Додаток № 1
до наказу /г
від 28 березня 2012 року
ПОЛОЖЕННЯ
про організацію адаптації працівників
Вінницького апеляційного адміністративного суду
1. Загальні положення
1.1. Це Положення встановлює правила організації адаптації новоприйнятих працівників апарату та особливості її проходження у Вінницькому апеляційному адміністративному суді (далі – Суд); окреслює поняття та завдання наставництва для реалізації адаптації новоприйнятих працівників; встановлює єдиний підхід для визначення результатів проходження новоприйнятими працівниками адаптації.
1.2. Адаптація – це взаємне пристосування новоприйнятого працівника до умов праці в Суді, що базується на поступовому освоєні нових професійних, соціальних та організаційних умов праці.
1.3. Адаптація новопризначеного працівника Суду поділяється на виробничу та на соціальну адаптацію.
Виробнича (професійна) адаптація новоприйнятого працівника Суду – це пристосування працівника до Суду, яке ґрунтується на тому, що поступово з’являються у співробітника нові професійні, соціальні, психологічні й економічні умови праці і, відповідно й навики. У практиці керування персоналом існують наступні аспекти виробничої адаптації:
1) психофізіологічні – коли відбувається процес пристосовності до нових психологічних і фізіологічних навантажень;
2) соціально-психологічний – пристосування до організаційної культури Суду;
3) професійний – поступове вироблення трудових навичок;
4) організаційний – засвоєння ролі й організаційного статусу свого робочого місця.
Соціальна адаптація новоприйнятого працівника, полягає в тому, щоб допомогти новій людині безболісно та безконфліктно увійти до колективу, довідатися про писані та неписані правила в Суді (хто має реальну владу, які реальні шанси на просування по службі і ріст винагороди, який рівень продуктивності вважають достатнім колеги по роботі тощо).
1.4. Адаптація новоприйнятих працівників апарату Суду має на меті забезпечити більш швидке влиття нового працівника в колектив, допомогти йому розібратися зі своїми функціональними обов’язками; зменшити кількість можливих помилок, пов'язаних з виконанням роботи; зменшити дискомфорт перших днів роботи, а також покращення рівня кваліфікації та потенціалу нового співробітника для подальшої праці в Суді; сформувати позитивну думку щодо Суду та його колективу.
1.5. Дане Положення використовується керівником апарату, керівниками структурних підрозділів Суду, працівниками, які призначені наставниками для новоприйнятих працівників апарату, відділом кадрової роботи та проходження державної служби.
2. Перелік заходів необхідних для здійснення адаптації новопризначеного працівника апарату Суду
2.1. Процедура адаптації новопризначеного працівника може тривати від одного до трьох місяців і може проходити паралельно з випробувальним терміном.
2.2. Для організації адаптації новопризначених працівників у Суді відділ кадрової роботи та проходження державної служби Суду оформляє Картку особистих даних новопризначених працівників Суду, згідно додатку 1 та розробляє контрольний перелік заходів для проведення адаптації новопризначеного працівника Суду, згідно додатку 2 до цього Положення.
2.3. У перший день роботи нового працівника психолог Суду проводить співбесіду з ним, за наслідком якої складає звіт щодо психологічного портрету нового працівника.
2.4. Для покращення процесу адаптації та для консультування новопризначеного працівника по питаннях, пов'язаних з виконанням його посадових обов'язків, надання йому допомоги у розвитку і вдосконаленні власних навичок і досвіду, координації на робочому місці, та для влиття новопризначеного працівника в колектив, як рівноправного його члена, пристосування його до характеру та умов праці, до соціального оточення, до традицій і неписаних норм колективу, до особливостей міжособистісних відносин керівник апарату наказом визначає наставника(-ів) для новопризначеного працівника з числа досвідчених та авторитетних працівників апарату Суду.
2.5. Наставник(-и) складає(-ють) програму наставництва та план заходів, які має(-ють) провести для покращення адаптації новопризначеного працівника апарату, за формами згідно додатку 3 та 4 до цього Положення.
2.6. За результатами проходження програми наставництва, новопризначений працівник апарату суду на ім’я керівника апарату Суду складає звіт, а наставник(-и) висновки щодо стану виконання плану і програми наставництва та результати проходження адаптації.
2.7. В останній день адаптації психолог Суду проводить співбесіду з новопризначеним працівником апарату Суду, за наслідком якої складає звіт щодо психологічного стану нового працівника після закінчення процесу адаптації та його готовності до роботи в Суді та співпраці з колегами.
2.8. Для перевірки успішності проведення адаптації, новопризначений працівник Суду в останній день адаптації складає форму зворотного зв’язку згідно додатку 3 до цього Положення.
2.9. Усі матеріали щодо проходження процедури адаптації новопризначеного працівника апарату Суду складаються у трьох примірниках (один примірник для новоприйнятого працівника, другий – для наставника, третій – для відділу кадрової роботи та проходження державної служби). Відділ кадрової роботи та проходження державної служби зберігає матеріали щодо проходження процедури адаптації новопризначених працівників апарату Суду в окремій номенклатурній справі.
Додаток 2
до Положення про організацію адаптації працівників Вінницького апеляційного адміністративного суду, затвердженого наказом керівника апарату Вінницького апеляційного адміністративного суду від 28.03.2012. /г
Контрольний перелік заходів для проведення адаптації новопризначених працівників апарату Вінницького апеляційного адміністративного суду
(розраховано на 3 дні)
№ п/п | Перелік заходів | Виконавець | Відмітка про виконання |
День перший | |||
1 | зустріч новопризначеного працівника керівником апарату Суду | відділ кадрової роботи та проходження державної служби | |
2 | проведення неформальної бесіди з метою зняття емоційної напруги першого робочого дня | психолог | |
3 | ознайомлення новопризначеного працівника із наказом про призначення на посаду | відділ кадрової роботи та проходження державної служби | |
4 | вручення бейджу із зазначенням прізвища, імені, по батькові, займаної посади та установи | відділ кадрової роботи та проходження державної служби | |
5 | урочисте привітання новопризначених працівників колективом на загальних зборах працівників апарату. Вручення вітальної листівки | керівник апарату відділ кадрової роботи та проходження державної служби | |
6 | приведення до прийняття в урочистій обстановці новопризначеним працівником Присяги державного службовця (у випадку, коли Присяга не була прийнята на попередньому місці роботи) | керівник апарату відділ кадрової роботи та проходження державної служби | |
7 | Вручення інформативного та нормативного пакетів документів, а саме: - інформаційного буклету щодо цінностей та місії судової системи; - інформаційної довідки про установу (історія розвитку суду, особливі визначні досягнення, події, те чим пишається колектив); - Кодекс поведінки працівників Суду; - Закон України «Про судоустрій та статус суддів»; - Закон України «Про державну службу»; - Закон України «Про засади запобігання і протидії корупції»; - посадова інструкція; - Інструкція з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2006 року № 000; - телефонний довідник Суду; - бланки форми щорічного оцінювання із інструкцією її заповнення та інструкцією щодо складання індивідуального плану; - інші нормативно-правові акти, в залежності від посади, на яку призначений новий працівник | керівник апарату | |
8 | Ознайомлення із необхідними документами у відділі кадрової роботи та проходження державної служби, а саме з: - правилами внутрішнього трудового розпорядку; - правилами поведінки працівника суду; - правилами протипожежної безпеки; - посадовою інструкцією; - положенням про відділ; - записом в трудовій книжці про призначення на посаду та прийняття присяги | відділ кадрової роботи та проходження державної служби | |
9 | ознайомлення із робочим місцем, облаштованим комп'ютером із встановленим необхідним для виконання посадових обов’язків програмним забезпеченням та забезпеченим відповідним офісним та канцелярським обладнанням | спеціалісти інформаційних технологій відділ матеріально-технічного забезпечення, планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності | |
10 | введення до електронної бази Суду даних новопризначеного працівника | спеціалісти інформаційних технологій | |
11 | ознайомлення із приміщенням суду та його структурними підрозділами | наставник (-и) | |
12 | надання і оформлення відповідних документів у відділ матеріально-технічного забезпечення, планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності для виготовлення пластикової зарплатної картки | відділ матеріально-технічного забезпечення, планово-фінансової діяльності, бухгалтерського обліку та звітності | |
Другий день | |||
1 | вступна бесіда з керівником апарату щодо цінностей судової системи та значення суду для громадян | керівник апарату | |
2 | спілкування з керівником структурного підрозділу з питань організаційної структури Суду, розподілу посадових обов'язків між працівниками | керівник структурного підрозділу | |
3 | ознайомлення з порядком проходження документів в суді | наставник (-и) | |
4 | знайомство новопризначеного працівника з неформальними відносинами в колективі, традиціями суду. | наставник (-и) психолог | |
Третій день | |||
1 | роз’яснення правил спілкування з відвідувачами з урахуванням особливостей людей різного віку, соціального стану, матеріального достатку | наставник (-и) психолог | |
2 | загальний огляд Інструкція з діловодства в апеляційних і місцевих адміністративних судах, затверджена наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2006 року № 000. Основні помилки, які допускають працівники суду при оформленні документів | наставник (-и) начальник відділу документального забезпечення | |
3 | лекція на тему: «Розвиток особистісної мотивації до роботи як шлях до кар'єрного росту» | керівник апарату психолог | |
4 | знайомство з Кодексом поведінки працівника Суду. Причини необхідності дотримання правил поведінки в Суді та за його межами. Питання дрескоду в Суді. Висока культура спілкування в колективі працівників Суду | керівник апарату наставник (-и) психолог |
Контрольний перелік заходів для проведення адаптації новопризначених працівників апарату Вінницького апеляційного адміністративного суду
(розраховано на 1-3 місяці)
№ п/п | Перелік заходів | Виконавець | Відмітка про виконання |
1 | знайомство новопризначеного працівника з наставником (-ами) | керівник апарату | |
2 | вступна бесіда новопризначеного працівника з наставником (-ами) | наставник (-и) новопризначений працівник | |
3 | розроблення програми наставництва за формою згідно додатку 2 до Положення | наставник (-и) новопризначений працівник | |
4 | обговорення результатів виконання програми наставництва. Поетапне виконання передбачених у програмі наставництва завдань та заходів | наставник (-и) новопризначений працівник | |
5 | складання новопризначеним працівником звіту та наставником (-ами) висновків за результатами проходження програми наставництва | наставник (-и) новопризначений працівник | |
6 | подання звіту та висновків за результатами виконання програми наставництва на затвердження керівнику апарату | наставник (-и) | |
7 | затвердження результатів виконання програми наставництва керівником апарату | керівник апарату | |
8 | долучення затвердженого звіту та висновків за результатами виконання програми наставництва до матеріалів особової справи новопризначеного працівника | відділ кадрової роботи та проходження державної служби |
Додаток 1
до Положення про організацію адаптації працівників Вінницького апеляційного адміністративного суду, затвердженого наказом керівника апарату Вінницького апеляційного адміністративного суду від 28.03.2012. /г
Картка
особистих даних новопризначених працівників Вінницького апеляційного адміністративного суду
Ім'я ______________________________________________________________
Прізвище _________________________________________________________
По-батькові _______________________________________________________
Дата народження ___________________________________________________
Адреса: країна _____________ область _____________ район _____________
Місто (село) ___________ Вулиця та № будинку (квартири) ______________
конт. телефон: _____________ моб. телефон: ___________________________
назва посади _______________________________________________________
категорія посади ___________________ ранг ___________________________
початок адаптації___________ закінчення адаптації ____________________
П. І.П. та посада наставника (ків) ______________________________________
__________________________________________________________________
П. І.П. начальника структурного підрозділу _____________________________
__________________________________________________________________
документ про призначення ___________________________________________
Робота:
- постійна;
- тимчасова.
Система відпусток:
- щорічна основна відпустка державного службовця тривалістю 30 календарних днів, згідно Закону України «Про державну службу»;
- додаткова відпустка за вислугу років у державному органі;
- додаткові відпустки, передбачені Кодексом законів про працю.
Перший робочий день _________згідно наказу № ______від ____________.
Додаток 3
до Положення про організацію адаптації працівників Вінницького апеляційного адміністративного суду, затвердженого наказом керівника апарату Вінницького апеляційного адміністративного суду від 28.03.2012. /г
ПРОГРАМА НАСТАВНИЦТВА
новопризначеному _________________________________________________
(посада)
__________________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
призначений на посаду – __________________________
(дата)
Наставник (-и) для новопризначеного працівника:
_______________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові, посада)
______________________________________________________________
№ п/п | Заходи і завдання, які повинні бути виконанні новопризначеним працвником | Термін виконання | Відмітка про результати виконання програми (виконано, виконано частково, не виконано) |
_____________________ ____________ __________________
(посада) (підпис) (П. І.П. наставника)
_____________________ ____________ __________________
(посада) (підпис) (П. І.П. новопризначеного
працівника)
«___» ___________ 201__ р.
Додаток 4
до Положення про організацію адаптації працівників Вінницького апеляційного адміністративного суду, затвердженого наказом керівника апарату Вінницького апеляційного адміністративного суду від 28.03.2012. /г
Форма зворотного зв’язку новопризначеного працівника Вінницького апеляційного адміністративного суду для перевірки успішності проведення його адаптації
Відмітьте за шкалою:
1 – категорично не погоджуюсь;
2 – загалом не погоджуюсь;
3 – скоріш погоджуюсь, ніж не погоджуюсь;
4 – загалом погоджуюсь;
5 – повністю погоджуюсь.
Частина І. Працевлаштування
1. Я дізнався про посаду в суді через:
- веб-сай суду;
- оголошення в газеті;
- оголошення по радіо;
- знайомого;
- інше.
Частина ІІ. Адаптація/Підготовка
1. Мене завчасно повідомили та привітали з призначенням на посаду. Мені повідомили куди і коли потрібно прибути, надали перші необхідні та корисні відомості про Суд, контакти тощо:
- по електронній пошті;
- телефонним дзвінком;
- листом
2. Мене зустріли привітно та дружньо, всі працівники апарату суду були повідомлені про моє доручення до команди суду
3. Керівник апарату доступно розтлумачив мені цінності та відповідальність кожного працівника суду перед громад кістю та урочисто представив мене всьому колективу на зборах
4. Атмосфера перших робочих днів була дружньою та надихала до праці
5. Програма наставництва була чіткою та зрозумілою
6. Наставник надав ефективну, практичну допомогу своєчасно, доступно та зрозуміло
7. Я відчув упереджене ставлення зі сторони наставника
8. Я отримав повну підготовку для роботи
9. Я витратив багато часу на пошуки та вивчення необхідних для моєї роботи нормативно-правових атів тощо
10. Мої посадові обов’язки чітко визначено
11. Я чітко зрозумів, яку якість роботи і що саме від мене очікують
12. Протягом періоду адаптації я отримав повне і всебічне бачення та розуміння діяльності всіх структурних підрозділів суду
13. Зазначте, будь ласка, які здобуті знання та досвід Ви збираєтьсь використовувати на практиці?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
14. Мені роз’яснили коло моїх посадових обов’язків
15. У процесі адаптації я дійсно переконався в дотримані всіма працівниками апарату суду, роз’яснених мені цінностей судової системи та цінностей команди нашого суду
16. Мені стали в нагоді матеріали, надані в інформаційному та нормативному пакетах адаптації, а саме:
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
17. З огляду на власний досвід моєї програми адаптації, я радив би включити до інформаційного пакету адаптування новопризначеного працівника (вкажіть що) __________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
18. Мені надали чіткі роз’яснення щодо етики та правил поведінки працівника апарату суду, а також щодо рекомендованого дрес-коду в суді
19. На початку проходження адаптації психолог надав мені корисні поради та рекомендації щодо моєї подальшої адаптації в колективі суду
Ваші додаткові коментарі:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Частина ІІІ. Просування та кар’єра
1. Я маю чітке уявлення та бачення щодо перспектив подальшого професійного зростання
- у межах суду
- у межах свого структурного підрозділу
- у межах судової гілки влади
2. Потреби підготовки, пов’язані з реалізацією мого потенціалу на посаді та необхідні для подальшого просування, чітко визначені
3. Я маю можливість брати участь у навчальних заходах, конкурсах та отримати підвищення
4. Я знаю, що існує реальна можливість просування по службі в суді для всіх без винятку працівників апарату суду
5. Мені здається, що просування по службі в суді та отримання задоволення від роботи – марна надія
Ваші додаткові коментарі
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Частина ІV. Умови роботи
1. Я відчуваю, що мій керівник несправедливо критикує мене
2. Я відчуваю, що керівництво суду постійно працює над досягненням кращих взаємин між працівниками та поліпшенням морального стану в колективі
3. Обов’язки та робота між усіма працівниками апарату суду розподілено рівномірно та справедливо
4. Я відчуваю напругу в колективі
Ваші додаткові коментарі та побажання для покращення атмосфери в колективі суду
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
