Ведення облікової документації

Ведення облікової документації.

Одним із інструментів керівництва діяльністю клубного закладу є добре організований облік роботи, який дає змогу зробити аналіз стану справ, усього обсягу роботи, хід виконання основних показників роботи клубу.

В сучасному клубному закладі є три види обліку з основних напрямків його діяльності.

Журнал обліку роботи закладу культури фіксує весь обсяг роботи як на основній базі, так і на дозвіллєвих об”єктах, які знаходяться за межами закладу. Форма журналу наведена у додатку № 1.

Журнал заповнюється директором ябо завідуючим закладом щоденно і зберігається протягом п”яти років. В журналі фіксується кожний захід окремо. Такі комплексні заходи як свято села, народне гуляння, День міста потребують запису кожного заходу, що входить до програми свята, окремо з вказівкою часу його проведення, місця і кількості відвідувачів. Виставки фіксуються щоденно на протязі усього терміну їх демонстрації.

Також фіксується проведення занять художніх колективів, засідань та заходів клубів за інтересами (без розшифровки теми занять).

Журнал обліку роботи колективу самодіяльної художньої творчості ведеться керівником і заповнюється після проведення репетиції, заняття чи вистави, концерту. Зберігається постійно. У журналі вміщуються такі розділи: “Річний план роботи колективу, розгорнутий “Список учасників”, “Облік відвідувань “занять”, “Зміст проведених занять”, “Облік концертних виступів (додаток №3).

Порядок ведення журналу.

1. Журнал обліку роботи колективу є основним документом обліку обсягу та змісту роботи, зберігається в художньому відділі закладу культури або у директора, заповнюється особисто керівником колективу самодіяльності і підтверджується підписом старости.

2. Облік занять та концертів заповнюється не пізніше як на слідуючий день після їх проведення.

3. Вірність ведення журналу обліку роботи колективу два рази на місяць (14 і 29 числа) перевіряється керівником закладу культури ( методистами РБК, зав. відділом).

4. На основі журналу складається табель обліку фактично відпрацьованого часу, згідно учбового розкладу і здається в бухгалтерію першого числа кожного місяця.

5. Репертуарні плани і звіти про проведену роботу складаються щоквартально.

Журнал обліку роботи клубу за інтересами або аматорського об”єднання ведеться керівником об”єднання і заповнюється після проведення засідання Ради чи заходу. Зберігається постійно. У журналі вміщуються такі розділи: “План роботи клуб”, “Протоколи засідання Ради клубу”, “Облік проведених заходів”, “Список членів клубу”(розгорнутий). Форма журналу складається самостійно.

ЖУРНАЛ

Обліку роботи клубного закладу

____________________________

_____________________________

Відповідальний за ведення журналу_________________

АДМІНІСТРАЦІЯ ЗАКЛАДУ

Керівник закладу_______________________________________________

Контактні телефони_____________________________________________

Інші працівники/посада, П.І. П/:________________________________________

Режим роботи закладу

Робочі дні:_____________________________________________________

Вихідні:_______________________________________________________

Поштова адреса:

Ст.№ 3

Перелік

самодіяльних художніх колективів

та розклад їх роботи

№ п/п	Назва колективу та жанр	Місце розташування	Керівник колективу:П. І.П.,контактні телефони	Розкад занять

Ст.№ 4

Перелік

клубів за інтересами, аматорських

об”єднань, розклад занять.

№ п/п	Назва, тип об”єднання, напрямок діяльності	Місце розташування	Керівник колективу:П. ІПконтактні телефони	Розклад занять

Облік

роботи клубного закладу

№ п/п	Дата і час проведення	Назва, форма роботи	Місце проведення	Аудиторіяк-ть відвідувачів	З ким проведено захід	Відповідальний за проведення заходу	Короткий зміст заходу	Фінансові витрати, надходження/джерела і к-ть/

Журнал

Навчально-творчої та виховної роботи

_______________________________________________________

/назва колективу художньої та технічної самодіяльності/

___________________________________________________________________________________________________________________________

____________________ на ______________учбовий рік

Керівник______________________

Староста______________________

Ст.№2

Обов”язки керівника колективу

1.Постійно підвищувати свій творчий рівень, удосконалювати професійні навички роботи з колективом, ширше використовувати передовий досвід в організації проведення занять в колективі.

2.На основі перспективного та місячного планів роботи, затверджених художньою радою, вести постійну учбово-творчу та виховну роботу, сприяти формуванню учасників колективу прогресивного світогляду, оволодінню високої виконавської майстерності.

3.Спільно з творчою радою, враховуючи ступінь підготовленості учасників художньої самодіяльності, складати репертуарні плани, включаючи кращі твори українського та зарубіжного мистецтва.

4.Нести матеріальну відповідальність за збереження власності, устаткування, музичних інструментів, апаратури, костюмів та ін. Слідкувати за їх справністю. Своєчасно оформлювати замовлення на необхідну власність та костюми, контролювати терміни їх виконання.

5.Приймати активну участь в суспільному житті села/селища/.Силами керованого колективу художньої самодіяльності сприяти найбільш якісному проведенню заходів, які плануються правлінням Будинку культури.

6.Нести особисту відповідальність за відвідування учасниками колективу занять.

7.Проводить учбові заняття, виступи учасників з концертами та виставками.

Ст.№3

Перелік учасників колективу

№ п/п	Прізвище, ім”я та по-батькові	Дата вступу до колективу	Рік народження	освіта	Місце навчання, роботи та посада	Домашня адреса і телефон	Примітки

Ст.№4

Репертуар колективу на ________________квартал__________р.

№ п/п	Автори творів, найменування творів	Термін підготовки	Примітка

Керівник колективу__________________________________

Ст.№5

Облік відвідуваності занять

на ___________________ місяць.

№п/п

Прізвище ім”я та по-батькові

Ст.№ 6

Облік проведених занять

Дні занять по розкладу	Тема занять по репертуарному плану	Тривалість занять	К-ть присутніх	Підпис керівника

Ведення обліку занять за_____________місяць

Перевірив методист РБК___________________/підпис і дата перевірки/

Ст.№ 7

Облік концертної діяльності колективу

№п/п	Місто виступу/найменування підприємства, закладу культури/	Дата	Всього виступів /номерів/	В т. ч. спільно з іншими колективами

.

Текстовий звіт про роботу клубного закладу

1. Назва закладу культури

2. НАРОДНА ТВОРЧІСТЬ.

Клубні формування по жанрах: загальна кількість, з них для дітей.

В цьому розділі вказуються окремо кожене клубне формування за жанрами народної творчості. Кількість учасників, де окремо вказується на кількість молоді, яка відвідує це формування. Прізвище Ім”я та по-батькові керівника колективу, рік народження освіта та місце постійної роботи. Наприклад:

ХОРОВИЙ - 32 учасники, з них молоді – 15

Керівник – Шульга Григорій Андрійович

1960 року народження, освіта – вища, вчитель

Але в Будинках культури та клубах, де працюває гурток сольно-вокального співу виділити окремо ансамблі малих форм/ дуети, тріо, квартети/ і вказати які – мішані, жіночі, чи чоловічі/.

Солісти-вокалісти______: чоловіки_______, жінки________.

· Окремо вказати колективи, які припинили свою діяльність( вказати причини)

· Зазначити колективи, які розпочали свою діяльність. Відомості про керівника.

3.ОСНОВНІ МАСОВІ ЗАХОДИ.

· Суспільно-політичні заходи державного та місцевого значення.

1. День Соборності.

2. День захисника Вітчизни.

3. 8 Березня.

4. День матері.

5. 9 Травня - день Перемоги.

6. 28 червня - день Конституції України.

7. 24 серпня - день Незалежності України.

8. 6 грудня - день Збройних сил України.

Короткий текстовий звіт про найцікавіші фрагменти в проведенні свят державного календаря

· Заходи по організації спілкування на основі громадських інтересів:

· День визволення від німецько-фашистських загарбників.

· День пам’яті героїв Крут (29 січня).

· День Чорнобильської трагедії (26 квітня).

· День вшанування пам’яті жертв війни (22 червня).

· День виведення військ з Афганістану.

· День пам’яті жертв голодомору та репресій (25 листопада).

· Всі заходи - зустрічі з творчими людьми (поетами, композиторами, бардами, співаками, політиками, бізнесменами і т. д.).

· Дні міста, села, вулиці.

· Всі професійні свята.

· Тетянин день.

· Свята іменинників, близнюків.

· Згубні звички, здоровий спосіб життя.

· Сімейні свята.

· Для ветеранів і людей похилого віку.

· Для дітей-інвалідів, сиріт, малозабезпечених.

· Всі заходи екологічного, патріотичного, естетичного, економічного, правового, політичного, національного (робота з меншинами) напрямків.

· День Європи.

· День Святого Миколая.

· Заходи по пропаганді національної української культури.

· Весь народний святковий календар, Різдво, Стрітення, Водохреща, Масляна, Великдень, Трійця, Петра і Павла, Спаса, Покрова, Івана Купала і т. д.

· Свята та обряди: дні козацької слави, хати, рушника, сорочки, вишиванки, хустки, народної музики, рідної мови.

· Текстовий опис найцікавіших програм.

· Організація дозвілля та розваг.

1. (обов’язково описати одну з найцікавіших програм або додати замітку з газети) Новий рік (дитячі ранки, молодіжні шоу-програми).

2. День святого Валентина.

3. День сміху.

4. День захисту дітей.

5. КВК.

6. Ігрові та конкурсно-розважальні програми будь-якого змісту і напрямку (під час шкільних канікул, студентські, молодих сімей, міні-міс та джентльмени, брейн-ринги, блеф-клуби, шоу-програми).

7. Вечори відпочинку (бали, сучасні вечірки, дискотеки, вогники).

· Заходи для дітей та молоді. (Текстовий звіт)

Обов’язково висвітлити проведення заходів для дітей-сиріт, дітей з малозабезпечених сімей та дітей-інвалідів

Обов’язково висвітлити зв'язок з державними установами, організаціями, громадськими організаціями які займаються виховною та культурно-дозвіллєвою діяльністю з дітьми підлітками та молоддю.

· Інноваційні заходи./додається сценарій/

· Робота клубу за інтересами або любительського об”єднання.

/описати одне з кращих засідань або додати замітку з газети/

На новостворені клуби додати паспорти, сценарії найбільш цікавих програм засідань, висвітлити участь клубу в театралізованих святах

· Описати заходи для людей похилого віку та соціально-вразливих верст населення.

4.МАЙСТРИ ДЕКОРАТИВНО-ПРИКЛАДНОГО МИСТЕЦТВА.

/народні майстри та самодіяльні художники, їх прізвища ім’я та по-батькові, рік народження, основна професія, техніка виконання робіт./

Чи проводились виставки з образотворчого та декоративно-прикладного мистецтва? Вказати які.

Які виставки плануються на наступний рік? (вказати назву і вид)

5.УЧАСТЬ У ОБЛАСНИХ ТА РАЙОННИХ МАСОВИХ ЗАХОДАХ ТА ФЕСТИВАЛЯХ.

6.ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ.

/Платні послуги кількість надходжень, структура витрат. Чи залучаються спонсорські кошти, як вони використовуються?/

До звіту додаються :

- сценарії нових масових заходів;

- основні масові заходи Будинку культури, чи клубу на наступний рік;

- плани роботи БК на 2014 рік та облік роботи БК, щоденники гурткової роботи.

!!! Хочемо звернути увагу щодо планування на наступний рік: крім традиційних масових заходів проведених будинком культури чи сільським клубом просимо звернути увагу на пам’ятні дати і заходи районного та обласного масштабу

!!!Також запланувати інноваційний масовий захід для людей похилого віку та соціально-вразливих верст населення.

!!!Обов’язково передивитися форми та методи клубної роботи в методичці при складанні планування на наступний рік.