Як підготувати інформаційне повідомлення
про проведення конференції
1. Вкажіть назви міністерства, відповідного органу управління освітою, закладу освіти, які виступають ініціаторами та організаторами конференції.
2. Вкажіть статус (міжнародна, всеукраїнська, міжрегіональна, обласна тощо) та характер (наукова, науково-практична, науково-методична та ін.) конференції та назву/тему.
3. Зазначте дату проведення конференції.
4. Сформулюйте запрошення оргкомітету потенційним учасникам взяти участь у роботі конференції.
5. У тексті звернення/запрошення зазначте, чи будуть друкуватися матеріали конференції.
6. Перерахуйте питання, які виносяться на конференцію.
7. Вкажіть робочі мови конференції.
8. Представте керівництво оргкомітету.
9. Повідомте про розмір організаційного внеску за участь у роботі в конференції.
10. Наведіть форму та термін подачі заявки на участь у конференції. У змісті заявки мають бути вказані: тематичний напрямок (назва секції); назва доповіді/повідомлення; організація; адреса; телефон, факс, E-maiI; інформація про автора(-ів) (прізвище, ім’я, по батькові, посада, вчений ступінь, звання тощо).
11. Вкажіть адресу та контактні телефони оргкомітету.
12. Чітко сформулюйте вимоги до оформлення матеріалів конференції. Матеріали наукових доповідей/повідомлень повинні відповідати вимогам постанови Президії ВАК України від 15.01.2003 р. №7-05/1 з урахуванням таких елементів:
Ø постановка проблеми в загальному вигляді і її зв’язок з важливими науковими або практичними завданнями;
Ø аналіз останніх досліджень і публікацій, які розглядають рішення даної проблеми й на які спирається автор;
Ø виділення невирішених раніше частин загальної проблеми, яким присвячується стаття;
Ø формулювання мети статті (постановка завдання);
Ø виклад основних матеріалів дослідження з обґрунтуванням отриманих наукових результатів;
Ø висновки за матеріалами дослідження та перспективи подальшого пошуку в даному напрямі.
13. Вимоги до написання резюме (об’єм, мова(-и) тощо).
14. Дайте перелік матеріалів, які потрібно надіслати на адресу оргкомітету (стаття у друкованому виді (2 екз.) та на магнітному носії (дискета 3,5"); резюме; експертний висновок; рецензії; копія квитанції або платіжного доручення про сплату організаційного внеску; заявка на участь у конференції тощо.
15. Зазначте терміни подачі заявки та матеріалів на конференцію.
Рекомендації
щодо підготовки інформаційного повідомлення
про проведення конференції*
Інформаційне повідомлення про конференцію друкується і розсилається зацікавленим організаціям, окремим особам щонайменше за 2-3 місяці до
початку заходу. Повідомлення варто друкувати у вигляді буклету, на різних сторінках якого може бути поміщено:
На першій сторінці:
Ø Назву(-и) органів управління освітою, наукових установ, закладів освіти-ініціаторів та організаторів конференції.
Ø Статус конференції (міжнародна, всеукраїнська, міжрегіональна, обласна, районна тощо).
Ø Тема конференції.
Ø Місто, де проводиться конференція.
Ø Дата проведення конференції.
На другій сторінці:
Ø Звернення до потенційних учасників із повідомленням про конференцію. Наприклад: „Шановні колеги! Із приємністю повідомляємо, що (дата) на базі (назва закладу, структури) відбудеться (статус) наукова (науково-практична, науково-методична тощо) конференція (назва). Оргкомітет запрошує Вас взяти участь у роботі конференції.”
Ø Організатори конференції.
Ø Головні цілі конференції.
Ø Секції, які працюватимуть під час роботи конференції (проблематика їх роботи, керівники секцій тощо).
На третій сторінці:
Ø Організаційний та науковий комітет конференції (голова оргкомітету, заступник голови, члени оргкомітету, секретар, науковий консультант).
Ø Мови конференції.
Ø Важливі дати, наприклад, до ”__” _______ 200_ р. − подання заявок та анотацій; до ”__” _______ 200_ р. − подання статті у друкованому та електронному вигляді; до ”__” _______ 200_ р. − реєстрація та підтвердження про оплату за участь у конференції; інші (за потреби).
На четвертій сторінці:
Ø Програма конференції (дата, час, зміст роботи, місце проведення тощо).
Ø Умови оплати за участь у конференції (номер розрахункового рахунку організації/установи, вартість послуг: проживання, харчування, друку матеріалів тощо).
Ø Поради, як дістатися до місця проведення конференції різними видами транспорту.
На п’ятій сторінці:
Ø Вимоги до оформлення доповідей та повідомлень: обсяг, формат паперу, орієнтація, поля, шрифт, інтервал, абзац, посилання на джерела, порядок розміщення матеріалів. Наприклад, написання та розміщення назви (по центру, жирним шрифтом); прізвище та ініціалів автора (ліворуч, курсивом, жирним шрифтом, через інтервал після назви); текст доповіді/повідомлення (через інтервал після назви, з абзацу); посилання на джерела: [1, 64] або [1; 5; 8]; література (по центру жирним шрифтом, через інтервал після тексту доповіді/повідомлення), приклад оформлення бібліографічного списку.
Ø Адреса закладу/установи, куди надсилати заявки та матеріали (поштова адреса, тел./факс, E-maiI, Web).
Ø Учасники, наприклад: „До участі в конференції запрошуються науковці; аспіранти та здобувачі; керівники освітніх установ і закладів освіти та педагогічні працівники дошкільних, загальноосвітніх, позашкільних, вищих навчальних закладів; працівники закладів післядипломної педагогічної освіти”.
На шостій сторінці:
Ø Зразок оформлення заявки на участь у конференції, наприклад: прізвище, ім’я, по батькові; посада; науковий ступінь; вчене звання; організація; адреса організації, індекс; домашня адреса, індекс; телефони; E-maiI, назва секції; орієнтовна назва доповіді/повідомлення; анотація доповіді/повідомлення; необхідність у проживанні, послугах щодо придбання квитків на зворотну дорогу; пропозиції на адреса оргкомітету.
Ø Культурно-освітня програма, яка пропонується учасникам конференції.
Ø Додаткові послуги, які оргкомітет готовий надати учасникам конференції.
* Розроблено на прикладі інформаційних повідомлень про конференції на базі Київського обласного інституту післядипломної освіти педагогічних кадрів.
