Примірна номенклатура справ технікуму (коледжу)

Державний архів Донецької області

технікуму (коледжу)

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертно-

перевірної комісії державного

архіву Донецької області

від 14.03.2014 № 4

Донецьк-2014

№ п/п

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1	2	3	4	5
01 - Секретаріат
01 – 01	Директивні документи органів вищого рівня (закони, рішення, постанови, вказівки, накази та інші), що регламентують роботу технікуму (коледжу). Копії		Доки не мине потреба 1 ст. 1-б, 2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності організації – пост.
01 – 02	Накази, постанови, рішення, розпорядження Міністерства освіти та науки України. Копії		Доки не мине потреба 1 ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а	1Що стосуються діяльності організації – пост.
01 – 03	Документи про атестацію, ліцензування технікуму (коледжу) (заява, положення, накази, ліцензії, сертифікати, відомості про керівника, концепція освітньої діяльності, інвентарно-технічний паспорт)		Постійно ст. 48
01 - 04	Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно на право володіння, користування, розпорядження майном		Постійно ст. 87
01 – 05	Накази директора технікуму (коледжу) з основної діяльності		Постійно ст. 16-а
01 – 06	Накази директора технікуму (коледжу) про стягнення, надання щорічних оплачувальних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, відрядження працівників		5 років ст. 16-б
01 – 07	Накази директора технікуму (коледжу) з адміністративно-господарських питань		5 років ст. 16-в
01 - 08	Документи (акти, доповідні записки, довідки) щодо перевірок роботи технікуму (коледжу) з основних (профільних) питань діяльності вищими за рівнем установами		Постійно 1 ст.76-а	1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснювала перевірку
01 – 09	Документи (плани заходів, інформації, звіти) по підготовці до осінньо-зимового періоду		3 роки ст. 1054
01 – 10	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян щодо суттєвих змін у роботі технікуму(коледжу) або усунення серйозних недоліків та зловживань		Постійно ст. 82-а
01 - 11	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру		5 років 1 ст. 82-б	1 У разі неодноразового звернення - 5 років після останнього розгляду
01 – 12	Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни директора		Постійно ст. 45-а
01 – 13	Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни відповідальних працівників за діловодство і архів та секретарів технікуму (коледжу)		3 роки 1 ст. 45-б	1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів
01 – 14	Листування з вищими за рівнем організаціями з питань основної діяльності технікуму (коледжу)		5 років ЕПК ст. 22
01 - 15	Листування з організаційних питань діяльності		3 роки ст. 24
01 – 16	Книга реєстрації наказів директора з основної діяльності		Постійно ст. 121-а
01 - 17	Книга реєстрації наказів директора з адміністративно-господарських питань		5 років ст. 121-в
01 – 18	Журнал реєстрації вхідної кореспонденції		3 роки ст. 122
01 – 19	Журнал реєстрації вихідної кореспонденції		3 роки ст. 122
01 - 20	Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян		5 років ст. 124
01 – 21	Журнал реєстрації телефонограм, електронних повідомлень, факсограм		1 рік ст. 126
01 – 22	Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження		5 років1 ст. 533	1Після закінчення журналу
01 – 24	Номенклатура справ відділу		3 роки1 ст. 112-в	1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
02 – Учбова частина
02 – 01	Правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань діяльності технікуму (коледжу)		До заміни новими ст. 20-б
02- 02	Положення про виробничу практику		До заміни новими ст. 593
02 - 03	Протоколи засідань педагогічної ради та додатки до них		Постійно ст. 14-а
02 - 04	Протоколи засідань Державної кваліфікаційної комісії про проведення екзаменів та захист дипломних робіт		Постійно ст. 571
02 – 05	Протоколи, постанови засідань комісії про призначення стипендій студентам та документи до них (подання, заяви, довідки)		5 років1 ст. 600	1Документи щодо затвердження іменних стипендій, списки стипендіатів, які одержують іменні стипендії, - постійно
02 -06	Протоколи засідань комісії по набору студентів, які прийняті до технікуму (коледжу)		5 років1 ст. 545-а	1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
02 - 07	Протоколи засідань комісій по набору студентів, які не прийняті до технікуму (коледжу)		1 рік ст. 545-б
02 - 08	Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами тих, що прийняті до технікуму (коледжу)		5 років1 ст. 546-а	1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
02 - 09	Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами тих, що не прийняті до технікуму (коледжу)		1 рік ст. 546-б
02 - 10	Протоколи засідань методичної ради та додатки до них		Постійно ст. 14-а
02 - 11	Річний план навчально-виховної роботи		Постійно ст. 552-б
02 – 12	Річні плани роботи факультетів, відділень технікуму (коледжу)		5 років ст. 555-б
02 – 13	Плани роботи навчальної частини, предметних і циклових комісій, виробничих майстерень, предметних кабінетів		3 роки ст. 556
02 – 14	Навчальні (робочі) програми із загальноосвітніх і спеціальних дисциплін програми вступних іспитів, інших вступних випробувань у навчальні заклади		1 рік1 ст. 553-б	1Після заміни новими
02 - 15	Індивідуальні плани роботи викладачів		3 роки ст. 557
02 - 16	Семестрові та місячні плани роботи факультетів, відділень технікуму (коледжу)		3 роки1 ст. 555-в	1За відсутністю річних – 5 р.
02 – 17	Розклади, плани, графіки проведення занять, заліків, іспитів, консультацій, захисту дипломних (інших кваліфікаційних) робіт		1 рік ст. 586
02 -18	Річний звіт навчально-виховної роботи		Постійно ст. 559-а
02 - 19	Річні звіти Державної екзаменаційної комісії про проведення екзаменів та захисту дипломних робіт		Постійно ст. 572
02 – 20	Звіти керівників про проходження виробничої (навчальної) практики студентами		5 років ст. 595
02 – 21	Звіти студентів про виробничу (навчальну) практику		3 роки ст. 596
02 – 22	Звіти про проведення вступних іспитів		10 років ст. 547-а
02 – 23	Статистичні звіти технікуму на початок учбового року, про прийом і випуск студентів (ф. № 2 - НК, ф. № 2 – ЗНК, інші)		Постійно ст. 302-б
02 – 24	Документи (плани, протоколи та звіти) роботи предметних та циклових комісій		5 років ЕПК1 ст. 561	1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - постійно
02 - 25	Документи (доповіді, проекти, висновки, довідки) про розроблення методів викладання навчальних дисциплін, нових підходів до організації навчального процесу та змісту навчання		5 років ЕПК1 ст. 562	1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - постійно
02 - 26	Документи (заявки, плани, програми, списки, графіки, листи) про проведення виробничої (навчальної) практики		1 рік ст. 594
02 – 27	Документи (протоколи, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки) зі студентського самоврядування		3 роки ст. 604
02 – 28	Документи (дипломи, свідоцтва, атестати, грамоти) про нагородження технікуму(коледжу) за участь у виставках, конкурсах, ярмарках		Постійно ст. 837
02 - 29	Документи (історичні й тематичні огляди, довідки, добірки публікацій у засобах масової інформації відеозаписи, фотодокументи тощо) з історії технікуму (коледжу)		Постійно ст.60
02 – 30	Зведені відомості успішності студентів (особові)		25 років1 ст. 577-а	1Після закінчення навчального закладу
02 – 31	Зведені відомості успішності (академічних груп, окремих спеціальностей)		25 років1 ст. 577-а	1Після закінчення навчального закладу
02 – 32	Залікові та екзаменаційні відомості успішності студентів		5 років1 ст. 576	1Після закінчення навчального закладу
02 –33	Дипломні проекти, дипломні роботи, відгуки на них		5 років1 ст. 569	1 Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, та роботи, перспективні з точки зору впровадження у сфери національної економіки, – пост.
02 - 34	Курсові роботи студентів		3 роки1 ст. 566	1Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, – пост.
02 - 35	Лабораторні роботи студентів (семестрові, четвертні)		1 рік ст. 567-б
02 – 36	Екзаменаційні листи абітурієнтів, що пройшли за конкурсом		1 рік 1 ст. 549-а	1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
02 – 37	Екзаменаційні листи абітурієнтів, що не пройшли за конкурсом		1 рік ст. 549-б
02 - 38	Екзаменаційні письмові роботи студентів		1 рік ст. 565
02 - 39	Відомості обліку відвідування занять учнями та виправдовувальні документи до них		1 рік ст. 591
02 – 40	Списки баз виробничої (навчальної) практики		До заміни новими ст. 597
02 – 41	Студентські квитки, залікові книжки тих, хто закінчив навчальні заклади		5 років1 ст. 509	1Після закінчення навчального закладу
02 – 42	Щоденники студентів з виробничої практики		3 роки ст. 596
02 – 43	Дозволи на перескладання іспитів та заліків, тематичне перескладання		5 років ст. 574
02 – 44	Листування про приймання і зарахування студентів		3 роки ст. 620
02 - 45	Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл, інших заходів щодо залучення учнів у навчаль­ні заклади, заходів з профорієнтаційної роботи		3 роки ст. 621
02 – 46	Листування про розроблення навчальних планів і програм, підготовку до видання навчальних посібників і підручників		5 років ст. 623
02 – 47	Листування про організацію і стан навчально-виховної і методичної роботи в технікумі (коледжі), заочного, вечірнього та дистанційного навчання		3 роки ст. 624
02 - 48	Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів з державними і профспілковими органами		5 років ЕПК ст. 618
02 - 49	Листування про затвердження складу державних екзаменаційних комісій		5 років ст. 625
02 - 50	Листування про проведення заліково-екзаменаційних сесій і допуск учнів, студентів до скла­дан­ня іспитів, заліків		3 роки ст. 626
	Листування з учнями, студентами, що навчаються заочно, про строки і порядок складання іспитів, заліків, надсилання контроль­них робіт, організацію консультацій, проходження виробничої практики та інших питань заочного навчання		1 рік1 ст. 627	1Після закінчення навчального закладу
02 – 52	Журнали реєстрації протоколів педагогічної ради, загальних зборів колективу, атестаційної комісії, державних атестаційних комісій		Постійно ст. 121-а
02 – 53	Журнали, картотеки (особові планово-звітні картки), відомості обліку годин (виконання педагогічного навантаження виховної, дослідницької роботи викладачів)		5 років 1 ст. 630	1Відомості обліку – 1 рік
02 - 54	Класні журнали, журнали відвідування занять студентами		5 років ст. 590
02 - 55	Журнали обліку лабораторних і практичних занять, контрольних робіт		3 роки ст. 632
02 – 56	Журнал обліку видачі студентських квитків, залікових книжок		5 років ст. 530- б
02 - 57	Журнали реєстрації консультацій по дипломним та курсовим роботам		1 рік ст. 634
02 - 58	Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів		75 років ст. 531-а
02 – 59	Журнал обліку видачі академічних довідок		3 роки ст. 535
0	Номенклатура справ відділу		3 роки ст. 112-в1	1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
03 – Відділ кадрів
03 – 01	Закони, постанови Верховної Ради України; укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, що регламентують роботу відділу. Копії		Доки не мине потреба1 ст. 1-б, 2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності - постійно
03 – 02	Посадові інструкції працівників технікуму (коледжу)		5 років1 ст. 43	1Після заміни новими
03 - 03	Накази директора технікуму (коледжу) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги		75 років ст. 16-б
03 – 04	Трудові договори (контракти, угоди)		75 років ЕПК ст. 492
03 - 05	Договори на навчання		5 років1 ст. 543	1Після закінчення строку дії договору
03 - 06	Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання довідки, анкети) до них; стажові книги		10 років1 ст. 501	1За відсутності наказів про встановлення надбавок - 75р.
03 -07	Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій		5 років ст. 636
03 -08	Протоколи засідань комісії з персонального розподілу випускників технікуму(коледжу)		5 років1 ст. 602	1Після закінчення навчального закладу
03 - 09	Плани персонального розподілу випускників		5 років ст. 601
03 – 10	Річні статистичні звіти про чисельність, склад та рух кадрів (ф. , 6-ПВ, , № 4 ПН (план, факт), № 6 ПН, інші)		Постійно ст. 302-б
03 – 11	Особова справа директора технікуму(коледжу)		Постійно ст. 493-а
03 - 12	Особові справи педагогічних працівників, викладачів і співробітників		75 років1 ст. 493-в	1Після звільнення
03 - 13	Особові картки педагогічних працівників, викладачів і співробітників		75 років1 ст. 499	1Після звільнення
03 -14	Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом		75 років 1,2 ст. 495	1Після звільнення 2Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), – 3 р.
03 – 15	Особові справи студентів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стягнень, навчальні особові картки учнів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів		75 років 1,2,3,4 ст. 494-а	1Після звільнення 2Відрахованих з 2–3 курсів – 15 р. 3Якщо навчанню на денному відділенні передувала трудова діяльність або служба в армії – 75 р. 4 Відрахова­них з 1-го кур­су – 5 р.
03 – 16	Особові справи (заяви, автобіографії, анкети, довідки з місця проживання і місця роботи, медичні довідки й інші документи) осіб, які вступали, але не були прийняті до технікуму(коледжу)		1 рік 1,2 ст. 496	1Після вилучення особистих документів. 2Незатребувані документи - 50 р.
03 - 17	Особові справи інвалідів з дитинства та дітей-інвалідів, яким надається державна соціальна допомога		75 років ст. 675
03 – 18	Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)		До запитання, не затребувані – не менш 50 р. ст. 508
03 – 19	Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу		1 рік ст. 500
03 – 20	Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, довідки, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання до нагородження орденами, медалями та присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)		75 років ЕПК ст. 654-б, 655-б, 656-б
03 – 21	Документи (списки, звіти, листування) про стан обліку військовозобов'язаних		1 рік ст. 668, 669
03 – 22	Списки (штатний склад) викладачів технікуму (коледжу)		75 років ст. 503
03 - 23	Списки ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни		Постійно ст. 525-г
03 - 24	Студентські та учнівські квитки, залікові книжки тих, які закінчили технікум (коледж)		5 років1 ст. 509	1Після закінчення навчального закладу
03 - 25	Копії довідок, виданих випускникам про право самостійного розподілу		3 роки ст. 510
03 – 26	Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо		3 роки ст. 517
03 – 27	Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату		3 роки ст. 535
03 - 28	Листування з вищестоящими організаціями про прийом, розподіл, переміщення, облік кадрів		5 років ЕПК ст. 520
03 – 29	Листування про оформлення відряджень в межах України		3 роки ст. 523-б
03 - 30	Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, при­сво­єн­ня по­че­с­них звань, присудження пре­мій		5 років ЕПК ст. 657
03 – 31	Журнал реєстрації наказів директора з кадрових питань (особового складу)		75 років ст. 121-б
03 – 32	Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)		75 років ст. 527
03 – 33	Журнали обліку, алфавіти особових справ студентів		75 років ст. 528
03 - 34	Журнали реєстрації прийому документів від осіб, які вступають до технікуму (коледжу) і на підготовчі курси		1 рік 1 ст. 633	1Після закінчення навчального закладу
03 – 35	Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них		50 років ст. 530-а
03 – 36	Журнали обліку видачі студентських квитків та залікових книжок		5 років ст. 530-б
03 – 37	Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження		5 років 1 ст. 533	1Після закінчення журналу
03 - 38	Картотеки, картки обліку військовозобов'язаних		3 роки1 ст. 525-л	1Після звільнення
03 – 39	Журнали перевірок стану обліку військовозобов'язаних		3 роки ст. 671
03 - 40	Номенклатура справ відділу кадрів		3 роки1 ст. 112-в	1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
04 – Архів
04 - 01	Нормативно – методичні документи Міністерства освіти і науки України, Укрдержархіву України, держархіву області, управління освіти і науки облдержадміністрації з питань організації діловодства та архівної справи технікуму(коледжу). Копії		Доки не мине потреба1 ст. 1-б, 2-б, 3-б, 9-б, 20-б	1Що стосуються діяль­ності організації – пост.
04 – 02	Справа фонду (історична довідка до фонду, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляд фонду, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду)		Постійно 1 ст. 130	1 При ліквідації організації передаються на держзберігання
04 - 03	Паспорт архіву		3 роки1 ст.131	1Після заміни новими
04 – 04	Опис справ постійного зберігання		Постійно ст. 137-а
04 – 05	Опис справ тривалого строку зберігання (понад 10 років)		3 роки 1 ст. 137-б	1Після знищення справ
04 - 06	Опис справ з кадрових питань (особового складу)		3 роки 1 ст. 137-б	1Після знищення справ
04 – 07	Акти, довідки про підсумки перевірок (тематичні, контрольні) архівними установами стану діловодства та архівної справи		5 років ЕПК ст. 77
04 – 08	Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву		До ліквідації організації ст. 139
04 – 09	Заяви, запити про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу		5 років ст. 132
04 – 10	Акти надання документів у тимчасове користування		3 роки1 ст. 134	1Після повернення документів
04 – 11	Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами		5 років ЕПК ст. 133
04 – 12	Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву		1 рік 1 ст. 135	1Після повернення документів
04 – 13	Книги (журнали) реєстрації видачі документів з архіву		1 рік 1 ст. 140	1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву
04 – 14	Книги (журнали) реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій		5 років ст. 141
04 - 15	Реєстраційні журнали спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів		1 рік1 ст. 142	1Після закінчення журналу
04 - 16	Номенклатура справ технікуму (коледжу)		Постійно1 ст. 112-а	1Після заміни новими та за умови складання зведених описів справ
05 – Бухгалтерія
05 – 01	Закони, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України, які регламентують роботу бухгалтерії. Копії		Доки не мине потреба1 ст. 1-б, 2-б, 3-б	1Що стосуються діяльності організації – пост.
05 - 02	Накази директора технікуму з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу), з адміністративно-господарських питань. Копії		Доки не мине потреба ст.16-а, б, в
05 - 03	Штатні розписи та кошторис з бюджету (переліки, зміни до них)		Постійно ст. 37-а, 193-а
05 – 04	Річний бухгалтерський звіт про виконання кошторису витрат та пояснювальна записка до нього		Постійно ст. 311-б
05 - 05	Квартальний бухгалтерський звіт про виконання кошторису витрат та пояснювальна записка до нього		3 роки2 ст. 311-в	2За відсутності річних - постійно
05 - 06	Головна книга		3 роки1 ст. 351	1За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – збері­гаються до ухвалення остаточного рішення. 2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.
05 – 07	Касова книга		3 роки ст. 351	Дивись примітку до справи № 05-06
05 – 08	Журнали - ордери		3 роки ст. 351	Дивись примітку до справи № 05-06
05 – 09	Оборотні (зворотні) відомості		3 роки ст. 351	Дивись примітку до справи № 05-06
05 – 10	Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)		3 роки ст. 336	Дивись примітку до справи № 05-06
05 - 11	Особові рахунки по заробітній платі викладачам та співробітникам технікуму(коледжу)		75 років ст. 317-а
05 - 12	Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів		3 роки ст. 323	Див. примітку до справи № 05-06
05 – 13	Тарифікаційні відомості (списки) викладачів та співробітників технікуму(коледжу)		25 років 1 ст. 415	1Для творчих професій - постійно
05 – 14	Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань		5 років ЕПК ст. 342
05 - 15	Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо		5 років ст. 341
05 - 16	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва		Постійно ст. 343
05 - 17	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо		3 роки ст. 345	Див. примітку до справи № 05-06
05 – 18	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування		3 роки ст. 320
05 – 19	Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями		3 роки ст. 324
05 - 20	Паспорти будівель, споруд 1, обладнання		5 років1,2 ст. 1038	1Паспорти будівель, споруд - пам'ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, - постійно. 2 Після ліквідації основних засобів
05 – 21	Договори, угоди (господарські, операційні, і та інші)		3 роки1,2 ст. 330	1Після закінчення строку дії договору, угоди 2Див. примітку до справи № 05-06
05 - 22	Договори про матеріальну відповідальність		5 років1 ст. 332	1Після звільнення матеріально відповідальної особи
05 - 23	Листування про строки подання фінансової звітності		1 рік ст. 350
05 - 24	Листування про виплату заробітної плати		3 роки ст. 348
05 - 25	Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші) з вищестоящими організаціями		3 роки ст. 349
05 - 26	Журнали реєстрації господарських договорів		3 роки1,2 ст. 352-в	1Після закінчення строку дії останнього договору 2 Див. примітку до справи № 05-06
05 - 27	Журнали реєстрації касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей платіжних документів, накладних тощо)		3 роки ст. 352-г2	2Див. примітку до справи № 05-06
05 – 28	Номенклатура справ відділу		3 роки1 ст. 112-в	1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
06 – Профспілковий комітет
06 – 01	Закони України, постанови вищих профспілкових органів. Копії		Доки не мине потреба1 ст. 1-б, 3-б	1Що стосується діяльності організації - постійно
06 - 02	Протоколи звітно-виборчих і загальних профспілкових зборів членів профспілки		Постійно ст. 1220
06 - 03	Протоколи засідань виборного органу первинної профспілкової організації		Постійно ст. 1225
06 - 04	Колективний договір		Постійно ст. 395-а
06 - 05	Річний план (звіт) роботи виборного органу первинної профспілкової організації		1 рік ст. 159, 300
06 - 05	Річний кошторис та фінансові звіти про роботу профспілкового комітету		Постійно ст. 193-а
06 – 06	Заяви про прийом у члени первинної профспілкової організації та вибуття з членів профспілкової організації		3 роки1 ст. 1237	1Після вибуття з членів організації
06 – 07	Заяви членів профспілки про надання матеріальної допомоги		3 роки ст. 1245
06 - 08	Списки членів профспілки		75 років ст. 1238
06 - 09	Списки дітей членів первинної профспілкової організації		До заміни новими ст. 791
06 - 10	Облікові картки членів первинної профспілкової організації		До зняття з обліку ст. 1251
06 – 11	Листування з міськими, обласними комітетами профспілки про організацію діяльності		3 роки ст. 1248
06 - 12	Номенклатура справ первинної профспілкової організації		3 роки2 ст. 112-в	2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації
07 - Робота бібліотеки
07 - 01	Посадова інструкція завідуючого бібліотекою		5 років ¹ ст. 43	¹ Після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників - 75 р.
07 - 02	Річний план роботи бібліотеки (План комплектування бібліотечного фонду (БФ) і довідково-інформаційного фонду (ДІФ)		5 років ст. 799
07 - 03	Довідки про роботу бібліотеки і ДІФ		3 роки ст. 800
07 - 04	Акти, протоколи інвентаризаційної перевірки бібліотечного фонду і довідково-інформаційного фонду		1 рік ¹ ст. 803	¹ Після наступної перевірки
07 - 05	Книга сумарного обліку художньої літератури бібліотечного фонду		До ліквідації бібліотеки (ДІФ) ст. 806
07 - 06	Книга сумарного обліку підручників бібліотечного фонду		До ліквідації бібліотеки ст. 806
07 - 07	Книги обліку літератури, загубленої читачами, і тієї, що прийнята замість неї		3 роки ст. 809
07 - 08	Електронні підручники з предметів інваріативної частини навчального плану		Доки не мине потреба ст. 832-б	Зберігається на електронних носіях
07 - 09	Інвентарні книги		До ліквідації бібліотеки (ДІФ) ст. 805
07 - 10	Картотеки періодичних видань		До ліквідації бібліотеки (ДІФ) ст. 807
07 - 11	Картотеки формулярів читачів		3 роки ¹ ст. 826	¹ Після перереєстрації читачів і повернення книг
07 - 12	Щоденник роботи бібліотеки		3 роки ст. 804
07 - 13	Каталоги (електронні бази даних) книг (систематичні, алфавітні, предметні)		До ліквідації бібліотеки (ДІФ) ст. 817
07 - 14	Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходить до бібліотеки		До ліквідації бібліотеки (ДІФ) ст. 808
07 - 15	Акти списання книг		10 років ст. 812
07 - 16	Формуляри читачів		Доки не мине потреба ст. 825
07 - 17	Номенклатура справ роботи бібліотеки		3 роки ² ст. 112	² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації
08 - Охорона праці
08 - 01	Документи (довідки, відомості, списки, листи, звіти, інформації) про стан медичного обслуговування, про попередження травматизму; про організацію харчування		3 роки ст. 704
08 - 02	Акти готовності до нового навчального року		3 роки ст. 1053
08 - 03	Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про забезпечення пожежної безпеки		5 років ст. 1177
08 - 04	Протоколи атестації з техніки безпеки		5 років ст. 436
08 - 05	Приписи, акти, постанови про усунення порушень і недоліків з питань пожежної безпеки		5 років ст. 1180
08 - 06	Приписи, акти, постанови про усунення порушень і недоліків з питань санітарно-епідеміологічної служби		5 років ст. 1180
08 - 07	Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці завідуючим кабінетами, майстернями, спортзалом		1 рік 1	1 Після закінчення журналу Протокол ЕПК від 29.10.2009 № 19
08 - 08	Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці		10 років ¹ ст. 481	¹ Після закінчення журналу
08 - 09	Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці		10 років ¹ ст. 482	¹ Після закінчення журналу
08 - 10	Журнал реєстрації інструктажів з питань безпеки життєдіяльності учнів, профілактичних робіт з техніки безпеки		10 років ст. 480
08 - 11	Журнал реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки		10 років ст. 480
08 - 12	Журнал реєстрації осіб (працівників, учнів), потерпілих від нещасних випадків		45 років ¹ ст. 477	¹ Після закінчення журналу
08 - 13	Номенклатура справ з охорони праці		3 роки ² ст. 112-в	² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

При складанні примірної номенклатури справ технікуму (коледжу) використано:

1. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 (ТП).

2. Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усих типів і форм власності, затверджена наказом Міністерства освіти и науки України 28.08.2013 № 1239.

3. Примірна номенклатура справ технікуму (коледжу) (протокол засідання ЕПК держархіву Донецької області від 12.06.2009 № 10).

4. Номенклатура справ технікуму (коледжу) м. Донецька (протокол засідання ЕК архівного відділу Донецької міської ради від 16.09.2013 № 13).