УТВЕРЖДЕНА
Постановлением
Избирательной комиссии
от 01.01.01 года № 7/9
Примерная номенклатура дел
территориальной избирательной комиссии
Ленинградской области
на 28 листах
Указания по применению | 2 |
Список сокращений | 5 |
01. Организационно-распорядительная документация | 6 |
02. Документационное обеспечение деятельности территориальной избирательной комиссии и архив | 7 |
03. Документация по выборам Президента Российской Федерации | 8 |
04. Документация по выборам депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации | 10 |
05. Документация по проведению референдума Российской Федерации | 12 |
06. Документация по выборам депутатов Законодательного собрания Ленинградской области | 14 |
07. Документация по проведению референдума Ленинградской области | 18 |
08. Документация по выборам в органы местного самоуправления Ленинградской области | 20 |
09. Документация по проведению местного референдума в Ленинградской области | 23 |
Приложения | 26 |
Указания по применению
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена:
- для размещения исполненных документов в дела с целью обеспечения их сохранности;
-для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;
- для установления сроков хранения дел;
Номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Примерная номенклатура дел территориальной избирательной комиссии разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства территориальных избирательных комиссий Ленинградской области, проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности, а также обеспечения сохранности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение в архивные отделы администраций муниципальных образований, муниципальные архивы Ленинградской области (далее – муниципальные архивы).
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве территориальных избирательных комиссий. В основу схемы построения положены направления деятельности территориальной избирательной комиссии. Выборная документация систематизирована по видам выборов.
Сроки хранения документов определены в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000; «Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации в 2008 году, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации в 2008 году» от 01.01.2001 г. №17/145-5; «Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва» от 01.01.2001 г. №17/144-5; «Порядком хранения и передачи в архивные учреждения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Законодательного собрания Ленинградской области четвертого созыва» от 01.01.2001 г. №61/454.
Каждая территориальная избирательная комиссия Ленинградской области на основе примерной разрабатывает конкретную номенклатуру дел. Конкретная номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности комиссии, в том числе не предусмотренные примерной номенклатурой дел. При этом следует переносить из примерной номенклатуры в конкретную номенклатуру лишь те заголовки дел, которые фактически образуются в делопроизводстве комиссии. В частности, из всех документов, связанных с проведением выборов, в конкретную номенклатуру дел включаются только те, которые заводятся в связи с выборами, предстоящими в данном календарном году. В конкретной номенклатуре могут отсутствовать целые разделы, предусмотренные примерной номенклатурой в случае, если соответствующая работа не ведется.
Расположение разделов в конкретной номенклатуре и заголовков дел внутри разделов должно в основном соответствовать схеме, предложенной в примерной номенклатуре.
Титульный лист конкретной номенклатуры дел оформляется в соответствии с приложением 1.
Форма конкретной номенклатуры дел (приложение 2) определена «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2000).
Графа 1 конкретной номенклатуры включает индекс дела, состоящий из двух пар цифр: первая – цифровое обозначение раздела, вторая (через тире) – порядковый номер дела в пределах раздела номенклатуры дел.
Графа 2 включает заголовки дел. При составлении конкретных номенклатур дел проводится конкретизация заголовков, их уточнение (например, уточняются виды документов, включенных в дела, наименования территориальной избирательной комиссии, номера избирательных округов и т. д.)
В графе 3 указывается количество дел, томов, образовавшихся под данным заголовком. Данная графа заполняется в конце года. По истечении года, на который была составлена номенклатура, ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел путем суммирования сведений в графе 3 и заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел в конце номенклатуры (приложение 3).
В графу 4 из примерной номенклатуры переносятся сроки хранения дел и основания для их установления (перечень, порядок). В случае если переносится срок хранения, который определяется данной примерной номенклатурой дел, то в конкретной номенклатуре дел вместе со сроком хранения указывается индекс примерной номенклатуры из первой графы. Уменьшение сроков хранения, установленных примерной номенклатурой дел не допускается. По согласованию с соответствующим муниципальным архивом возможно изменение срока хранения документов, включенных в номенклатуру под следующими индексами: 03-03, 03-04, 03-07, 04-03, 04-04, 04-07, 05-03, 05-04, 05-06, 06-08, 07-03, 07-04 на «постоянный».
Уточнения к срокам хранения, приведенные в графе «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в графу 5 конкретной номенклатуры дел. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметки о заведении, завершении, передаче дел, о выделении дел к уничтожению, а также о лицах, ответственных за формирование дел.
Отметка «ЭПК», добавленная к сроку хранения дела означает, что в данном деле могут содержаться документы, имеющие научно-историческую ценность. По истечении срока хранения проводится обязательный полистный просмотр дела и отбор документов подлежащих передаче на постоянное хранение.
В номенклатуру дел ежегодно вносятся дополнения и поправки, отражающие изменения в делопроизводстве территориальной избирательной комиссии в связи с проведением тех или иных выборов.
Конкретная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. После согласования экспертной комиссией территориальной избирательной комиссии направляется на согласование Экспертно-проверочной методической комиссии администрации муниципального образования, на территории которого действует территориальная избирательная комиссия, после чего утверждается ее председателем. Конкретная номенклатура дел вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве территориальной избирательной комиссии и является основным нормативным документом при отборе документов для передачи на постоянное хранение в муниципальные архивы Ленинградской области.
ГАС «Выборы» – государственная автоматизированная система «Выборы»
ДМН – до минования надобности
ДЗН – до замены новыми
ИКЛО – Избирательная комиссия Ленинградской области
КСА – комплексная система администрирования
МИК – муниципальная избирательная комиссия
ОИК – окружная избирательная комиссия
ПНД – примерная номенклатура дел
ПТД – «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000
ПХ ИКЛО от 01.01.2001 - «Порядок хранения и передачи в архивные учреждения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Законодательного собрания Ленинградской области четвертого созыва»
ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 - «Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации в 2008 году, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации в 2008 году»
ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 01.01.2001 - «Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва»
ТИК – территориальная избирательная комиссия
УИК – участковая избирательная комиссия
ЦИК России – Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
ЭК – экспертная комиссия
Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения, № статьи по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
01. Организационно-распорядительная документация | |||
01-01 | Федеральные законы, законы Ленинградской области (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-02 | Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-03 | Постановления (распоряжения) Губернатора Ленинградской области (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-04 | Постановления Законодательного собрания Ленинградской области (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-05 | Постановления, выписки из протоколов заседаний Центральной избирательной комиссии Российской Федерации | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-06 | Постановления Избирательной комиссии Ленинградской области (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-07 | Распоряжения Председателя ЦИК России, инструктивные письма ЦИК России | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-08 | Распоряжения председателя Избирательной комиссии Ленинградской области (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-09 | Решения, постановления органов местного самоуправления (копии) | ДМН ст. 1 б ПТД | |
01-10 | Протоколы заседаний, постановления (решения) территориальной избирательной комиссии и документы к ним | Постоянно ст. 5 а ПТД | |
01-11 | Переписка с Избирательной комиссией Ленинградской области о подготовке и проведении выборов | 5 л. ЭПК ст. 12 ПТД | |
01-12 | Переписка с органами государственной власти Ленинградской области, с органами местного самоуправления о проведении выборов | 5 л. ЭПК ст. 12 ПТД | |
01-13 | Переписка с правоохранительными и судебными органами о проведении выборов | 5 л. ЭПК ст. 12 ПТД | |
01-14 | Переписка со средствами массовой информации о проведении выборов | 5 лет ЭПК ст.58 ПТД | |
01-15 | Переписка с отделениями Сберегательного банка Российской Федерации по вопросам проведения выборов | 5 лет ЭПК ст. 121,122 ПТД | |
01-16 | Переписка с кандидатами в депутаты, депутатами, с политическими партиями, региональными отделениями политических партий и иными общественными объединениями по вопросам проведения выборов | 5 л. ЭПК ст. 58 ПТД | |
01-17 | Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению | 5 л. ЭПК ст. 56 б, в |
|
01-18 | Документы по реализации Комплекса мер по повышению профессиональной подготовки организаторов выборов и референдумов и правовому обучению избирателей (программы, планы, отчеты) | Постоянно ст. 82, 114 а ПТД | |
01-19 | Договор с администрацией муниципального образования о совместном использовании имущества КСА территориальной избирательной комиссии и других ресурсов ГАС «Выборы», переписка по вопросам ГАС «Выборы» | 5 л. ЭПК ст. 186 ПТД | После истечения срока действия договора |
01-20 | Документы контрольно-ревизионной службы (положения, протоколы, планы, графики) при территориальной избирательной комиссии | Постоянно Ст. 5 б, 13 а ПТД | При условии, что создание указанной службы предусмотрено законом |
01-21 | Переписка по вопросам деятельности контрольно-ревизионной службы при территориальной избирательной комиссии | 5 л. ЭПК ст. 145 ПТД | При условии, что создание указанной службы предусмотрено законом |
02. Документационное обеспечение деятельности территориальной избирательной комиссии | |||
02-01 | Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии | 3 г. ст. 10 б ПТД | После замены новыми |
02-02 | Номенклатура дел территориальной комиссии | Постоянно ст. 67а ПТД | На муниципальное хранение не передается |
02-03 | Журнал регистрации постановлений (решений) территориальной избирательной комиссии | Постоянно ст. 72а ПТД | |
02-04 | Журнал регистрации документов, поступающих в ТИК | 3 г. ст. 72 б ПТД | |
02-05 | Журнал регистрации документов, отправляемых из ТИК | 3 г. ст. 72 б ПТД | |
02-06 | Журнал регистрации обращений, жалоб и заявлений граждан | 5 л. ст. 72 в ПТД | |
02-07 | Журнал оттисков печатей и учета их выдачи | Постоянно ст. 409 ПТД | |
02-08 | Описи дел постоянного хранения | Постоянно ст. 74 а ПТД | Неутвержденные - до минования надобности |
02-09 | Дело фонда (акты передачи документов в архив и в Избирательную комиссию Ленинградской области, акты о выделении документов к уничтожению, историческая справка) | Постоянно 73 ПТД | |
02-10 | Протоколы заседаний Экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической ценности документов и документы к ним | Постоянно ст. 5 в ПТД | |
02-11 | Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению | Постоянно ст. 73 ПТД | |
02-12 | Расписки о вручении корреспонденции | 2 г ст. 75 ПТД | |
03. Документация по выборам Президента Российской Федерации | |||
03-01 | Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно ст. 5 а ПТД | |
03-02 | Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним | Постоянно, п. 8,12 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
03-03 | Второй экземпляр протокола ТИК об итогах голосования и приобщенные к нему заверенные копии сводных таблиц об итогах голосования, включающие полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или отдельными его положениями, заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушение Федерального закона «О выборах Президента Российской Федерации», поступивших в ТИК и принятых по ним решений. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 11 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
03-04 | Вторые экземпляры протоколов УИК об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушение Федерального закона «О выборах Президента Российской Федерации» и принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии и составленных комиссией актов и реестров. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 11,13 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
03-05 | Опечатанные избирательные бюллетени; опечатанные открепительные удостоверения; отрывные талоны открепительных удостоверений; списки избирателей; заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений; доверенности на получение открепительных удостоверений; заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения. | Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | |
03-06 | Неиспользованные специальные знаки (марки), находящиеся в территориальной избирательной комиссии, а также листы (часть листа) от неиспользованных марок, переданные участковыми избирательными комиссиями, и акты о порче марок. | Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов, п. 10 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | |
03-07 | Второй экземпляр финансового отчета территориальной избирательной комиссии о поступлении средств, выделенных на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств | До истечения срока полномочий ТИК, п. 11 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | Первый экземпляр финансового отчета ТИК, первые экземпляры финансовых отчетов УИК с приложением первичных бухгалтерских документов передаются в ИКЛО |
03-08 | Протоколы заседаний рабочей группы при территориальной избирательной комиссии по контролю за соблюдением участниками избирательного процесса порядка и правил проведения предвыборной агитации и документы к ним. | Постоянно ст. 5 в ПТД | |
03-09 | Первый экземпляр списка избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
03-10 | Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, а также о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии, вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, о передаче их участковым избирательным комиссиям, а также о неиспользованных открепительных удостоверениях; другие акты и реестры, составленные территориальной избирательной комиссией. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 11 ПХ ЦИК РФ №17/145-5 от 01.01.2001 | Первые экземпляры передаются в ИКЛО |
04. Документация по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации | |||
04-01 | Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно, ст. 5а ПТД | |
04-02 | Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним | Постоянно, п. 8,12 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 01.01.2001 | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
04-03 | Второй экземпляр протокола ТИК об итогах голосования и приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования на соответствующей территории, включающие полные данные всех поступивших протоколов УИК об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов ТИК с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, жалоб (заявлений) на нарушение Федерального закона «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации», поступивших в ТИК в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, и принятых по ним решений ТИК. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 21.06.2007 | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
04-04 | Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним копии особых мнений членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, копии жалоб (заявлений) на нарушения Федерального закона «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации», поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, а также копии принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковых избирательных комиссий. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 21.06.2007 | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
04-05 | Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, о передаче их участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в территориальной избирательной комиссии, вторые экземпляры актов о передаче открепительных удостоверений участковым избирательным комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений; подлинники и копии других актов и реестров, хранящиеся в территориальной избирательной комиссии. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 01.01.2001 | Первые экземпляры передаются в ИКЛО |
04-06 | Составленные участковыми избирательными комиссиями акты и реестры, приложенные ко вторым экземплярам протоколов об итогах голосования (копии). | До истечения срока полномочий ТИК, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 21.06.2007 | |
04-07 | Второй экземпляр финансового отчета территориальной избирательной комиссии и участковых избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных из федерального бюджета на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств. | До истечения срока полномочий ТИК, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 21.06.2007 | Первый экземпляр финансового отчета ТИК, первые экземпляры финансовых отчетов УИК с приложением первичных бухгалтерских документов передаются в ИКЛО |
04-08 | Опечатанные избирательные бюллетени; опечатанные открепительные удостоверения; списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей; заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений; заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования. | В течение 1 года со дня официального опубликования результатов выборов, п. 10 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 21.06.2007 | |
04-09 | Неиспользованные специальные знаки (марки), находящиеся в территориальной избирательной комиссии, а также листы (часть листа) от использованных марок, переданные участковыми избирательными комиссиями, и акты о порче марок | Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов, п. 9 ПХ ЦИК РФ №17/144-5 от 21.06.2007 | |
04-10 | Переписка с кандидатами, уполномоченными представителями кандидатов в депутаты по вопросам соблюдения законодательства на выборах (жалобы, заявления и ответы на них) | Постоянно | |
04-11 | Переписка с судебными и правоохранительными органами по вопросам соблюдения законодательства на выборах | Постоянно | |
04-12 | Переписка с гражданами по вопросам соблюдения законодательства на выборах (жалобы, заявления и ответы на них) | Постоянно ст. 56 «а» ПТД | |
04-13 | Образцы агитационных материалов, представленных кандидатами, уполномоченными представителями кандидатов в комиссию до начала распространения | Постоянно | |
04-14 | Итоговые финансовые отчеты кандидатов со сводными сведениями о поступлении и расходовании средств избирательного фонда | Постоянно | |
04-15 | Первичные бухгалтерские документы, представленные кандидатами с итоговым финансовым отчетом, подтверждающие поступление и расходование денежных средств | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
04-16 | Подписные листы с подписями избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | |
04-17 | Первый экземпляр списка избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
05.Документация по проведению референдума Российской Федерации | |||
05-01 | Документы о назначении членов территориальной комиссии по проведению референдума Российской Федерации с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно, ст. 5а ПТД | |
05-02 | Протоколы заседаний участковой комиссии, решения комиссии и документы к ним | Постоянно ст. 5 а ПТД | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
05-03 | Второй экземпляр протокола территориальной комиссии по проведению референдума Российской Федерации об итогах голосования по соответствующей территории и приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования на соответствующей территории, включающий полные данные всех поступивших протоколов участковых комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, жалоб (заявлений) на нарушение Федерального Конституционного закона «О референдуме Российской Федерации», поступивших в комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников референдума, и принятых по ним решений комиссии. | До истечения срока полномочий ТИК | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
05-04 | Вторые экземпляры протоколов участковых комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним копии особых мнений членов участковых комиссий с правом решающего голоса, копии жалоб (заявлений) на нарушения Федерального Конституционного закона «О референдуме Российской Федерации», поступивших в комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников референдума, а также копии принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковых комиссий. | До истечения срока полномочий ТИК | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
05-05 | Вторые экземпляры актов о получении территориальной комиссией бюллетеней, о передаче их участковым комиссиям, о погашении неиспользованных бюллетеней, хранившихся в территориальной комиссии, вторые экземпляры актов о передаче открепительных удостоверений участковым комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений; подлинники и копии других актов и реестров, хранящиеся в территориальной комиссии. | До истечения срока полномочий ТИК | Первые экземпляры передаются в ИКЛО |
05-06 | Второй экземпляр финансового отчета территориальной комиссии и участковых комиссий по проведению референдума Российской Федерации о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных данным комиссиям на подготовку и проведение референдума Российской Федерации (копии) | До истечения срока полномочий ТИК | Первый экземпляр финансового отчета ТИК, первые экземпляры финансовых отчетов УИК с приложением первичных бухгалтерских документов передаются в ИКЛО |
05-07 | Опечатанные бюллетени; опечатанные открепительные удостоверения; списки участников референдума вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые комиссии в период уточнения списков участников референдума; заявления участников референдума о выдаче открепительных удостоверений; заявления (обращения) участников референдума о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования. | В течение 1 года со дня официального опубликования результатов выборов | |
05-08 | Неиспользованные специальные знаки (марки), находящиеся в территориальной комиссии, а также листы (часть листа) от использованных марок, переданные участковыми комиссиями, и акты о порче марок | Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов | |
05-09 | Составленные участковыми комиссиями акты и реестры, приложенные ко вторым экземплярам протоколов об итогах голосования (копии). | До истечения срока полномочий ТИК | |
05-10 | Первый экземпляр списка участников референдума | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов референдума, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
06. Документация по выборам депутатов Законодательного собрания Ленинградской области | |||
06-01 | Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно, ст. 5а ПТД | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК |
06-02 | Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним | Постоянно, п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
06-03 | Документы по выдвижению кандидатов и (или) списка кандидатов, утвержденные законом «О выборах депутатов Законодательного собрания Ленинградской области» | Постоянно п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК. На каждого кандидата заводится и формируется отдельное дело |
06-04 | Документы по самовыдвижению кандидатов, утвержденные законом «О выборах депутатов законодательного собрания Ленинградской области» | Постоянно п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК. На каждого кандидата заводится и формируется отдельное дело |
06-05 | Первые экземпляры протоколов №1 и №2 территориальной избирательной комиссии об итогах голосования и первые экземпляры соответствующих сводных таблиц и приобщенные к ним особые мнения членов территориальной избирательной комиссии, а также поступившие в территориальную избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. | После подписания незамедлительно передаются в ИКЛО и возврату не подлежат, п.11 ст. 43 областного закона «О выборах депутатов законодательного собрания Ленинградской области» | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК. |
06-06 | Вторые экземпляры протоколов №1 и №2 территориальной избирательной комиссии об итогах голосования со вторыми экземплярами сводных таблиц и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии, а также поступившие в территориальную избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения областного закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения | Передаются в ИКЛО после официального опубликования общих результатов выборов, п.12 ст. 43 областного закона «О выборах депутатов законодательного собрания Ленинградской области» | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК. |
06-07 | Первые экземпляры протоколов №1 и №2 участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним особые мнения членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, жалоб (заявлений) на нарушения областного закона «О выборах депутатов Законодательного собрания Ленинградской области», а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии и составленных комиссией актов и реестров. | Постоянно п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК. |
06-08 | Вторые экземпляры протоколов №1 и №2 участковой избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов УИК с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения областного закона «О выборах депутатов законодательного собрания Ленинградской области», а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений УИК и составленных комиссией актов и реестров. | До истечения срока полномочий комиссии, п. 2.2 ПХ ИКЛО от 01.01.2001 | В случае возложения полномочий ОИК на ТИК |
06-09 | Списки членов ТИК с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, общественных объединений, иностранных (международных) наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составления протоколов. | Постоянно п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | |
06-10 | Списки членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составления протоколов. | Постоянно п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | Поступают из УИК по окончании срока их полномочий |
06-11 | Переписка с кандидатами, политическими партиями, уполномоченными представителями кандидатов в депутаты, по вопросам соблюдения законодательства на выборах (жалобы, заявления и ответы на них) | Постоянно | |
06-12 | Переписка с судебными и правоохранительными органами по вопросам соблюдения законодательства на выборах | Постоянно | |
06-13 | Переписка с гражданами по вопросам соблюдения законодательства на выборах (жалобы, заявления и ответы на них) | Постоянно Ст.56 а ПТД | |
06-14 | Экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии) а также экземпляры аудиовизуальных агитационных материалов, представленных в комиссию до распространения | Постоянно, п. 2.2 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | |
06-15 | Второй экземпляр финансового отчета территориальной комиссии и финансовых отчетов участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных данным комиссиям на подготовку и проведение выборов | До истечения срока полномочий ТИК, п. 2.4 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | Первый экземпляр финансового отчета ТИК, первые экземпляры финансовых отчетов УИК с приложением первичных бухгалтерских документов передаются в ИКЛО |
06-16 | Заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений; заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования; опечатанные избирательные бюллетени; опечатанные открепительные удостоверения; списки избирателей; итоговый протокол по проверки подписных листов и ведомости проверки подписных листов | До истечения срока полномочий ТИК, п. 2.4 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | |
06-17 | Подписные листы с подписями избирателей, собранными в поддержку выдвижения кандидата, списка кандидатов, протокол об итогах сбора подписей избирателей (если в поддержку выдвижения осуществлялся сбор подписей). | До истечения срока полномочий ТИК, п. 2.4 ПХ ИКЛО от 07.11.2006 | |
06-18 | Итоговые финансовые отчеты кандидатов со сводными сведениями о поступлении и расходовании средств избирательного фонда | Постоянно | |
06-19 | Первичные финансовые документы, представленные кандидатами вместе с итоговым финансовым отчетом | Хранятся в ТИК в течение пяти лет, п. 2.4 ПХ ИКЛО от 01.01.2001 | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
06-20 | Подписные листы с подписями избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | |
06-21 | Первый экземпляр списка избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
07. Документация по вопросам, связанным с проведением | |||
07-01 | Документы о назначении членов территориальной комиссии по проведению референдума Ленинградской области с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно, ст. 5а ПТД | Территориальная избирательная комиссия действует в качестве территориальной комиссии референдума Ленинградской области с момента назначения референдума Ленин-градской области |
07-02 | Протоколы заседаний участковой комиссии референдума Ленинградской области, решения комиссии и документы к ним | Постоянно ст. 5 а ПТД | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
07-03 | Второй экземпляр протокола территориальной комиссии по проведению референдума Ленинградской области об итогах голосования и приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования, включающий полные данные всех поступивших протоколов участковых комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, не согласных с протоколами в целом или с отдельными их положениями, жалоб (заявлений) на нарушение областного закона «О референдуме Ленинградской области», поступивших в комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников референдума, и принятых по ним решений комиссии. | До истечения срока полномочий комиссии | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
07-04 | Вторые экземпляры протоколов участковых комиссий по проведению референдума Ленинградской области с приобщенными к ним копиями особых мнений членов участковой комиссии референдума Ленинградской области с правом решающего голоса; копии жалоб (заявлений) на нарушения закона, поступившими в комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов участников референдума Ленинградской области, принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения участковой комиссии референдума Ленинградской области и составленные ею акты и реестры. | До истечения срока полномочий комиссии | Первые экземпляры протоколов со всеми документами передаются в ИКЛО на постоянное хранение |
07-05 | Вторые экземпляры актов о получении территориальной комиссией бюллетеней, о передаче их участковым комиссиям, о погашении неиспользованных бюллетеней, хранившихся в территориальной комиссии, вторые экземпляры актов о передаче открепительных удостоверений участковым комиссиям, о погашении неиспользованных открепительных удостоверений; подлинники и копии других актов и реестров, хранящиеся в территориальной комиссии. | До истечения срока полномочий комиссии | |
07-06 | Опечатанные бюллетени; опечатанные открепительные удостоверения; списки участников референдума вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые комиссии в период уточнения списков участников референдума; заявления участников референдума о выдаче открепительных удостоверений; заявления (обращения) участников референдума о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования. | В течение 1 года со дня официального опубликования результатов | |
07-07 | Вторые экземпляры финансовых отчетов территориальной комиссии и участковых комиссий о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных данным комиссиям на подготовку и проведение референдума Ленинградской области | До истечения срока полномочий комиссии | Первый экземпляр финансового отчета ТИК, первые экземпляры финансовых отчетов УИК с приложением первичных бухгалтерских документов передаются в ИКЛО |
07-08 | Первый экземпляр списка участников референдума Ленинградской области | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов референдума, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
08. Документация по проведению выборов в органы местного самоуправления Ленинградской области | |||
08-01 | Документы о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно | В случае возложения полномочий МИК на ТИК по решению ИКЛО, принятому на основании обращения представительного органа муниципального образования |
08-02 | Протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения избирательной комиссии и документы к ним | Постоянно ст. 5 «а» ПТД | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
08-03 | Документы по выдвижению и регистрации кандидатов и (или) списка кандидатов, утвержденные законом «О выборах депутатов представительных органов муниципальных образований и должностных лиц местного самоуправления в Ленинградской области» | Постоянно | На каждого кандидата или список кандидатов заводится и формируется отдельное дело |
08-04 | Документы по самовыдвижению и регистрации кандидатов, утвержденные законом «О выборах депутатов представительных органов муниципальных образований и должностных лиц местного самоуправления в Ленинградской области» | Постоянно | На каждого кандидата заводится и формируется отдельное дело |
08-05 | Первые экземпляры протоколов территориальной избирательной комиссии об итогах голосования по выборам депутатов представительных органов на территории муниципального образования, сводная таблица к протоколу и приобщенные к ним особые мнения членов территориальной избирательной комиссии, а также поступившие в территориальную избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. | Постоянно | |
08-06 | Вторые экземпляры протоколов территориальной избирательной комиссии об итогах голосования по выборам депутатов представительных органов на территории муниципального образования, сводная таблица к протоколу и приобщенные к ним копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии, а также копии, поступивших в комиссию жалоб (заявлений) на нарушение закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. | До истечения срока полномочий ТИК | |
08-07 | Первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам депутатов представительных органов на территории муниципального образования и приобщенные к ним особые мнения членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, жалоб (заявлений) на нарушения закона, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии и составленных комиссией актов и реестров. | Постоянно | |
08-08 | Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам депутатов представительных органов на территории муниципального образования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, поступивших в избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, копий жалоб (заявлений) на нарушения закона, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой избирательной комиссии и составленных комиссией актов и реестров. | До истечения срока полномочий ТИК | |
08-09 | Первый экземпляр сводного финансового отчета территориальной избирательной комиссии о фактических расходах денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов представительных органов муниципальных образований, финансовые отчеты участковых избирательных комиссий | Постоянно | |
08-10 | Второй экземпляр сводного финансового отчета территориальной избирательной комиссии о фактических расходах денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов представительных органов муниципальных образований, финансовые отчеты участковых избирательных комиссий | До истечения срока полномочий ТИК | |
08-11 | Первичные финансовые документы к сводному финансовому отчету территориальной избирательной комиссии и финансовым отчетам участковых избирательных комиссий | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
08-12 | Агитационные материалы (печатные, аудио-визуальные, фотоматериалы), представленные кандидатами, избирательными объединениями в территориальную избирательную комиссию до распространения | Постоянно | |
08-13 | Итоговые финансовые отчеты кандидатов, избирательных объединений | Постоянно | |
08-14 | Первичные финансовые документы к итоговым финансовым отчетам кандидатов, избирательных объединений | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
08-15 | Акты территориальной избирательной комиссии и участковых избирательных комиссий о получении, использовании и погашении избирательных бюллетеней | До истечения срока полномочий ТИК | |
08-16 | Подписные листы с подписями избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | |
08-17 | Первый экземпляр списка избирателей | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов выборов, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
09. Документация по проведению местного референдума в Ленинградской области | |||
09-01 | Документы о назначении членов территориальной комиссии по проведению местного референдума в Ленинградской области с правом совещательного голоса, наблюдателей | Постоянно | В случае возложения полномочий МИК на ТИК по решению ИКЛО, принятому на основании обращения представительного органа муниципального образования |
09-02 | Протоколы заседаний участковой комиссии, решения комиссии и документы к ним | Постоянно ст. 5 а ПТД | Передаются в ТИК по истечении сроков полномочий УИК |
09-03 | Документы по регистрации инициативной группы по проведению местного референдума, утвержденные областным законом «О местном референдуме в Ленинградской области» | Постоянно | |
09-04 | Документы по регистрации иной группы участников местного референдума (инициативной агитационной группы), утвержденные областным законом «О местном референдуме в Ленинградской области» | Постоянно | |
09-05 | Первый экземпляр протокола территориальной комиссии о результатах местного референдума, сводная таблица к протоколу и приобщенные к ним особые мнения членов комиссии, а также поступившие в комиссию жалобы (заявления) на нарушения закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. | Постоянно | |
09-06 | Второй экземпляр протокола территориальной комиссии о результатах местного референдума, сводная таблица к протоколу и приобщенные к ним копии особых мнений членов комиссии, а также копии, поступивших в комиссию жалоб (заявлений) на нарушение закона и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения. | До истечения срока полномочий ТИК | |
09-07 | Первые экземпляры протоколов участковых комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним особые мнения членов участковой комиссии с правом решающего голоса, поступивших в комиссию жалоб (заявлений) на нарушения закона, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой комиссии и составленных комиссией актов и реестров. | Постоянно | |
08-08 | Вторые экземпляры протоколов участковых комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним копии особых мнений членов участковой комиссии с правом решающего голоса, копий поступивших в комиссию жалоб (заявлений) на нарушения закона, а также принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений участковой комиссии и составленных комиссией актов и реестров. | До истечения срока полномочий ТИК | |
09-9 | Экземпляры печатных агитационных материалов или их копии, экземпляры аудиовизуальных агитационных материалов, фотографии иных агитационных материалов, представленных в комиссию до начала их распространения | Постоянно | |
09-10 | Итоговый финансовый отчет инициативной группы по проведению местного референдума | Постоянно | |
09-11 | Первичные финансовые документы к итоговому финансовому отчету инициативной группы по проведению местного референдума | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
09-12 | Сводный финансовый отчет территориальной комиссии по проведению местного референдума о расходовании денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение местного референдума, финансовые отчеты участковых избирательных комиссий | Постоянно | |
09-13 | Второй экземпляр сводного финансового отчета территориальной комиссии по проведению местного референдума о расходовании денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение местного референдума, финансовые отчеты участковых избирательных комиссий | До истечения срока полномочий ТИК | |
09-14 | Первичные финансовые документы к финансовому отчету территориальной комиссии по проведению местного референдума, первичные финансовые документы участковых комиссий | 5 л.* 150 ПТД | *При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
09-15 | Акты территориальной комиссии и участковых комиссий о получении, использовании и погашении избирательных бюллетеней | До истечения срока полномочий ТИК | |
09-16 | Подписные листы с подписями, собранными в поддержку инициативы проведения местного референдума | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов референдума, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | |
09-17 | Первый экземпляр списка участников местного референдума в Ленинградской области | Не менее 1 года со дня опубликования итогов голосования и результатов референдума, п.10 ст. 70 ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ» | Второй экземпляр хранится в электронном виде |
Согласовано ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области | Согласовано Протокол Экспертной комиссии Избирательной комиссии Ленинградской области |
от 26 декабря 2008 года № 12. п.9.10 | от 8 октября 2008 г. № 5 |
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНА Распоряжением председателя Территориальной избирательной комиссии ______________ района Ленинградской области от _______ _____________ 2008 года № ______ |
Номенклатура дел
территориальной избирательной комиссии
___________________ района Ленинградской области
на ___________год
Формат А4 (210х297)
Образец титульного листа номенклатуры дел
Приложение 2
Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Секретарь комиссии | Подпись | Расшифровка подписи | |
ОДОБРЕНО Протокол ЭК от _________ № ___ | СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной от ___________________ № ___ |
Формат А4 (210х297)
Форма номенклатуры дел избирательной комиссии (комиссии референдума)
Приложение 3
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году
По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
постоянного | |||
временного | |||
Итого |
Секретарь комиссии | Подпись | Расшифровка подписи | |
Дата |
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
