Розподіл за видами та формування розпорядчих документів у справи

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ПОЛТАВСЬКІЙ ОБЛАСТІ

КОТЕЛЕВСЬКЕ РАЙОННЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

РОЗПОДІЛ ЗА ВИДАМИ ТА ФОРМУВАННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ У СПРАВИ

Котельва

2014

УДК 340

ББК 67

Данилейко І. С., Рахманова іл за видами та формування розпорядчих документів у справи - Котельва: Котелевське районне управління юстиції 201с.

Данилейко І. С.,- начальник Котелевського районного управління юстиції, – провідний спеціаліст Котелевського районного управління юстиції,

Підготовлено відповідно до законодавства станом на 01.09.2014 року.

Викладено рекомендації щодо розподілу розпорядчих документів за видами, формування їх у справи.

Для працівників кадрових служб, діловодів.

УДК 340

ББК 67

© Котелевське РУЮ, 2014

ЗМІСТ

Вступ……………………………………………..4

1.Розподіл наказів за видами…………………5
2. Формування наказів у справи та їх

реєстрація……………………………………….10

3. Особливості складання заголовків зведених наказів…………………………………………..12

Висновки………………………..……………...13
Словник основних понять…..………. ………15

Список використаних джерел ………..............16

ВСТУП

Розпорядча діяльність в організаціях усіх форм влас­ності здійснюється шляхом фіксації управлінських рішень у розпорядчих документах.

До розпорядчих документів нале­жать накази і розпорядження.

Порядок реєстрації розпоряд­чих документів, їх формування в справи, зберігання визначається залежно від того, до якого виду належить наказ. Так, накази різних видів формуються в окремі справи впродовж кален­дарного року, обліковуються за окремими реєстраційними формами.

Розподіл наказів за видами базується на такому критерії, як строк зберігання документа (тобто визначений строк збері­гання, після спливу якого доку­мент може бути виділений для знищення), і провадиться відпо­відно до одного з базових нормативно-правових актів у сфері діловодства - Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самовряду­вання, інших підприємств, уста­нов та організацій, із зазна­ченням строків зберігання документів.

1. Розподіл наказів за видами

Із 1 січня 2013 року в Україні діє новий Перелік типових доку­ментів, що утворюються в діяль­ності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням стро­ків зберігання документів, затвер­джений Наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 000/5 (зареєстро­вано в Мін'юсті 17.04.2012 р. за N2571/20884, далі - Перелік 578/5).

Згідно зі ст.16 Переліку № 000/5, виділяються чотири групи наказів:

• з основної діяльності;

• з адміністративно-господар­ських питань;

• з кадрових питань тривалого строку зберігання;

• з кадрових питань тимчасо­вого строку зберігання.

Для порівняння: відповідно до раніше чинного Переліку типових документів зі строками зберігання (Наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 №41) виокрем­лювали шість основних груп наказів: з основної діяльності; з адміністративно - господарських питань; з кадрових питань (особового складу); про відрядження; про відпустки; про дисциплінарні стягнення. Перелік 1998 року втратив чинність у зв'язку із введенням в дію нового Переліку 578/5.

Наказами з основної діяльності (далі - накази з ОД) документу­ються, зокрема, питання утво­рення та реорганізації організа­цій або їх підрозділів, затвердження положень про структурні підрозділи, створення колегіальних органів та комісій (наприклад, експертної комісії, делегування представників адмі­ністрації до комісії із соцстраху), виробничої діяльності, плану­вання, ціноутворення, делегу­вання права підпису або затвер­дження документів.

Строки зберігання наказів з ОД відрізняються залежно від того, чи віднесено організацію до суб'єктів формування Націо­нального архівного фонду (НАФ).

До суб'єктів формування НАФ належать, наприклад, органи дер­жавної влади, більшість наукових установ. Функція з визначення, чи створюються в організації доку­менти НАФ, є компетенцією дер­жавних архівів.

Для наказів з основної діяльності, що видаються організаціями - суб'єктами фор­мування НАФ, встановлено постій­ний строк зберігання. В інших організаціях накази з основної діяльності збері­гаються до ліквідації організації.

Наказ - одна з основних скла­дових документообігу будь-якої організації.

Чим довше існує під­приємство, тим більшим є обсяг створених ним документів. Разом із цим, з часом зберігання усіх документів стає для організації непід'ємним тягарем - не виста­чає площ для паперу, що нако­пичується в арифметичній про­гресії. При цьому далеко не вся інформація, яку необхідно доку­ментувати, має тривале прак­тичне значення. Наприклад, наказ про перенесення робочих днів у 2014 році є важливим для установи саме у 2014 році.

Саме для оптимізації обсягу документообігу виділяють окрему групу наказів з адміністративно-господарських питань. Відповідно до ст. 16 Переліку № 000/5, термін зберігання таких наказів має ста­новити п'ять років. Після спливу зазначеного періоду накази цього виду можна виділити до знищення, а отже, хоча б трошки, але вивільнити місце для збері­гання інших документів. До таких наказів відносять, наприклад, накази про покладання обов’язків, створення робочих груп, про інвентаризацію, графіки особистого прийому і т. д.

Перелік № 000/5 виділяє дві групи кадрових наказів:

• тривалого строку зберігання - мають зберігатися 75 років;

• тимчасового строку зберігання - для таких наказів строк збері­гання становить п'ять років.

До наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання належать накази щодо:

• прийняття на роботу;

• переведення на іншу посаду;

• запровадження або скасування суміщення професій (посад);

• звільнення;

• підвищення кваліфікації;

• присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);

• зміни біографічних даних (у зв'язку з укладенням чи розірванням шлюбу, зміни пріз­вища, власного імені);

• заохочення (нагородження, преміювання).

Також до цієї групи віднесено усі накази з питань оплати праці, у т. ч. надбавок, доплат, надання матеріальної допомоги.

В організаціях, які не створюють документи НАФ (а це майже всі комерційні організації), до кадро­вих наказів тривалого терміну зберігання відносять і накази щодо затвердження чи зміни штатного розпису.

До цієї ж групи належать і деякі накази з питань надання відпусток, а саме стосовно надання відпусток по догляду за дитиною, відпусток без збе­реження заробітної плати, будь-яких відпусток працівників із важкими, шкідливими та небез­печними умовами праці.

Більше того, довгострокові від­рядження і відрядження для пра­цівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці також документують наказами з кадрових питань тривалого тер­міну зберігання.

До наказів з кадрових питань тимчасового терміну зберігання належать накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; накази про накладання дисциплінарних стягнень; накази про надання щорічної основної та додат­кових відпусток, відпусток у зв'язку з навчанням, відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки»).

2. Формування наказів у справи та їх реєстрація

Оригінали виданих та підпи­саних керівником організа­ції наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими Переліком № 000/5 видами. У будь-якій організації має бути передбачено чотири справи з наказами.

Накази реєструють в окремих реєстраційних формах. Отже, в організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:

• Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;

• Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господар­ських питань;

• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;

• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Журнал реєстрації нака­зів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожен журнал збе­рігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами. Наприклад, Журнал реєстра­ції наказів з кадрових питань тривалого терміну зберігання за 2014 рік- зберігатимемо 75 років.

Наприкінці року у кож­ному журналі слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих доку­ментів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими пояс­неннями, наприклад, «Наказ за № 000 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»). Якщо у журналі залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено.

При цьому важливо пам'ятати, що нумерацію наказів у новому році слід розпочати з №1.

Перелік № 000/5 визначає загальний розподіл наказів за видами, однак на практиці може виникнути потреба адаптувати цей порядок під специфіку орга­нізації.

3. Особливості складання заголовків зведених наказів

Залежно від змісту наказу розрізняють:

• прості (індивідуальні) накази з кадрових питань - містять відомості про управлінську дію щодо одного працівника;

• складні (зведені) накази з кадрових питань - стосуються кількох працівників.

Зведені накази доцільно вико­ристовувати у великих органі­заціях. Хоча у зведеному наказі можуть бути зафіксовані управ­лінські рішення щодо багатьох працівників, керівник підписує лише один документ, тож має місце реальна економія часу пер­шої посадової особи організації.

Заголовок індивідуального кадрового наказу має міс­тити інформацію про праців­ника і відповідне управлінське рішення: наприклад, «Про прий­няття », «Про надання частини щорічної основ­ної відпустки ».

Кількість працівників і управ­лінських дій, які можуть зво­дитися в один складний наказ, правилами діловодства не обмеж­ується. Перелічити у заголовку зведе­ного наказу усіх осіб, яких він стосується, неможливо (обсяг заголовка перевищуватиме усі розумні межі). Саме тому заго­ловки зведених наказів форму­люють узагальнено: «Із кадрових питань тривалого строку збері­гання» або «Із кадрових питань тимчасового строку зберігання».

УВАГА!: не забу­вайте ознайомлювати з кадро­вими наказами працівників, яких вони стосуються. На інди­відуальному наказі можна офор­мити окрему відмітку для озна­йомлення, до зведеного наказу зазвичай додають аркуш озна­йомлення з наказом.

ВИСНОВКИ

Вся робота з наказами, особливості їх опрацювання, формування у справи, зберігання залежить від того, до якого виду належить наказ. В основу класифікації наказів, їх розподілу за різними видами покладе­но такий чинник, як строк зберігання документа. Накази формують у справи в межах діловод­ного року. Діловодний рік збігається з календарним і починаєть­ся 1 січня.

Строки зберігання нака­зів відрізняються для різних закладів — залежно від того, чи утворюються в їх діяльності документи Національного архівного фонду (НАФ), тобто архівні документи, культурна цінність яких визнана відповідною експертизою та які підлягають державному обліку і зберіганню.

Залежно від того, до якої групи (підгрупи) належить наказ, він має реєструватися у своїй реєстраційній формі. Якщо номен­клатурою справ установи на рік буде передбачено чотири справи з наказами, то, відпо­відно, має бути чотири журнали реєстрації наказів.

СЛОВНИК ОСНОНИХ ПОНЯТЬ

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими.

Накази щодо особового складу – розпорядчі документи, пов'язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо). Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) — це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства, установи організаціїі

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

І. Перелік типових доку­ментів, що утворюються в діяль­ності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням стро­ків зберігання документів, затвер­джений Наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 000/5 (зареєстро­вано в Мін'юсті 17.04.2012 р. за N2571/20884, далі - Перелік 578/5).

[Електронний ресурс] – Режим доступу // www.zakon.rada.gov.ua//

2. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету міністрів України від 30.11.2011 року за № 000. [Електронний ресурс] – Режим доступу // www.zakon.rada.gov.ua//