Регистрация внутренних документов в УМУ
Регистрация внутри подразделения. Производится в разделе «Актуальные документы» -> «Навигатор документов» -> «УМУ» -> «Внутр. док-ты» Регистрация документов, кот. идут на подпись производится в папке «УМУ» -> «На подпись». При создании документа заполняются следующие поля:
1)Вид корпоративного документа.
2)Номер, ставится автоматически.
3)Вид документа (если нет этого вида в поле 1 и там был выбран вид «внутренний улгу»)
4)Краткое содержание (о чем документ)
5)Подразделение(факультет), где создан документ. Проставляется на вкладке
«Принадлежность» -> в разделе «Организация», там выбираем подразделение, где был
создан документ, и его индекс автоматически проставится в номер документа.
6) После регистрации обрабатываются данные о подписантах и о подразделениях куда передан документ. Подписанты - на вкладке «Содержание» -> «Подписи»
7) Адресаты на вкладке «Принадлежность» -> «Пользователи», если нет конкретного человека а указывается отдел, то пишется в «Примечание» информация о подразделении и дате передачи.
После того как все новые документы зарегистрированы и отдаются на подпись , их необходимо выделить и перенести в папку «На подписи у Судаковой».
После того как документы были подписаны Судаковой, в них ставится отметка о подписи и о дате подписания и печатается по ним реестр.
Печать реестра.Производится в разделе «Отчеты и статистика» -> «Дополнительные отчеты» -> «Реестр
для УМУ ». Печатать можно в любой момент, путем выбора необходимых документов
для вывода в реестр.
После подписи и распечатки по ним реестра, документы копируются в папку «УМУ» -> «На подписи у Гурина». После этого документы вместе с реестром отдаются Ворсиной дальнейшего поиска документов, их необходимо искать в папке «Регистрация УлГУ» -> «Внутр. документы (подпись ректора)» -> «УМУ» путем настраивания фильтров и сортировки.7. В папке «Возврат» можно хранить возвращённые документы.
Работа с документами в приемной
После получения документов с реестром от секретаря УМУ, их можно найти в папке «УМУ» -> «На подписи у Гурина». После подписи в документе на вкладке «Содержание» -> «Подписи» -> указать подписанта и дату подписания. И «Состояние» проставить «Подписан».
