Селективний моніторинг використання бібліотечних фондів

УДК 022.4.001.57

єва

Державна бібліотека України для дітей

в 03190 Київ, Україна

бібліотечних фондів

Розглянуто питання системного підходу до управління бібліотекою. Досліджено зв’язки і функції бібліотечного фонду як основного елементу системи «бібліотека». Обґрунтовано виняткове значення аналізу інформації в технологічному циклі формування бібліотечного фонду. Обумовлено наявність видань підвищеного попиту. Запропоновано використання аналізу відповідей книгосховища на запити читачів для оптимізації топології зберігання фондів і вироблення політики комп-лектування

Ключові слова: системний аналіз, моніторинг, планування і управління бібліотечними процесами, бібліотечний фонд.

Бібліотека — складне поняття. Виявити її сутність безпосередньо, тобто шляхом спостережень за різноманітними проявами в реальній практиці, надзвичайно важко, а без знання сутності неможливо правильно організовувати роботу, формувати бібліотечний фонд і керувати його розвитком. Ця задача звужується за допомогою системного підходу, що почав використовуватися у бібліотекознавстві на рубежі 1960–1970-х рр. (, Ленінград) [1]. Системний підхід дозволяє вичленувати найбільш загальні і стійкі моменти у формуванні бібліотечного фонду, і, завдяки цьому, науково обґрунтувати найважливіші етапи роботи бібліотеки.

Найраціональніший шлях вивчення складних явищ — послідовний поділ їх до такої межі, за яким вони утрачають свою якість. Такою граничною одиницею поділу є елемент. Вивчення системи полягає у виявленні її елементів, підсистем, зв’язків між елементами і підсистемами, тобто у виявленні її структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують систему. Визначаються функції, що виконуються елементами (підсистемами) усередині цієї системи і поза нею (у зовнішньому середовищі), її властивості, тобто якісні відмінності, що обумов-люють відносну самостійність даної системи.

© єва

Бібліотека як система є результатом нерозривного зв’язку елементів, що її утворюють і виникають з безлічі їх підсистем, а також виконуваних ними функ-цій.

У систему «бібліотека» обов’язково входять наступні підсистеми: бібліотеч-ний фонд (БФ), користувачі бібліотеки (контингент читачів (КЧ)), бібліотечний персонал (БП), матеріально-технічна база (МТБ) (див. рисунок). Випадання хоча б однієї з них руйнує всю систему. Тому, з погляду життєздатності бібліотеки, ролі всіх її підсистем і їхніх функцій рівноправні і рівнозначні.

Система «Бібліотека».

Бібліотечний фонд є основою роботи будь-якої бібліотеки і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю бібліотеки, її зав-дань, інтересів і запитів читачів, організоване певним чином, таке, що зберігається тривалий час для повного, якісного й оперативного використання. Своєю назвою бібліотека зобов’язана саме фонду (лат. biblion — книга, theke — сховище) [2].

До висновку, що БФ є частиною (підсистемою) більш загальної, чим він сам, системи — бібліотеки в цілому, бібліотекознавство прийшло не відразу. Протягом багатьох століть поняття «бібліотека» і «бібліотечний фонд» не розрізнялися. Під бібліотекою малося на увазі «більш-менш велике зібрання книг» (іна, 1904) [1]. Емпіричні погляди на бібліотеку як на зібрання книг у сполученні з головним, як тоді здавалося, її призначенням — зберігати ці книги — позитивно впливали на теорію і практику бібліотечної справи. Вони сприяли багатобічній розробці питань, пов’язаних з відбором і, особливо, схоронністю фондів. Значною мірою завдяки представленням про те, що покликання бібліотеки — дбайливо зберігати всі книги, які потрапляють до неї, — наші сучасники стали власниками культурної спадщини минулого.

Однак, незважаючи на виняткову важливість фонду для функціонування бук-вально всіх частин будь-якої бібліотеки, ставити знак рівності між ним і бібліо-текою в цілому неправомірно: це все-таки перебільшує його роль у системі «біб-ліотека» і, одночасно, звужує представлення про бібліотеку як соціальний інсти-тут. Як відзначив , «збирання книг і їхнє збереження як самоціль бібліотечної діяльності привело до книгосховищної кризи в бібліотечній справі, до недооцінки бібліотеками головного змісту своєї діяльності — обслуговування своїх абонентів» [1].

Кожна з підсистем виконує в системі «бібліотека» власні, якісно відособлені і, разом з тим, загальносистемні функції. Завдяки цьому і забезпечується ціліс-ність бібліотеки як системного утворення. Наявність КЧ додає зміст існуванню бібліотеки; МТБ виконує функцію місця дії, внутрішнього середовища, де здій-снюється вся бібліотечна діяльність; функція БП полягає в керуванні цією діяль-ністю. Довідково-пошуковий апарат (ДПА) бібліотеки — це засіб зв’язку між документом (Д) і читачем (Ч). Крім обов’язкових підсистем за конкретно-істо-ричних умов виникають, існують, розвиваються, а нерідко і відмирають багато необов’язкових підсистем. З погляду формування БФ найбільше значення серед них має ДПА, або модель бібліотечного фонду.

БФ займає в системі «бібліотека» відносно автономне місце, яке дозволяє не сплутати його з іншими підсистемами і бібліотекою в цілому і, тим самим, не поширювати на нього не властиві йому функції.

Бібліотечний фонд виконує в системі «бібліотека» зовнішньосистемні і внутрішньосистемні функції. Кумулятивна і меморіальна (тобто функція збереження документів) функції — це зовнішньосистемні функції бібліотечного фонду, що обумовлюють саме суспільну необхідність у його існуванні.

Крім загальної внутрішньосистемної функції, БФ виконує ряд елементарних, тобто таких, що виявляються по відношенню до тих елементів, з якими він зв’я-заний. Найбільш важливою з них, з погляду кінцевої мети бібліотечної діяльності, є функція використання фонду абонентами бібліотеки, чи утилітарна функція. Для того, щоб прояв названих функцій був можливим, фонд необхідно укомплек-тувати, обробити, розмістити і зберегти. Усі ці процеси реалізуються технологіч-ною функцією, що має місце в зв’язку БФ – БП.

Зрештою, усі функції спрямовані на забезпечення діалектичної відповідності між документом і читачем, тому кожна з них важлива в процесі формування біб-ліотечного фонду і не може недооцінюватися.

Реалізація кожної функції складає зміст процесів формування і використання БФ. Із системної точки зору технологію формування БФ (ФБФ) можна визначити як реалізацію речовинних зв’язків між елементами фонду. Власне кажучи, технологія ФБФ являє собою цикл, що складається з послідовних процесів, спрямо-ваних на перетворення хаотичної безлічі документів в упорядковану сукупність (тобто бібліотечний фонд), а також збереження й експлуатацію цієї сукупності.

ФБФ правомірно розглядати як цикл тому, що всі процеси з його створення періодично повторюються. Для того, щоб сформувати БФ, необхідно здійснити 8 процесів:

1) моделювання БФ;

2) комплектування БФ;

3) обліку БФ;

4) обробки БФ;

5) розміщення документів БФ;

6) забезпечення збереженості документів БФ;

7) доставки документів БФ;

8) аналізу інформації.

Процеси мають прямий і зворотній зв’язки, що дозволяє бібліотекарю керувати фондом. При його формуванні у більшості бібліотек використовуються традиційні методи, засновані на особистих якостях керівників і фахівців, на професійному досвіді, традиціях, емпіричних висновках і судженнях. За умов постій-ного ускладнення внутрішньо - і зовнішньосистемних зв’язків бібліотеки, росту обсягу фондів, інформаційних потреб читачів та інших факторів такі методи усе більш зживають себе. На допомогу приходять автоматизовані системи.

На сьогодні поширена часткова автоматизація, тобто автоматизація окремих процесів ФБФ. Приміром, ряд наукових бібліотек багато років автоматизує облік літератури, у деяких бібліотеках автоматизовано облік загальної кількості і різних параметрів задоволених і незадоволених вимог. Однак усі ці системи поки ще діють в окремо взятих, розрізнених установах і мережах, мають різне програмне забезпечення й обмежений набір можливостей. Тим часом автоматизація виправ-довує себе тим більше, чим більшу кількість процесів вона охоплює.

Технологія ФБФ, будь то автоматизована чи мануальна, повинна бути побу-дована таким чином, щоб вчасно і повноцінно задовольняти інформаційні запити при найменшій витраті часу і сил бібліотекаря й абонента, а також забезпечувати схоронність документів, що містяться у фонді, протягом усього часу, поки вони представляють реальний чи потенційний інтерес для абонентів як даної, так і інших бібліотек.

Після того, як пройдено сім процесів технологічного циклу ФБФ, починає-ться новий виток вивчення факторів, що впливають на політику і масштаби ФБФ. З’являється можливість доповнити це вивчення аналізом реально сформованого контингенту абонентів, їхніх інформаційних інтересів і запитів, а також сформо-ваного і такого, що продовжує формуватися, фонду. Значення цього аналізу дуже велике, адже він дозволяє формувати БФ не умоглядно, а за допомогою конк-ретних фактичних даних.

Аналіз інформації про стан і функціонування БФ, про зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі, складає зміст восьмого, заключного процесу ФБФ. Він же є початковим для повторення циклу.

Знання кінцевої мети формування бібліотечного фонду, шляхів її досягнення, а також інформації про стан і використання фонду дозволяє прийняти управ-лінське рішення. У процесі управління бібліотечним фондом надзвичайно важли-вою є роль інформації — без неї управління просте неможливе. Виконання управлінських функцій невіддільне від систематичного обміну інформацією як між підсистемами керування фондом, так і між цими підсистемами і зовнішнім середовищем. Володіючи повною інформацією, бібліотекар завжди має представлення про стан фонду, про ступінь досягнення фондом поставленої мети. Це дозволяє керівнику впливати на фонд у потрібному напрямку. По суті справи, управління містить у собі безупинний збір і передачу інформації про стан і використання бібліотечного фонду; логічну переробку цієї інформації (тобто її аналіз, осмислення, оцінку); ухвалення рішення і видачу керуючих впливів. Метою цих дій є приведення фонду в бажаний, заздалегідь змодельований стан, а також контроль за виконанням прийнятого рішення. У процесі такого контролю готується нова інформація для наступного витка управління. Відсутність інформації, її недостатність, надмірність, невірогідність, неоперативне надходження або ігнорування можуть цілком зруйнувати управління, а з ним — і саму керовану систему. При цьому, чим складніша система управління, тим тонше вона реагує на будь-які перешкоди в управлінні нею, тим більшої точності, повноти й оперативності одержання інформації вона вимагає.

У спеціальній бібліотеці з чітко диференційованим за якою-небудь ознакою контингентом абонентів вивчення їхніх потреб менш важливо, ніж знання задач даної бібліотеки. І навпаки, у бібліотеках з невизначеним контингентом абонен-тів, різнопрофільними запитами, і, відповідно, з універсальними фондами задачі сформульовані настільки в загальній формі, що, ґрунтуючись на них, важко при-йняти конкретне управлінське рішення про добір документа, його розміщення тощо. У цьому випадку більш важлива інформація про інтереси абонентів. Потре-би абонентів виражаються в їхніх запитах (вимогах) на документ.

Органи статистики враховують лише задоволені вимоги (книговидачу). Тим часом не менш важлива і статистика відмовлень.

Відмовленням вважається невиконання правильно оформленої читацької вимоги на фактично видані джерела інформації, задоволення яких входить у задачі бібліотеки і не вимагає спеціального дозволу. Видачу нерелевантного документа прирівнюють до відмовлення. Причинами відмовлень можуть бути:

— відсутність необхідного матеріалу в бібліотеці (не придбаний, утрачений, «заставлений» у фонді і т. д.);

— зайнятість потрібного документа іншим абонентом;

— перебування потрібного документа в палітурній, копіювальній майстернях, у реставраційній лабораторії, у відділі комплектування (обробки) і т. п.;

— дефектність запитуваного документа.

Наявність відмовлень на видання підвищеного попиту обумовлена законо-мірністю концентрації і розсіювання інформації, яка вперше була сформульована С. Бредфордом у 1934 р. для опису розсіювання статей в упорядкованій тематичній сукупності наукових журналів [3]. В подальшому було доведено, що його дія поширюється не тільки на періодику, але й на інші види видань [4]. Він застосовний також і до бібліотечного фонду в цілому.

У сучасному трактуванні закону Бредфорда розподіл обігу документів в бібліотечному фонді виражається залежністю, що має вигляд:

, (1)

де β — параметр, який характеризує нерівномірність обігу документів у нормо-ваному діапазоні 0 ≤ x ≤ 1.

Для з’ясування бібліотечного значення параметра β визначимо частку від ділення максимального і мінімального значень функції f(x), які досягаються від-повідно при х = 0 і х = 1:

. (2)

Як видно з отриманого виразу, β з точністю до постійного складового 1, являє собою відношення інтенсивності використання видань даного бібліотечного фонду, що найбільш і найменше запитуються.

Цей висновок дозволяє досить просто оцінити величину параметра, що роз-глядається, оскільки наближені значення fmax і fmin у конкретній бібліотеці звичайно відомі. Крім того їх можна отримати на основі спеціальних досліджень або методом експертних оцінок. Як правило, β > 1000. Для великих бібліотек з об’є-мом фонду більше за 1 млн. одиниць зберігання значення цього параметра більше в десятки разів.

Маючи β, можна без особливих ускладнень визначити розподіл обігу до-кументів у бібліотечному фонді, використовуючи для цього вираз (1). Крім того, за відомим співвідношенням [5]

(3)

нескладно обчислити питому вагу читацьких вимог F(x), що задовольняються
х-тою частиною фонду. Результати відповідних розрахунків для різних значень β приведені нами в [6]. Основним висновком з аналізу отриманих даних є те, що обмежене число документів, питома вага яких не перевищує декількох процентів від загального об’єму фонду, задовольняє велику частину читацьких вимог (на-віть 1 % фонду при вельми широких припущеннях відносно діапазону можливих змін значення параметра β забезпечує задоволення 35 % – 60 % запитів читачів). Такі видання доцільно наблизити до зони обслуговування.

Для виявлення видань підвищеного попиту пропонується використовувати аналіз відповідей книгосховища. Вивчення відповідей книгосховища або відмовлень має для формування БФ не менше значення, ніж аналіз задоволених запитів, оскільки щонайкраще дозволяє знайти недоліки БФ.

Незважаючи на те, що методика аналізу числа відповідей книгосховища у комплексі з показниками книговидачі й обігу фонду розроблена ще у 1939 р. і потім удосконалена, вона все ще не узвичаїлася бібліотечної роботи.

Зрозуміло, постановка обліку відповідей книгосховища зажадає додаткової роботи з боку бібліотекарів, і без того обтяжених різними формами обліку, однак переваги цієї форми настільки значні, що виправдовують усі витрати. На наш погляд, враховувати усі запитані видання підряд зовсім не потрібно. У практику бібліотек усе ширше входить вибірковий облік, у тому числі й у справі реєстрації заявок абонентів. Вибірковий облік скорочує час на збір необхідних даних у де-кілька (до 6 і більше) разів і, що особливо важливо, найчастіше дає більш точні дані, ніж суцільний облік, особливо, якщо використовується електронно-обчислю-вальна техніка.

Таким чином, саме показник числа відповідей книгосховища у комплексі з показниками книговидачі й обігу фонду дає надійну основу для вироблення полі-тики комплектування, популяризації книги та інших сторін обслуговування або-нентів.

Запропонований нами алгоритм селективного моніторингу відповідей книгосховища містить такі кроки:

Етап 1. Ведення бази даних відповідей книгосховища (надалі БВК).

На першому етапі оператор повинен з наперед заданою періодичністю вно-сити до бази відповідей книгосховища (БВК) дані про відповіді книгосховища, які відбираються до аналізу без певного правила, наприклад, ті, що надійшли за останні години.

До БВК оператором вносяться нові записи, в яких:

а) автоматично формується дата введення запису;

б) вноситься (вибирається) шифр зберігання з бази шифрів зберігання видань

в) вибирається категорія відповіді книгосховища з довідника категорій відповідей (наприклад, «Видання в ремонті», «Видання на руках» тощо).

Етап 2. Аналізування бази даних відповідей книгосховища.

Даний етап включає декілька кроків.

1. Визначається термін аналізування (початкова і кінцева дати періоду аналізування), наприклад, за останній місяць, рік тощо.

2. Формується повна база відповідей книгосховища (ПБВ), до якої з повного електронного каталогу бібліотеки вносяться записи, в яких шифри зберігання відповідають даним бази відповідей книгосховища. Якщо таке видання в ПБВ вже зустрічається, то накопичується кількість відмов з певної категорії відповіді і загальна кількість відповідей.

3. Проводиться аналіз БВК.

Доцільно проводити аналіз отриманих даних за однією або декількома кате-горіями аналізу:

1) аналіз галузі знань (тематики) видань, на які надходять відмови. Такий аналіз дасть змогу виявити галузі знань, видання з яких на період аналізування мали найбільший попит;

2) аналіз виду видань за цільовим призначенням (підручник, посібник, довід-ник тощо). Цей аналіз потрібен тому, що бібліотека, яка не відноситься до осві-тянських, не може в повній мірі задовольнити попит на учбову літературу. Тому періодичне збільшення попиту на літературу такого плану не є приводом для розробки рекомендацій щодо збільшення кількості видань;

3) аналіз виду видань за періодичністю потрібен для визначення того, чим на теперішній час більше користуються читачі, а саме: журналами, книгами, енцик-лопедіями, збірниками наукових праць тощо;

4) аналіз року видання для з’ясування розподілу попиту на новішу і старішу літературу;

5) аналіз за категорією відповіді для визначення загальної кількості відповідей книгосховища певної категорії;

6) виявлення конкретних видань підвищеного попиту.

Роботи з практичної реалізації алгоритму селективного моніторингу відпо-відей книгосховища проводяться на основі системи CDS/ISIS (Computer Docu-mentation System/Integrated System Information Services) — пакету прикладних про-грам для побудови автоматизованих інформаційних систем бібліотек, архівів ї музеїв. CDS/ISIS є спеціалізованою системою для введення, зберігання і пошуку інформації, розробленою спеціально для комп’ютерної обробки бібліографічних баз даних. Одним з головних досягнень, наданих засобами системи є те, що CDS/ISIS здатен маніпулювати довільною кількістю баз даних, кожна з яких може складатися з різних елементів даних. У складі системи є модулі, призначені для статистичного аналізу змісту вибраних полів бази даних. Традиційно вони вико-ристовуються для отримання розподілу документів за роками видання, темати-кою, видавництвом тощо. У нашому випадку в якості вхідного масиву для аналізу обираються дані про відповіді книгосховища.

Будь-яка з перерахованих вище категорій аналізу виконується за відповідним алгоритмом, кожний з яких використовує певні поля з повної бази відповідей кни-госховища. Так, наприклад, аналіз різновиду видань використовує поля з даними, що доповнюють назву. Для того, щоб визначити учбову літературу, аналізуються лише записи, які мають у вказаних поля слова типу «посібн.», «учебн.» тощо.

Результатом аналізу за кожною категорією є відповідна відомість (звіт), яка дозволить спеціалістам зробити належні висновки і допоможе виробити реко-мендації для прийняття управлінських рішень.

Висновки

1. Закономірність концентрації і розсіювання інформації обумовлює наяв-ність видань підвищеного попиту, які доцільно наблизити до зони обслуговуван-ня.

2. Моніторинг відповідей книгосховища має бути спрямований на виявлення видань підвищеного попиту з мінімальними трудовитратами бібліотечних праців-ників. Запропонований алгоритм селективного моніторингу інформаційного пото-ку відповідей книгосховища дасть змогу підготувати рекомендації для прийняття обґрунтованих управлінських рішень щодо оптимізації топології зберігання фон-дів та коригування політики комплектування літературою бібліотек.

1. Библиотечный фонд. — М.: Книжная палата, 1991. — 270 с.

2. Библиотечный фонд: Учеб. пособие для учащихся библ. отд-ний уч-щ (колледжей) культуры и искусств, библ. техникумов / Московский государственный университет культуры и искусств. — М.: Изд-во МГУКИ: Профиздат, 2000. — 175 с.

3. М. Основы количественных исследований в библиотечной теории и практике / АН СССР. Б-ка. — Л.: Наука. ЛО, 1988. — 197 с.

4. Критерий эффективности библиотечного обслуживания: Учеб. пособие / Моск. Гос. ин-т культуры. — М.: 1982. — 80 с.

5. Солтон Дж. Динамические библиографические системы: Пер. с англ. / Под ред. В. Р. Хи - самутдинова. — М.: Мир, 1979. — 557 с.

6. Модель обігу фондів на основі закону Бредфорда // Реєстрація, зберігання і оброб. даних. — 2001. — Т. 3. — № 4. — С. 37-43.

Надійшла до редакції 28.02.2002