ЗАТВЕРДЖЕНО
Начальник Могилів-
Подільського
міськрайонного
управління юстиції
„ 14„ травня 2013р.
_________
Могилів-Подільське міськрайонне
управління юстиції Вінницької області
ПОРЯДОК ФОРМУВАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ
ІНФОРМАЦІЙНОГО ФОНДУ УСТАНОВАМИ ЮСТИЦІЇ
Порядок ведення інформаційного фонду установами юстиції, обліку, зберігання та підтримання в контрольному стані актів законодавства визначає Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України (далі - Положення), затверджене наказом Міністерства юстиції України від 15.04.04 р. № 31/5.
Інформаційний фонд установ юстиції складається з:
- документального фонду актів законодавства (далі - документальний фонд);
- бібліотечного фонду юридичної літератури, періодичних видань (далі - бібліотечний фонд);
- електронного фонду нормативно-правових актів (далі - електронний фонд).
До складу документального фонду установ юстиції належать:
- Конституція України;
- кодекси України;
- бюлетень "Офіційний вісник України";
- бюлетень "Офіційний вісник України. Із змінами";
- бюлетень "Відомості Верховної Ради України";
- "Систематичне зібрання чинного законодавства України";
- офіційні друковані видання, у яких публікуються офіційні тексти нормативно-правових актів та довідкові матеріали правового характеру;
- газета "Урядовий кур’єр";
- газета "Голос України";
- газета "Президентський вісник".
Крім того, в документальному фонді зберігаються закони та нормативно-правові акти СРСР та УРСР.
Бібліотечний фонд включає вітчизняні та зарубіжні публічно-правові видання на всіх видах носіїв інформації:
- Конституція України;
- офіційні друковані видання, збірники актів законодавства, кодекси та довідкові матеріали правової тематики:
- "Офіційний вісник України", "Офіційний вісник України. Із змінами", "Систематичне зібрання чинного законодавства України", серія "Кодекси України" та ін.;
- наукова і спеціальна юридична література вітчизняних та зарубіжних видавництв;
- довідково-інформаційні, енциклопедичні юридичні видання;
- статистичні збірники;
- література з питань історії української державності;
- офіційні періодичні видання правової тематики та періодичні громадсько-політичні видання;
- колекція раритетних видань правової тематики.
Електронний фонд складається з правових інформаційних систем "Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів" та "Регіональний реєстр".
У роботі установ юстиції використовуються також електронні інформаційно-правові системи "ЛІГА:ЗАКОН", "Зібрання законодавства України", "Законодавство", "Право" тощо.
Ведення інформаційного фонду в управліннях юстиції, державних нотаріальних конторах, реєстраційній службі, відділах державної виконавчої служби, здійснюється спеціально визначеним для цього особами цих установ ( обов’язок щодо ведення інформаційного фонду установи закріплено в посадовій інструкції працівника або закріплено відповідним наказом керівника).
Відповідальність за забезпечення нормативною базою, за стан роботи з обліку, підтримання в контрольному стані, використання та зберігання актів законодавства України покладається безпосередньо на керівника відповідного органу чи установи юстиції
Інформаційний фонд установи юстиції формується виходячи з практичної потреби. Придбання юридичної літератури та періодичних видань здійснюється відділами державної виконавчої служби,
реєстраційною службою, державними нотаріальними конторами безпосередньо або через головне управління юстиції.
Так, працівники Могилів-Подільського міськрайонного управління юстиції:
1. Здійснюють облік офіційних друкованих видань "Офіційний вісник України", "Офіційний вісник України. Із змінами", "Відомості Верховної Ради України", підтримують у контрольному стані та зберігають акти, що опубліковані в них:
- Конституцію України;
- кодекси України;
- акти Верховної Ради України;
- акти Президента України;
- акти Кабінету Міністрів України;
- акти Конституційного Суду України;
- акти Міністерства юстиції України;
- нормативно-правові акти міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, зареєстровані у Міністерстві юстиції України;
- міжнародні договори України;
2. Підтримують у контрольному стані "Систематичне зібрання чинного законодавства України" (у теках з роз’ємними замками); "Кодекси України" (у теках з роз’ємними замками), нормативну базу, яка регулює діяльність відповідної установи юстиції;
3. Здійснюють комплектування нормативної бази офіційними періодичними друкованими виданнями, науковою і спеціальною юридичною літературою.
При розташуванні управління юстиції, відділів ДРАЦС, ДВС та державних нотаріальних контор в одному приміщенні допускається ведення спільної систематичної картотеки.
Районні (міські) державні нотаріальні контори, відділи державної реєстрації актів цивільного стану, відділ державної виконавчої служби міськрайонного управління юстиції:
1. Здійснюють комплектування свого інформаційного фонду Конституцією України, кодексами України, офіційними виданнями: "Офіційний вісник України", "Офіційний вісник України. Із змінами", "Відомості Верховної Ради України", "Систематичне зібрання чинного законодавства України", іншими офіційними періодичними друкованими виданнями, науковою і спеціальною юридичною літературою;
2. Забезпечують облік, зберігання та підтримання у контрольному стані Конституції України, кодексів України, актів законодавства України, опублікованих в "Офіційному віснику України", "Офіційному віснику України. Із змінами" та "Відомостях Верховної Ради України", з урахуванням специфіки діяльності відповідного органу чи установи юстиції;
3. Ведуть систематичну картотеку актів законодавства України з питань, що належать до їх повноважень;
4. Ведуть у контрольному стані "Систематичне зібрання чинного законодавства України" (у теках з роз’ємними замками);
5. Ведуть у контрольному стані "Кодекси України" (у теках з роз’ємними замками).
Відповідальність за своєчасне комплектування і зберігання актів законодавства та юридичної літератури покладається на працівників, які виконують обов’язки з питань обліку та систематизації законодавства. При отриманні примірників юридичної літератури працівник, відповідальний за її облік та збереження, обліковує отриману літературу у журналі обліку юридичної літератури. Зазначений журнал має бути прошито, пронумеровано, скріплено печаткою та підписом керівника.
Зразок заповнення журналу обліку юридичної літератури
№ з/п | Дата отримання | Найменування видання | Кількість | Примітки |
1. | 18.12.2012 | Правовий вісник | 1 | отримано у ГУЮ у Вінницькій області |
Періодичні видання надходять до відділів державної виконавчої служби, відділів державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби, державних нотаріальних конторах за передплатою. Періодичні видання, що надходять до структурних підрозділів міськрайонного управління юстиції за передплатою, повинні обліковуватися у журналі обліку періодичних видань. Він також має бути прошитий, пронумерований, скріплений печаткою та підписом керівника.
Облік періодичних видань може здійснюватися у відповідному журналі, як окремо по виданнях, так і без відповідного розподілу. У разі окремого обліку по виданнях, графи “Найменування ” та “Видавництво ” у журналі обліку періодичних видань можуть бути відсутні.
Зазначена інформація може міститися на початку сторінки, на якій здійснюється облік відповідного видання.
При заповненні журналу обліку періодичних видань слід пам’ятати, що у графі “Дата отримання ” зазначається дата, коли відповідне видання надійшло до відділу, а у графі “Дата контрольного стану текстів актів законодавства ” – дата випуску відповідного видання або дата, зазначена у самому виданні (“станом на:”).
Зразок заповнення журналу обліку періодичних видань
№ з/п | Дата отримання | Найменуван-ня видання | Номер та рік видання | Дата контрольного стану тексті в актів зак - ва | Видавництво | Примітка |
1. | 18.01.2013 | Офіційний вісник України | № 6/2012 | 14.01.2013 | ВАТ “Видавництво “Київська Правда ” |
Юридична література, отримана в Головному управлінні юстиції, і періодичні видання, отримані за передплатою (окрім газет), повинні містити на першій та сімнадцятій сторінках штамп відповідного відділу державної виконавчої служби (відділу державної реєстрації актів цивільного стану, державної нотаріальної контори) із зазначенням на ньому дати отримання та номеру, присвоєному за відповідним журналом обліку.
Юридична література, яка придбається працівниками за власні кошти, не обліковується та штамп відповідної установи не ставиться.
Контрольні примірники актів законодавства, юридичні видання, офіційні друковані видання зберігаються, як правило, у службових приміщеннях осіб, що ведуть їх облік. Періодичні видання минулих років, що не використовуються в роботі, можуть зберігатися в архівній кімнаті.
Видача юридичної літератури, періодичних видань працівникам відповідного відділу державної виконавчої служби (відділу державної
реєстрації актів цивільного стану, державної нотаріальної контори) здійснюється з зазначенням цього факту у журналі обліку юридичної літератури, виданої працівникам. Працівник, що її отримав, повинен розписатися у журналі за всі отримані видання. Після повернення літератури у цьому журналі робляться відповідні відмітки.
Зразок заповнення журналу обліку виданої літератури
№ з/п | Найменування видання | ПІБ особи, що взяла для використання | Відмітка про отримання | Відмітка про повернення |
1. | ОВУ № 12/2013р. | Іванов І. І. | дата підпис | дата підпис |
При звільненні працівника, відповідального за кодифікаційно-довідкову роботу, нормативна база, юридична література та систематична картотека (бібліотечний фонд) за актом приймання-передачі (додаток № 1) передаються працівникові, на якого наказом покладаються відповідні обов'язки. При складанні цього акту обов’язково проводиться інвентаризація юридичної літератури. Застарілі та зіпсовані збірники актів законодавства та інша юридична література списується спеціально створеною комісією відповідно до наказу керівника. При цьому слід пам’ятати, що офіційні видання актів законодавства (газети “Голос України ”, “Урядовий кур’єр ”, журнали “Офіційний вісник України ”, „Офіційний вісник Президента України ”, “Відомості Верховної Ради України ”) зберігаються постійно.
Акт про списання (додаток № 2) складається у двох примірниках, на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають списанню. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню).
Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий - залишається у матеріально - відповідальної особи. Списання літератури з балансу відділу державної виконавчої служби (відділу державної реєстрації актів цивільного стану, державної нотаріальної контори) проводиться з дозволу головного управління юстиції і оформляється на підставі затвердженого акта і квитанції про здачу її місцевим установам, що займаються заготівлею вторинної сировини (в макулатуру). Керівник відділу державної виконавчої служби (відділу державної реєстрації актів цивільного стану, державної нотаріальної контори) зобов'язаний забезпечувати належні матеріально-технічні умови для зберігання та використання нормативної бази та іншої юридичної літератури.
Зразок акту приймання-передачі юридичної літератури Додаток 1
ЗАТВЕРДЖЕНО
_____________________
__________________ПІБ
„__” ________ 20__ року
АКТ ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАЧІ ЮРИДИЧНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ПРИ ЗМІНІ ПОСАДОВОЇ ОСОБИ
На підставі Положення про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011 N 1707/5 від 23 червня, відповідно до підп. 2.6.3 п. 2.6 Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах та установах юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15 квітня 2004 р. № 31/5, з метою збереження юридичної літератури ми, комісія у складі: голови комісії - ______, членів комісії - __________зробили інвентаризацію літератури у зв’язку з її передачею. ___________ передав (-ла), а___________ прийняв (-ла) наступну ______________________ юридичну літературу:
(ким) (кому)
№ | Найменування | Рік видання | Кількість |
1. | Офіційний вісник України № 1-96 | 2012 | 96 |
Всього 151 |
Всього передано _______ _______________ примірники літератури та
( цифрами) (прописом)
періодичних видань, що складають бібліотечний фонд ___________________
(найменування
__________________________________________
структурного підрозділу)
„___” ____________ 20__ року
Передав (-ла): __________________________________ _________________
(посада, установа в якій працює) ПІБ (підпис)
Прийняв (-ла): __________________________________ _________________
(посада, установа в якій працює) ПІБ (підпис)
Зразок акту списання юридичної літератури Додаток 2
ЗАТВЕРДЖЕНО
Начальник Могилів-Подільського
міськрайонного управління юстиції
„ „ 2013 р.
_______________________
АКТ № ____
про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури
“ ____ “ _______ 20__ р. комісія, призначена наказом по установі (організації) від “__“ ______ 20__ р. № ___, у складі __________
здійснила перевірку стану застарілої (зношеної) літератури і постановила, що література, перелічена в описі, підлягає списанню і вилученню з обліку.
Додаток: опис вилучення з бібліотеки застарілої (зношеної) літератури.
У інвентарній книзі бібліотеки вибуття літератури відмічено.
Голова комісії: __________ __________ ________________
(посада) (підпис) (прізвище та ініціали)
Члени комісії: __________ __________ ________________
(посада) (підпис) (прізвище та ініціали)
Списану літературу здано місцевим установам, що займаються заготівлею вторинної сировини, за квитанцією
№ ________ від "__" ____________ 20__ р.
Голова комісії: __________ __________ ________________
(посада) (підпис) (прізвище та ініціали)
Члени комісії: __________ __________ ________________
(посада) (підпис) (прізвище та ініціали)
(зворотній бік) № 03-5 (бюджет)
(назва установи)
“___”___________ 20__ р.
до акта № _______ від “_____”________________ 20__ р.
ОПИС
на вилучення з бібліотеки морально застарілої і фізично-
зношеної літератури (непотрібне викреслити)
Всього на суму _________________________
Голова комісії: __________ __________ _______________
(посада) (підпис) (прізвище та ініціали)
Члени комісії: __________ __________ ________________
(посада) (підпис) (прізвище та ініціали)
Нормативно - правова база:
1. Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27 січня 1995 р. №32/95-ВР.
2. Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Положення про порядок здійснення обліку та систематизації законодавства в органах
та установах юстиції України», затверджений наказом Міністерства юстиції України 15 квітня 2004 р. № 31/5.
3. Наказ Міністерства культури і мистецтв України «Про затвердження Типових правил користування бібліотеками в Україні», затверджений від 05 травня 1999 р. № 000.
4. Наказ Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України «Про затвердження Типової
форми № ОЗ-2 (бюджет)», затверджений від 02 грудня 1997 р. № 000/70.
