КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
Санкт-Петербургское государственное бюджетное
образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Промышленно-экономический колледж»
Заочное отделение
КОНТРОЛЬНАЯ работа № 1
по дисциплине
документационное обеспечение управления
студента группы 32701
зачетная книжка №
ФИО студента
Адрес Санкт- Петербург, ул. Пограничника Гарькавого, д. 44 корп. 4 кв. 61
E-mail: *****@***ru
телефон: +7(963)
2014 год
Содержание
1.Раскройте значение информационно – справочных документов. Виды информационно – справочных документов. Правила оформления деловых (официальных) писем. Виды деловых писем. 3
1.1 Значение информационно – справочных документов. 3
1.2 Виды информационно – справочных документов. 3
1.3 Правила оформления деловых (официальных) писем.. 10
1.4 Виды деловых писем.. 14
2. Раскройте раздел Технологии работы с документами в организации: Формирование дел. Требования и правила формирования дел. Признаки формирования дел. 14
2.1 Технологии работы с документами в организации. 14
2.2 Формирование дел. Требования и правила формирования дел. 16
2.3 Признаки формирования дел. 17
3. Практическое задание. 19
3.1 Письмо приглашение. 19
3.2 Письмо претензия. 20
4. Список использованных источников. 21
ВАРИАНТ № 6
1.Раскройте значение информационно – справочных документов. Виды информационно – справочных документов. Правила оформления деловых (официальных) писем. Виды деловых писем.
1.1 Значение информационно – справочных документов
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются именно информационно-справочными. На основе резолюции руководителя, информационно- справочные документы могут стать основание для принятия каких то решений или подготовки распорядительных документов. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
1.2 Виды информационно – справочных документов
•Докладная записка;
• Служебная записка;
• Предложение;
• Объяснительная записка;
• Представление;
• Заявление;
• Протокол;
• Акт;
• Справка;
• Заключение;
• Отзыв;
• Перечень;
• Список;
• Переписка
В составе информационно-справочной документации выделяют справочную документацию, отчётно-справочную и справочно-аналитическую.
Справочная документация имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней. Отчетно-справочная характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики). Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Докладная записка. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.
По содержанию докладные записки подразделяются на: инициативные, информационные, отчётные. Инициативная составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетная информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать наименование организации, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Для её оформления обычно используют бланк организации. Внутренняя включает наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Её подписывает составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Предложение. Разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи, с чем составлено предложение) и заключение – перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству. Составляются и оформляются предложения аналогично докладной записке (в названии документа указывается – предложение).
Служебная записка. Форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации. Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Текст служебной записки состоит из обоснования и предложения, просьбы, заявки и т. п. Её подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой такой записки является дата её составления и подписания. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Объяснительная записка. Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Структура объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и собственно текст. Текст должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Подписывается составителем.
Представление. Документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Оформляется на стандартном листе бумаги, подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания. Текст представления содержит следующую информацию:
· фамилию, имя, отчество
· дату рождения
· образование
· занимаемую должность
· наименование структурного подразделения
· оценку служебной деятельности
· оценку политических, деловых и моральных качеств
· мотив назначения, перемещения или поощрения
· наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить
Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Заявление. Документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние...), затем идут детали затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Заявление подписывается автором и передается для принятия решения. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает, подпись.
Протокол. Документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Обычно текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
· Председатель или председательствующий секретарь (инициалы и фамилия).
· Секретарь (инициалы и фамилия).
· Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
· Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. В ней указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается посередине, размер шрифта N 15, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении конкретного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Печатается на стандартном бланке протокола формата А4, шрифт №14. Реквизитами протокола являются: наименование документа, вид заседания, место проведения заседания, дата и номер протокола, основная часть, подпись.
Акт. Документ, который составляется коллективно (не менее двух составителей). Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным. Главным принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.
В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей. Например, акт ликвидации, проверки, экспертизы, приема-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приема работы и т. п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утвержденной формы. Но общие правила составления и оформления, и формуляр акта остаются едиными.
Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, в угловом варианте исполнения. Название документа печатается от левого поля формуляра с разрядкой (А К Т). В отдельных случаях акт оформляют на общем бланке организации. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("ОБ"), например акт «об уничтожении», «о проверки». Текст акта состоит из трех частей — вводной, констатирующей и выводов. Вводная часть обычно включает причины для составления акта и список лиц, составляющих его. Эта часть акта начинается со слова "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее с новой строки с прописной буквы пишется «Составлен:» и перечисляются составители, указываются их должности, фамилии и инициалы, а также указываются присутствующие лица. Следующая часть акта - констатирующая и начинается она с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов. Если есть необходимость, то после текста, перед подписями, указывается количество экземпляров и их местонахождение. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.
Справка. Документ, содержащий описание, оценку или подтверждение каких либо фактов и событий. Справки подразделяют обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце пишется название учреждения, куда она представляется, ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст заверяется подписью и печатью. Справки информационного характера составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, которые направляются за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение. Обязательными реквизитами для двух видов справок является дата, адресат, заголовок, текст, подпись.
Заключение. Документ, который содержит мнение, выносит вердикт, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются в статьях, в диссертациях, в дипломных работах и т. д. Заключение имеет заголовок с указанием названия документа или вопроса и текст, состоящий из двух частей. В первой части даётся краткое содержание вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги. Реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.
Отзыв. Документ, который содержит отзыв, мнение организации или специалиста о какой - либо поступившей работе. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Перечень. Документ, содержащий перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляются на общем бланке организации. Текст такого документа обычно оформляется в виде таблицы, подписывается должностным лицом, которое составило его. Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит. Перечень должен содержать обязательные реквизиты, такие как: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.
Список. Перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги. Датой списка является дата его подписания составителем или дата утверждения. Обязательными реквизитами являются все те реквизиты, что и у перечня.
Переписка. Обобщенное название различных по содержанию документов, таких как телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение и другие, которые используются в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Служебное письмо, о котором было указано выше, так же является перепиской. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.
1.3 Правила оформления деловых (официальных) писем
Официальные письма пишутся на специальных бланках, которые соответствуют стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Это необходимо для быстроты восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Это позволяет организовать централизованное изготовление бланков для писем, также уменьшить стоимость машинописных работ, облегчить визуальный поиск необходимой информации, расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать до 31 реквизита. Но, ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов;
· Государственный герб (для государственных предприятий);
· Эмблема организации;
· Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
· Код документа по ОКУД (если есть);
· Наименование организации (полное и сокращенное);
· Почтовый и телеграфный адреса;
· Номер телефона;
· Номер факса, телетайпа;
· Номер счета в банке;
· Дата;
· Индекс документа;
· Ссылка на индекс и дату входящего документа;
· Адресат;
· Заголовок к тексту;
· Текст;
· Подпись;
· Фамилия и телефон исполнителя;
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида, все остальные же документы имеют название. Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Стоит отметить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования, например, ФСБ (Федеральная служба безопасности). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками. Второй способ - по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, ЛенСпецСМУ (Ленинградское специализированное строительно-монтажное управление). Третий способ называется смешанный, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.
На бланке письма так же необходимо указывать номера телефона, факса, номер счета в банке. Дата, проставляемая в левом верхнем углу, является обязательным реквизитом письма. Датой считается дата подписания письма. Она оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 17 мая 1986 года следует записать так: 18.05.86 (допускается и иная запись: 17.05.1986). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 10 декабря 1994 года записывают следующим образом: 10.12.94. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).
Индекс исходящего документа (номер письма и его условное обозначение) обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.
Адресат - наименование и адрес получателя письма, организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо. Он указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: . Согласно ГОСТ 6.38-90 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия указывается в дательном. Например: . Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике. Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. В письме, которое адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Инициалы ставятся после фамилией по ГОСТ 6,38-90, только в подписи происходит наоборот, сначала инициалы, затем фамилия.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») приемлемы тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту помещается перед текстом письма, должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким, уложившимся в одну фразу. Кавычками он не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Составляет заголовок, человек который лучше всего знает содержание документа, то есть исполнитель, и превышать он не должен двух строк, если же их две, то употребляется абзац. Некоторых слов в заголовке следует избегать, например: «касательно», «касаясь».
Основным реквизитом делового письма является текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Такой выбор длинны строки наиболее употребим форматом А4 и удобен для восприятия читателя письма. Если к письму приложены какие-либо документы, то делается отметка о наличии приложения. В нижнем левом углу ставится слово «Приложение», далее в цифровой последовательности помещаются названия прилагаемых документов, так же указывается количество экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Так же в верхнем правом углу делается отметка, которая указывает связь с основным документом.
Подпись должна помещаться слева от текста письма, сразу от поля. Нужно указать наименование должности лица, подписывающего письмо, подпись и расшифровка. Название учреждения не указывается, так как деловые письма пишутся на специальных бланках учреждения. Бывает такое, что ставится две подписи, в тех случаях, когда есть необходимость подтвердить действительность первой подписи. В таком случае подписи располагаются последовательно занимаемой должности, друг под другом. А если должности одинаковы, то подписи располагаются на одном уровне. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
1.4 Виды деловых писем
По тематическому признаку деловые письма можно разделить на коммерческие и некоммерческие письма.
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Например: оферта (письмо-предложение), письмо-запрос, письмо-претензия
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. Сюда можно отнести благодарственное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо - напоминание, письмо-подтверждение, письмо-просьба, письмо- поздравление.
По функциональному признаку можно выделить: письма - ответы, инициативные письма, письма, требующие ответа, письма, не требующие ответа.
По признаку получателя: циркулярные письма (письма, адресованные нескольким получателям одновременно) и обычные письма (адресованные одному конкретному получателю).
По композиционному признаку: одноаспектные, которые рассматривают один вопрос и многоаспектные, затрагиваемые несколько вопросов одновременно.
По структуре: регламентированные и нерегламентированные. И наконец, деловые письма можно выделить по форме отправления: конвертные, электронные, факсовые.
2. Раскройте раздел Технологии работы с документами в организации: Формирование дел. Требования и правила формирования дел. Признаки формирования дел.
2.1 Технологии работы с документами в организации
Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур - это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами. Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, экспедиции и т. д. Грамотный документооборот должен быть оперативным, также движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не приходил в одну и туже инстанцию два раза. Движение должно быть целесообразным, проходить только через необходимые пункты.
Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документациионого обеспечения управления (ГСДОУ).
Объем документооборота организации - общее количество документов за год. Копии документов учитывают отдельно.
Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. В централизованной форме все виды работ с документами проводятся в одном месте, то есть централизованно, такая форма эффективна организаций с небольшим документооборотом. Децентрализованная применяется в организациях, которые имеют сети, филиалы. Смешанная форма характерна для крупных предприятий, то есть одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно, а другая осуществляется в структурных подразделениях.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:
· прием и первичная обработка поступающих документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· информационно-справочная работа; в направление на исполнение;
· контроль исполнения;
· исполнение документов;
· отправка документов адресатам';
· формирование дел в соответствии с номенклатурой;
· хранение и использование документов в текущей деятельности;
· подготовка и передача дел в архив;
Документы организации подразделяются на три вида: входящие, исходящие, внутренние.
Входящие документы несут изначальные данные для выполнения управленческих действий. Сюда можно отнести распоряжения, приказы, постановления, то есть документы вышестоящих органов. И также документы подведомственных организаций, это письма, акты, заявления, жалобы граждан. Обработка входящих документов включает: прием и первичную обработку документов, предварительное рассмотрение и распределение, регистрацию, рассмотрение документов руководством и передачу на их исполнение.
Исходящие документы создаются в пределах организации, и отправляется из неё в другие учреждение или частным лицам. Организация, имевшая подчиненные учреждения, может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), информационные, гарантийные письма. В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте. Обработка исходящих документов включает: составление чернового документа, подготовку проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение документа, отправку документа.
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации, в соответствии с внутренними правилами разработки документов. К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, докладные, служебные записки и другие. Обработка внутренних документов на этапе подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление, согласование, утверждение, отправление), а на этапе исполнения путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, передачу на исполнение).
2.2 Формирование дел. Требования и правила формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, которые ответственны за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки, на них должно быть указано наименование организации (полное и краткое), наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок и срок хранения дела.
При формирование дел нужно соблюдать правила, их выполнение всегда поможет найти документ на своём месте. Необходимо помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать черновые и дублетные экземпляры документов. Также необходимо знать, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело. Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это обеспечивает наилучшие условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Для документов, которые превышают количество 250 листов, заводится новый топ с тем же заголовком.
Дела формируются в течение одного календарного года. В учебных заведения дела формируются в рамках учебного года, то есть с сентября по август. Также существуют определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий. Документы должны систематизироваться, сначала помещают документы с ранней датой, затем более поздней. В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Хранение законченных и сформированных дел осуществляется в структурных подразделениях до момента передачи их в архив организации. Дела хранятся в специальных шкафах, сейфах, элеваторных картотеках, это защищает их от света и пыли. На полках располагаются вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, номенклатура прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Случается такое, что уже сформированное дело может понадобиться кому-либо, в таких ситуациях вместо документа, который извлекли из дела, помещается карта-заместитель. На ней указывают номер выданного дела, дата выдачи, кому выдана, на какой срок и росписи в получении и приеме после возвращения дела. В соответствии с правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
2.3 Признаки формирования дел
При формировании документов в дела используются: номинальный признак, предметно-вопросный признак, авторский признак, корреспондентский признак, географический признак, хронологический признак.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции» (акты, справки, рекламации, докладные записки). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. По географическому признаку осуществляется объединение в одном деле нескольких корреспондентов, например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». По хронологическому признаку производится группировка документов за какой-либо определенный период.
3. Практическое задание
3.1 Письмо приглашение
20 марта 2014г. Исх. № 26-19/292 | Генеральному директору |
!
Компания «ТУР-NEXT»приглашает Вас посетить наш стенд №18 на туристической выставке «Отдых - 2014». Выставка будет проводиться 15-18 мая 2014 года в ВК «ЛенЭкспо» по адресу: Санкт - Петербург, Большой проспект В. О., 103.
Мы будем рады представить всю информацию как о уже хорошо зарекомендовавших и пользующихся неизменным успехом маршрутах в Китай, Малайзию, Таиланд и страны Океании, так и предложить Вам новые перспективные направления в Аргентину и Перу.
За дополнительной информацией Вы можете обращаться по телефону или на сайт компании www. tournext. рф.
Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на выставке!
С уважением, | Коновалов |
3.2 Письмо претензия
14 апреля 2014г. Исх. № 41-26/116 | Северо-Запад» |
ПРЕТЕНЗИЯ
о возмещении ущерба за утраченный груз
Между и Северо-Запад» 10 февраля 2014 года был заключен договор перевозки груза автомобильным транспортом № 7 (экземпляры договора у сторон имеются), по которому Северо-Запад» обязалось доставить по адресу г. Санкт - Петербург, , лит. А грузополучателю 2500 км. кабельной продукции в течение 30 дней со дня подписания договора сторонами.
Прошло уже более 45 дней, а договор со стороны Северо-Запад» не исполнен, кабельная продукция не доставлена. Местонахождение груза неизвестно. Неоднократные напоминания в ваш адрес о необходимости исполнения договора никаких
результатов не дали.
В соответствии с п. 3 ст. 14 Федерального закона от М9 259-ФЗ «Устав
автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
считает груз утраченным и требует возмещения ущерба за утраченный
груз в размере восемьсот тысяч) руб. (расчет прилагается). Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № 000 в «Санкт-Петербург» в г. Санкт - Петербург.
В случае если настоящая претензия не будет удовлетворена в течение 10 календарных дней, будет вынуждено обратиться в арбитражный суд.
Приложение: расчет претензионных требований - на 1 л. в 1 экз.
Остальные документы, необходимые для рассмотрения претензии, у Северо-Запад» имеются.
Генеральный директор | Петров |
4. Список использованных источников
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации".
2. http://www. grandars. ru/college/pravovedenie/vidy-dokumentov. html
3. http://doc-style. ru/
4. http:///
