МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Україна, 01001, м. Київ вул. Городецького, 13 Тел./
11.10.2010 № 31-32/238
На № ___________________
Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі
З метою встановлення єдиної нотаріальної практики та усунення помилок при оформленні спадкових прав фізичних та юридичних осіб, надсилається Узагальнення нотаріальної практики по оформленню спадкових прав приватними нотаріусами, підготовлене Департаментом нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об’єднань для його вивчення та використання в практичній роботі.
Додаток: на 7 арк.
Заступник Міністра Л. В. Єфименко
Вик. 4864156
Узагальнення нотаріальної практики по оформленню спадкових прав приватними нотаріусами(за період з 01.01.2010 по 30.06.2010)
З метою встановлення єдиної нотаріальної практики та на виконання п. 29.2 рішення колегії Міністерства юстиції України від 26.01.2010 № 1, Міністерством юстиції України було проведено узагальнення щодо оформлення приватними нотаріусами спадкових справ та видачі свідоцтв про право на спадщину за законом або заповітом, свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного подружжя.
Зазначене узагальнення було підготовлено на підставі інформації, наданої головними управліннями юстиції.
За наслідками опрацювання наявної інформації, встановлено, що за період з 01.01.2010 по 30.06.2010 р. приватними нотаріусами було заведено 32535 спадкових справ.
При цьому, було вжито заходів щодо охорони спадкового майна та складено актів опису у 15 випадках.
За вказаний період приватними нотаріусами було видано 28167 свідоцтв про право на спадщину, що становить приблизно 0,5% від загальної кількості нотаріальних дій, вчинених приватними нотаріусами, із них: за заповітом — 9868 свідоцтв, за законом — 18299 свідоцтв, що становить відповідно 35% і 65% від загальної кількості. На нерухоме майно — 18472 свідоцтв, на інше майно — 9695.
Крім того, приватними нотаріусами було видано 539 свідоцтв про право власності на частку у спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя.
Кількість винесених приватними нотаріусами постанов про відмову у видачі свідоцтв про право на спадщину становить 336.
За результатами аналізу інформації, наданої Головними управліннями юстиції, слід зазначити, що при заведенні спадкових справ приватні нотаріуси, в цілому, дотримуються положень Книги шостої Цивільного кодексу України ( далі — Кодекс), Закону України «Про нотаріат», Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004 № 20/5 (далі — Інструкція), Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 000/5 (далі — Правила).
При оформленні спадкових справ нотаріуси дотримуються певної послідовності дій: перевірка факту смерті спадкодавця; установлення часу та місця відкриття спадщини; наявність підстав для закликання до спадкоємства осіб, які подали заяву про видачу свідоцтва; склад спадкового майна, на яке видається свідоцтво про право на спадщину. На підтвердження цих обставин в матеріалах спадкових справ наявні відповідні документи.
У той же час, відповідно до поданої головними управліннями інформації, мають місце факти порушення окремими приватними нотаріусами чинного законодавства під час оформлення спадкових справ, незадовільний стан ведення нотаріального діловодства. При цьому слід зазначити, що помилки та недоліки, що мають місце у практичній діяльності приватних нотаріусів щодо оформлення спадкових справ, як правило, є типовими для нотаріусів усіх регіонів.
Аналізуючи дотримання приватними нотаріусами законодавства з питань прийняття спадщини та правильного застосування норм Кодексу, слід зазначити, що найбільш поширеною помилкою, яку допускають нотаріуси, є одночасне прийняття ними від спадкоємців заяви про прийняття спадщини та про видачу свідоцтва про право на спадщину, що не узгоджується з вимогами статті 67 Закону України «Про нотаріат» та пункту 210 Інструкції.
Крім того, при зверненні до приватного нотаріуса осіб, які відповідно до статті 1268 Кодексу прийняли спадщину, від них, для видачі свідоцтва про право на спадщину, відбирається заява і про прийняття спадщини, хоча строки для прийняття спадщини, встановлені статтею 1270 Кодексу на час подачі заяви закінчилися.
Разом з тим, від спадкоємців, які постійно проживали разом із спадкодавцем на час відкриття спадщини і вважаються такими, що прийняли спадщину (частина третя статті 1268 Кодексу) вимагається заява про прийняття спадщини, чим порушуються вимоги пункту 211 Інструкції.
Зустрічаються випадки, коли в текстах заяв про прийняття спадщини приватними нотаріусами не роз’яснюються положення статей 1269, 1273 Кодексу щодо права осіб, які прийняли спадщину або відмовилися від її прийняття відкликати таку заяву протягом встановленого строку.
Окремі приватні нотаріуси у заявах про прийняття спадщини за законом безпідставно надають роз’яснення статті 1241 Цивільного кодексу України про право спадкоємців на обов’язкову частку у спадщині та зазначають, що «заява має бути подана в державну нотаріальну контору для відкриття спадщини».
Випадків прийняття нотаріусами заяв про прийняття спадщини або про відмову від прийняття спадщини, чи заяв про їх відкликання, складених від імені спадкоємців їх представниками, що діють на підставі довіреностей, не встановлено, однак мало місце порушення приватним нотаріусом статті 32 Кодексу та пункту 207 Інструкції, коли було прийнято заяву про прийняття спадщини від імені неповнолітньої особи, подану її матір’ю Хмельницька область).
Слід зазначити, що відповідно до пункту 207 Інструкції заява, на якій справжність підпису спадкоємця не засвідчена, надійшла поштою, вона приймається нотаріусом, заводиться спадкова справа, а спадкоємцю пропонується надіслати заяву, оформлену належним чином, або прибути особисто до нотаріальної контори за місцем відкриття спадщини. Справжність підпису на таких заявах має бути нотаріально засвідченою.
В той же час, склалася різна практика щодо порядку прийняття заяв при особистому зверненні спадкоємців.
Так, окремі нотаріуси викладають зміст заяви про прийняття спадщини на спеціальному бланку нотаріальних документів (стаття 34 Закону, пункт 5 Інструкції) та засвідчують справжність підпису спадкоємця, інші ж нотаріуси приймають такі заяви, виготовлені на білому аркуші паперу, при цьому встановлюють особу спадкоємця, перевіряють справжність його підпису та дієздатність (Донецька, Івано-Франківська, Львівська, Миколаївська, Полтавська область).
На порушення вимог пунктів 212, 214 Інструкції, нотаріусами не з’ясовується правовий режим наявного спадкового майна та не відбираються від того з подружжя, що залишився живим заява про видачу свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя або заява про те, що майно є особистою власністю спадкодавця і на одержання свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя не претендує.
При видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя, приватними нотаріусами недотримуються вимоги пункту 241 Інструкції щодо надсилання повідомлення спадкоємцям померлого, які прийняли спадщину (Запорізька, Вінницька область). Свідоцтва про право власності на частку у спільному майні подружжя видавались нотаріусами з наступним усним повідомленням спадкоємців, про що зроблено відмітки на заяві того з подружжя, що залишився живим.
Як вбачається з узагальненої інформації, приватні нотаріуси, в цілому дотримуються вимог законодавства щодо порядку видачі свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного подружжя.
В той же час, мають місце випадки, коли нотаріуси надають неналежну правову оцінку документам, які їм подаються спадкоємцями для видачі свідоцтва про право на спадщину.
Зокрема, відповідно до пункту 212 Інструкції, для встановлення родинних та інших відносин спадкоємців зі спадкодавцем, нотаріусами вимагаються свідоцтва органів реєстрації актів цивільного стану; копії актових записів; записи в паспортах про другого з подружжя; копії рішень суду, що набрали законні сили, про встановлення факту родинних та інших відносин.
Проте, окремі нотаріуси до спадкової справи долучають лише довідку органу РАЦСу, що не є документом, за якими встановлюється факт родинних відносин. Крім того, приватними нотаріусами не долучаються необхідні документи, які містять відомості про останнє місце проживання, що не дає можливості встановити місце відкриття спадщини (Хмельницька, Одеська область, м. Київ).
Звертаємо увагу, що відповідно до пункту 211 Інструкції свідоцтво про право на спадщину видається спадкоємцям, що прийняли спадщину, тобто тим, які постійно проживали разом зі спадкодавцем чи подали заяву нотаріусу про прийняття спадщини. Доказом постійного проживання разом зі спадкодавцем можуть бути: довідка житлово-експлуатаційної організації, правління житлово-будівельного кооперативу, відповідного органу місцевого самоврядування про те, що спадкоємець безпосередньо перед смертю спадкодавця проживав разом зі спадкодавцем; копія рішення суду, що набрало законної сили, про встановлення факту своєчасного прийняття спадщини; реєстраційний запис у паспорті спадкоємця або в будинковій книзі, який свідчить про те, що спадкоємець постійно проживав разом зі спадкодавцем на час відкриття спадщини, та інші документи, що підтверджують факт постійного проживання разом зі спадкодавцем.
За відсутності зазначених документів, нотаріусу може бути надано рішення суду про встановлення факту спільного проживання спадкоємця зі спадкодавцем. Інші рішення суду, зокрема про встановлення факту прийняття спадщини, не можуть бути підставою для встановлення кола осіб, які мають право на спадкування. А у разі пропущення строку прийняття спадщини, нотаріус вимагає від спадкоємця рішення суду, в якому встановлено додатковий строк для подання заяви про прийняття спадщини.
На практиці також зустрічаються випадки недотримання вимог пункту 214 Інструкції, а саме: приватними нотаріусами при видачі свідоцтва про право на спадщину за заповітом не перевіряється коло осіб, які мають право на обов’язкову частку в спадщині (Вінницька область).
В порушення вимог пункту 216 Інструкції, у випадку, коли правовстановлювальний документ на майно, що підлягає реєстрації, повертається спадкоємцеві (свідоцтво про реєстрацію чи технічний паспорт на автомототранспортний засіб, іншу самохідну машину або механізм, судновий білет чи свідоцтво, договір комерційної концесії тощо), приватні нотаріуси не роблять відмітку на заяві про видачу свідоцтва про право на спадщину або на примірнику свідоцтва, який залишається у справах нотаріуса про перевірку такого документа та його повернення (Волинська, Кіровоградська, Львівська область).
Крім того, на заявах про видачу свідоцтва про право на спадщину, відсутні відмітки про наявність оригіналу правовстановлювального документа, без зазначення назви документу, ким, коли, за яким номером та на чиє ім’я він виданий (п. 28 Інструкції) (Харківська, Черкаська, Волинська область).
Мають місце непоодинокі випадки невиконання нотаріусами вимог пункту 28 Інструкції, яким передбачено, що при видачі свідоцтв про право на спадщину на правовстановлювальних документах, що повертаються відчужувачам (співвласникам), здійснюється відмітка про перехід права власності на відчужувану частку (або частку від частки) майна до набувача чи спадкоємця, проставляються дата, підпис нотаріуса та його печатка (Луганська, Черкаська, Кіровоградська, Харківська область).
Свідоцтва про право на спадщину видавалися приватними нотаріусами на підставі письмової заяви спадкоємців після закінчення шести місяців з дня відкриття спадщини, а у випадках, передбачених частиною другою статті 1270, статтею 1276 Цивільного кодексу України, — не раніше зазначених у цих статтях строків, за наявності всіх необхідних документів та відомостей.
Порушень встановлених строків не встановлено.
Не виникає труднощів у практичній діяльності нотаріусів і при застосуванні нотаріусами статей 1258, 1261–1265 Цивільного кодексу України.
Відповідно до пункту 205 Інструкції відомості про видачу свідоцтва про право на спадщину нотаріуси, в обов’язковому порядку, уносять до Спадкового реєстру. Проте, мав місце випадок унесення відомостей про видачу свідоцтва про право на спадщину до Державного реєстру правочинів (Луганська область).
Пунктом 5.5 Правил встановлено, що при вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва і вчиняють виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів за формами, установленими цими Правилами (додаток 7).
Найбільш поширеною помилкою серед приватних нотаріусів є недотримання встановлених форм свідоцтв про право на спадщину та посвідчувальних написів, (№ 1, 2, 3, 17, 61), зокрема: не зазначаються відомості про наявність чи відсутність обмежень, обтяжень на спадкове майно; при видачі свідоцтв про право на спадщину за законом декільком спадкоємцям, їх прізвище, ім’я, по батькові зазначалися не в алфавітному порядку; не зазначався рік народження спадкодавця тощо (Житомирська, Вінницька, Донецька, Луганська, Кіровоградська, Запорізька, Одеська, Чернігівська, Харківська область).
Крім того, окремі нотаріуси видають одне свідоцтво про право на спадщину як на рухоме так і на нерухоме майно, у свідоцтві про право на спадщину невірно зазначається розмір частки у спадщині або взагалі про її розмір не вказується, чим порушуються вимоги пункту 206 Інструкції (Харківська область).
Мають місце випадки, коли в свідоцтві про право на спадщину нотаріусами взагалі невірно зазначаються відомості про спадкове майно або про правовстановлювальний документ, на підставі якого таке свідоцтво видавалось (для прикладу: у свідоцтві про право на спадщину на акції вказано, що спадковим майном є сертифікат на акції; при наявності обмежень та/або обтяжень на земельну ділянку в свідоцтві про право на спадщину нотаріус зазначає про їх відсутність тощо) (Харківська, Львівська область, м. Київ).
Існують непоодинокі випадки, коли приватні нотаріуси не повідомляють (не надсилають копію свідоцтва про право на спадщину) про видачу свідоцтва про право на спадщину на ім’я малолітньої, неповнолітньої дитини або недієздатного спадкоємця чи спадкоємця, цивільна дієздатність якого обмежена, орган опіки і піклування за місцем проживання спадкоємця для охорони його майнових інтересів, чим порушуються вимоги пункту 225 Інструкції (м. Київ, Вінницька, Донецька, Харківська область).
До матеріалів спадкових справ долучаються копії документів не завірені в установленому порядку, чим не виконуються вимоги пункту 27 Інструкції (Луганська область, м. Київ).
Слід зазначити, що на таких копіях нотаріус повинен зробити напис «згідно з оригіналом», з проставленням дати і підпису нотаріуса, скріпленого печаткою.
Враховуючи, що відповідно до пункту 209 Інструкції при підготовці до видачі свідоцтва про право на спадщину за законом або за заповітом нотаріус за даними Спадкового реєстру перевіряє наявність спадкової справи, спадкового договору, заповіту, помилкою слід вважати здійснення такої перевірки лише при заведенні спадкової справи (Полтавська, Кіровоградська, Дніпропетровська область).
Звертаємо увагу, що перевірка заповітів повинна здійснюватися не тільки українською але й російською мовою.
Мають місце випадки, коли приватні нотаріуси вносять відомості про спадкову справу до Спадкового реєстру не в день її заведення, чим не виконуються вимоги п. 2.8 Положення про Спадковий реєстр (Хмельницька, Волинська, Чернігівська область, м. Київ).
Інші порушення, що встановлені під час проведення аналізу наданої інформації, в основному стосуються Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 000/5 (далі — Правила).
Так, при формуванні та оформленні спадкових справ не дотримуються вимоги пунктів 8.6, 8.6.1, 8.6.2, 8.6.3, 8.6.4 Правил, а саме:
заяви про прийняття спадщини, про відмову від спадщини не реєструються в книзі обліку і реєстрації спадкових справ;
номер спадкової справи не відповідає встановленим вимогам, зокрема складається без зазначення року, в якому вона заведена;
документи, пов’язані з оформленням спадкових справ, підшиваються не в хронологічному порядку, у спадковій справі відсутній внутрішній опис тощо (Житомирська, Київська, Вінницька, Донецька, Луганська, Кіровоградська, Одеська, Дніпропетровська, Харківська область, м. Київ).
В ході проведеного узагальнення було встановлено, що винесені приватними нотаріусами постанови про відмову у видачі свідоцтв про право на спадщину носили обґрунтований характер.
Постанови про відмову стосувались пропущення строків для прийняття спадщини, встановленого чинним законодавством, відсутності документів, які підтверджують право спадкодавця на спадкове майно, відсутності документів, які підтверджують родинні відносини по відношенню до спадкодавця, відсутності документів, які підтверджують право на обов’язкову частку тощо.
Як свідчить надана головними управліннями юстиції інформація, цивільні справи стосовно оформлення спадкових справ приватними нотаріусами судами не розглядалися. Окремі ухвали на дії приватних нотаріусів не виносились.
Висновки і пропозиції:
Проведене узагальнення нотаріальної практики по оформленню спадкових прав приватними нотаріусами свідчить про наступне.
1. Зрівняння в повноваженнях державних та приватних нотаріусів щодо оформлення спадкових прав дало змогу зняти напругу серед населення щодо доступу до нотаріальних послуг, частково зменшити навантаження на державних нотаріусів та усунути обмеження у здійсненні професійної діяльності приватних нотаріусів.
2. Незначна кількість заведених спадкових справ і виданих свідоцтв про право на спадщину, у порівнянні з аналогічними даними по державних нотаріальних конторах, за шість місяців 2010 року, свідчить про поступове адаптування як населення, так і приватних нотаріусів до змін у законодавстві. Не слід заперечувати, що більшою довірою з питань оформлення спадщини користуються державні нотаріуси.
З боку приватних нотаріусів спостерігається прояв обережності до вчинення нотаріальних дій, пов’язаних з оформленням спадкових прав. Як вбачається з інформації головних управлінь юстиції, при оформленні спадкових прав, приватні нотаріуси, в більшості випадків, засвідчують справжність підписів на заявах про прийняття спадщини чи про відмову від її прийняття.
3. З метою дотримання приватними нотаріусами вимог чинного законодавства при оформленні спадкових прав як за законом, так і за заповітом, вважаємо за необхідне, розробити та затвердити Програму підвищення кваліфікації приватних нотаріусів з питань спадкового права. Головним управлінням юстиції забезпечити системну роботу по реалізації зазначеної Програми.
Директор Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послугта реєстрації адвокатських об’єднань К. І. Чижмарь
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Україна, 01001, м. Київ в Тел./
12.10.2010 № 31-32/235
На № ___________________
Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі
Направляється Узагальнення практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 1 жовтня 2010 року, підготовлене Департаментом нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об’єднань, для неухильного виконання та вжиття відповідних заходів реагування Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі.
Додаток: на 7 арк.
Заступник Міністра Л. В. Єфименко
Тел. 4864988
Узагальненняпрактики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 1 жовтня 2010 року
Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10 січня 2002 року «Про приєднання України до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів», набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року.
Статтею 2 зазначеної Конвенції (далі Конвенція) передбачено, що Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.
Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються, зокрема, нотаріальні акти, офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.
Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», встановлено, що Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для використання їх за кордоном.
Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 листопада 2006 року № 000, передбачено, що Мін’юст здійснює підготовку нотаріально оформлених документів для їх подальшої консульської легалізації.
Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються відповідними компетентними органами, визначеними зазначеною постановою.
Компетентні органи з’ясовують чи підлягають подані документи проставленню апостиля; справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.
Для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації у більшості випадків подаються такі нотаріальні документи: копії (фотокопії), заяви, афідевіти, засвідчені переклади нотаріусом та документи, підпис перекладача на яких засвідчений нотаріально, та ін.
За результатами проведеного аналізу документів, що подаються для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації, встановлено наступне.
На порушення вимог статті 10 Конституції України, статті 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР» та статті 15 Закону України «Про нотаріат» (далі — Закон) нотаріуси викладають текст нотаріального документа (не переклад цього ж документа) чи посвідчувальний напис, яким закінчується документ, на іноземній мові (Автономна Республіка Крим, Дніпропетровська, Донецька, Київська, Львівська, Луганська, Полтавська, Сумська, Харківська, Херсонська, Хмельницька, області, міста Київ та Севастополь).
Відповідно до статті 78 Закону та пункту 260 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 3 березня 2004 року № 20/5 (далі — Інструкція), нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.
Чинним законодавством передбачено, що текст перекладу документа може бути вкладений окремо від тексту цього документа.
Переклад, який зроблений на окремому аркуші, пришивається до оригіналу документа чи до копії, нотаріально засвідченої, і скріплюється підписом нотаріуса та печаткою.
Відповідно до пункту 3 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами, організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» (діє на території України відповідно до статті 3 Закону України «Про правонаступництво»), та пункту 255 Інструкції забороняється засвідчувати вірність копій паспорта, документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, знімання копії з яких не допускається.
Тому, засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі паспорта громадянина, приєднаному до незасвідченої у нотаріальному порядку копії (фотокопії) цього паспорта, суперечить вимогам чинного законодавства.
Окремі нотаріуси вчиняють вказані нотаріальні дії не враховуючи вимоги вказаної статті Закону і пунктів Указу та Інструкції (м. Київ, Дніпропетровська, Івано-Франківська, Харківська області).
Статтею 313 Цивільного кодексу України передбачено, що фізична особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Фізична особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супроводі осіб, які уповноважені ними.
Згідно Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 1995 року № 57 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 серпня 2010 року № 000), виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за згодою обох батьків (усиновлювачів) (далі — батьки) та в їх супроводі або в супроводі осіб, уповноважених ними, які на момент виїзду з України досягли 18-річного віку.
Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з батьків або інших осіб, уповноважених одним з батьків за нотаріально посвідченою згодою, здійснюється за нотаріально посвідченою згодою другого з батьків із зазначенням у ній держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі, якщо другий з батьків відсутній у пункті пропуску;
Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі осіб, які уповноважені обома батьками, здійснюється за нотаріально посвідченою згодою обох батьків із зазначенням держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі.
Виїзд з України дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, які не досягли 16-річного віку, здійснюється:
які проживають (перебувають) у закладах охорони здоров’я, навчальному або іншому дитячому закладі, — у разі пред’явлення нотаріально посвідченої згоди керівника цього закладу та у супроводі уповноваженої ним особи;
які влаштовані на виховання та спільне проживання до прийомної сім’ї, — у разі пред’явлення оригіналу договору про влаштування дитини до прийомної сім’ї або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі прийомних батьків або одного з них;
які влаштовані на виховання та спільне проживання до дитячого будинку сімейного типу, — у разі пред’явлення оригіналу договору про організацію діяльності дитячого будинку сімейного типу або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі батьків-вихователів або одного з них;
які перебувають під опікою, піклуванням за рішенням органів опіки та піклування, — у разі пред’явлення оригіналу рішення про встановлення опіки (піклування) або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі опікуна або піклувальника;
які перебувають під опікою, піклуванням за рішенням суду, — у разі пред’явлення рішення суду про встановлення опіки (піклування) або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі опікуна або піклувальника;
які відповідно до договору про патронат передані органом опіки і піклування на виховання в сім’ю іншої особи (патронатного вихователя) до досягнення дитиною повноліття — у разі пред’явлення оригіналу зазначеного договору, посвідченого підписом уповноваженої особи відповідної місцевої держадміністрації або міської (за винятком міст районного значення) ради, скріпленим гербовою печаткою, або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі патронатного вихователя.
Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з прийомних батьків, батьків-вихователів здійснюється за нотаріально посвідченою згодою другого з батьків із зазначенням держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі, якщо другий з них відсутній у пункті пропуску через державний кордон.
Статтею 78 Закону передбачено, що нотаріуси, засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові, і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини. Нотаріуси, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.
Однак нотаріуси, не враховуючи вказані вище вимоги, засвідчують справжність підписів на заявах (згодах) про виїзд неповнолітніх дітей за кордон (Донецька, Львівська, Сумська, Харківська, Херсонська області, м. Київ).
Згідно статті 47 Закону для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
На порушення вказаної статті нотаріуси приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам вказаної статті Закону (м. Київ).
Крім того, нотаріусами не враховуються вимоги пункту 23 Інструкції, яким передбачено, що на нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються (м. Київ, Житомирська, Луганська області).
Згідно статті 47 Закону документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ.
Статтею 5 Закону передбачено, що нотаріус зобов’язаний здійснювати свої професійні обов’язки відповідно до цього Закону і принесеної присяги, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду, відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам.
Нотаріуси м. Києва, не враховуючи вимоги статей 5, 47 Закону, засвідчують вірність фотокопії витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.
Відповідно до пункту 23.7 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року № 68, копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається. На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи. Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються «мокрою» гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили.
Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23 (підпис) (Національний стандарт України Державна уніфікована система документації, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55).
Вірність копії (фотокопії) з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знаходиться в суді з зазначенням номера справи (пункт 256 Інструкції).
Однак нотаріуси, для засвідчення копій (фотокопій), копій з копій приймають документи, які не відповідають вимогам вказаних вище Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції та Національного стандарту України (Дніпропетровська, Луганська, Харківська області).
Крім того, нотаріусом Івано-Франківської області засвідчено копію рішення суду, яка скріплена підписами суддів, підписи яких нотаріусом не засвідчені, а сама копія разом з підписами суддів викладена на спеціальних бланках нотаріальних документів, що протирічить вимогам статей 75, 76, 78 Закону та зазначених Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції та Національного стандарту України.
З першого січня 2010 року набрали чинності зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, що затверджені наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2008 року № 000/5, якими Додаток №7 до цих Правил викладено у новій редакції.
На порушення статті 48 Закону та зазначених Правил нотаріуси Автономної Республіки Крим, Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Луганської, Львівської, Одеської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької областей, міст Києва та Севастополя не додержуються форм посвідчувальних написів, затверджених вказаним вище наказом, зокрема, форми № 61 при засвідченні справжності підпису на заяві.
Документи (листи, фотокартки, квитанції тощо), що додаються до афідевіту, на підтвердження викладених у ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.
При засвідченні справжності підпису на афідевіті з додатками нотаріусами на порушення форми № 65 Додатку 7 до вказаних вище Правил не додаються додатки, про які нотаріуси зазначали у посвідчувальному написі (Івано-Франківська, Одеська, Чернівецька області).
Нотаріусами Автономної Республіки Крим, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Тернопільської, Харківської, Херсонської областей, міст Києва та Севастополя не враховуються вимоги статті 34 Закону та пункту 9 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 15 липня 2003 року № 87/5 (у редакції наказу від 19 листопада 2007 року № 000/5) (далі — Порядок).
Крім того, вказаним пунктом Порядку передбачено, що при засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється один реєстровий номер, а нотаріуси Закарпатської, Дніпропетровської, Київської, Кіровоградської, Чернівецької областей, м. Києва при засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі не в повній мірі враховують вимоги цього пункту Порядку.
Відповідно до частини другої статті 207 Цивільного кодексу України правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою.
Нотаріусами Дніпропетровської області та міста Києва посвідчуються довіреності на порушення вимог вказаної статті Кодексу.
Слід звернути увагу, що відповідно до статті 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.
Статтею 100 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.
Однак на порушення вказаних статей Законів нотаріусами Донецької, Київської, Рівненської областей, міста Києва приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, які не пройшли процедуру консульської легалізації у іноземній країні, у якій вони були видані, що призводить, зокрема, до надходження до Мін’юсту обґрунтованих скарг.
Аналіз практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 1 жовтня 2010 року, свідчить про те, що головними управліннями юстиції не в достатній мірі виконуються вимоги статей 2, 33 Закону України «Про нотаріат» та проводиться недостатня робота щодо підвищення кваліфікаційного рівня нотаріусів.
Враховуючи зазначене та з метою запобігання в подальшому можливих порушень, а також належного реагування, вважаємо за необхідне рекомендувати начальникам головних управлінь юстиції:
при проведені перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства особливу увагу звертати на належне виконання нотаріусами вимог чинного законодавства, яке регулює особливості вчинення нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав, а також дотримання нотаріусами вимог статей 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» та 100 Закону України «Про нотаріат»;
постійно проводити інформаційно-роз’яснювальну роботу серед нотаріусів щодо змін у законодавстві України з питань вчинення нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав;
забезпечувати об’єктивний, всебічний та своєчасний розгляд працівниками відділів (управлінь) нотаріату та нотаріусами звернень громадян відповідно до чинного законодавства та тримати це питання на постійному контролі.
Узагальнення надіслати начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі для врахування в роботі, вжиття відповідних заходів та для направлення нотаріусам України.
Директор Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичнихпослуг та реєстраціїадвокатських об’єднань К. І. Чижмарь
Вик.
