Программы “1С:Бухгалтерия” и “Турбо Бухгалтер” позволяют ограничивать доступ отдельных пользователей к определенной информации и лишать их возможности выполнять действия, на которые они не уполномочены.
4.1.5 Обучение и поддержка
Все три программы продаются в комплекте с довольно подробными и доступными для восприятия руководствами по эксплуатации, хотя сразу бросается в глаза разница в объемах этих руководств. Все три программы имеют возможность предоставления пользователю справок и подсказок.
Для каждой из минибухгалтерий развернута сеть центров обучения работе с программой. Обучение платное, стоимость каждый центр обучения устанавливает самостоятельно.
К программе “1С:Бухгалтерия” прилагается самая объемная документация - шесть книг (более 2000 страниц). Большая часть документации предназначена не для обычных пользователей, а для тех, кто программу будет настраивать и переделывать. Фирма “1С” организовала исключительно обширную сеть учебных центров - более 600 и издает значительное количество различных учебно-методических материалов.
Отдельного внимания заслуживает работа так называемых “линий консультаций” - телефонных номеров, по которым можно задавать вопросы, возникающие при работе с программой.
4.1.6 Возможности доработок
Все три программы предоставляют исключительно широкие возможности для настроек и переделок. Имеется возможность создания новых хозяйственных операций, отчетов и документов. Фирмы “1С” и “ДИЦ” (“Турбо Бухгалтер”) пошли еще дальше - можно переделать и изменить буквально все, вплоть до главного меню. Особенно велики возможности настройки программы “1С:Бухгалтерия”, прежде всего в силу того, что велико количество обученных этому людей.
Практика показывает, что использование большинства этих возможностей требует наличия соответствующих навыков и опыта. Вполне доступным обычному пользователю является только описание типовых хозяйственных операций. Несмотря на нередкие исключения, в основном такого рода работы успешно выполняются только специалистами по внедрению соответствующих бухгалтерских программ. Следует отметить, что фирма “1С”располагает очень большой и разветвленной по регионам сетью организаций, которые не только продают ее программу, но и внедряют ее, производя необходимые настройки, часто весьма сложные. Большое количество специалистов-настройщиков фирмы “1С” имеют сертификаты.
Настройка и переделки в программах требуют времени и денег, однако могут значительно упростить, облегчить и ускорить последующую рутинную работу бухгалтера.
Программа “1С:Бухгалтерия” позволяет хорошо реализовать технологию работы “от первичного документа”, способна работать в комплексе с другими продуктами фирмы “1С”. Преимуществом программы “1С:Бухгалтерия” является хорошая сбалансированность: откровенно слабых мест нет. Другим преимуществом является большая сеть “внедренческих” организаций, способных осуществлять серьезные переделки в программе.
4.2 Обзор рынка справочно-правовых компьютерных программ. Обоснование выбора справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”
Давно прошли те времена, когда бухгалтер мог не интересоваться правовыми вопросами. Действительно, раньше, когда законодательство было стабильно, в этом не было особой необходимости. Иное дело сейчас, когда в сфере налогообложения и бухучета действуют тысячи нормативных актов, а новые появляются с пугающей быстротой. В ближайшем будущем законодательство тоже вряд ли будет отличаться большим постоянством. Как известно, любое изменение законодательства вызывает гораздо больше вопросов, чем ответов. Где найти новые документы? В каких случаях и как они применяются? Какой документ действует в том или ином случае? Все эти и другие вопросы ежедневно возникают у тысяч бухгалтеров. И это при том, что бухгалтер - специалист в области бухгалтерского учета, а вовсе не в юриспруденции.
Бухгалтерия - это очень ответственный участок на любом предприятии. И большинство руководителей уже осознали, что нужно облегчать рутинную работу бухгалтера. Поэтому сейчас трудно найти бухгалтерию без компьютера, а компьютер - без учетных программ. Но так же, как и различные учетные программы, в “арсенал” бухгалтеров прочно вошли справочно-правовые компьютерные системы.
4.2.1 Краткий обзор рынка СПС
В настоящее время на рынке СПС работает достаточно много компаний-разработчиков систем и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание СПС. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:
- КонсультантПлюс (АО "КонсультантПлюс");
- Гарант (НПП "Гарант-Сервис");
- "Кодекс" (Центр компьютерных разработок ).
В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует прежде всего назвать:
- "Эталон" (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
- "Система" (НТЦ "Система" при ФАПСИ).
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
- ЮСИС (фирма "Интралекс");
- "Референт" (ЗАО "Референт-Сервис");
- "Юридический Мир" (издательство "Дело и право");
- "Ваше право" и "Юрисконсульт" (фирма "Информационные системы и технологии");
- системы "1С:Кодекс", "1С:Гарант", "1С:Эталон" (компания "1 С");
- система "Законодательство России" (Ассоциация развития банковских технологий), и некоторые другие.
Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна, и в настоящее время абсолютно точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть достаточно субъективными.
4.2.2 Основные поисковые и сервисные возможности
Можно выделить три основных вида поиска в компьютерных справочных системах:
- поиск по реквизитам документов;
- полнотекстовый поиск;
- поиск по специализированным классификаторам.
Современные СПС предоставляют возможность эффективно работать с любым из этих видов поиска. Возможности мгновенного поиска с помощью комплекса поисковых инструментов - действительно совершенно новый уровень работы с информацией, который обеспечили компьютерные технологии.
Важнейшее свойство программных технологий заключается в том, что они позволяют не просто в сотни раз быстрее искать конкретный фрагмент текста документа по тому или иному признаку, но и одновременно сочетать несколько поисковых инструментов. Это свойство позволяет прекратить споры о том, какой вид поиска более удобен и точен.
В действительности каждый вид поиска имеет свои достоинства и недостатки, преимущества и ограничения при использовании. Оптимальный же результат может быть получен только при сочетании различных видов поиска и их параллельном использовании. Проанализируем каждый из этих видов поиска более подробно.
4.2.3 Организация поиска документов в системах "КонсультантПлюс"
Одной из причин, по которой системы "КонсультантПлюс" используются как опытными, так и начинающими пользователями, является легкость и простота в работе, системы "КонсультантПлюс" представляют богатейшие возможности для поиска документов и анализа законодательства, интуитивно понятные принципы общения с системой позволяют даже неподготовленному пользователю освоить базовые операции работы с системой после непродолжительного времени.
Для поиска требуемого документа необходимо сформировать запрос - заполнить некоторые поля Карточки реквизитов. Система ищет документы, одновременно удовлетворяющие всем заполненным полям Карточки реквизитов. Если же какое-то поле Карточки реквизитов не заполнено, система считает, что пользователя устраивают документы с любым способом его заполнения. Например, поиск по пустой Карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, включающего все документы информационного банка.
Указанная особенность вовсе не означает необходимость заполнять все поля Карточки реквизитов. Наоборот, для поиска любого документа достаточно правильно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно.
Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.
При заполнении полей Карточки реквизитов следует обращать внимание на информационную строку внизу Карточки реквизитов. В ней содержится информация о количестве документов из информационной базы, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться, о чем сообщит информационная строка.
Как уже было сказано, нужно стараться заполнять не более двух-трех полей. Информационная строка поможет принять решение: или сформировать список найденных документов, или уточнить запрос.
Методика организации поиска
Необходимо различать два вида поиска.
Поиск конкретного документа. В этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа: вид документа, принявший орган, примерное название, примерная дата принятия, реже (но это самый хороший вариант) - номер документа.
При таком виде поиска следует начинать с введения тех данных о документе, в правильности которых мы наиболее уверены. При этом необходимо контролировать количество документов, соответствующих запросу, по информационной строке в нижней части Карточки реквизитов. Если нужный документ не находится, то варьируются данные запроса. Наличие же точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.
Поиск информации по определенному вопросу надо начинать с максимально широкого запроса и использовать тематический поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), поиск по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обязательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости слов, делать перестановку слов в словосочетаниях.
Сформировав список документов по тому или иному варианту запроса, полезно изучить имеющиеся в этих документах ссылки на другие документы.
Здесь снова можно провести аналогию с поиском нужной литературы в библиотеке.
В случае поиска конкретного документа мы, если необходимо, справляемся по алфавитному каталогу для уточнения реквизитов, осуществляя поиск в нем по предполагаемым реквизитам (автору, названию, номеру, году издания и т. д.).
В случае же поиска не отдельного документа, а литературы по какому-то конкретному вопросу мы обращаемся к систематическому каталогу и формируем предполагаемый список литературы, исходя из нужной тематики.
Резюмируя сказанное, еще раз из перечисленных выше случаев:
- при поиске конкретного документа надо внести известные его реквизиты в Карточку. Если сформированный таким образом список будет слишком большим, следует уточнить запрос, например, заполнением поля "Текст документа", используя слова, которые, скорее всего, должны содержаться в тексте документа;
- при поиске документов в целом по какому-либо вопросу (то есть когда реквизиты документов неизвестны, а имеется лишь их общая тематическая направленность) следует начинать с максимально широкого запроса, используя поля "Тематика", "Текст документа", "Ключевые слова", а затем рассмотреть различные варианты уточнения запроса и сужения списка найденных документов.
4.2.4 Краткий алгоритм работы с системой "КонсультантПлюс"
Поиск документа
Поисковые возможности систем КонсультантПлюс позволяют найти документ или подборку документов по любым характеристикам: от официальных реквизитов документов до отдельных слов, встречающихся в текстах. Поэтому успешно работать с системой могут и юристы-профессионалы, и пользователи без специального юридического образования.
Предусмотренная в системах КонсультантПлюс возможность одновременного использования всех видов поиска позволяет найти все необходимые документы.
Поиск по реквизитам
Заполняется Карточка запроса по одному или нескольким реквизитам:
- тематика документа;
- вид документа;
- принявший орган;
- дата принятия;
- номер документа;
- дата регистрации в Минюсте;
- регистрационный номер присвоенный в Минюсте;
- название документа.
Поиск по тематике
Позволяет найти документ по тематическому рубрикатору, основанному на Общеправовом классификаторе отраслей законодательства и имеющему четыре уровня детализации (604 рубрики).
Интеллектуальный поиск по текстам документов
При поиске документов, наряду с их реквизитами, можно задавать произвольные слова и словосочетания, встречающиеся в текстах.
Поиск по названию
Позволяет найти необходимый документ по любым словам или словосочетаниям, встречающимся в его названии.
Поиск по ключевым словам
Вспомогательный вид поиска по выбранным специалистами словам, описывающим основные понятия.
Одновременный поиск документов по нескольким базам
Если у пользователя установлено несколько систем КонсультантПлюс, то поиск документов возможен в нескольких базах одновременно.
Формирование собственного рабочего места
Пользователь может самостоятельно сформировать удобное для себя рабочее пространство, используя возможности КонсультантПлюс.
Папки документов
Пользователь может создавать свои собственные постоянные подборки документов по какой-либо проблеме. При этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам. В системах реализованы операции пересечения и объединения папок документов.
Закладки
Закладка представляет собой выделенную строку, которую можно поставить в любом месте документа. Потом по списку закладок пользователь может моментально вернуться в выбранный им документ, в отмеченное закладкой место.
Индивидуальные настройки
По своему вкусу пользователь может выбрать привычный шрифт, цвет и размер.
Работа с текстами
Строка предупреждения
Верхняя часть окна с текстом документа содержит специальную выделенную строку с указанием текущего состояния документа.
Многооконный режим просмотра
Дает возможность одновременного анализа и работы с несколькими документами в разных окнах.
Поиск фрагмента текста
Указав любое слово, словосочетание или символ, можно моментально найти интересующее место в тексте документа.
Справка
Каждый документ снабжен подробной справкой, которая содержит все библиографические реквизиты документа и списки прямых и обратных ссылок с указанием характера юридической взаимосвязи между документами.
Ссылки
Расставленные в текстах документов ссылки позволяют моментально переходить в тексты документов, на которые ссылается законодатель. При этом пользователь попадает именно в ту главу, часть, параграф, статью, к которой относится ссылка.
Печать и запись в файл
Любой фрагмент можно распечатать или записать в файл текст документа. Печать возможна на любом принтере: матричном, струйном или лазерном.
Встроенный редактор для DOS
DOS - версии систем снабжены встроенным редактором, который по всем возможностям работы и оформления документов не уступает промышленным редакторам.
Постоянная подсказка
Вся информация, необходимая для работы с системами КонсультантПлюс, постоянно находится на экране компьютера. Меню избавляет от необходимости запоминать функциональные клавиши.
4.2.5 Преимущества СПС “КонсультантПлюс”.
Опрос, проведенный на крупнейшей российской специализированной выставке “Бухгалтерский учет и аудит ’98” фирмой “Бизнес-Программы-Сервис”, показал, что более 50% бухгалтеров используют в работе справочные правовые системы. Особое внимание посетителей: бухгалтеров, аудиторов, руководителей предприятий - привлекли программные продукты, способные обеспечить комплексную правовую информатизацию бухгалтерии. А это значит: предоставить документы федерального законодательства, акты и постановления местных властей, консультации специалистов. Показательно, что 53% опрошенных специалистов отдали свое предпочтение именно системам “КонсультантПлюс”, включающим всю эту информацию.
Система “КонсультантПлюс” включает все законы и другие нормативные акты по бухучету и налогообложению, ведомственные письма и приказы Министерства финансов и Министерства по налогам и сборам, других ведомств. Кроме того, в систему входят консультации экспертов Минфина, Министерства по налогам и сборам, аудиторских фирм, разъясняющие применение законодательства в практике бухучета и налогообложения. Разработанные на высоком уровне системы “КонсультантПлюс” - единственные в своем классе, признанные компанией Microsoft совместимые с операционной системой Windows. Но все технические достижения реализованы только для того, чтобы работа с системой была простой и понятной. Подсчитано, что примерно после 20 минут предварительного обучения даже неподготовленный пользователь может освоить все базовые операции. Поисково-аналитический аппарат полностью адаптирован к работе бухгалтера.
За время существования в системах “КонсультантПлюс” появилось много полезных новшеств и большинство из них введено по просьбе тех, кто работает с системой. Одновременный поиск по нескольким базам, создание собственных тематических подборок, прямой перенос редактируемых текстов и таблиц в Word и другие редакторы – лишь малая толика тех преимуществ, которые получили пользователи системы.
Пользователь работает в едином информационном пространстве. И ему нет необходимости многократно “открывать” и “закрывать” различные базы. И нормативные документы, и консультации объединены ссылками. То есть, если пользователь столкнулся с какой-то непонятной проблемой, то сначала может получить консультацию. Затем, по ссылкам - все нормативные документы, которые использовал автор. Система дает пользователю возможность не просто слепо последовать совету, но и изучить всю относящуюся к делу нормативную базу.
Новая информация регулярно поступает в систему, доставляется прямо на рабочее место пользователя. Прямые договоры об информационном обмене с 50 федеральными министерствами и ведомствами, с региональными органами власти служат залогом того, что ни один сколько-нибудь важный документ “мимо не пройдет”. Выходит новый документ - и он сразу включается в систему. Если документ вызывает вопросы, вносит серьезные изменения, то в дальнейшем и консультация по нему появляется в системе. Поэтому появление новых нормативных актов, даже если они меняют принципы налогообложения, уже не вызывает шока.
Большинство тех, кто начал работать с системами “КонсультантПлюс”, отмечают, что получили самое главное - уверенность, что все документы и консультации - всегда под рукой. А именно в этом сейчас пользователи видят важнейшее качество справочных систем.
Вывод
Учитывая все указанные выше возможности и преимущества бухгалтерской компьютерной программы “1С:Бухгалтерия” и справочно-правовой системы “КонсультантПлюс”, можно с уверенностью сказать, что их внедрение и использование значительно облегчит работу бухгалтера Кировской ТЭЦ-3 на исследуемом в дипломной работе участке и позволит рациональнее и эффективнее использовать рабочее время для решения всех учетных задач.
4.3 Определение экономической эффективности автоматизации
учетных задач
Определение экономической эффективности автоматизации учетных задач включает расчет следующих показателей:
- общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);
- текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных задач (За);
- годовую экономию от ее использования (Эг);
- срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).
Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией исследуемых учетных задач, определяются по формуле:
КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр, (18)
где КЗбкп - затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП)
по рыночной цене с учетом удельного веса занятости БКП решением
задач, рассматриваемых в дипломной работе (3250 руб.);
КЗспп - капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы
(СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в
содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (4700 руб.);
КЗн - капитальные затраты на настройку компьютерных программ
(приняты в размере 2 МРОТ);
КЗтех - капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места
пользователя компьютерной программы;
КЗрм - капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя
компьютерной программы;
КЗпр - прочие капитальные затраты, связанные с внедрением
компьютерных программ.
В прочие капитальные вложения, связанные с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет для архивных копий баз данных, по обучению работников пользованию новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию купленных программ и др. (приняты в размере 5 МРОТ).
Капитальные затраты на организацию рабочего места пользователя компьютерными программами определяются по формуле:
|
КЗрм = , (19)
где S - размер площади, которую занимают мебель под компьютер и другую
оргтехнику и специалист, работающий с помощью компьютера (принят
равным 5 кв. м);
Цпл - рыночная цена 1 кв. м. производственной площади на момент
автоматизации исследуемых задач (условно принята в размере 10 МРОТ);
КЗмеб - капитальные затраты на приобретение специальной мебели,
повышающей производительность и комфортность работы пользователя
компьютерной программы (спецстол под компьютер, принтер и другое
техническое оснащение, вращающееся и катающееся кресло, держатель
листов с информацией и др.) Эти затраты приняты в размере 15% от
рыночной цены компьютера, используемого для решения бухгалтерских задач;
Тм - время использования компьютера в течение года для решения
бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью
приобретенных программных продуктов;
Тоб - общее время использования компьютера в течение года.
Общее время эксплуатации компьютера в течение года рассчитывается следующим образом:
Тоб = dS * S * Др * Nм * Кис, (20)
где dS - длительность смены (8 часов);
S - число смен работы компьютера (1 смена);
Др - среднее число рабочих дней в месяце (21 день);
Nм - число месяцев в году эксплуатации компьютера (12 месяцев);
Кис - средний коэффициент использования компьютера в течение смены
(принят равным 0,9).
По формуле (3)
Тоб = 8 * 1 * 21 * 12 * 0,9 = 1814 (час.).
Величина затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе, с помощью приобретенных программных продуктов определяется по формуле:
Тм = Вз * Др, (21)
где Вз - время решения исследуемых бухгалтерских задач с помощью
приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня
(6 часов);
Др - количество рабочих дней в году, в течение которых решаются
исследуемые бухгалтерские и аналитические задачи (252 дня).
Тогда по формуле (4)
Тм = 6 * 252 = 1512 (час.).
Капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места пользователя компьютерной программой рассчитываются по формуле:
|
КЗтех = , (22)
где Цком - рыночная цена компьютера модели IBM Intel Pentium 233 MMX на момент покупки программного обеспечения (принимается равной 15000 руб.);
Цтех - рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема определенных моделей, равна 8000 руб.);
Кт - коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств (принят равным 0,01);
Киз - коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники. Так как приобретается новая вычислительная техника, то Киз=0.
По формуле (5)
|
КЗтех = = 19363 (руб.).
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
