Должностная инструкция делопроизводителя

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ «___» ______________ 20____ г. №____________________ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

УТВЕРЖДАЮ Проректор по административной работе – руководитель аппарата КФУ ___________________ подпись МП

1.  Общие положения

1.1.  Настоящая должностная инструкция определяет основные обязанности, права и ответственность делопроизводителя __________________ (далее – делопроизводитель) федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет».

1.2.  Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.3.  На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Делопроизводитель принимается на работу и увольняется с нее приказом ректора КФУ по представлению руководителя структурного подразделения.

1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

−  нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

−  Уставом КФУ;

−  Правила внутреннего распорядка КФУ

−  приказами и распоряжениями ректора КФУ и непосредственного руководителя;

−  настоящей должностной инструкцией.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

1)  Устав КФУ;

2)  Правила внутреннего распорядка КФУ;

3)  методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

4)  порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

5)  организацию архивного дела;

6)  структуру КФУ;

7)  нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

8)  основы программирования;

9)  основы проектирования и актуализации баз и банков данных;

10) основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии;

11) порядок составления и оформления официальных писем;

12) документообразование и систему электронного документооборота в КФУ;

13) отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

14) основы экономики, организации труда и управления;

15) владение компьютером и организационной техникой, необходимой для решения задач и выполнения возложенных на него трудовых обязанностей;

16) основы Трудового законодательства Российской Федерации;

17) правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.7. Делопроизводитель непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения.

1.8. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет другое лицо на основании трудового договора (дополнительного соглашения к трудовому договору). Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2.  Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

2.1.  Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие службы и структурные подразделения.

2.2.  В соответствии с резолюцией руководства университета передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

2.3.  Владеет навыками работы в системе электронного документооборота КФУ и в системе электронного документооборота РТ.

2.4.  Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.5.  Отправлять исполненную документацию по адресатам.

2.6.  Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

2.7.  Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

2.8.  Готовить и сдавать в архив университета документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.9.  Осуществлять контроль за своевременным исполнением документов.

2.10.  Выдавать необходимые справоки по зарегистрированным документам.

2.11.  Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

2.12.  По заданию руководителя работать с компьютерными системами.

2.13. Выполнять приказы и распоряжения ректора, распоряжения руководителя структурного подразделения и другие локальные акты КФУ.

2.14. Соблюдать Устав КФУ, Правила внутреннего распорядка КФУ.

3.  Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1.  Знакомиться с проектами решений руководства университета, касающимися ее деятельности.

3.2.  Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию организации своей работы.

3.3.  Получать от служб КФУ, руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.4.  Требовать от руководства факультета оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.  Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1.  За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2.  За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3.  За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством.

Руководитель

структурного подразделения ____________ _________________

(подпись) (фамилия)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник Управления кадров ________________________________

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ:

C инструкцией ознакомлен(а)	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)
	________________ _______________________________ (подпись) (ФИО)