ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДСНС України
18.10.2013 № 000
ПОРЯДОК
ведення обліку кадрів в органах і підрозділах цивільного захисту
І. Загальні положення
1.1. Цей Порядок визначає процедуру організації та здійснення обліку осіб рядового і начальницького складу в апараті ДСНС України, територіальних органах, підрозділах Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту (аварійно-рятувальних формувань центрального підпорядкування, аварійно-рятувальних формувань спеціального призначення, спеціальних авіаційних, морських та інших формувань, державних пожежно-рятувальних підрозділів (частин), навчальних центрів, формувань та підрозділів забезпечення), навчальних закладах цивільного захисту, наукових установах та інших підрозділах (далі – органи і підрозділи цивільного захисту).
1.2. Головні завдання обліку кадрів:
1.2.1. Здійснення належним чином організованої системи збору, накопичення, оброблення, групування, узагальнення і реєстрації необхідної інформації, що дає кількісну та якісну характеристику стану роботи з кадрами.
1.2.2. Документальне відображення проходження служби особами рядового і начальницького складу в органах і підрозділах цивільного захисту.
1.2.3. Ведення довідкової роботи з питань проходження служби осіб рядового і начальницького складу в органах і підрозділах цивільного захисту.
1.2.4. Забезпечення керівників органів і підрозділів цивільного захисту відомостями про зміни в кількісному та якісному складі кадрів, а також довідковими відомостями щодо осіб рядового і начальницького складу, необхідними для правильного вирішення питання їх службового використання.
1.3. Основні вимоги:
облік кадрів ведеться постійно, за встановленими формами та правилами;
своєчасне та всебічне відображення штатної та облікової чисельності осіб рядового і начальницького складу в органах і підрозділах цивільного захисту, а також кількісних і якісних змін по кожному органу і підрозділу цивільного захисту та персонально по кожній особі.
1.4. В органах і підрозділах цивільного захисту облік кадрів здійснюється кадровими органами.
ІІ. Види обліків
2.1. Залежно від обсягів завдань, способів збирання відомостей та інших критеріїв облік кадрів поділяється на персональний, штатно-посадовий та статистичний.
2.2. Персональний облік – це вид обліку кадрів, що призначений для всебічного вивчення ділових та особистих якостей особи, зарахованої до списків особового складу цивільного захисту, одержання довідкових даних, необхідних для визначення напрямку кар’єрного зростання, з метою подальшого використання особи під час проходження служби цивільного захисту, і який ведеться в органах чи підрозділах цивільного захисту за місцем проходження служби осіб рядового і начальницького складу.
2.2.1. Основними документальними даними про особу є: освіта, стан здоров’я, сімейний стан, місце проживання, реєстрації, дата та місце народження.
2.2.2. Джерелами документальної інформації про особу є видані на її ім’я та відповідним чином оформлені документи, а також зібрані додаткові відомості про особу. Забороняється збирання відомостей про особу без її попередньої згоди, за винятком випадків, передбачених законодавством.
Кожна особа має право на ознайомлення з інформацією, зібраною про неї.
Інформація про особу охороняється Законами України "Про інформацію" та "Про захист персональних даних".
2.2.3. Персональний облік ведеться на кожну особу окремо. Він повинен включати автобіографічні відомості, відомості про проходження служби, трудову та іншу інформацію, що характеризує професійні, освітні, моральні та ділові якості особи.
2.2.4. Персональний облік осіб рядового і начальницького складу в органах і підрозділах цивільного захисту здійснюється за особовою справою, що є основним документом такого обліку, алфавітними картками (додаток 1), послужними картами (додаток 2) та картками обліку стягнень і заохочень (додаток 3).
2.2.5. Алфавітні картки є документами персонального обліку осіб рядового і начальницького складу в органах і підрозділах цивільного захисту, що для зручності об’єднуються в картотеці в алфавітному порядку і використовуються для ведення довідкової роботи.
2.3. Штатно-посадовий облік – це вид обліку кадрів, що ведеться за посадами, передбаченими штатами, в органах і підрозділах цивільного захисту, в яких проходять службу особи рядового і начальницького складу та здійснюється в штатно-посадовій книзі (додаток 4).
2.4. Статистичний облік – це вид обліку кадрів, що ведеться на підставі документів персонального і штатно-посадового обліку, та призначений для одержання необхідних узагальнених цифрових відомостей про кількісний та якісний склад кадрів органів і підрозділів цивільного захисту за штатними посадами та іншими обліковими ознаками як за кожним таким органом і підрозділом, так і за ДСНС України в цілому.
Статистичний облік в органах і підрозділах цивільного захисту ведеться за результатами узагальнених звітів, що готуються кадровими органами у строки та за формами, встановленими ДСНС України.
ІІІ. Порядок обліку померлих (загиблих) осіб рядового та начальницького складу
У разі смерті (загибелі) особи рядового і начальницького складу робиться запис в алфавітній картці або послужній карті про дату смерті (загибелі), місце поховання, дата та номер наказу про виключення зі списків органу чи підрозділу цивільного захисту.
ІV. Відповідальність за організацію і стан обліку кадрів
4.1. Відповідальність за організацію і стан обліку кадрів покладається на Департамент персоналу апарату ДСНС України та інші кадрові органи.
4.2. Обов’язки посадових осіб, відповідальних за організацію і стан обліку кадрів:
організація ведення обліку кадрів відповідно до цього Порядку та періодична особиста перевірка його стану в органах і підрозділах цивільного захисту, а також проведення відповідних занять з працівниками, які безпосередньо здійснюють облік кадрів;
забезпечення збереження документів з персонального обліку кадрів.
4.3. Організаційно-методичне керівництво практичною діяльністю кадрових органів з питань обліку кадрів та контролю за його станом здійснюється Департаментом персоналу апарату ДСНС України.
генерал-майор служби цивільного захисту О. Євсюков
