ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ТА УМОВИ
ПРЕАМБУЛА
Цю угоду укладено між ВБО «Всеукраїнська мережа людей, які живуть з ВІЛ/СНІД», всеукраїнською благодійною організацією, яка заснована та діє відповідно до законодавства України, (місцезнаходження: м. Київ, пров. Академіка Філатова, 3/1, адреса для листування :м. Київ, вул. Межигірська, 87-Б ) в особі уповноваженого представника, який зазначений у блоці 11 Титульної сторінки цієї Угоди (далі – «Організація»)
та
Набувачем, що зазначений у блоці 1 Титульної сторінки цієї Угоди, в особі уповноваженого представника, який зазначений у блоці 12 Титульної сторінки цієї Угоди.
Надалі в тексті Організація та Набувач спільно іменуються як «Сторони», а кожен окремо – «Сторона».
СТАТТЯ 1. ПРЕДМЕТ УГОДИ
1.1. На умовах і в порядку, визначеному цією Угодою, Організація надає Набувачеві благодійне цільове пожертвування у вигляді коштів у розмірі, що зазначений у блоці 7 Титульної сторінки цієї Угоди, надалі за текстом – «Грант».
1.2. Грант надається Набувачеві на реалізацію схваленого Організацією проекту, опис якого наведено в Додатку № 1 до цієї Угоди. Набувач зобов'язується використати Грант виключно на цілі, визначені проектом, при цьому всі заплановані за таким проектом заходи, результати, а також досягнення індикаторів ефективності проекту, визначених у Додатку № 2 до цієї Угоди, набувають характеру зобов'язань Набувача перед Організацією і можуть бути змінені лише за письмовим погодженням Організації.
1.3. Строк реалізації проекту становить період часу з Дати початку Проекту до Дати завершення Проекту, які зазначені у блоках 5 та 6 Титульної сторінки цієї Угоди відповідно.
1.4. Враховуючи той факт, що між Організацією та донором Укладена угода про надання гранту за програмою, яка містить положення, які є обов’язковими для виконання Набувачем, Набувач бере на себе зобов’язання виконувати всі умови Угоди про надання гранту за програмою. Невиконання Набувачем умов Угоди про надання гранту за програмою між Організацією та донором коштів Гранту та/або положень інших резолюцій, процедур, політик, практик тощо, обов’язковість виконання яких прямо зазначена в таких угодах, вважається порушенням умов Угоди та може призвести до визнання використання коштів Гранту нецільовим.
1.5. У випадку значного коливання курсу валют (долара США, євро або іншої валюти, у якій Організація отримує кошти від донорів) до валюти Гранту – гривні, Організація залишає за собою право одностороннього перегляду суми Гранту як у бік збільшення, так і в бік зменшення.
СТАТТЯ 2. УМОВИ НАДАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ ГРАНТУ
2.1. Грант надається Набувачу для покриття витрат, які здійснюються Набувачем протягом строку реалізації Проекту та які спрямовані на реалізацію Проекту.
2.2. У разі, якщо цією Угодою в рамках діяльності за Проектом передбачається закупівля товарів для охорони здоров’я (препаратів та продукції медичного призначення), Набувач зобов’язується здійснювати закупівлю вказаних товарів, дотримуючись переліку препаратів та продукції медичного призначення, дозволених до закупівлі, який наводиться в Додатку № 8 до цієї Угоди, а також у порядку, визначеному Організацією окремим листом.
2.3. У разі виникнення необхідності закупівлі товарів для охорони здоров’я (препаратів та продукції медичного призначення), що не вказані в переліку препаратів та продукції медичного призначення (Додаток № 8), Набувач зобов’язується не закуповувати (у тому числі не укладати попередніх угод, угод під умовою, з відстрочкою виконання тощо) продукцію до того часу, поки Організацією не буде письмово погоджено закупівлю такої продукції.
2.4. Здійснюючи закупівлі товарів для охорони здоров’я (препаратів та продукції медичного призначення), Набувач зобов’язаний дотримуватися вимог «Керівництва із закупівель товарів, робіт та послуг», наведених в Додатку № 8 до цієї Угоди.
2.5. Грант надається в національній валюті України у формі безготівкового перерахування коштів на поточний рахунок, відкритий або призначений Набувачем у банківській установі України спеціально для розміщення та використання коштів Гранту.
2.6. Грант надається частинами за умови отримання Організацією відповідного фінансування від донорів.
2.7. При цьому перша частина Гранту надається Організацією на підставі листа-запита Набувача. Розмір першого траншу визначається шляхом переговорів між Організацією та Набувачем до підписання даної Угоди.
2.8. Наступне фінансування здійснюється частинами, як правило на квартальній основі на підставі листа-запиту. Обсяги подальших траншів визначаються Організацією відповідно до рівня виконання планових показників, робочого плану та бюджету після схвалення Організацією фінансового звіту, програмного звіту, а також обов'язкового виконання Набувачем Особливих умов Угоди.
2.9. Якщо Дата початку Проекту припадає на дату, яка передує даті набуття чинності цією Угодою, Організація може компенсувати витрати Набувачу, здійснені ним з метою реалізації Проекту з Дати початку Проекту по дату набуття чинності цією Угодою, за рахунок отриманих для покриття відповідних витрат коштів Гранту, у разі дотримання таких умов:
2.9.1 зазначені в цьому пункті витрати мають здійснюватися з окремого поточного рахунку, спеціально відкритого або призначеного для реалізації Проекту;
2.9.2 зазначені в цьому пункті витрати мають відповідати послугам/видам діяльності, які визначені в робочому плані та бюджеті Проекту, що наводиться в Додатку № 3 до цієї Угоди;
2.9.3 протягом п'яти днів після підписання цієї Угоди Набувач має попередньо надати Організації документальне підтвердження здійснення витрат з окремого поточного рахунку, а також зазначити призначення витрат на реалізацію Проекту;
2.9.4 Набувач має включити зазначені витрати до своєї фінансової звітності за Угодою.
2.10. Якщо після настання дати, яка визначена цією Угодою як Дата початку Проекту, але до дати набуття чинності ції Угоди, Набувачем було взято на себе фінансові зобов'язання, спрямовані на реалізацію Проекту, Набувач може використати отримані для покриття відповідних витрат кошти Гранту для виконання таких зобов'язань, дотримуючись таких умов:
2.10.1 зазначені в цьому пункті зобов'язання мають відповідати послугам/видам діяльності, які визначені в робочому плані та бюджеті Проекту, що наводиться в Додатку № 3 до цієї Угоди;
2.10.2 протягом п'яти днів після підписання цієї Угоди Набувач має попередньо надати Організації документальне підтвердження призначення зазначених у цьому пункті зобов'язань на реалізацію Проекту;
2.10.3 Набувач має включити зазначені зобов'язання та дані про їхнє виконання до своєї фінансової звітності за Угодою.
2.11. Набувач також може, починаючи з дати набуття чинності цієї Угоди або Дати початку Проекту, залежно від того, яка з цих дат настає пізніше, і до отримання коштів Гранту, здійснювати витрати та приймати на себе фінансові зобов'язання в рамках виконання Проекту. Зазначені витрати повинні здійснюватися з окремого поточного рахунку Набувача, спеціально відкритого або призначеного для реалізації Проекту. Витрати і прийняття зобов'язань здійснюються Набувачем у відповідності до послуг/видів діяльності, які визначені робочим планом та бюджетом Проекту, що наводиться в Додатку № 3 до цієї Угоди, та компенсуються і виконуються за рахунок отриманих для покриття відповідних витрат коштів Гранту. Набувач включає такі витрати і зобов'язання до своєї фінансової звітності за цією Угодою.
2.12. За будь-яких умов Набувач не може здійснювати витрати та приймати на себе зобов’язання як у рамках строку реалізації Проекту, так і в рамках строку дії цієї Угоди, як за власні кошти, так і за кошти Гранту, щодо товарів (робіт, послуг), визначених у статті 5 цієї Угоди, до виконання необхідних умов закупівлі таких товарів (робіт, послуг), встановлених цією Угодою. У разі здійснення таких витрат та/або прийняття на себе таких зобов’язань до виконання необхідних умов за рахунок власних коштів Набувача, здійснені витрати за рахунок Гранту не компенсуються, а прийняті зобов’язання не оплачуються, якщо інше не буде визначено Організацією.
2.13. Використання коштів Гранту має здійснюватися Набувачем у відповідності до послуг/видів діяльності, які визначені робочим планом та бюджетом Проекту, що наводиться в Додатку № 3 до цієї Угоди.
2.14. Набувач має право перерозподіляти кошти Гранту в межах затверджених послуг/видів діяльності, лише за письмовим погодженням з Організацією. У випадках оперативної необхідності Набувач має право самостійно, з подальшим обов’язковим інформуванням та погодженням Організації, перерозподіляти кошти між послугами/видами діяльності Проекту у межах 10% від розміру послуг/видів діяльності, які скорочуються, але не більше ніж 2000,00 (дві тисячі) гривень. Набувач не має право самостійно перерозподіляти кошти, якщо вони призначені для покриття витрат на адміністрування Проекту та/або виплату заробітної платні та інших винагород фізичним особам.
2.15. Набувач має право перерозподіляти невикористані кошти Гранту на нові послуги/види діяльності лише за попереднім письмовим погодженням з Організацією. Внесення нових послуг/видів діяльності можливо здійснювати в межах затверджених сум за видами діяльності, які виконує Набувач. Здійснювати перерозподіл коштів між лініями робочого плану Набувач має право лише за попереднім письмовим погодженням з керівництвом Організації.
2.16. Набувач не має права перерозподіляти кошти будь-яким чином пізніше 15 числа останнього місяця реалізації Проекту.
2.17. Набувач сприяє отриманню додаткових відсотків на суму коштів Гранту, які в подальшому, за попереднім погодженням з Організацією, витрачаються на цілі Проекту; такі витрати також включаються до витрат проекту.
2.18. Будь-які доходи від діяльності Набувача у рамках Проекту, у тому числі від соціального підприємництва шляхом утворення відокремленої юридичної особи, витрачаються Набувачем виключно на цілі реалізації Проекту.
2.19. Кошти Гранту в жодному разі не можуть бути використані для оплати штрафних санкцій Набувача, які покладені на нього з його вини.
2.20. Витрати Набувача для виконання Проекту за статтями бюджету Проекту «Оплата праці» та «Технічна допомога» здійснюються винятково шляхом безготівкових розрахунків.
2.21. Інші витрати Набувача для виконання Проекту здійснюються переважно шляхом безготівкових розрахунків. Набувач має право здійснювати витрати шляхом готівкового розрахунку лише у разі, якщо це єдиний розумний спосіб виконання діяльності за Проектом, а також за умови, що такі готівкові витрати сукупно протягом Строку реалізації Проекту не будуть перевищувати 10% від розміру категорії бюджету, за якою вони здійснюються. Набувач не може використовувати корпоративну банківську картку для проведення розрахунків з постачальниками робіт/товарів/послуг.
СТАТТЯ 3. ГАРАНТІЇ ТА ЗОБОВ'ЯЗАННЯ СТОРІН
3.1. Набувач у зв'язку з підписанням цієї Угоди зобов'язується та гарантує, що:
3.1.1. Набувач є юридичною особою, що має належний статус за законами, які регулюють його діяльність;
3.1.2. Набувач має необхідний обсяг правоздатності та дієздатності для того, щоб: а) мати своє майно; б) виконувати Проект у повному обсязі та в) укласти цю Угоду;
3.1.3. на дату підписання цієї Угоди не існує жодних скарг, позовів, розслідувань чи інших фактів, що можуть загрожувати діяльності Набувача або які можуть будь-яким чином вплинути на спроможність Набувача виконувати Проект;
3.1.4. Набувач не буде передавати кошти Гранту іншій особі для виконання Проекту в цілому, включаючи передачу коштів на умовах поворотної або безповоротної фінансової допомоги чи добровільного пожертвування;
3.1.5. Набувач буде негайно повідомляти Організацію про будь-які обставини, позови та претензії, що можуть призвести до накладання арешту, стягнення, виникнення податкової застави на кошти Гранту, та інші подібні обставини не пізніше десяти календарних днів від дати їхнього виникнення. При цьому Організація матиме право вимагати повернення коштів Гранту в цілому або в частині, а Набувач зобов'язується виконати вимогу Організації в порядку, визначеному статтею 10 цієї Угоди;
3.1.6. Набувач зобов’язується протягом трьох календарних днів повідомляти Організацію про будь-які перевірки діяльності Набувача, що проводяться відповідними контролюючими органами України;
3.1.7. Набувач зобов’язується під час здійснення діяльності в рамках реалізації Проекту за цією Угодою дотримуватись вимог, закріплених в його установчих документах. У випадку порушення норм своїх установчих документів Набувач несе відповідальність самостійно;
3.1.8. під час виконання заходів, спрямованих на реалізацію Проекту, Набувач буде вживати всіх можливих заходів, аби кошти Гранту не використовувалися на підтримку та пропагування жорстокості, на допомогу терористам або пов’язану з ними діяльність; не буде брати участь у відмиванні коштів або фінансуванні організацій, що відомі своєї підтримкою тероризму або беруть участь у відмиванні коштів. Набувач зобов’язується, у тому числі, сприяти виконанню положень Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом» від 28.11.2002 р. № 249-IV та Міжнародної конвенції про боротьбу з фінансуванням тероризму (ратифіковано Законом України «Про ратифікацію Міжнародної конвенції про боротьбу з фінансуванням тероризму» від 12.09.2002 р. № 149-IV);
3.1.9. Набувач зобов’язується не отримувати та не пропонувати будь-яким особам у зв'язку з отриманням і використанням Гранту будь-які незаконні прямі чи опосередковані переваги, дотримуватись стандартів поведінки щодо конфлікту інтересів при вчиненні будь-яких правочинів, пов'язаних з реалізацією Проекту, зокрема таких правил:
(а) жодна особа, пов'язана з Набувачем, не братиме участі у виборі, укладанні або виконанні договорів і використанні коштів або інших вигод за рахунок коштів Гранту, а також члени її родини або ділові партнери чи організації, які контролює, чи в яких бере участь або має фінансові інтереси ця особа;
(б) жодна особа, пов'язана з Набувачем, не братиме участі в операціях, до яких залучені організації або сторони, з якими ця особа веде переговори або має будь-які домовленості щодо майбутнього працевлаштування;
(в) особи, пов'язані з Набувачем, не вимагатимуть грошових винагород, привілеїв або подарунків від постачальників товарів (робіт, послуг) або потенційних постачальників;
(г) Набувач та жодна особа, пов’язана з Набувачем, не здійснюватиме викривлення або приховування фактів з метою впливу на процес здійснення закупівель Набувачем або виконання цієї Угоди;
(д) Набувачу та особам, пов’язаним з Набувачем, забороняється брати участь у схемах чи домовленостях з учасниками процедури закупівлі, розроблених з метою встановлення штучних, неконкурентних цін;
(е) якщо Набувач отримає інформацію про будь-який фактичний, очевидний або потенційний конфлікт інтересів, Набувач зобов’язується негайно повідомити про фактичний, очевидний або потенційний конфлікт інтересів Організацію;
3.1.10. Набувач зобов'язується не брати участі у будь-яких заходах, які тлумачаться або можуть тлумачитися згідно з Кримінальним кодексом України та Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції» як незаконні або корупційні;
3.1.11. Набувач зобов'язується дотримуватися вимог угоди між Організацією та донором коштів, з текстом якої можна ознайомитись на сайті Організації work. ;
3.1.12. Набувач зобов'язується не використовувати Грант та/або будь-які цінності, створені на кошти Гранту, з незаконною метою, з метою, що не стосується реалізації Проекту, або задля одержання прибутку;
3.1.13. у порядку, передбаченому законодавством України, вести облік отриманої допомоги та звітувати про використання коштів Гранту перед компетентними державними органами України;
3.1.14. використовувати всі доступні податкові пільги, пов'язані з отриманням та використанням коштів Гранту;
3.1.15. Набувач зобов’язаний не пізніше ніж до кінця першого кварталу забезпечити страхування майна (меблів, офісної техніки), придбаного за кошти Гранту;
3.1.16. у випадку виготовлення у рамках Проекту Набувачем будь-яких друкованих, виготовлених іншим способом творів (документів), а також видань у розумінні ЗУ «Про видавничу справу», (надалі Матеріали), Набувач має дотримуватися процедури рецензування та затвердження Матеріалів редакційною колегією Організаціїї згідно зі «Стандартами підготовки та затвердження інформаційно-освітніх матеріалів (ІОМ)», наведених в Додатку № 9 до цієї Угоди. Редакційна колегія Організації має право вимагати внесення змін як щодо форми, так і щодо змісту Матеріалів;
3.1.17. не використовувати кошти, надані для реалізації Проекту, для виконання проектів, що фінансуються іншими донорами, а також забезпечити прозорість і обгрунтованість розподілу часток фінансування, наданого різними донорами, у діяльності Набувача;
3.1.18. Набувач зобов’язаний повідомити Організацію про наявність та/або отримання додаткового фінансування від інших донорів на затверджені види діяльності Проекту, а також у випадку отримання нового фінансування для реалізації будь-яких інших проектів. У випадку, якщо додаткове фінансування потенційно може дублювати витрати даного Проекту, бюджет Проекту має бути переглянуто;
3.1.19. Набувач зобов’язаний розробити карту надання медико-соціальних послуг (далі – Карта) на території реалізації проекту із зазначенням:
§ кожного населеного пункту, в якому реалізується проект,
§ найменування та адреси медичних закладів-партнерів,
§ цільової групи (дорослі, діти, ув’язнені),
§ переліку послуг, що надаються в рамках проекту в даному населеному пункті,
§ графіку надання послуг,
§ кількості пацієнтів, які перебувають на диспансерному обліку в населеному пункті на момент укладання Карти,
§ кількості клієнтів проекту, що затверджена в рамках проекту на перше (серпень-грудень 2012), друге (січень - червень 2013) і третє (липень – грудень 2013) півріччя.
Карта розробляється за зразком, що наведений у Додатку № 14 до цієї Угоди, узгоджується та підписується уповноваженими представниками Набувача, інших набувачів Організації, що здійснюють діяльність на даній території надання медико-соціальних послуг, а також візується директорами обласних центрів профілактики та боротьби зі СНІДом. Набувач протягом 45 (сорока п’яти) календарних днів з дати підписання цієї Угоди зобов’язується передати Організації оригінал належним чином оформленої Карти;
3.1.20. Набувач зобовязаний повідомляти Організацію протягом десяти календарних днів про реорганізацію Набувача як юридичної особи;
3.1.21. Набувач зобовязаний до 28.09.2012 року видати внутрішній наказ, в якому будуть затверджені зразки первинної документації згідно цієї Угоди та відповідальні/ відповідальна особи(а) за: належне заповнення цієї первинної документації; збір програмних даних; належну підготовку та подачу програмної звітності до Організації; оцінку якості інформації (контроль за ідентичністю інформації між друкованими та електронними носіями, аналіз виконання програмних та фінансових цілей проекту; опитування клієнтів проекту), а також будуть закріплені терміни заповнення первинної та звітної документації, відповідальність за неналежне ведення первинної та звітної документації, положення, які регламентують доступ до конфіденційної клієнтської інформації (у т. ч. до бази даних «Case++») та особу, на яку покладено контроль за виконанням цього наказу. Набувач зобовязується ознайомити весь персонал проекту з наказом шляхом підписання наказу із фіксацією дати ознайомлення всіма працівниками Набувача, які беруть участь у Проекті;
3.1.22. у разі необхідності змін у персональному складі працівників, які працюють за даним Проектом, їхні кандидатури мають бути погоджені та затверджені Організацією, для чого Набувачем за 5 (п’ять) днів до призначення нового працівника на відповідну посаду надаються Організації резюме кандидатів на кожну посаду та супровідний лист, у якому обґрунтовано вказуються причини кадрових змін;
3.1.23. протягом 15 (п’ятнадцяти) календарних днів із дати підписання цієї Угоди розробити для кожного працівника, що задіяний у реалізації Проекту, посадову інструкцію з чітким переліком посадових обов’язків такого працівника;
3.1.24. протягом 15 (п’ятнадцяти) календарних днів з дати підписання цієї Угоди розробити для кожного консультанта (фізичної особи), що задіяний у реалізації Проекту, чіткий перелік обов’язків (завдань, регламентацій, послуг до надання, робіт до виконання), та зафіксувати його у відповідному договорі та/або додатках до договору (якщо консультант протягом різних періодів надає різні за обсягом або складом послуги). Відповідно підставою для прийняття послуг (робіт) консультанта має бути акт про прийняття послуг (виконання робіт), що має містити (як додаток або у тілі акту) чіткий перелік наданих послуг (виконаних робіт);
3.1.25. Набувач підтверджує, що сумарна середня зайнятість працівників, залучених до виконання проекту, не перевищує 8 годин на день за всіма проектами, що фінансуються за кошти Донора (через МБФ «Міжнародний Альянс з ВІЛ/СНІД в Україні», БФ «Розвиток України», ДУ «Український центр профілактики і боротьби зі СНІДом Міністерства охорони здоров’я України» та ВБО «Всеукраїнська мережа ЛЖВ»);
3.1.26. Набувач зобов’язаний передати Організації персональні дані своїх працівників, клієнтів, учасників тренінгів, семінарів, що задіяні у реалізації Проекту, з метою включення таких персональних даних до бази (баз) персональних даних, зареєстрованих у порядку, передбаченому Законом України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 року. Набувач має отримати письмову згоду від цих суб’єктів персональних даних на обробку їхніх персональних даних (прізвище, ім’я та по батькові, вік, стать) Набувачем та Організацією та надати копії цих документів Організації; у термін не пізніше, ніж 30 (тридцять) календарних днів з дати підписання цієї Угоди Набувач зобов’язаний надати копії письмової згоди на обробку персональних даних усіх фізичних осіб, які будуть залучені до виконання проекту;
3.1.27. Набувач зобов’язується вчасно інформувати Організацію щодо запланованих змін у затвердженому плані інформаційно-освітніх заходів за Проектом (Додаток № 11 до цієї Угоди). Зміни в план інформаційно-освітніх заходів вносяться лише після погодження змін Організацією; та якщо зміни не були погоджені з Організацією, Організація має право не приймати понесені витрати до витрат звітного періоду;
3.1.28. З метою уникнення технологічних та юридичних ризиків Набувач гарантує для виконання програмної та фінансової діяльності Проекту використання виключно ліцензійного програмного забезпечення або його вільно поширюваних аналогів.
СТАТТЯ 4. ОБЛІК, ЗВІТНІСТЬ ТА КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ КОШТІВ ГРАНТУ
4.1. Бухгалтерський та податковий облік використання коштів Гранту має здійснюватися Набувачем відповідно до загальних вимог та правил ведення таких обліків, встановлених законодавством України, а також вимог, визначених Організацією у Додатку № 7 до цієї Угоди.
4.2. У будь-який час на письмову вимогу Організації Набувач має подавати до Організації програмний звіт, фінансовий звіт про реалізацію Проекту та використання коштів Гранту станом на день, визначений у письмовій вимозі Організації.
4.3. Програмний звіт за результатами реалізації Проекту у відповідний звітний період в обов'язковому порядку має подаватися до Організації в електронному вигляді (надсилатися електронною поштою) та на паперовому носії інформації. Програмний звіт повинен готуватися за формами, наведеними у Додатку № 6 до цієї Угоди, зокрема зазначати рівень досягнення індикаторів ефективності Проекту. Програмний звіт повинен супроводжуватися примірниками об’єктів інтелектуальної власності, створеними в рамках виконання Проекту (інформаційні матеріали, публікації, відеофільми тощо).
4.4. З метою відображення змісту програмної діяльності та конкретних кількісних результатів Набувач зобов’язується вести первинну облікову документацію, форми та вимоги до заповнення якої визначаються та надаються Організацією.
4.5. З метою виконання постійного програмного моніторингу та формування звітності за результатами здійснення програмної діяльності Набувач зобов’язується використовувати електронну базу даних «Case++». Інструкція з установки та використання бази даних «Case++», а також право досту до неї надається Організацією.
4.6. Особа, відповідальна за моніторинг та звітність (документатор) у проекті Набувача, зобов’язується щотижнево заповнювати необхідну програмну інформацію в електронній базі даних «Case++» та щотижнево синхронізовувати її через мережу Інтернет з центральним сервером, розміщеним в Організації.
4.7. Набувач зобов’язується вести первинну облікову документацію та використовувати електронну базу даних «Case++» відповідно до принципів, правил та вимог, які визначаються Організацією у відповідних інструкціях, положеннях та правилах.
4.8. Для програмної звітності в рамках проекту встановлені такі звітні періоди: І-й – з 01 серпня 2012 року по 31 грудня 2012 року; ІІ-й – з 01 січня 2013 року по 30 червня 2013 року; ІІІ-й – з 01 липня 2013 року по 31 грудня 2013 року.
4.9. Електронний програмний звіт має подаватися Організації у термін не пізніше 5 (п’яти) календарних днів після закінчення звітного періоду. Паперовий програмний звіт, підписаний та завірений печаткою Набувача, подається Набувачем до Організації після погодження Організацією електронного програмного звіту.
4.10. Для електронної фінансової звітності в рамках проекту встановлено такі звітні періоди: 1-й квартал – з 01 серпня 2012 року до 30 вересня 2012 року; 2-й квартал – з 01 жовтня 2012 року до 31 грудня 2012 року; 3-й квартал – з 01 січня 2013 року до 31 березня 2013 року; 4-й квартал – з 01 квітня 2013 року до 30 червня 2013 року; 5-й квартал – з 01 липня 2013 року до 30 вересня 2013 року; 6-й квартал – 01 жовтня 2013 року до 31 грудня 2013 року.
4.11. Фінансовий звіт в обов'язковому порядку має подаватися до Організації в електронному вигляді (надсилатися електронною поштою) за результатами реалізації Проекту у відповідний звітний період. Електронний фінансовий звіт має подаватися не пізніше, ніж 5 (п’ять) календарних днів після закінчення звітного кварталу. Під час підписання цієї Угоди Набувачу передано форми фінансової звітності у форматі Microsoft Ехсеl, які Набувач зобов'язується використовувати під час підготовки квартальних та заключного фінансових звітів.
4.12. Для паперової фінансової звітності в рамках проекту встановлено такі звітні періоди: 1-й період – з 01 серпня 2012 року до 31 грудня 2012 року; 2-й період – з 01 січня 2013 року до 30 червня 2013 року; 3-й період – з 01 липня 2013 року до 31 грудня 2013 року, що відповідає термінам програмної звітності.
4.13. Фінансовий звіт на паперових носіях інформації має подаватися не пізніше, ніж 15 (п’ятнадцять) календарних днів після закінчення відповідного звітного періоду. Фінансовий звіт має бути впорядкований відповідно до загальних вимог до фінансової звітності, що наводяться у Додатку № 7 до цієї Угоди.
4.14. Звіт із закупівель препаратів та продукції медичного призначення в обов'язковому порядку має подаватися до Організації на електронному та паперовому носіях інформації згідно зі здійсненими в рамках Проекту закупівлями у відповідний звітний період. Звітні періоди для звітності із закупівель препаратів та продукції медичного призначення відповідають періодам, встановленим для фінансової звітності на паперових носіях, зазначеним у п.4.12. Електронна версія звіту із закупівель має подаватися у термін не пізніше, ніж 5 (п’яти) календарних днів після закінчення звітного кварталу. Звіт із закупівель препаратів та продукції медичного призначення на паперових носіях інформації має подаватися після погодження Організації у термін, що визначається щоквартально, але не пізніше, ніж 40 (сорок) календарних днів після закінчення звітного періоду.
4.15. Звіт із закупівель препаратів та продукції медичного призначення повинен готуватися за формою, наведеною у Додатку № 13 до цієї Угоди згідно з «Керівництвом із закупівель товарів, робіт та послуг», що є Додатком № 8 до цієї Угоди.
4.16. Набувач зобов’язаний пояснити будь-які розбіжності між запланованими та дійсними заходами за Проектом у будь-яких звітах, що надаються у порядку, визначеному вище у п. п.4.1-4.15.
4.17. Організація протягом одного календарного місяця з дати отримання від Набувача звіту за останній квартал матиме право призначити аудиторську перевірку фінансово-господарської та статутної діяльності Набувача, яка здійснювалась останнім під час реалізації Проекту, при цьому, оплата послуг аудиторської організації відбувається за рахунок Організації. Крім того, Організація проводитиме аудит діяльності Набувача за Проектом, і Набувач зобов’язується забезпечити всі необхідні для проведення таких перевірок умови.
4.18. Рекомендації аудиторської компанії, надані після проведення аудиторської перевірки, є обовязковими до виконання для Набувача.
4.19. З метою забезпечення контролю за реалізацією Проекту та процесом витрачання коштів Гранту, Набувач погоджується забезпечити безперешкодний доступ особам, письмово уповноваженим Організацією, а також особам, уповноваженим донором, до своїх приміщень, до участі в заходах, що відбуваються в рамках Проекту, у тому числі надати можливість ознайомлення з документацією, що стосується виконання робочого плану та витрачання коштів Гранту.
4.20. Рекомендації, які надаються Організацією після проведених нею моніторингових візитів, вважаються зобов’язаннями Набувача і є обов’язковими до виконання в термін, спеціально визначений для цього Організацією. У випадку невиконання Набувачем таких зобов’язань, Організація набуває право припинити дію даної Угоди в односторонньому порядку достроково.
4.21. Документація по Гранту, включаючи, але не обмежуючись будь-якими бухгалтерськими документами, листуванням, звітами тощо, має зберігатися Набувачем впродовж трьох років після закриття Гранту. У цей же термін зазначена документація повинна бути пред'явлена в будь-який час на письмову вимогу донорів Організації та/або осіб, ними уповноважених.
СТАТТЯ 5. ПРИДБАННЯ ТОВАРІВ (РОБІТ, ПОСЛУГ) ЗА ПРОЕКТОМ. РЕГЛАМЕНТАЦІЯ МАЙНОВИХ ПРАВ
5.1. Сторони погодилися, що в разі придбання товарів, робіт та послуг за цією Угодою Набувач буде дотримуватися таких вимог:
5.1.1. угоди про придбання цих товарів, робіт та послуг укладаються на прозорій та конкурентній основі. При цьому Набувач самостійно визначає метод закупівлі залежно від вартості закупівлі за такими правилами:
якщо загальна сума придбання однорідних товарів (робіт, послуг) на проектний рік або загальна вартість за проектний рік за послугою/видом діяльності затвердженого бюджету є меншою за 4000,00 (чотири тисячі) гривень, та якщо придбання відповідних товарів (робіт, послуг) передбачене бюджетом, Набувач обирає постачальника шляхом аналізу цін на ринку відповідних товарів (робіт, послуг) без додаткового документального оформлення порівняння цін на товари (роботи, послуги);
якщо загальна сума придбання однорідних товарів (робіт, послуг) на проектний рік або загальна вартість за проектний рік за послугою/видом діяльності затвердженого бюджету є більшою за 4000,00 (чотири тисячі) гривень, але меншою за 8000,00 (вісім тисяч) гривень, та якщо придбання відповідних товарів (робіт, послуг) передбачене бюджетом Гранту, Набувач обирає постачальника шляхом аналізу цін на ринку відповідних товарів (робіт, послуг). Проведення аналізу цін на ринку повинно документально підтверджуватись інформацією про ринкові ціни щонайменше трьох постачальників на однорідні товари (роботи, послуги) (копії рахунків, роздруковані прайси з інтернету тощо);
Якщо загальна сума придбання однорідних товарів (робіт, послуг) на проектний рік або загальна вартість за проектний рік за послугою/видом діяльності затвердженого бюджету перевищує 8000,00 (вісім тисяч) гривень та є меншою ніж 40 000,00 (сорок тисяч) гривень, та якщо придбання відповідних товарів (робіт, послуг) передбачено бюджетом Гранту, Набувач обирає постачальника шляхом проведення закупівлі методом «Місцеві закупівлі» згідно з п. 4 Додатку № 8;
Якщо загальна сума придбання однорідних товарів (робіт, послуг) на проектний рік або загальна вартість за проектний рік за послугою/видом діяльності затвердженого бюджету перевищує 40 000,00 (сорок тисяч) гривень, та якщо придбання відповідних товарів (робіт, послуг) передбачено бюджетом, Набувач обирає постачальника шляхом проведення закупівлі методом «Конкурсні торги (тендер)» згідно з п. 5 Додатку № 8.
5.1.2. рішення про придбання товарів (робіт, послуг) має базуватися на чіткому та точному описі товарів (робіт, послуг), які буде придбано;
5.1.3. оголошення про конкурсні торги або запити цінових пропозицій мають бути чітко повідомлені усім потенційним учасникам, яким повинно бути надано достатньо часу для підготовки відповіді на такі оголошення або запити;
5.1.4. в оголошеннях про конкурсні торги або запитах цінових пропозицій на здійснення закупівель товарів (робіт, послуг) має міститися вся інформація, необхідна потенційному учаснику для підготовки пропозиції, на основі чіткого і точного опису запропонованих умов договору та товарів (робіт, послуг), які будуть закуповуватися;
5.1.5. угоди укладаються лише з відповідальними постачальниками, які мають можливість успішного виконання таких угод;
5.1.6. за отримані товари (роботи, послуги) сплачується сума, яка не перевищує середньоринкові ціни (які визначено, наприклад, на основі порівняння цінових пропозицій і ринкових цін);
5.1.7. Набувач веде належний облік та документування надходжень та використання товарів (робіт, послуг), придбаних за цією Угодою, характер та обсяги пропозицій від потенційних постачальників товарів (робіт, послуг), і підстави укладання угод та здійснення замовлень.
5.2. На підставі поданого Набувачем плану закупівель по проекту (Додаток № 12) Організація визначає закупівлі, за якими необхідно надати повний пакет документації на затвердження Організацією. Зміни до плану закупівель вносяться Набувачем лише після погодження таких змін Організацією. Якщо зміни в плані закупівель не були попередньо погоджені з Організацією, Організація має право не приймати понесені витрати до витрат звітного періоду.
5.3. Якщо бюджетом Проекту передбачено придбання партії однорідних товарів (робіт, послуг) або одноразова закупівля товарів (робіт, послуг) вартістю більше 40 000,00 (сорока тисяч) гривень, Набувач зобов’язаний у строк не більше 60 (шестидесяти) календарних днів з моменту підписання цієї Угоди надати Організації належним чином затверджені письмові процедури придбання таких товарів (робіт, послуг), які передбачатимуть прозорий та конкурентний порядок придбання товарів (робіт, послуг) і будуть прийнятні для Організації. У випадку проведення закупівлі «Конкурсні торги (тендер)» Набувач зобов’язується забезпечити участь представників Організації у визначенні постачальників відповідних товарів (робіт, послуг). Переможець Конкурсних торгів, обраний Набувачем, підлягає остаточному затвердженню Організацією.
5.4. Право власності на матеріальні цінності, придбані та/або створені на кошти Гранту, належність виключних прав на об’єкти інтелектуальної власності, створені під час реалізації Проекту, використання та розпорядження такими правами визначаються положеннями законодавства України. Усі товари (роботи, послуги), фінансовані за рахунок коштів гранту, мають використовуватися виключно для цілей Проекту, а після його закінчення – для аналогічних цілей, визначених Проектом, або як буде погоджено Організацією. У разі надання в рамках Проекту матеріальних цінностей іншим особам, Набувач зобов’язується забезпечити відповідне використання таких цінностей на умовах цього пункту.
5.5. Організація, у разі виникнення обставин, які, згідно зі статтею 10, є підставою для дострокового розірвання цієї Угоди, може на власний розсуд вимагати повернення у свою власність та/або передання іншим організаціям майна, придбаного за рахунок коштів Гранту, а Набувач зобов’язаний виконати таку вимогу у 10-денний строк з моменту отримання вимоги Організації.
5.6. Набувач самостійно несе відповідальність за втрату, чи викрадення, чи пошкодження будь-яких чи всіх матеріальних цінностей, придбаних за рахунок коштів Проекту, і відразу після такої втрати, викрадення чи пошкодження повинен замінити такі матеріальні цінності за власний кошт відповідно до вимог щодо придбання товарів (робіт, послуг), визначених у п. 5.1 цієї Угоди.
5.7. Якщо Організацією буде виявлено грубе порушення положень цієї статті або інших статей цієї Угоди, або Керівництва із закупівель товарів, робіт та послуг, яке є Додатком № 8 до цієї Угоди, або поданих Набувачем та погоджених Організацією письмових процедур придбання товарів, робіт та послуг, пов’язане з проведенням закупівель товарів (робіт, послуг) Набувачем, Організація має право вимагати повернення таким Набувачем коштів Гранту, витрачених на такі закупівлі у повному обсязі.
5.8. Набувач самостійно несе відповідальність за втрату чи викрадення готівкових коштів, які є у розпорядженні Набувача.
5.9. У будь-який час, як впродовж терміну дії цієї Угоди, так і за межами цього терміну, при використанні об'єктів інтелектуальної власності, згаданих у п. 5.4 вище, у будь-яких публікаціях та виступах Набувач має посилатися на той факт, що реалізація Проекту стала можливою за підтримки Організації та/або відповідних донорів, як це визначено положеннями Додатку № 9 до цієї Угоди.
5.10. На прохання Організації, Набувач зобов’язаний забезпечити безоплатну передачу Організації прав на згадані об'єкти інтелектуальної власності для використання в цілях виконання Проекту «Підтримка профілактики ВІЛ/СНІДу, лікування та догляду для найуразливіших груп населення України».
5.11. Сторони здійснюватимуть обмін інформацією, отриманою в ході реалізації Проекту, при цьому Організація матиме право використовувати отриману інформацію на власний розсуд.
СТАТТЯ 6. ЗАКРИТТЯ ГРАНТУ
6.1. Після отримання від Набувача програмного та фінансового звіту за останній квартал Проекту Організація розпочне процедуру закриття Гранту. Ця процедура включає в себе:
6.1.1. перевірку та узгодження всіх даних, зазначених Набувачем у звітах про використання Гранту;
6.1.2. надання Набувачем Організації інвентаризаційного переліку усіх фондів та надходжень, що придбані за кошти Гранту;
6.1.3. повернення Набувачем на вимогу Організації всіх невикористаних або використаних нецільовим чином коштів Гранту;
6.1.4. повернення Організації та/або передання третім особам, визначеним Організацією, права власності на майно, придбане за кошти Гранту.
6.2. Організація проінформує Набувача офіційним листом щодо статусу виконання цієї Угоди та визначить у ньому:
6.2.1. статус майна та коштів Гранту;
6.2.2. вимоги щодо повернення коштів та/або майна, придбаного за кошти Гранту;
6.2.3. іншу необхідну інформацію щодо закриття Гранту.
6.3. Набувач зобов’язується виконати вимоги, що зазначені у такому листі у строк, зазначений у ньому.
СТАТТЯ 7. УМОВИ КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ
7.1. Сторонам буде заборонено використовувати як під час дії цієї Угоди, так і після припинення її дії, незалежно від підстав такого припинення, у власних інтересах або в інтересах інших осіб, будь-яку інформацію, отриману в ході виконання цієї Угоди, що може порушувати передбачені законодавством права особи на приватне життя і професійну таємницю, анонімність її статусу.
7.2. При цьому інформація щодо змістовної звітності за Проектом, яка не підпадає під ознаки, вказані у п. 7.1. цієї Угоди, не може бути визнана конфіденційною.
7.3. Сторони зобов'язуються забезпечити конфіденційність обробки та нерозголошення персональних даних фізичних осіб, які отримано та накопичено в ході виконання Угоди.
7.4. Відповідно до ст. 10 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 року Набувач наказом визначає посадових осіб, відповідальних за забезпечення конфіденційності персональних даних фізичних осіб та регулює коло осіб, які мають право здійснювати обробку (збір, накопичення та аналіз) даних.
СТАТТЯ 8. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН
8.1. За невиконання та/або неналежне виконання зобов'язань за цією Угодою Сторони несуть відповідальність за законодавством України в розмірі фактично завданих прямих збитків.
8.2. У випадку порушення Набувачем умов цієї Угоди, Організація в односторонньому порядку може прийняти рішення про призупинення подальшого надання Гранту до виправлення порушення або про зменшення суми Гранту, що надається за цією Угодою, про що має письмово повідомити Набувача.
8.3. У разі встановлення факту нецільового використання коштів Гранту в цілому або в будь-якій з його частин, а також будь-яких товарів (робіт, послуг), придбаних або створених на кошти Гранту, або іншого істотного порушення умов цієї Угоди, Набувач зобов'язується на вимогу Організації, окрім завданих збитків, повернути їй усі або визначену Організацією частину отриманих коштів Гранту протягом 30 (тридцяти) календарних днів з дати отримання вимоги Організації.
СТАТТЯ 9. ВИРІШЕННЯ СУПЕРЕЧОК
9.1. Суперечки Сторін з приводу цієї Угоди, застосування або тлумачення її положень, чи дострокового припинення дії такої Угоди будуть вирішуватися Сторонами шляхом переговорів.
9.2. Якщо Сторони впродовж 30 (тридцяти) календарних днів з дати виникнення суперечки не можуть дійти згоди, така суперечка передається на розгляд судових органів України відповідної юрисдикції.
СТАТТЯ 10. ТЕРМІН ДІЇ УГОДИ. ДОСТРОКОВЕ ПРИПИНЕННЯ ДІЇ УГОДИ
10.1. Ця Угода набуває чинності з дня її підписання Сторонами та діє в часі до повного виконання такими Сторонами своїх зобов'язань або до дати дострокового припинення її дії.
10.2. Дія цієї Угоди може бути достроково припинена в односторонньому порядку в будь-який час на вимогу Організації, а також у результаті виникнення будь-якої з нижченаведених підстав:
10.2.1. відмови Набувача від реалізації Проекту;
10.2.2. неможливості для Організації розпочати або продовжити виплату коштів Гранту внаслідок дії незалежних від Організації зовнішніх обставин, у тому числі, але не обмежуючись, дій щодо припинення чи зупинення фінансування програм і проектів Організації з боку донорів Організації, а також дій державних органів та органів місцевого самоврядування, якщо це позбавить Організацію можливості виконувати свої зобов'язання за цією Угодою;
10.2.3. ліквідації Організації чи Набувача, при цьому будь-яка частина Гранту не може бути включена до ліквідаційного балансу Набувача;
10.2.4. на вимогу Організації у випадку затримки Набувачем надання звітності більш ніж на 30 (тридцять) календарних днів;
10.2.5. на вимогу Організації у випадку негативної оцінки Організацією звіту про використання Гранту чи аудиту Проекту;
10.2.6. на вимогу Організації у випадку обставин, зазначених у п. 3.1.3 цієї Угоди;
10.2.7. на вимогу Організації у випадку невиконання зобов'язань, зазначених у п. п. 4.1-4.15 цієї Угоди;
10.2.8. на вимогу Організації у випадку використання Гранту в цілому або будь-якої його частини не за призначенням або з порушенням чинного законодавства чи цієї Угоди;
10.2.9. на вимогу Організації у випадку невиконання Набувачем Особливих умов Угоди;
10.2.10. на вимогу Організації у випадку, якщо Набувач не погоджується із внесеними змінами до додатків до цієї Угоди у порядку передбаченому п.11.5 цієї Угоди;
10.2.11. в інших випадках, передбачених законодавством України та цією Угодою.
10.3. У разі отримання Організацією письмового повідомлення Набувача про його бажання достроково припинити дію цієї Угоди, Організація має право висунути Набувачеві письмову вимогу надати звіт про використані кошти Гранту та повернути невикористані або використані не за цільовим призначенням кошти Гранту, при цьому Набувач зобов'язаний повернути такі кошти Організації протягом 30 (тридцяти) календарних днів з дати отримання вимоги Організації.
10.4. У разі отримання Набувачем письмового повідомлення Організації про її бажання достроково припинити дію цієї Угоди з вимогою повернути невикористані або використані не за цільовим призначенням кошти Гранту, а також майно, придбане за кошти Гранту, Набувач зобов'язаний повернути такі кошти Організації протягом 30 (тридцяти) календарних днів з дати отримання вимоги Організації. При цьому Організація може вимагати передання третім особам, визначеним Організацією, права власності на майно, придбане за кошти Гранту, а Набувач зобов’язується виконати таку вимогу у строки, зазначені Організацією.
10.5. Угода достроково припиняє свою чинність через 30 (тридцять) календарних днів після отримання її Стороною відповідного повідомлення. При цьому в будь-якому випадку підлягають виконанню зобов'язання, пов'язані з поверненням коштів.
СТАТТЯ 11. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ
11.1. Ця Угода складена українською мовою в двох примірниках, по одному примірнику для кожної зі Сторін, при цьому обидва примірники Угоди мають однакову юридичну силу.
11.2. Будь-які зміни та доповнення до тексту цієї Угоди вносяться за згодою Сторін у письмовій формі, при цьому згадані зміни та доповнення набувають чинності від дати їхнього підписання уповноваженими представниками Сторін.
11.3. Невід'ємною частиною цієї Угоди є згадані в її тексті додатки та документи, а також усі інші додатки та документи, що будуть підписані уповноваженими представниками Сторін, та в яких є пряме посилання на цю Угоду.
11.4. Сторони домовилися, що узгодження Угоди та додатків до цієї Угоди, може бути завірене факсимільним відбитком підпису, власноручний аналог якого наводиться у блоці 13 та 14 Титульної сторінки даної Угоди.
11.5. Сторони домовились про спрощений порядок узгодження змін до додатків до цієї Угоди. У разі необхідності внесення змін до додатків до цієї Угоди Організація має право внести такі зміни до додатків та направити офіційний рекомендований лист Набувачу про внесення таких змін із відповідним додатком. Зміни до додатків до цієї Угоди набувають чинності з моменту отримання Набувачем офіційного рекомендованого листа про внесення таких змін. У разі, якщо Набувач не погоджується із змінами, внесеними у додатки до цієї Угоди, він має негайно, не пізніше наступного робочого дня, повідомити Організацію у письмовій формі про відмову від узгодження змін до додатків до цієї Угоди.
11.6. До цієї Угоди додаються додатки:
11.6.1. № 1 – Опис проекту (заявка про надання гранту);
11.6.2. № 2 – Таблиця індикаторів проекту;
11.6.3. № 3 – Робочий план та бюджет проекту;
11.6.4. № 4 – Розподіл фінансування за напрямами діяльності;
11.6.5. № 5 – Таблиця персоналу проекту;
11.6.6. № 6 – Форми та вимоги до програмної звітності;
11.6.7. № 7 – Форми та вимоги до фінансової звітності;
11.6.8. № 8 – Керівництво із закупівель товарів, робіт та послуг;
11.6.9. № 9 – Стандарти підготовки та затвердження інформаційно-освітніх матеріалів;
11.6.10. № 10 – Форма плану закупівель;
11.6.11. № 11 – План інформаційно-освітніх заходів по проекту;
11.6.12. № 12 – План закупівель по проекту;
11.6.13. № 13 – Форма звіту із закупівель препаратів та продукції медичного призначення та інструкція щодо заповнення звіту
11.6.14. № 14 – Зразок Карти послуг в рамках проекту «Побудова життєздатної системи комплексних послуг з профілактики та лікування ВІЛ/СНІДу, догляду та підтримки для уразливих груп та ЛЖВ».
11.6.15. №15 – Зразки первинної облікової документації.
