Порядок підготовки документів для подальшого проставлення апостиля
Згідно з пунктом 23 Правил заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 01.12.2003 № 000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 01.12.2003 за № 000/8421, документи, що видаються державними відділами реєстрації актів цивільного стану і надалі будуть використовуватись за кордоном після перевірки їх достовірності і належного оформлення, засвідчуються у відділах цивільного стану Головного управління юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції. У разі необхідності зазначені документи легалізуються в порядку, встановленому чинним законодавством.
Відповідно до пункту 4.20 Типового положення про відділ державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 06.07.2012 № 000/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10.07.2012 за № 000/21478, відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Дніпропетровській області перевіряє достовірність, належне оформлення та засвідчує документи, що видаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції для подальшого їх використання за кордоном.
Згідно із ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, які видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні у випадку їхньої легалізації, якщо інше не передбачене законом або міжнародним договором України.
Міжнародні договори України, які регулюють питання правових відносин і міжнародної правової допомоги в цивільних справах, містять положення про те, що документи складені або видані компетентним органом однієї Договірної Сторони й підтверджені підписом уповноваженої особи й офіційною печаткою, є дійсними на території іншої Договірної Сторони без подальшого засвідчення.
З низкою держав Україна має підписані угоди про правову допомогу, згідно з якими документи, видані або засвідчені на території цих держав компетентною посадовою особою або установою за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території України без жодного додаткового засвідчення. Відповідно, і українські документи, оформлені таким чином, також повинні прийматися на території цих держав. До них, наприклад, належать Республіка Білорусь, Литовська Республіка, Латвійська Республіка, Естонська Республіка, Республіка Польща, Румунія, Російська Федерація, Грузія та інші країни.
Легалізація документа - це здійснення низки визначених формальних процедур для надання документу юридичної сили на території іншої держави. Кінцевою метою процедури легалізації документа, виданого на території однієї держави, є можливість його подання до офіційних органів іншої держави. Ця процедура включає підтвердження чинності документа: засвідчується справжність підписів посадових осіб на документі, а також справжність відбитків штампів та печаток, якими скріплено документ. Легалізація документа надає йому право на існування у міжнародному обігу.
Важливий момент: легалізація документа завжди здійснюється на території лише тієї країни, в якій його було видано або оформлено.
В Україні існує два способи легалізації документів - консульська легалізація і так звана апостиляція, тобто проставлення на документах штампу «Апостиль».
Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ (далі - МЗС) України, у відповідності до положення Віденської конвенції про консульські зносини 1963 року, Консульського статуту України, затвердженого Указом Президента України № 127/94, Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої наказом МЗС України № 113 від 04.06.2002, здійснює легалізацію документів, виданих офіційними установами України i призначених для використання за кордоном.
Департамент консульської служби легалізує наступні документи:
1) оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділами державної реєстрації актів цивільного стану м. Києва;
2) оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курирує відповідний навчальний заклад;
3) документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.
Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.
Департамент консульської служби не легалізує документи, складені на території іноземних держав. Такі документи повинні бути легалізовані в консульській установі України в державі походження документів. У разі відсутності в країні походження документів консульської установи України, іноземні документи можуть бути легалізовані Департаментом консульської служби МЗС України, за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документів та в консульській установі цієї країни, що представляє її інтереси в Україні.
Документи на легалізацію не обов'язково повинен подавати їхній власник, але якщо документи проходять консульську легалізацію, тоді нотаріально завірена довіреність, що підтверджує повноваження представника, необхідна.
Процедура консульської легалізації є досить складною, однак вона недосконала - документ, який пройшов таку багатоступінчату та трудомістку процедуру, визнається дійсним тільки для держави, консульська служба якої його легалізувала.
З метою спрощення процесу визнання іноземних документів 5 жовтня 1961 року у Гаазі (Нідерланди) була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. 22 грудня 2003 року вона набрала чинності для України.
Постановою Кабінету Міністрів України № 61 від 18.01.2003 із змінами, внесеними згідно з Постановою Кабінету Міністрів України № 1109 від 20.10.2011, легалізувати документи шляхом проставлення апостиля на території України уповноважені наступні установи:
Міністерство освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
Міністерство юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
Державна реєстраційна служба - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби;
Міністерство закордонних справ - на всіх інших видах документів.
Відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України № 237/803/151/5 від 05.12.2003 апостиль проставляється:
на документах, які виходять від органів судової влади України;
на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
на адміністративних документах;
на документах про освіту та вчені звання;
на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Правила не поширюються на документи, видані закордонними дипломатичними установами України та на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на осіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.
У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;
текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
у документі є незастережені виправлення або дописки;
до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.
Апостиль проставляється на вимогу особи, що підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.
Для проставлення апостиля необхідно подати:
оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.
Згідно Наказу Міністерства закордонних справ "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля" № 253 від 22.12.2003, плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав становить, для: громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (на сьогодні складає 51,00 гривня); юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гривень).
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої та 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
Термін розгляду документів для проставлення апостиля - 5 робочих днів.
У зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, додаткової інформації або роз'яснень термін розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів. Апостиль проставляється у формі відбитка штампа. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.
