Правові засади легалізації іноземних офіційних документів шляхом проставлення апостиля
- 10 січня 2002 року їни прийняла Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” . Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року.
- Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» (зі змінами).
- Спільний наказ Міністерства закордонних справ, Міністерства освіти і науки, Міністерства юстиції "Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав" від 5 грудня 2003 року № 000/803/151/5.
- Наказ Міністерства юстиції “Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля” від 18 грудня 2003 року N 161/5 зареєстрований в Міністерстві юстиції 19 грудня 2003 року за № 000/8518.
- наказ Міністерства юстиції від 19.01.2012 № 94/5 “Про встановлення порядку роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану”.
Державна реєстраційна служба відповідно до покладених завдань надає адміністративну послугу щодо проставлення апостиля на офіційних документах, виданих Укрдержреєстром та структурними підрозділами головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, а також районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру.
Правила проставлення апостиля
Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійнюється згідно з Правилами, які затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ, Міністерства освіти і науки та Міністерства юстиції від 5 грудня 2003 року № 000/803/151/5 і зареєстровані в Мін’юсті 12 грудня 2003 року за № 000/8472.
Апостиль проставляється:
на документах, які виходять від органів судової влади України;
на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
на адміністративних документах;
на документах про освіту та вчені звання;
на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Ці Правила не поширюються:
на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Апостиль не проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред’явника документа.
Для проставлення апостиля необхідно подати:
оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку.
Оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється шляхом перерахування коштів через банки, відділення поштового зв’язку або програмно-технічні комплекси самообслуговування.
Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються відповідними компетентними органами, визначеними в пункті 1 постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 N 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів" (далі - компетентні органи).
Компетентні органи з’ясовують:
чи підлягають подані документи проставленню апостиля;
справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.
Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.
Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.
У разі відсутності в компетентного органу зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тільки після отримання такого зразка.
У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;
текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку;
у документі є незастережені виправлення або дописки;
до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.
Термін розгляду документів для проставлення апостиля - 5 робочих днів.
У зв’язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, додаткової інформації або роз’яснень термін розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
Апостиль установлюється у формі штампа розміром 10 х 10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до зразка (додаток).
Додаток
до Правил проставлення апостиля
на офіційних документах,
призначених для використання
на території інших держав
APOSTILLE * АПОСТИЛЬ
Цей офіційний документ
Підтверджено
|
Апостиль проставляється у формі відбитка штампа. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.
Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.
У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.
Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку (наприклад, документи, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, дипломи тощо).
На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа.
Усі пункти апостиля заповнюються українською мовою.
Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.
У разі, якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 апостиля вказуються прізвище і посада особи, яка вища з них за посадою.
Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвище, а документ видано органом влади, установою, організацією тощо, у пункті 2 апостиля зазначається: "підпис не передбачений", а в пунктах 3 і 4 записується офіційна назва установи, яка видала документ. У реєстраційному журналі зазначається інформація про цю установу.
Проставлення апостиля реєструється в окремому журналі, де зазначаються:
порядковий номер, який відповідає пункту 8 штампа апостиля;
дата і ким проставлений апостиль (пункт 6 і 7);
прізвище особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані, - назву органу, що проставив печатку або штамп (пункт 2 і 3).
Журнал реєстрації проставлення апостиля повинен бути прошнурований, пронумерований, скріплений печаткою та підписаний керівником відповідного підрозділу органу, що проставляє апостиль. На останній сторінці журналу зазначається: "У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано ______ аркушів".
Реєстраційні журнали щодо надання послуги з проставлення апостиля зберігаються 25 років, документи про оплату цієї послуги - 3 роки.
На запит будь-якої зацікавленої особи посадова особа компетентного органу, що проставив апостиль, зобов’язана перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, унесеним до реєстраційного журналу.
Посадові особи, які проставляють апостиль, несуть персональну відповідальність за неправильне проставлення апостиля або інше порушення цих Правил.
Плата за надання послуг з проставлення апостиля
Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 000/5 встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції, призначених для використання на території інших держав, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).
Плата за надання послуг з проставляння апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.
Рахунок платежу за надання адміністративної послуги з проставлення апостиля:
Банк отримувача: ГУДКСУ у м. Києві;
Код банку отримувача: 820019;
Одержувач коштів: УК у Дніпровському районі м. Києва;
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): ;
Рахунок отримувача: ;
Призначення платежу: за проставлення апостиля, код платежу .
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
Наказ Міністерства юстиції “Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля” від 18 грудня 2003 року N 161/5 зареєстрований в Міністерстві юстиції 19 грудня 2003 року за № 000/8518
Плата за проставлення апостиля громадянами, які проживають за кордоном
Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними органами державної реєстрації актів цивільного стану України, можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках - кореспондентах ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України” в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України» (реквізити рахунків та перелік банків-кореспондентів ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України" додаються).
Обов’язковою умовою при цьому є зазначення у заяві на переказ коштів в полі «Призначення платежу» відмітки – “За послуги з проставлення апостиля”.
Порядком казначейського обслуговування державного бюджету за доходами та іншими надходженнями, затвердженим наказом Державного казначейства України від 19 грудня 2000 року № 000, надходження платежів до загального та спеціального фондів державного бюджету в іноземній валюті зараховуються на валютні рахунки, відкриті на ім’я Державного казначейства України в Національному банку України та інших банках за відповідними балансовими рахунками.
Після отримання підтверджуючих документів Державного казначейства України та у разі відповідності сплачених коштів розміру плати, встановленому наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 000/5, Департаментом у справах цивільного стану громадян проставляється апостиль на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану України.
Банківські реквізити для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України та перелік банків - кореспондентів.
Графік прийому і оформлення документів для проставлення апостиля
Прийом документів здійснюється у понеділок, вівторок, п’ятницю з 9.00 до 12.00; у середу з 9.00 до 12.00 та з 17.30 до 18.30; третю суботу кожного місяця з 9.00 до 12.00. Видача документів здійснюється у понеділок, вівторок з 16.00 до 17.30; середу з 16.00 до 17.30 (для документів, прийнятих з 9.00 до 12.00) та з 19.15 до 19.45 (для документів, прийнятих з 17.30 до 18.30); п’ятницю з 15.00 до 16.30; третю суботу кожного місяця з 15.00 до 16.00.
Прийом документів про державну реєстрацію актів цивільного стану для проставлення апостиля та їх видача здійснюються за заявою особи, якою подаються документи (наказ Міністерства юстиції від 19 січня 2012 року № 94/5).
Відділ проставлення апостиля Департаменту у справах цивільного стану громадян розташовано за адресою: місто Київ, вул. М. Раскової 15, телефон .
Термін розгляду документів для проставлення апостиля
Термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих для проставлення апостиля, - один робочий день.
У разі хвороби, звільнення, довготривалої відпустки працівників відділу проставлення апостиля Департаменту у справах цивільного стану громадян) термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану – до трьох робочих днів.
Термін розгляду документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, поданих для проставлення апостиля, на яких відсутня відмітка Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі про засвідчення, - двадцять робочих днів.
У випадках, коли необхідно отримати зразок підпису посадової особи, відбитка печатки та/або штампа органу державної реєстрації актів цивільного стану, іншої додаткової інформації, документи про державну реєстрацію актів цивільного стану розглядаються 20 робочих днів (наказ Міністерства юстиції від 19.01.2012 № 94/5 “Про встановлення порядку роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану”).
№________
До Департаменту у справах цивільного стану громадян
від ______________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи)
_________________________________________________________________
місце проживання_____________________________________________________________
(адреса, номер телефону)
_____________________________________________________________________________
Документ, що посвідчує особу___________________________________________
__________________________________________________________________
ЗАЯВА
Прошу проставити апостиль на документах:
№ з/п | Назва та номер документа | Прізвище, ініціали особи, на яку видано документ |
1 | ||
2 | ||
3 | ||
4 | ||
5 | ||
6 | ||
7 | ||
8 | ||
9 | ||
10 | ||
… |
У компетентний орган якої держави подається документ
__________________________________________________________________
Дата ____ _____________20___ року Підпис заявника__________________
Призначено отримати: ____ _______20__року Отримано ___ _________ 20__року
__________________________________________________________________________
(прізвище, ім’я, по батькові та підпис отримувача)
Реєстраційний номер у журналі реєстрації проставлення апостиля________________
-----
(лінія відриву)
Заява № | Кількість документів | Дата прийому документів | Прізвище, ім’я, по батькові заявника | Сплачено (грн) |
