Регистрация документов в 1С: Документооборот ПРОФ. «Исходящие документы УЛГУ»
Все документы находятся в разделе «Актуальные документы» в «Навигаторе документов».
1) Все исходящая корреспонденция на сегодня, которая будет отдана на подпись ректору создается пользователем в «Навигаторе документов» в папке «Общий отдел» -> «Исходящие УлГУ (новые)».
2) При создании документа заполняются следующие поля:
1. Вид документа (поток: «Исходящий УлГУ»).
2. РегНомерУлГУ (это номер на бланке) ставится вручную.
3. Регистрационный номер на вкладке «Регистрация» ставится автоматически.
4. Тип (вид) документа (письмо, телеграмма).
5. Наименование - краткое содержание (о чем документ).
6. Содержание на вкладке «Содержание» - содержание письма, более полное описание.
7. На вкладке «Принадлежность» поле контрагент – организация, которой адресован документ.
8. Поле исполнитель.
Примечание: Состояние документа при создании устанавливается по умолчанию «На подписи».
3) После того как все документы были введены и должны быть отданы на подпись ректору, необходимо распечатать к ним реестр документов, введенных на сегодня. Реестр документов находится в разделе «Отчеты и статистика» в справочнике «Дополнительные отчеты» и называется «Реестр документов».
4) После подписания документов ректором снова заходим в папку «Исходящие УлГУ (новые)» и устанавливаем в подписанных документах в поле «Состояние» «Подписан».
5) После обработки всех документов из папки «Исходящие УлГУ (новые)» их необходимо выделить и перенести в общую папку «Регистрация УлГУ» -> «Исходящие УлГУ».
Примечание: После того как документы из временной папки были перенесены, их можно уже искать по поиску и фильтру в общей папке. Пользователи, кому было разослан документ для ознакомления, будут видеть у себя в этой папке только те документы, которые были им отписаны.
