язку із державною реєстрацією смерті громадян		3 роки ст. 34
08-13	Копії повідомлень про померлих громадян, які передаються територіальним органам Пенсійного фонду України		3 роки ст. 31
08-14	Копії списків військово-облікових документів зданих до військових комісаріатів у зв’язку з державною реєстрацією смерті померлих громадян		3 роки ст. 34
08-15	Документи щодо підвищення ділової кваліфікації посадових осіб сільських рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану		5 років ст. 13
08-16	Корінці довідок про виплату одноразової допомоги в зв’язку зі смертю		3 роки, ст. 33
08-17	Копії повідомлень про померлих дітей, які подаються до органу праці та соціального захисту населення		3 роки, ст. 30
08-18	Копії повідомлень про зміну військовозобов’язаними та призовниками прізвища в зв’язку з державною реєстрацією шлюбу		3 роки, ст. 60
08-19	Корінці довідок про державну реєстрацію народження дитини для виплати допомоги у зв’язку з народженням дитини		3 роки, ст. 26
08-20	Медичні довідки, заяви про державну реєстрацію народження дитини		До передачі в райвідділ ДРАЦС реєстраційної служби Носівського районного управління юстиції
08-21	Заяви про визнання батьківства та документи, пов’язані з унесенням змін до актового запису про народження		До передачі в райвідділ ДРАЦС реєстраційної служби Носівського районного управління юстиції
08-22	Копії протоколів про покладення адміністративної відповідальності при порушенні встановленого Сімейним кодексом строку державної реєстрації народження та супровідні листи до них		3 роки, ст. 79 (загальний перелік)
08-23	Заяви громадян про державну реєстрацію шлюбу		До передачі в райвідділ ДРАЦС реєстраційної служби Носівського районного управління юстиції
1	2	3	4	5
	5. Документи органів самоорганізації населення та комісій, створених при виконкомі сільської ради
05-01	Протоколи загальних зборів (сходів) громадян		Постійно ст. 12
05-02	Статут територіальної громади		Постійно ст. 28
05-03	Постанови, рішення, рекомендації, протоколи опікунської ради, та документи (довідки, доповіді, доповідні записки тощо) до них		Постійно ст. 11
05-04	Журнал реєстрації прийнятих рішень опікунської ради		Постійно Ст. 121
05-05	Документи (протоколи, поста­но­ви, довідки, листування) адміністративної комісії		3 роки ст. 90
05-06	Журнал реєстрації прийнятих рішень адміністративної комісії		3 роки Ст. 122
1	2	3	4	5
	2. Документи постійних комісій
02-01	Постанови, рішення, рекомендації, протоколи засідань постійної комісії з питань законності і правопорядку		Постійно ст. 14а
02-02	Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань законності і правопорядку		Постійно ст. 121
02-03	Постанови, рішення, рекомендації, протоколи постійної комісії з питань бюджету, комунальної власності та соціально - економічного розвитку села		Постійно ст. 14а
02-04	Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань бюджету, комунальної власності та соціально - економічного розвитку села		Постійно ст. 121
02-05	Постанови, рішення, рекомендації, протоколи постійної комісії з питань соціального захисту населення		Постійно ст. 14а
02-06	Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань соціального захисту населення		Постійно ст. 121