Довідково-аналітична інформація про роботу, проведену установами нотаріату Херсонської області протягом 2013 року
1. Кількісний склад відділу нотаріату управління юстиції, кількість вакансій у відділі, причини тривалого незаповнення вакансій.
У відділі нотаріату та фінансового моніторингу управління юстиції працює 7 осіб (2012 рік – 6 осіб). Вакантних посад немає.
2. Загальна кількість державних нотаріальних контор.
Загальна кількість державних нотаріальних контор – 23 (2012 рік – 23). Усі державні нотаріальні контори в області функціонують.
3. Загальна кількість державних нотаріусів та консультантів, які працюють у державних нотаріальних конторах. Наявність вакансій, з якого часу, причини.
Згідно Зведеного штатного розпису державних нотаріальних контор та державного нотаріального архіву Головного управління юстиції у Херсонській області станом на 1 грудня 2013 року, затвердженого Міністерством юстиції України 20.11.2013, кількість штатних посад державних нотаріусів складає 26, а консультантів – 27.
Таким чином, станом на 31.12.2013 у державних нотаріальних конторах області фактично працює 26 нотаріусів та 27 консультантів.
Вакантних посад державних нотаріусів немає. Вакантних посад консультантів немає.
(2012 рік – фактично працює 26 державних нотаріусів, вакантних посад державних нотаріусів немає, фактично працює 23 консультанта, вакантні посади консультантів - 4).
4. Загальна кількість приватних нотаріусів, діяльність яких зареєстрована управлінням юстиції. Кількість незаповнених квот, причини, заходи, що вживаються управлінням юстиції по їх заповненню.
Станом на 31.12.2013 зареєстровано приватну нотаріальну діяльність 118 осіб (станом на 31.12.2012 – зареєстровано приватну нотаріальну діяльність 110 осіб). Згідно наказу Міністерства юстиції України від 22.03.2013 № 000/5 наказ Міністерства юстиції України від 12.01.1999 № 2/5 «Про затвердження граничної чисельності приватних нотаріусів у нотаріальних округах» визнано таким, що втратив чинність.
Протягом 2013 року зареєстровано приватну нотаріальну діяльність одинадцяти осіб (2012 рік – одинадцяти осіб).
З початку року припинено приватну нотаріальну діяльність трьох осіб:
- 2 особи на підставі пункту 1 частини 1 статті 30 Закону України «Про нотаріат» - подання приватним нотаріусом письмової заяви про припинення нотаріальної діяльності;
- 1 особа на підставі пункту 4 частини 1 статті 30 Закону України «Про нотаріат» - смерть приватного нотаріуса.
5. Кількість проведених перевірок державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, наслідки цих перевірок.
Протягом 2013 року проведено 100 перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства (2012 рік – 63 перевірки), з них:
- державних нотаріальних контор – 26, в тому числі: 18 – планових комплексних, 8 - позапланових повторних перевірок у зв’язку з надходженням звернення (2012 рік – 9, в тому числі: 6 планових комплексних, 3 – позапланових повторних перевірок у зв’язку з надходженням звернення);
- приватних нотаріусів – 74, в тому числі: 50 - планових комплексних перевірок, 24 – позапланові повторні перевірки у зв’язку з надходженням звернення (2012 рік - 54, в тому числі: 45 – планові комплексні, 7 – позапланових повторних перевірок у зв’язку з надходженням звернення, 1 – перевірка з приводу усунення недоліків, виявлених в ході планової комплексної перевірки (з виїздом на місце перевірки), 1 – перевірка шляхом надання методичної допомоги).
При цьому, із 32 позапланових повторних перевірок державних та приватних нотаріусів Херсонської області, проведених у зв’язку з надходженням звернення, 1 перевірка - у зв’язку з розглядом звернення за дорученням Мін’юсту, 31 перевірка – у зв’язку з розглядом звернень, що надійшли безпосередньо до Головного управління юстиції у Херсонській області.
Структура звернень, у зв’язку з надходженням яких Головним управлінням юстиції у 2013 році проводились позапланові повторні перевірки, наступна: з питань оформлення спадщини – 11, з питань посвідчення правочинів – 14, з питань видачі свідоцтва про придбання нерухомого майна з прилюдних торгів – 6, щодо оплати за вчинені нотаріальні дії - 1.
В ході перевірок встановлено, що нотаріусами всі зауваження, зроблені під час перевірок Головного управління юстиції у Херсонській області, взято до відома та у подальшому при вчиненні нотаріальних дій такі порушення та недоліки не допускаються. За результатами перевірок, в основному, роботу нотаріусів визнано задовільною. Деяким нотаріусам було рекомендовано підвищити свою професійну кваліфікацію на відповідних курсах, а також шляхом підготовки рефератів.
6. Дисциплінарна практика, заходи реагування щодо нотаріусів, у роботі яких виявлено порушення.
За наслідками проведених перевірок роботи складаються довідки, на підставі яких видаються накази Головного управління юстиції, в яких встановлюються строки для усунення виявлених порушень та недоліків. Протягом 2013 року у зв’язку порушеннями та недоліками, виявленими в ході планових комплексних та позапланових повторних перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства, зупинено нотаріальну діяльність 13 приватних нотаріусів (Ведмідська М. О., , Тетієвська Т. В., – приватні нотаріуси Херсонського міського нотаріального округу, Гідулян І. Ю. – приватний нотаріус Великоолександрівського районного нотаріального округу, – приватний нотаріус Скадовського районного нотаріального округу, – приватний нотаріус Голопристанського районного нотаріального округу, Єпур Н. В. – приватний нотаріус Новотроїцького районного нотаріального округу, Іваніщенко С. І., І. – приватні нотаріуси Новокаховського міського нотаріального округу).
Крім того, протягом звітного періоду було зупинено діяльність 2 приватних нотаріусів Херсонського міського нотаріального округу І. та за несвоєчасне внесення відомостей про витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.
Застосовано 8 заходів дисциплінарного стягнення – оголошено догану: завідуючому Високопільської державної нотаріальної контори , державному нотаріусу Другої Херсонської державної нотаріальної контори Семенихіній В. І., завідуючому Чаплинської державної нотаріальної контори І., завідуючому Нововоронцовської державної нотаріальної контори Виноградовій Н. М., завідуючому Каховської районної державної нотаріальної контори Зарембі С. А., завідуючому Каховської міської державної нотаріальної контори , завідуючому Каланчацької державної нотаріальної контори Омельчук І. В., завідуючому Новотроїцької державної нотаріальної контори
(за 2012 рік зупинено діяльність 4 приватних нотаріусів, застосовано 1 захід дисциплінарного стягнення відносно державного нотаріуса).
7. Кількість засідань колегій (оперативних нарад), проведених за результатами проведених перевірок, а також з інших питань діяльності нотаріату.
Протягом звітного періоду проведено 2 засідання колегії Головного управління юстиції у Херсонській області за підсумками роботи управління юстиції у 2012 році та за підсумками роботи управління юстиції у І півріччі 2013 року та по визначенню завдань на ІІ півріччя 2013 року.
Проведено 37 оперативних нарад, на яких розглянуто 110 питань, в тому числі: 62 – за результатами планових комплексних перевірок, 19 – за результатами розгляду звернень, 22 – щодо використання спеціальних бланків нотаріальних документів, 7 – з інших питань нотаріату.
(2012 рік – 16 засідань колегії та 37 оперативних нарад).
8. Кількість скарг, що надійшли на розгляд до управління юстиції, з них кількість скарг, розглянутих за дорученням Мін’юсту. Кількість скарг, визнаних обґрунтованими. Інформація щодо обґрунтованих скарг та заходи реагування до осіб, які допустили порушення чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій.
Протягом 2013 року на розгляд до відділу нотаріату та фінансового моніторингу надійшло 117 звернень громадян, з яких: 89 заяв (з них за дорученням Мін’юсту – 5) та 28 скарг (з них за дорученням Мін’юсту – 5).
По кожному зверненню проведено ретельну перевірку, від нотаріусів, в межах компетенції, витребувано пояснення та необхідні для перевірки копії документів. По кожному зверненню надано письмову відповідь з дотриманням строків, визначених чинним законодавством.
За рішенням Міністерства юстиції України 1 скаргу Задернівської Л. С., яка надійшла з Міністерства юстиції України 01.11.2013, на дії приватного нотаріуса Новокаховського міського нотаріального округу Іваніщенко С. І. щодо порушення нотаріусом прав скаржниці при оформленні спадщини (неправильним визначенням спадкового майна та його розподілу між спадкоємцями, створення перешкод в оформленні скаржницею спадкових прав, розголошенні інформації щодо одного із спадкоємців іншим спадкоємцям) визнано обґрунтованою частково. Так, за результатами розгляду скарги Задернівської Л. С. встановлено порушення приватним нотаріусом вимог глави 13 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5, законодавства про звернення громадян, а також пунктів 6.14, 6.19 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 000/5, а саме не врахування при видачі свідоцтва про право на спадщину за формою № 6 додатку 25 зазначених Правил елементів форми № 3 додатку 25. Враховуючи викладене, Головним управлінням юстиції у Херсонській області до цього нотаріуса вжито заходи реагування, передбачені пунктом 3 частини першої статті 29-1 Закону України «Про нотаріат», - зупинено її нотаріальну діяльність та направлено до Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників юстиції для проходження підвищення кваліфікації у період з 02 по 06 грудня 2013 року.
Протягом 2013 року до Головного управління юстиції надійшло 3 повторних звернення: два - в якому заявник наполягає на безкоштовному оформленні його спадкових прав, третє - щодо спонукання державного нотаріуса до вчинення певних дій щодо оформлення спадкових прав скаржниці. В обох випадках громадянам було надано обґрунтовані відповіді та роз’яснено вимоги чинного законодавства з порушених питань. Причинами надходження повторних звернень у даному випадку є незгода заявників з нормами діючого законодавства, які регулюють зазначені правовідносини.
(2012 рік - 23 скарги, з них за дорученням Міністерства юстиції України – 3. Обґрунтованих скарг не було).
9. Інформація про порушені кримінальні справи щодо державних та приватних нотаріусів, а також щодо результатів їх розгляду судами (розслідування).
Порушених кримінальних справ щодо державних та приватних нотаріусів – немає (2012 рік – не було).
10. Кількість направлених до Мін’юсту подань про анулювання свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю, з яких підстав.
Протягом звітного періоду до Мін’юсту не направлялись подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю (2012 рік – подання не направлялись).
11. Кількість проведених семінарів та кількість підготовлених відділом нотаріату узагальнень, роз’яснень. Додати тексти.
Протягом 2013 року:
- проведено 11 семінарів, з них: 3 - кущових, 3 - постійно діючих, 2 - з молодими нотаріусами області; 3 – позапланових. Крім того, забезпечено проведення семінару нотаріусів спільно з Нотаріальною палатою України;
- підготовлено 7 методичних рекомендацій на теми: «Порядок засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них посадовими особами органів місцевого самоврядування», «Прийняття у депозит грошових сум та цінних паперів», «Особливості посвідчення заповіту подружжя», «Порядок застосування нотаріусами Закону України «Про аграрні розписки», «Порядок посвідчення заповітів посадовими особами органів місцевого самоврядування», «Порядок оформлення спадкових прав на приватне підприємство», «Видача свідоцтв про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів)»;
- підготовлено 6 аналізів, в тому числі: аналіз стану розгляду звернень громадян щодо роботи нотаріусів Херсонської області, які надійшли протягом 4 кварталу 2012 року; аналіз стану розгляду звернень громадян щодо роботи нотаріусів Херсонської області, які надійшли протягом 1 кварталу 2013 року; аналіз заявлених у ІІ півріччі 2012 року до судових органів позовів, за якими приватні та державні нотаріуси виступали відповідачами чи були залучені в якості третьої особи; аналіз стану розгляду звернень громадян щодо роботи нотаріусів Херсонської області, які надійшли протягом 2 кварталу 2013 року; аналіз стану розгляду звернень громадян щодо роботи нотаріусів Херсонської області, які надійшли протягом 3 кварталу 2013 року; аналіз заявлених у І півріччі 2013 року до судових органів позовів, за якими приватні та державні нотаріуси виступали відповідачами чи були залучені в якості третьої особи;
- підготовлено 5 узагальнень, в тому числі: узагальнення практики організації нотаріальної діяльності та виконання правил ведення нотаріального діловодства за результатами перевірок нотаріусів Херсонської області, проведених у четвертому кварталі 2013 року; узагальнення стану проведення нотаріусами області правороз’яснювальної роботи серед населення з питань нотаріату шляхом підготовки публікацій та виступів на радіо, телебаченні за 2012 рік; узагальнення практики організації нотаріальної діяльності та виконання правил ведення нотаріального діловодства за результатами перевірок нотаріусів Херсонської області, проведених у першому кварталі 2013 року; узагальнення практики організації нотаріальної діяльності та виконання правил ведення нотаріального діловодства за результатами перевірок нотаріусів Херсонської області, проведених у другому кварталі 2013 року; узагальнення практики організації нотаріальної діяльності та виконання правил ведення нотаріального діловодства за результатами перевірок нотаріусів Херсонської області, проведених у третьому кварталі 2013 року.
(2012 рік – 28 семінарів, з них 14 кущових; 9 методичних рекомендацій; 6 аналізів; 9 узагальнень).
12. Відомості з питань діяльності ЕК Головного управління юстиції з питань нотаріату.
У 2013 році здійснювала свою діяльність експертна комісія Головного управління юстиції у Херсонській області.
За звітний період до експертної комісії, відповідно до пункту 9 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, звернулися 11 приватних нотаріусів щодо погодження номенклатури справ на 2013 рік, а також 102 приватних нотаріуса та 23 державні нотаріальні контори щодо погодження описів справ постійного та тривалого зберігання за 2011 рік.
13. Сума державного мита, стягнутого нотаріусами державних нотаріальних контор протягом звітного періоду.
У 2013 році стягнуто державного мита на суму 1 грн. (за 2012 рік – 1 грн.).
14. Сума коштів, отриманих за надання державними нотаріусами додаткових платних послуг.
У 2013 році сума коштів, отриманих за надання державними нотаріусами додаткових платних послуг, складає 3 грн. (2012 рік – 3 362 505 грн.).
15. Стан матеріально-технічного забезпечення державних нотаріальних контор. Необхідність нових приміщень для держнотконтор або їх ремонту (окремо капітального та поточного).
Всі держнотконтори області забезпечено комп’ютерною технікою та меблями для роботи. Для покращення умов праці приміщення державних нотаріальних контор капітального ремонту не потребують. Нових приміщень держнотконтори не потребують.
Станом на 27.12.2013 проводиться поточний ремонт приміщення Першої Херсонської державної нотаріальної контори. Крім того, поточного ремонту потребують приміщення Білозерської, Великолепетиської, Великоолександрівської, Генічеської, Новотроїцької, Каховської районної, Каховської міської державних нотаріальних контор.
16. Стан організації діяльності нотаріального архіву. Кадрове та матеріально-технічне забезпечення архіву. Потреба у нових приміщеннях, завантаженість архівосховища нотаріальними документами, прийнятими на зберігання. Кількість прийнятих на зберігання нотаріальних документів від державних та приватних нотаріусів. Кількість вчинених нотаріальних дій. Сума державного мита, стягнутого державними нотаріусами архіву за вчинення нотаріальних дій.
Державний нотаріальний архів Херсонської області створений у 1997 році, розташований в орендованих приміщеннях загальною площею 288 м2 (у 2012 році – загальна площа приміщень 288 м2 ).
Архів нового приміщення не потребує.
Архів забезпечений комп’ютерною технікою, множувальним апаратом, меблями, нормативно-методичними матеріалами, збірниками законодавства України, Інструкціями та Правилами про роботу відомчих архівів.
В архіві працює завідуючий, державний нотаріус та консультант. Вакантних посад немає.
Архівосховище на 63 % завантажено нотаріальними документами, прийнятими на зберігання (2012 рік – 58 %).
Документи здаються відповідно до графіків, які затверджуються на рік. Станом на дату звіту архівом сформовано 88059 справ нотаріальних документів (за аналогічний період минулого року – 75144 справи). Протягом 2013 року прийнято на зберігання 12915 справ (2012 рік – 6392 справи), з них від державних нотаріальних контор – 12316 справ (2012 рік – 5733 справи), від приватних нотаріусів – 529 (2012 рік – 656 справ), від сільських, селищних рад області – 70 (2012 рік – 3 справи).
Протягом звітного періоду вчинено 602 нотаріальні дії (2012 рік – 642 нотаріальні дії).
За вчинення нотаріальних дій стягнуто державного мита на суму 288 грн. (2012 рік – 252 грн.).
