ГЛАВА 4 – ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ПЕРЕБІГУ І РЕЗУЛЬТАТІВ
ІНСПЕКТУВАНЬ
1. Загальні принципи
1.1 Кожна проведена Державіаадміністрацією інспекція має бути належним чином документально оформлена.
1.2 Результати і перебіг інспектування експлуатанта, вантажовідправника, агентства з обробки вантажів/експедитора небезпечних ванта-жів оформлюються документально за допомогою актів про інспектування.
2. Бланки для проведення інспекцій
2.1 Для кожного виду інспекції передбачено окремий зразок стандартного бланку, що називається надалі спільною назвою «Акт», який водночас визначає обсяг кожного інспектування і служить для документального оформлення їх перебігу.
2.2 Контрольні переліки (обсяги) інспектування повинні враховувати вимоги вітчизняних правил та міжнародних стандартів.
3. Звіт про інспектування
3.1 Акт про інспектування, як складений на передбаченому для цього бланку, так і будь-який індивідуальний описовий звіт, має давати вичерпну відповідь на завдання, поставлені перед інспектором.
3.2 Всі факти, спостереження, зауваження та висновки, що містяться у звіті, повинні бути документально засвідчені доказовими матеріалами. Роль доказового матеріалу може виконувати будь-який документ, що підтверджує виявлений інспектором фактичний стан.
3.3 Формуляр акта повинен бути заповнений з максимально можливою точністю та детальністю, так щоб він надавав можливість розпізнати і дослідити виявлений випадок максимально повним та добросовісним чином.
3.4 Формуляр акта може одночасно служити і документом для повідомлення кожній зацікавленій особі та службі про будь-яку подію, пов’язану з проведеним інспектуванням, яка, на думку інспектора, повинна повідомлятися таким чином.
4. систематика нумерації Актів
Кожному акту повинен бути присвоєний власний індивідуальний номер.
5. Дії інспектора, який оформлює Акт
5.1 Інспектор заповнює акт згідно з описом перебігу проведення інспектувань. Якщо він вважає, що для дослідження описаної в акті події доцільно навести додаткову інформацію, то доповнює акт додатковими сторінками й відзначає цей факт в акті.
5.2 Інспектор зобов’язаний заповнити (оформити) бланк акта у строк тривалістю не більше 3 днів після закінчення інспектування.
5.3 Якщо це є обґрунтованим, слід скласти додатковий звіт або службову записку, в якій описуються деталі проведеної інспекції та встановлених фактів.
6. Обов’язки керівника відділу регулювання перевезень небезпечних вантажів
Керівник відділу регулювання перевезень небезпечних вантажів повинен забезпечити, щоб:
а) весь підлеглий персонал усвідомлював обов’язок звітування про всі виявлені під час інспектування недоліки та порушення;
б) весь підлеглий персонал був ознайомлений з чинними бланками актів, принципами звітування та заповнення бланків;
в) інформація про вжиті в результаті кожного акта коригувальні дії була передана інспекторові, який повідомляв про невідповідність.
7. Збереження документації про інспектування
Документація про інспектування зберігається у відділі регулювання перевезень небезпечних вантажів протягом періоду часу не менше 5 років з дати проведення інспектування.
