Організація контрольного процесу

Розділ 5

ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ

5.1. ЗАГАЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЙНА ПОБУДОВА
КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ

Контрольний процес (процес контролю), як і будь-який технологічний процес, складається з численних операцій. Контрольна операція — це дія над економічними даними (інформацією), що має на меті дістати різні проміжні та кінцеві (підсумкові) показники, придатні для оцінювання результату роботи та прийняття управлінських рішень.

Сукупність операцій, які використовуються у контрольному процесі, поділяють на три типи (категорії): механічні, переробного та творчого характеру. Ці типи операцій дають змогу виокремити виконавчі місця, які можуть бути покладені в основу організації роботи виконавців. Вони також є важливим елементом поділу та кооперування праці, дають змогу будувати графіки процесів і роботи виконавців.

Сукупність контрольних операцій формує процедуру. Кілька процедур утворюють технологічну фазу контролю, а фази — етап контрольного процесу.

В організації контрольного процесу розрізняють три етапи: 1) підготовка даних для контролю; 2) перевірка даних різними прийомами контролю; 3) узагальнення результатів контролю.

Перший етап —комплекс робіт, який забезпечує підготовку різних необхідних даних, і насамперед носіїв інформації про господарські факти, до контролю (перевірки).

Підготовчий етап передбачає кілька видів робіт: визначення об’єктів перевірки, перевірка справжності та вірогідності інформації про господарські факти — явища або процеси, арифметична і логічна їх перевірка.

Другий етап — перевірка (контрольна обробка) даних та інформації різними методами контролю з метою виявлення відповідності або невідповідності здійсненого господарського факту (операції) передбаченим нормативним документам — закону, кошторису, квоті, нормі тощо.

Третій етап — узагальнення результатів контролю методом оформлення та підготовки висновків і реалізація результатів контролю.

На кожному етапі об’єкти організації контрольного процесу такі:

· контрольні номенклатури;

· носії контрольної інформації (номенклатур);

· технологія контрольного процесу (рух носіїв під час виконання різних методичних і технічних прийомів контролю).

Структуру контрольного процесу та об’єкти його організації унаочнює рис. 5.1.

Рис. 5.1. Об’єкти організації контрольного процесу

5.2. ОРГАНІЗАЦІЯ НОМЕНКЛАТУР КОНТРОЛЮ

Під номенклатурою контролю (контрольною номенклатурою) слід розуміти склад (перелік) даних інформації, яка є в законах, нормативних актах, кошторисах, квотах, планах і фактично зафіксованих характеристиках господарських фактів та процесів, використовуваних у контрольному процесі для підготовки управлінських рішень. Цей склад даних залежить від характеру діяльності господарства — виробнича (промисловість, сільське господарство, будівництво, транспорт), торговельна і т. ін. У процесі контролю дані в первинному (або у перетвореному) вигляді використовуються для формування висновків результатів контролю, а також для розробки пропозицій і прийняття управлінських рішень.

У процесі контролю використовують різні за характером натуральні та вартісні дані й показники. Зауважимо, що за кількістю назв номенклатура контролю дуже велика.

Мета контролю господарської діяльності така:

· визначення фактичного стану об’єкта (або його частини) контролю на певний момент;

· перевірка відповідності фактичного стану об’єкта (або його частини) установленому законом або іншими нормативними актами, кошторисом, квотою, стандартом, лімітом та виявлення відхилень від них;

· прогнозування стану та поведінки об’єкта (або його частини) на заданий майбутній час;

· визначення місця, причини, ініціатора (винуватця) відхилення;

· забезпечення постійного стану об’єкта контролю ПІД впливом господарського факту;

· законність або правомірність господарських операцій;

· повнота відображення господарських операцій у поточному обліку;

· доцільність господарських операцій;

· визначення причинно-наслідкових факторів господарських опе­рацій.

У виборі контрольних номенклатур суттєвим, особливо в умовах застосування ПК, є забезпечення економічності, юридичної та технічної вірогідності.

Номенклатури контролю добирають за такими критеріями:

· вірогідністю та об’єктивністю даних та інформації;

· раціональним використанням ресурсів;

· діяльністю і дією кожної особи;

· затратами виробництва;

· фінансовими результатами та їх доказовістю;

· майновим та правовим станом.

На формування номенклатури контролю впливає організація внутрішньогосподарських, орендних, кооперативних або акціонерних відносин.

Контрольна інформація має велике значення для організації внутрішньогосподарських відносин будь-якого рівня—госпрозрахункових, оренд­них, кооперативних, акціонерних. Вона використовується для поточної оцінки роботи виробничих та інших підрозділів і господарства в цілому. Для цього фактичні показники зіставляють з різ­ними нормативними (плановими, кошторисними тощо), а також даними інших підрозділів.

До контрольної номенклатури включають також нормативні, планові, фактичні дані. Проте в контрольному процесі використовують не лише нормативні, планові та фактичні дані, тобто вихідні, які надійшли іззовні, а такі, що їх створено вже у процесі контролю. Так, виявлені при перевірці відхилення, порушення використовують, аби зробити потрібні висновки.

На різних етапах контрольного процесу контрольні номенклатури формуються по-різному. Тому при їх виборі звертають увагу на характер оформлення цих номенклатур. За характером оформлення контрольні номенклатури можуть бути трьох типів: первинного, кін­цевого, проміжного.

Контрольні номенклатури дають змогу обґрунтовано вибирати або проектувати носії, формувати контрольні таблиці, визначати обсяги робіт та інші дані для організації контрольної роботи.

Від вибору контрольних номенклатур підготовчого етапу залежить якість майбутньої контрольної роботи. Тому для їх визначення слід виходити з таких положень:

· обмежувати кількість номенклатури найнеобхіднішими даними;

· використовувати дані багаторазово;

· максимально спрощувати технічні процедури, особливо якщо вони здійснюються вручну.

Вибір контрольних номенклатур залежить від змісту завдання, яке вирішують. Кожне таке завдання формується в межах топологіч­ного структурного підрозділу — основних засобів, коштів, оплати праці і т. ін. Якщо, наприклад, завданням контролю є дослідження ефективності використання праці у виробничому процесі, то для контролю беруть лише ті нормативні, планові, кошторисні, облікові, звітні номенклатури, що стосуються оплати праці. Якщо метою контролю є визначення ефективності використання основних засобів, знарядь праці, то добирають номенклатури, які стосуються основних засобів.

Оскільки в контрольному процесі використовують різні за характером та джерелами номенклатури, їх доцільно оформляти у вигляді таблиці. Приклади вибору контрольних номенклатур для підготовчого етапу наведено в таблицях 5.1 і 5.2.

Таблиця 5.1

ОБ’ЄКТИ КОНТРОЛЮ З ПРАЦІ ТА ЇЇ ОПЛАТИ ЦЕХУ РОЗКРОЮ

№ з/п	Об’єкт контролю	Метод контролю	Час проведення	Виконавець
1	Правильність включення працюючого в табель	Зіставлення даних табеля з даними облікового складу	Щомісяця	Відділ кадрів
2	Понаднормативні години роботи	Порівняння даних табеля зі списками на дозвіл такої роботи	Щотижня	Бухгалтер цеху
3	Правильність застосування норм, розцінок, ставок у первинних документах	Зіставлення даних документа з діючими нормативними матеріалами	При обробці документів	Те саме

Таблиця 5.2

ОБ’ЄКТИ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ОБЛАДНАННЯ

№ з/п	Об’єкт контролю	Джерело контролю	Метод контролю	Час контролю	Виконавець контрольної функції
1	Простої щоденні	Безпосередня перевірка	Особистий	Щодня	Обліковець брига­ди, дільниці і цеху
	Внутрішньо- змінні	Лист обліку та ін.	Суцільний	»	Те саме

Контрольні номенклатури етапу обробки мають характеризувати різні відхилення від заданих параметрів і причинно-наслідкові зв’язки. Для цього визначають не просто номенклатури, а й місця (точки) контролю, тобто операції господарської діяльності, які дадуть змогу з’ясувати, де саме неправильне рішення, порушено закон або інший нормативний акт (рекомендацію), тобто характеризувати суть господарського факту — явища або процесу.

Складність роботи з вибору номенклатур контролю на цьому етапі полягає в тому, що крім вихідних даних до контрольного процесу залучають також і такі, які утворюються самим контрольним процесом.

Дані, які здобуто у процесі обробки контрольної інформації та надалі використовуються на заключному етапі для формування висновків, розробки пропозицій тощо, становлять підсумкову (кінцеву) номенклатуру контролю.

Отже, з огляду на послідовність формування контрольні номенклатури можна поділити на три типи:

· первинні;

· проміжні;

· підсумкові (кінцеві).

Для того щоб процес вибору номенклатур контролю був ефектив­нішим, попередньо визначають об’єкти, які підлягають перевірці.

Вибір контрольних номенклатур оформлюють і систематизують за формою, наведеною в табл. 5.3.

Таблиця 5.3.

ПЕРЕЛІК КОНТРОЛЬНИХ НОМЕНКЛАТУР

з ____________________

на ____________________ 1-му етапі

№ з/п	Характеристика контрольної номенклатури (даних, показників тощо)	Для чого потрібні дані	У вираженні	В яких носіях інформації дані з’являються вперше або де їх можна взяти
натура­льному	вартіс­ному

Визначивши контрольні номенклатури, переходять до організації носіїв контрольного процесу, тобто носіїв контрольної інформації.

5.3. ОРГАНІЗАЦІЯ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЇВ
КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ

Склад, зміст та формування матеріальних носіїв для організації контрольного процесу визначаються програмою (проектом) здійснення контролю господарської діяльності.

Результати контролю господарської діяльності значною мірою залежать від того, які джерела і носії інформації використовують у контрольному процесі.

Об’єктом контролю є господарська діяльність, її об’єкти — господарські факти — явища та процеси. Цю діяльність, тобто господарські факти, відображують на різних носіях: законах, згідно з якими регулюють правові (юридичні) аспекти, здійснюють господарську діяльність; внутрішньогосподарських нормах, нормативах, кошторисах, прогнозах, де передбачено що, скільки, які потрібно зробити витрати; обліковій інформації, де відбито фактичні дані в системі бухгалтерських рахунків за методологією двоїстості.

Різноманітний характер та велика кількість джерел контрольної інформації зумовлюють вибір носіїв контрольної інформації (для здійснення контролю). Водночас слід пам’ятати, що від вибору носіїв інформації залежить склад контрольних номенклатур, які було визначено на основі контрольного завдання.

Методика та техніка вибору носіїв контрольної інформації мають ряд особливостей, які відрізняють цю процедуру від аналогічної з вибору носіїв облікової інформації.

Зовнішня номенклатура контрольної інформації та її носії формуються за межами контрольного процесу, і тільки незначна кількість їх створюється безпосередньо в контрольному процесі. З огляду на це розрізняють зовнішню і внутрішню контрольну інфор­мацію та її матеріальні носії.

Зовнішні носії контрольної інформації, які формуються за межами контрольного процесу, практично готові для здійснення контролю (нор­ми, нормативи, законодавчі акти, кошториси, плани, прогнози, первинні документи (табл. 5.4), облікові реєстри, звітні форми). Тому вибір носіїв контрольної інформації, які залучають до контрольного процесу, слід починати з ознайомлення зі змістом цих документів та з’ясування відповідності його завданню, поставленому перед контролем.

Носії контрольної інформації, сформовані в процесі контролю (внутрішні) — різні таблиці на паперових або технічних носіях (дис­кетах, машинограмах і т. ін.), в яких систематизовано порушення, відхилення, а також службові записки, особа, яка здійснює контроль, створює самостійно у процесі перевірки, і вони певною мірою є результатом її творчої діяльності. Ці носії контрольної інформації мають форму, яка має відповідати конкретності того чи іншого об’єкта контролю, завданням контролю, обраній методиці проведення контролю. Їх створюють за аналогією до облікових таблиць.

Таблиця 5.4

ПЕРВИННІ ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ, ЯКІ ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ В ПРОЦЕСІ КОНТРОЛЮ ЗА ПЕРЕДАВАННЯМ ДЕТАЛЕЙ НА ВИРОБНИЦТВІ

№ з/п	Назва первинного документа	Призначення	Зміст	Кількість примірників
1	Бирка деталі	Свідчить про назву, кількість, якість деталі	Назва і код деталі, номер партії, кількість, хто виготував, дата, штемпель ВТК	1
2	Бирка деталі з горизонта­льною смугою	Те саме	Назва і код деталі, номер партії, кількість, хто виготовив, дата виготовлення, штемпель ВТК	1
3	Накладна на передачу деталей вузлів	Фіксування первинних облікових даних	Номер накладної, дата, відправник, одержувач, номер рисунка, код деталі, призначення, фаза, номер партії, одиниця вимірювання	2
4	Акт нестачі деталей	Є документом, який підтверд­жує результати контрольної перевірки, постача­ння деталей за кількістю	Завод, склад, дата, постачальник, номер транспорту, час перевірки (початок, кінець, спосіб рахунку, телефонограма (номер, дата), код деталі, накладна (номер, дата), надійшло за документами, фактично, відхилення («+», «–»), комісія, склад, прізвище, ім’я та по батькові
5	Акт приймання	Те саме	Аналогічно до акта нестачі	2
6	Акт інвентаризації	Є первинним документом, який свідчить про фактичну кількість деталей, вузлів за результатами інвентаризації	Дата, код заводу, номер цеху, складу, назва деталі, призначення, номер операції, кількість, шт.	3
7	Картка дозволу	Є документом, який дає дозвіл на виготовлення партії деталей із матеріалу з відхиленням	Назва креслення, партія, строк дії, код, вид відхилення, порушення, зміст відхилення, норма витрат (стара, нова), код винуватця (підрозділ), причина та винуватець, заходи щодо усунення причин (номер, зміст); роботи, які потрібно виконати, виконавець	Визначають індивіду­ально за­лежно від потреби

Контроль господарської діяльності тісно пов’язаний з показниками бізнес-плану, з нормуванням та обліком. Якість контрольної роботи залежить насамперед від повноти і точності облікових даних. Контрольний процес за своєю суттю є складовою облікового процесу, оскільки контроль як функція бухгалтера в окремих випадках здійснюється безпосередньо у процесі обліку. Оскільки при використанні даних обліку в контрольному процесі найповніше розкриваються контрольні функції обліку з господарської діяльності, практично всі облікові дані є джерелом контрольної функції. Проте не всі облікові дані використовуються для контролю, а отже, дані для контролю потрібно дібрати.

Потреба у конкретних даних та їх носіях залежить від обсягу робіт та завдань, поставлених перед перевіркою, тобто контролем.

Значний вплив на формування контрольних номенклатур мають законодавчі акти, які доцільно формувати за топологічними ознаками — основні засоби, матеріали, виробництво тощо (табл. 5.5).

Таблиця 5.5

ПЕРЕЛІК НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОРИСТОВУВАНИХ
ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ КОНТРОЛЮ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

№ з/п	Нормативний документ (закон)	Розділ, параграф, сторінка
1	Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні
2	Положення про бухгалтерський облік основних засобів
3	План рахунків бухгалтерського обліку
4	Закон про амортизацію та ін.

Організація матеріальних носіїв контрольного процесу на другому етапі.

Основна мета контролю — перевірка. Для досягнення цього необхідно розробити специфічні носії контрольної інформації.

Основними носіями контрольної інформації на другому етапі контрольного процесу є різного роду та виду таблиці (на паперових або технічних носіях), у яких, з одного боку, систематизують матеріали результатів перевірки, а з іншого — виявляють ступінь порушення. Ці таблиці хоча за формою і схожі на облікові реєстри, за своєю суттю та побудовою відрізняються від них. Контрольні (перевірочні) таблиці мають бути побудовані так, щоб можна було визначити абсолютні і відносні значення порушень, які характеризують відхилення від законів, норм, квот, кошторису тощо.

Форма та зміст перевірочних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення об’єкта і мети контролю та характеру порушень, які було виявлено у процесі перевірки. Тому велике значення має форма їх побудови.

Найчастіше у перевірних таблицях відображують нормативні, кошторисні, квотні та фактичні дані, визначають відхилення та наслідки, у чому суть порушення тощо (таблиці 5.6 і 5.7).

Таблиця 5.6

КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ПРОГРАМНИХ ЗАВДАНЬ за травень 19___р.

І. Виробнича програма. Завдання на місяць ___________ на рік ______

II. Витрати на виробництво

Показник

За місяць

З початку року

Стаття витрат

За місяць

З початку року

за нормою

фактично

%

за нормою

фактично

%

ліміт

фактично

залишок ліміту

економія «–», перевитрати «+»

ліміт

фактично

залишок ліміту

економія «–», перевитрати «+»

Таблиця 5.7

ОПЕРАТИВНИЙ КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ ФОНДУ ОПЛАТИ ПРАЦІ

№ з/п	Об’єкт контролю	Посадова особа	Прийом (спосіб) контролю	Оформлення результату контролю	Кому передаються результати контролю	Примітки
1	Правильність включення працівника у табель	Інспектор	Зіставлен­ня даних	Табель	Табельнику	—
2	Фактично від- працьований час	Бухгалтер розрахункового відділу	Зіставлен­ня даних та­беля з да­ними обліку виробітку
3	Понаднормово	Рахівник	Зіставлен­ня даних та­беля з дозволом	Розпорядження	Сектору обліку оплати праці	Один раз на два тижні
4	Своєчасне переда­вання документів	Бухгалтер	Зіставлення з графіком	Журнал	Бухгалтеру	Один раз на місць
5	Обсяг виробітку	Нормувальник	Зіставлення нарядів із завданням	—	Бухгалтеру

При розробці форм контрольних таблиць звертають увагу на те, щоб вони були якомога простіші, проте давали б змогу виявити та оцінити ступінь дотримання тих нормативних документів — законів, норм, кошторису, плану,— заради яких їх було розроблено. Слід уникати нагромадження в одній таблиці багатьох показників. Найдоцільнішою є така побудова контрольних таблиць, коли у підметі перелічують усі дані, а у присудку — значення цих показників.

Організація носіїв підсумкової (результатної) контрольної інформації. Завершальним етапом контрольного процесу є оформлення результатів контролю залежно від мети, об’єктів, форм, методів та інших ознак контролю.

Основні форми відображення та носії підсумкової контрольної інформації такі:

· безтекстові таблиці, малюнки, креслення, схеми, графіки (машинограми, паперові носії і т. ін.);

· текстові таблиці описового характеру— акти перевірки, оцінні й експертні висновки.

Основна мета контрольної обробки — визначити відхилення від заданих параметрів, виявити причини і винуватців цих відхилень.

У контрольному процесі на кожному етапі виникають свої форми відображення та їх носії: на підготовчому — нормативні акти, кошториси, фактичні облікові дані; на етапі обробки — розрахункові контрольні таблиці; на підсумковому (заключному) — контрольний висновок, експертна оцінка, акти та інші форми. Отже, у контрольному процесі формуються три види носіїв: таблиці — перевірні та розрахункові; висновки.

Систематизація форм, матеріальних носіїв контрольної інформації та комплектування альбомів. Дібрані або розроблені форми носіїв контрольної інформації систематизують і компонують. Систематизацію здійснюють за ознаками топології — основні засоби, матеріали, оплата праці тощо, для чого складають систематичні переліки та комплектувальні таблиці. Носії інформації контрольного процесу поділяють на внутрішні та зовнішні.

Альбом носіїв контрольної інформації формується так само, як і в обліковому процесі. Це означає, що альбом повинен мати чотири частини: титульну сторінку (титул), перелік носіїв, короткі методич­ні вказівки щодо заповнення їх, призначення кожного формату, зразки самих форм.

Особливу увагу на формування альбомів носіїв потрібно звернути в разі застосування ЕОМ, оскільки тут з’являються такі носії, як відеограми, магнітні стрічки, диски тощо.

Альбоми носіїв контрольної інформації формують за тематикою і топологічною побудовою облікового процесу.

Під час формування альбомів контрольної інформації їх розрізняють за такими ознаками: первинні — складають на підготовчому етапі, проміжні — у процесі контрольної обробки, підсумкові — на завершальному етапі контролю.

За умов застосування ПК носії розробляють так само, як і в обліковому процесі.

5.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЇ КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ

Організація технології контрольного процесу — це створення організаційних передумов для оптимізації виконання контрольних процедур, для чого застосовують різні прийоми, які на кожному етапі контрольного процесу становлять цілий комплекс.

Загальні питання організації контрольного процесу та руху носіїв контрольної інформації такі самі, як і для облікового, тому тут висвітлюються лише особливості технології контрольного процесу.

Організація контролю не має такої жорсткої регламентації системою нормативних актів, як у разі організації бухгалтерського обліку. Техно­логія контрольного процесу регламентується проектом організації.

На організацію технології контрольного процесу значний вплив мають методи контролю. Найпоширенішими з них є такі:

· документальні (інвентаризація, вибіркове та суцільне спостереження, експертизи, службове розслідування та ін.);

· розрахунково-аналітичні (прийоми економічного аналізу, статистичні, економіко-математичні розрахунки).

Метод документального контролю ґрунтується на перевірці бухгал­терських документів, які було створено під час здійснення господарських операцій. Спосіб документального контролю передбачає формальну перевірку документів, арифметичну зустрічну і взаємну їх перевірку.

Розрахунково-аналітичні методи об’єднують такі складні прийоми: економічного аналізу, техніко-економічні, статистично-еконо­мічні та економіко-математичні розрахунки.

В умовах застосування ПК використовують специфічні прийоми контролю, до яких належать:

· дублюючий контроль повноти та вірогідності переданих обліковим апаратом матеріалів;

· апаратний контроль інформації, яку передають;

· автоматичне виявлення порушень та виправлення помилок.

Особливістю застосування тих чи інших прийомів контролю у момент виникнення, збирання первинних даних є те, що такий контроль здійснюють безпосередньо учасники господарського факту (операції), оскільки згідно з різними нормативними документами контроль входить у їхні обов’язки.

Рис 5.2. Організаційна побудова технології контрольного процесу

Табл. 5.8

Іноді до методів контролю відносять тематичні та комплексні перевірки, документальну ревізію. Проте це неправильно, скоріш це форми організації контролю, а не його методи.

Для раціональної організації контрольного процесу його слід упорядкувати на основі спеціального проекту. Річ у тім, що контроль господарської і, особливо, внутрішньогосподарської діяльності як технологічний процес в організаційному плані на противагу бухгалтерському обліку не регламентують жодні директивні (норматив­ні) акти. Тому для складання проекту організації технології контрольного процесу потрібна їх деталізація. При цьому контрольний процес розчленовують на дрібніші частини, які його характеризують. Деталізація дає змогу глибше та ґрунтовніше здійснити дійовий контроль і прийняти правильне управлінське рішення.

Розчленування і деталізація контрольного процесу потребують визначення об’єктів розробки та проектування форм контрольних таблиць, яке допоможе визначити весь обсяг контрольної роботи.

Організаційну побудову контролю як технологічного процесу подано на рис. 5.2. Важливим видом робіт підготовчого етапу контрольного процесу є програма контролю — основа формування контрольного процесу, що включає певний перелік питань.

Контроль господарської діяльності — функція не тільки бухгалтерії, а й інших економічних, технічних та технологічних служб, відділів, керівництв цехів, дільниць, ферм, бригад та інших підрозділів. Контроль органічно вписується у загальний виробничий процес, охоплюючи фактично всю господарську систему підприємства, кооперативу, асоціації знизу догори. Тому організація контрольного процесу потребує широкого застосування розподілу та кооперації праці між службами, відділами і виконавцями. В основу цього розподілу покладено розподіл службових обов’язків щодо контролю. Такий розподіл службових обов’язків, у свою чергу, потребує чіткого визначення руху контрольної інформації від виконавця до виконавця, від служби до служби, від відділу до відділу тощо. Тому для раціональної організації контрольного процесу у кожному господарстві слід чітко визначити конкретні обов’язки кожної служби, відділу, виконавців. Це пов’язано також з тим, що до контрольного процесу залучають не лише бухгалтерську, а й економічну, технічні, технологічні, конструкторські, агрономічні та інші служби (постачання, зооветеринарні, збуту).

Велике значення має залучення до контрольної роботи керівників госпрозрахункових підрозділів.

Варіант розподілу функціональних обов’язків з контролю за господарською діяльністю між спеціалістами, відділами, службами наведено в табл. 5.9.

Таблиця 5.9

РОЗПОДІЛ ФУНКЦІОНАЛЬНИХ ОБОВ’ЯЗКІВ З ПРОВЕДЕННЯ
КОНТРОЛЮ МІЖ ОКРЕМИМИ СЛУЖБАМИ, ВІДДІЛАМИ
ТА СПЕЦІАЛІСТАМИ СІЛЬСЬКОГОСПОДАРСЬКОГО ФОРМУВАННЯ

№ з/п	Об’єкт контролю	Служба (відділ) або спеціаліст, що відповідає за виконання	Примітки
1	Загальні показники економічного рівня і розвитку господарства	Головний економіст, головний бухгалтер, бюро економічного аналізу, планово-економічна служба
2	Використання земельних угідь	Головний економіст, головний агроном, головний бухгалтер, планова служба
	Виконання виробничого завдання:	Головний економіст, головний бухгалтер, головний агроном, головний зоотехнік, планова служба, бюро економічного аналізу, виробничий відділ
3	з рослинництва
4	тваринництва	Ті самі служби, що і в п. 3
5	Результати роботи промислових виробництв	Головний економіст, головний бухгалтер, планова служба
6	Забезпеченість і використання основних засобів	Головний економіст, головний бухгалтер, планова служба, головний інженер, головний механік
7	Забезпеченість трудовими ресурсами	Головний економіст, головний бухгалтер, планова служба, служба праці, відділ кадрів
8	Витрати та собівартість продукції	Головний економіст, головний бухгалтер, планова служба, головний агроном
9	Доходи, прибутки	Головний економіст, головний бухгалтер, фінансова служба

5.5. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ
НА ОКРЕМИХ ТЕХНОЛОГІЧНИХ ЕТАПАХ

Підготовчий етап. У контрольному процесі використовують різні носії економічної інформації, тому важливо встановити, які з них необхідні на підготовчому етапі. Для цього визначають фактори, що мають вплив на об’єкт контролю. Іноді для цього використовують додаткові джерела.

Джерела інформації, які залучають до контрольного процесу, слід ретельно підготувати. Процес підготовки інформації для контролю поділяють на три етапи: 1) вибір; 2) перевірка; 3) обробка.

Повнота та вірогідність показників інформації, здобутих в результаті контролю, залежать від якості використаних джерел. Крім того, на якість результату впливає глибина вивчення того чи іншого питання. Тому всі дібрані для контрольного процесу джерела ретельно перевіряють. Перевірку даних і показників здійснюють за двома ознаками: технічною та сутнісною.

Під час технічної перевірки встановлюють: чи було додержано правил (порядку) складання інформації; чи всі необхідні показники або дані є в носіях інформації; точність і правильність виконання арифметичних дій, підсумкових операцій тощо; чи є на документах необхідні підписи; чи погоджено зустрічні показники, подані у різних носіях інформації, тощо.

Перевіряючи інформаційний матеріал по суті, звертають увагу на його вірогідність, що дасть змогу забезпечити правильність результату контролю.

Підготовка матеріалів до контролю включає процедуру приведення їх до порівнюваного вигляду. Однорідність і порівнюваність залучених до контролю даних є неодмінною умовою успіху контрольної роботи. Порівнюваності показників і даних, що підлягають контролю, досягають нейтралізацією цінового фактора, обчисленням середніх значень даних, заміною абсолютних значень величин відносними.

Контрольна обробка даних. Цей етап складається з різних прийомів: арифметичних, юридичних, логічних, різних розрахунків з визначення необхідних показників, абсолютних і відносних відхилень коефіцієнтів, процентів, однорідних значень (величин), резервів і т. ін. Для обробки інформаційних даних та відображення контрольної інформації використовують різні за формою і змістом таблиці. Особливість контрольних таблиць полягає в тому, що в них подають базові (минулого року, кошторису, плану, норми тощо) дані поряд з фактичними, а також порівнюють ці дані. У таких таблицях показники розміщують з огляду на їх взаємоузгодженість. Крім того, тут вміщують причинно-наслідкові характеристики досліджуваного об’єкта.

Обробка вхідних даних є трудомісткою роботою контрольного процесу. Тому важливим питанням його організації є вибір форми. За своєю формою контроль може здійснюватися централізовано і децентралізовано.

Найбільш поширеною є децентралізована форма бухгалтерського контролю, за якою контрольна робота спочатку здійснюється в первинних ланках організації виробництва: цехах, бригадах, фермах, дільницях. Потім результати контролю передають для узагальнення до економічних служб: бухгалтерії, фінансового і планового відділів.

У централізованій формі організації вся первинна контрольна робота зосереджується на рівні управління господарства і здійснюється спеціальною службою.

Організація контролю у господарстві має ґрунтуватися на принципах організації економічної роботи, а ступінь централізації економічної роботи є вихідним для організації контрольної роботи.

Для формування контрольної інформації вже на початковій стадії роботи при встановленні нормативних (планових) завдань визначають відповідні відхилення, які можуть статися в роботі.

У разі облікового способу контролю елементи контролю та відповідні місця (колонки, графи) передбачають у документах облікового характеру.

Аналітично-контрольний спосіб є своєрідним поєднанням аналізу і контролю, а практично — аналізу як виду контролю. Тому аналітичні таблиці використовують для контрольного процесу, оскільки вони мають усі показники, які характеризують ті чи інші відхилення від заданих параметрів роботи.

Суто контрольний спосіб здобуття контрольної інформації відріз­няється від попередніх тим, що цей процес виокремлюють у самостійну функцію (роботу за технічним прийомом). Ця контрольна інформація є результатом спеціальної контрольної роботи, для виконання якої спеціально готують контрольні реєстри — відомості, таблиці, що містять нормативні дані (планові, кошторисні, фактичні, відхилення, коефіцієнти, проценти, різні розрахунки тощо).

Перші три способи дають змогу одержати обмежене коло контрольної інформації, оскільки така інформація є важливою, але недостатньою для прийняття управлінських рішень. Тому основну частину контрольної інформації дістають у процесі спеціальної контрольної роботи.

Підсумковий етап контрольного процесу є заключним. При проведенні контролю господарської діяльності дістають інформацію, яка є важливою частиною всієї управлінської економічної інформації конкретного господарства. Зміст контрольної інформації становить сукупність оброблених даних, що характеризують відхилення показників та фактори, що на них вплинули і які слід враховувати для прийняття управлінських рішень.

Оскільки повний обсяг контрольної інформації про господарську діяльність підприємства дуже великий, то для різних рівнів господарювання її слід ретельно проаналізувати і дібрати потрібні відомості. Досягають цього методом добору — кожний керівник відповідного рангу сам визначає, яка інформація йому потрібна для оці­нювання результатів роботи.

Результати контролю доводять до відповідних керівників безпосередньо і негайно. В окремих випадках ця інформація може бути доступною всьому колективу підрозділу.

Результати контрольного процесу оформлюють окремими документами, форми яких можуть бути різними. Усе залежить від конкретних умов та потреб. Такими документами можуть бути протоколи виробничих зборів і засідань бюро економічного аналізу, накази та розпорядження про результати перевірки господарської діяльності, службові і доповідні записки, експертні оцінки і висновки тощо.

Важливим етапом контрольного процесу є осмислення й оцінка здобутих результатів та оформлення висновків про господарський стан об’єкта. Під час підготовки письмового або експертного висновку за результатами контролю до такого документа доцільно включити:

· значення об’єкта перевірки;

· результати загального оцінювання й визначення основних абсолютних даних, які найповніше характеризують стан справ на об’єкті;

· характеристику змін складових об’єкта за допомогою окремих показників, характер та ступінь їх впливу на загальні результати роботи, причини, наслідки;

· визначення втрат внаслідок допущених відхилень з окремих даних;

· висновки та пропозиції щодо усунення виявлених недоліків у роботі того чи іншого підрозділу, дільниці.

У висновку відображують загальну оцінку роботи, вказують організаційні заходи, яких слід вжити для усунення недоліків у роботі. Тут можуть бути також різні розрахунки з економічної ефективності заходів, запропонованих до впровадження. У всіх випадках обов’яз­ковим елементом цього етапу є контроль за виконанням накреслених заходів.

Основними напрямами використання контрольної інформації є прийняття управлінських рішень для регулювання виробничих процесів та інших рішень господарських справ.

Складним елементом контрольного процесу є організація руху інформації, що потребує знань технології різних управлінських робіт. Основне завдання організації контрольної інформації полягає в тому, щоб створити оптимальні канали руху її, а потім на основі взаємопов’язаної схеми побудувати один технологічний процес контролю.

Створення раціонального руху потоку інформації в контрольному процесі має ґрунтуватися на заздалегідь визначених принципах, основними з яких є такі:

· виявлення інформаційних потреб і прийомів для найповнішого задоволення цих потреб;

· об’єктивність відображення господарських фактів — явищ і процесів;

· єдність інформації, здобутої з різних джерел;

· уникнення дублювання інформації;

· швидкість одержання інформації;

· обробка інформації з допомогою ПК;

· можливість обмеження інформації, кодування;

· розробка програм з використання інформації.

Додержання цих принципів сприяє побудові та організації контрольного процесу.

Тепер найпоширенішим є графічний метод організації контрольного процесу та руху в ньому носіїв інформації. Форму графіка не визначають наперед. Вона залежить від конкретних умов. У цих графіках фіксують найважливіші характеристики руху носія інформації. При цьому обов’язково визначають виконавців, строки, прийоми.

У контрольному процесі на відміну від облікового не формуються документи і документопотоки у прямому розумінні. Немає й жорсткої регламентації, як в обліковому процесі. Проте це не означає, що для контрольного процесу не характерні операції передавання-приймання документів. Річ у тім, що цикл контрольних робіт еластичніший, а це дає змогу створити гнучкий режим роботи. Проте в усіх випадках організація контрольного процесу потребує чіткого визначення, хто, коли, від кого отримує ту або іншу контрольну інформацію, кому слід передати результатну інформацію.

Строки та послідовність виконання робіт доцільно планувати за виконавцями і структурними підрозділами. Найбільш доцільною формою організації руху носіїв контрольної інформації є графік. Застосовують два види графіків: індивідуальні (на кожного носія); групові (на групу носіїв). Зведені графіки використовують для вирішення:

· цільового питання (наприклад, контроль складу працюючих, використання робочого часу);

· проблеми з окремої теми (наприклад, контроль праці та її оплати, контроль основних засобів).

Організацію руху потоків контрольної інформації оформлюють графіком, для складання якого попередньо визначають склад документів, які мають бути перевірені, та виконавців робіт.

Приклад організації взаємовідносин різних служб машинобудівного підприємства з контролю за рухом деталей, виробів ілюструє табл. 5.10.

Таблиця 5.10

ВЗАЄМОСТОСУНКИ ПРАЦІВНИКІВ З ПРИВОДУ ПЕРВИННОГО КОНТРОЛЮ ЗА РУХОМ ДЕТАЛЕЙ, ВИРОБІВ

№ з/п	Назва первинного документа	Підрозділ, працівник, що виготовляє продукцію	Спосіб контролю	Підрозділ, працівник, що одержує продукцію	Спосіб контролю
1	Бирка деталі	Цех-виготовлювач, майстер, бригадир ВТК	Зважування, перелічу­вання	Оператор, комірник складу готової продукції	Вибіркове або повне зважування деталей, перелік, якість не контролюють
2	Накладна передачі деталей, оформлення вручну	Те саме	Те саме	Те саме	Те саме
3	Накладна на передавання деталей	Склад готової продукції, оператор транспортно-складських робіт	Візуально, якість не перевіряють	Підрозділ — споживач продукції	Вибіркове зважуван­ня, перелік, якість визначають у процесі використання
4	Акт нестачі	Комісія, яка перевіряла	Зважування, перелік, інвентаризація	Планово-диспетчерсь­ке бюро постачальника заводу, передача результатів у відділ праці	Коригування зведених даних з випуску продукції, нарахуван­ня заробітної плати
5	Акт приймання деталей	Комісія з приймання	Перелік, зважування, якість не перевіряють	Планово-диспетчер­ське бюро постачальника, ВДБ одержувача	Коригування зведених даних з випуску
6	Акт інвентаризації	Група інвентаризації	Інвентаризація, зважування	Планово-диспетчер­ське бюро заводу, бух­галтерія	Коригування зведених даних з випуску продукції
7	Картка дозволу	Підрозділи заводу	Аналіз причин, виявлення винних, контроль доцільності	Підрозділи господарства (заводу)	—

Заключним етапом контрольного процесу є оцінка результатів контролю, узагальнення даних, розробка рекомендацій, спрямованих на вдосконалення роботи.

5.6. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ
ВНУТРІШНЬОГОСПОДАРСЬКИХ ПІДРОЗДІЛІВ

5.6.1. Загальні положення

У межах підприємства можуть функціонувати різні підрозділи, які працюють на основі внутрішньогосподарського розрахунку, підряду, оренди тощо. У підприємства можуть бути дочірні підприємства. У таких випадках організовують перевірки (ревізії) діяльності цих підрозділів. Основним завданням перевірок (ревізій) є визначення правильності дій службових осіб щодо керівництва господарством. На відміну від оперативного бухгалтерського контролю цей контроль є подальшим, оскільки здійснюється після проведення операцій.

Особливість такого контролю у формі перевірок (ревізій) полягає у тому, що він проводиться на підставі даних первинних документів, записів у облікових реєстрах та за даними звітних форм. Перевірці підлягає фактичний стан наявності грошей, товарно-матеріальних цінностей у натуральному вираженні. Такий контроль має виявити недоліки, помилки (а іноді й зловживання), які не могли бути визначені у процесі поточного (оперативного) контролю бухгалтерською службою відповідного підрозділу господарства.

5.6.2. Організація перевірок (ревізій) діяльності
внутрішньогосподарських підрозділів

Об’єктами організації контролю у цих випадках є виробничо-комерційна діяльність відповідного господарського підрозділу і робота виконавців цих підрозділів. Для організації контрольного процесу визначають номенклатури, носії контрольної номенклатури, рух їх у процесі контролю.

Організація номенклатури. При виборі номенклатури організації внутрішнього контролю господарської діяльності, яка здійснюється у вигляді перевірки (ревізії), особливу увагу приділяють:

· обґрунтованості розрахункових програм та господарських показників (обсяг виробництва, сума реалізації продукції, прибутку, витрат на виробництво, особливо матеріальних) у господарських підрозділах;

· виконанню договірних зобов’язань за основними якісними та кількісними параметрами;

· змісту господарських операцій за даними облікових документів, реєстрів, розрахункових таблиць;

· відповідності цих операцій законам, нормам, плану, квотам, кошторису тощо;

· додержанню порядку здійснення касових операцій;

· повноті і правильності оприбутковування матеріалів та інших цінностей;

· стану економічної роботи (планової, фінансової, облікової).

Крім зазначених питань у виборі контрольних номенклатур при топологічних завданнях визначають особливості їх складу. Так, наприклад, під час перевірки (ревізії) складського господарства підрозділу для вибору контрольних номенклатур необхідно дослідити такі питання:

· контрольна інвентаризація матеріальних цінностей;

· стан матеріальних цінностей;

· якість та надійність зберігання;

· стан складських приміщень, відповідність призначенню;

· забезпечення цілості матеріальних цінностей (наявність договору про матеріальну відповідальність);

· перевірка документів, що свідчать про надходження і витрачання матеріалів;

· повнота оприбуткування;

· правильність обліку наявності та руху матеріалів на складах.

Аналогічно відбирають контрольні номенклатури і на інших дільницях обліку, основних засобів, праці та її оплати, затрат виробництва продукції та її реалізації.

У зв’язку з тим, що практично неможливо повністю перевірити усю діяльність підрозділу, під час проведення перевірок необхідно визначити критичні точки (моменти господарської діяльності). Контролю насамперед підлягають:

види діяльності, які є вирішальними для конкретного підрозділу;

важливі моменти, що можна реально перевірити.

Такий підхід важливий ще й тому, що обмеження центрів відповідальності та персоніфікація відповідальності за результати як роботи, так і контролю, є дуже важливими.

Результати перевірки (ревізії) повинні мати доказову силу для юридичного підтвердження, що потребує документального відображення результатів контролю.

У ході перевірки (ревізії) фіксують усі випадки і кожний зокрема, використовуючи для цього таблиці різних форм (таблиці 5.11 — 5.13).

Таблиця 5.11

РЕЗУЛЬТАТИ ПОРІВНЯННЯ ДАНИХ ДОКУМЕНТІВ
З ОПРИБУТКУВАННЯ МАТЕРІАЛІВ ТА ПЛАТІЖНИХ ВИМОГ
ПОСТАЧАЛЬНИКІВ за лютий 19___ р.

Номер і дата платіжної вимоги	Постачальник	Назва матеріалу	Ціна, грн.	За платіжною вимогою	За документами складу	Різниця
				кількість	сума, грн.	кількість	сума, грн.	кількість	сума, грн.
1121 11.11.98	Фірма «К»	Лаки, т	170	26	4420	25	4250	1	170
133 18.11.98	Об’єднання «Лаки, фарби»	Фарби, кг	2	880	1760	800	1600	80	160

Таблиця 5.12

НАГРОМАДЖУВАЛЬНА ВІДОМІСТЬ ПЕРЕВІРКИ ПОВНОТИ
ТА СВОЄЧАСНОСТІ ОПРИБУТКУВАННЯ В КАСІ ГРОШЕЙ,
ОДЕРЖАНИХ ІЗ БАНКУ за І півріччя 19___ р.

№ з/п	Дата оформлення виписки	Сума, грн.	Дата одержання грошей у банку за даними виписки	Оприбутковано в касі	Відхилення
дата	номер ордера	сума, грн.

Таблиця 5.13

НАГРОМАДЖУВАЛЬНА ВІДОМІСТЬ ВИЯВЛЕНИХ
У ПРОЦЕСІ ПЕРЕВІРОК ФАКТІВ ПОРУШЕНЬ за 19__ р.

№ з/п	Бухгалтерський баланс	Документ	Сутність порушень	Розмір та характер збитків, суть порушень	Особи, які відповідають за порушення
дата	номер	назва	дата	номер

Носієм підсумкового контролю є акт, форма якого не регламентована і залежить від характеру перевірки (ревізії) та його змісту.

Акт перевірки (ревізії) господарської діяльності наведено у формі 5.1.

Форма 5.1

АКТ перевірки (ревізії) господарської діяльності

від «___» ________________ 19___ р.

1. Загальна частина.

2. Результати виконання пропозицій попередньої перевірки.

3. Результати виконання основних виробничих завдань (планів, договорів тощо).

4. Результати перевірки (ревізії) майна та операцій:

4.1. Операції з придбання (заготівлі) матеріалів.

4.2. Операції з продажу продукції.

4.3. Кошти та операції з ними.

4.4. Розрахункові операції.

5. Результати роботи щодо ліквідації недоліків.

6. Стан обліку та звітності.

7. Стан організаційної роботи з економіки.

8. Додатки.

Підписи.

Методика проведення (технологія) внутрішньогосподарського контролю (перевірки, ревізії). Об’єктом такого контролю є господарська діяльність виробничих або інших підрозділів підприємства, які працюють на засадах госпрозрахунку, оренди тощо.

У процесі контролю діяльності внутрішньогосподарських підрозділів використовують документи, якими оформлено господарські операції, облікові реєстри, звітні форми, закони (нормативні акти), методичні рекомендації, що безпосередньо стосуються того чи іншого аспекта діяльності підрозділу, який перевіряють.

Організація проведення перевірки починається з визначення об’єкта, далі формують групу, яка має здійснити перевірку. Це один із найважливіших видів робіт. До складу групи слід залучати досвідчених спеціалістів, обізнаних з технологією і організацією роботи, що виконується в підрозділі і яку перевірятимуть. Загальне керів­ництво групою доцільно покласти на головного бухгалтера (керівника фінансової служби) або його заступника.

Свою роботу група будує за планом-графіком. До початку перевірки складають програму (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Послідовність проведення (організаційна модель)
подальшого контролю діяльності внутрішньогосподарських підрозділів

5.7. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЬНОГО ПРОЦЕСУ В УМОВАХ
АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ

5.7.1. Загальна побудова організації контрольного процесу
в умовах автоматизованої обробки інформації

Розвиток автоматизованих інформаційних систем зумовив потребу опрацювання концепцій організації проведення автоматизованого контролю за допомогою обчислювальної техніки.

Вирізняють три підходи до проведення автоматизованого контролю.

Перший — пов’язаний лише з одержанням інформації з середовища обчислювального комплексу і передбачає проведення порівняння первинних даних з вихідними даними та даними звітності вручну.

Другий підхід пов’язаний з проведенням контролю з метою правильності відображення операцій на основі введених звітних даних і даних реєстрів бухгалтерського обліку.

Третій підхід передбачає проведення контролю безпосередньо із застосуванням обчислювальної техніки. При цьому проводяться не тільки розрахункові процедури, а й процедури контролю і виконання тих операцій, які не сприймаються людиною візуально на підставі наявної інформації в інформаційних системах обліку, контролю та аналізу.

Проведення контролю в умовах автоматизованих систем обліку залежить від таких факторів: рівня автоматизації бухгалтерського обліку, наявності методик проведення автоматизованого контролю; ступеня доступності до облікових даних; труднощів обробки інформації. Впровадження в обліковий процес комп’ютерної технології істотно вплинуло на проведення контролю. При цьому велике значення мають власні характеристики системи відпрацювання даних, які впливають на ступінь розробки бухгалтерської системи, тип внутрішнього контролю, вибір виду перевірок, на підставі яких можна визначити характер, тривалість і обсяг контрольних процедур. Важливим моментом в організації контролю з використанням обчислювальної техніки є те, що контролер має добре орієнтуватися в автоматизованих системах обліку, контролю та аналізу, знати принципи розподілу функцій взаємного контролю серед працівників, які беруть участь у процесі обробки облікової інформації.

5.7.2. Організація внутрішньогосподарського контролю
з використанням сучасної обчислювальної техніки

Внутрішньогосподарський контроль в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації організовується в інтересах підприємства та з метою допомогти йому ефективно виконувати свої функції. Внутрішній контроль передбачає перевірку додержання умов законодавчих і нормативних актів за здійсненими господарськими операціями та оцінку економічності й ефективності операцій, проведених на підприємстві. Він охоплює такі основні напрямки: контроль політики і методу управління підприємством, організаційної структури підприємства, реальності, повноти, розташування, точності, класифікації облікових даних; перевірку рівня до­сягнення програмних цілей підприємства; перевірку правильності формування кореспонденції рахунку по господарських операціях зіставленням усіх операцій з Довідником відповідності бухгалтерських проведень; перевірку відповідності даних інвентаризації фактичним даним вибірковою імітацією процесу інвентаризації і звірянням її результатів з фактичними даними; перевірку підсумкових даних установленням взаємозв’язків між ними і здобуттям необхідної інформації про відхилення; виявлення відхилень від установлених нормативних даних звірянням фактичних витрат на виробництво з нормативно-довідковою інформацією; виявлення причин і винуватців відхилень на основі бази знань; підтвердження вірогідності інформації, що міститься в бухгалтерській звітності; оцінку діяльності підприємства; моделювання облікового процесу з метою одержання необхідної інформації для управління підприємством; імітацію облікових даних для планування і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

Перед початком контролю слід уточнити ступінь автоматизації облікових, контрольних завдань і технологію їх розв’язання. На основі отриманих відомостей складають план проведення внутрішньогосподарського контролю. У плані проведення контролю мають бути відбиті питання організації обстеження операцій, які здійснюються на низових ланках управління. На АРМБ категорії І цей процес передбачає 5 етапів, на кожному з яких перевіряють:

1) правильність застосування облікових номенклатур;

2) правильність обчислення облікових показників;

3) повноту вхідної інформації;

4) порядок контролю інформації;

5) порядок коригування НДІ.

Етап перевірки правильності застосування в первинних документах облікових номенклатур і аналізу даних на відповідність поставленим вимогам особливо важливий. Тут контролюються законність складання первинних записів, їх вірогідність, точність і всебічність. При одночасному виписуванні і відображенні первинних документів на машинних носіях перевіряються правильність та відповідність автоматично виписаного первинного документа. Крім того, визначають маршрут заповнення первинних даних, порядок виправлення помилок і відновлення інформації.

Особлива увага приділяється контролю процесу автоматизованої реєстрації первинної інформації. На етапі контролю правильності обчислення необхідних облікових показників перевіряється порядок розрахунку того або іншого показника. Це досягається порівнянням фактичних показників і показників, обчислених імітацією даних з використанням інформаційної мови показників обліку, контролю та аналізу. Приділяється увага способу захисту інформації від несанкціонованого доступу.

На третьому етапі здійснюється контроль за правильністю розрахунків. При цьому перевіряють повноту вхідної інформації переглядом змісту інформаційної бази даних.

На четвертому етапі приділяється увага методам контролю, що застосовуються на АРМБ категорії І: контролю на значущість, перевірці допустимості кореспонденції рахунків, допустимості або наявності даних нормативно-довідкової інформації, контролю підсумкових сум і т. ін. При цьому з’ясовується, яка саме діюча система використовується для контролю, як здійснюється автоматизований контроль з видачею повідомлень про наявні відхилення на дисплей і друкувальний пристрій.

П’ятий етап контролю особливо важливий, оскільки практика свідчить, що несвоєчасне і неточне коригування нормативно-довідкової інформації призводить до грубих порушень фінансово-господарської діяльності підприємства (неправильне нарахування заробітної плати, відрахувань і перерахувань податків, заниження собівартості продукції тощо). Тому перевіряються порядок, правильність, своєчасність і законність коригування нормативно-довідкової інформації. Далі перевіряється технологічний ланцюжок обробки даних з метою з’ясувати, чи не втрачається інформація на будь-якій дільниці обробки даних, чи відповідають дані вхідної інформації даним вихідної інформації.

Після закінчення перевірки на АРМБ категорії І здійснюється контроль на АРМБ категорії II. На АРМ бухгалтера категорії II (бух­галтерії) перевіряється повнота надходження інформації з інших АРМ і порядок розрахунку інформації. Цей процес здійснюється в чотири етапи і передбачає контроль:

1) підсумкових вихідних даних;

2) відповідності документації законодавчим актам;

3) законності коригування вихідної інформації;

4) порядку збереження інформації для архівного зберігання і відповідності її даним, відтвореним на паперовому носії.

На першому етапі, при перевірці вихідної інформації, що використовується на цьому етапі обробки, аналізують вірогідність розрахунків, зокрема перевіряють співвідношення підсумків за вихідними даними, відповідність бухгалтерським проведенням, а також даним, зафіксованим у нормативно-довідковій інформації. Інформація підсумкових даних вихідного документа обов’язково має включати ознаки, що пов’язують їх або з первинними даними, на основі яких вони одержані, або з інформацією іншого вихідного документа.

На другому етапі контролюють інформаційний ланцюжок одержання вихідної інформації на відповідність розробленій технології, а також чи відповідає ця технологія чинним законодавчим актам України. Крім того, контролюють використання вихідної інформації, її юридичну повноцінність і відповідність машинним да­ним даних, призначених для архівного зберігання. Необхідно також перевірити відповідність застосовуваних нормативно-довідкових даних законодавчим актам України.

У процесі організації автоматизованого обліку велике значення має Довідник бухгалтерських проведень, де зазначено всі допустимі кореспонденції рахунків. На цьому самому етапі проаналізовується законність складання кожного бухгалтерського проведення щодо правильності кореспонденцій рахунків.

На третьому етапі аналізу вихідної інформації з’ясо­вується, чи здійснювалося її коригування. У разі виявлення фактів коригування слід перевірити, чи було зроблене виправлення рахунку і в первинних даних та чи був проведений перерахунок вихідної інформації, чи законним є здійснене коригування.

Четвертий етап проведення контролю на АРМ бухгалтера за дільницями обліку має особливе значення, оскільки збереження і перезапис інформації для архівного зберігання та організація її відповідності даним, відтвореним на паперовому носії, надзвичайно важливі. Контролюють спосіб забезпечення збереження, своєчасність перезапису інформації, зручність пошуку, організацію обліку і зберігання первинних та вихідних облікових документів. Під час перевірки встановлюється відповідність порядку знищення первинних документів чинному законодавству України. Після цього перевіряють проходження інформації з АРМ бухгалтера категорії II в АРМ бухгалтера категорії III. Це здійснюється відображенням інформації на відповідний період і перевіркою наявності звітних даних по кожній дільниці обліку.

Правильність розрахунків і висновку результатної інформації перевіряється на основі машинного контролю і звірянням даних по кожному вихідному документу. Особливо важливо з’ясувати, чи всі дані враховані при зведенні їх на рахунках бух­галтерського обліку. Для цього здійснюється перегляд за кожним рахунком.

5.7.3. Організація робіт у ході проведення
зовнішнього контролю (аудиту)
з використанням комп’ютерної техніки

Впровадження обчислювальної техніки в процес зовнішнього контролю дає змогу значно скорочувати його трудомісткість і створює нові можливості в організації і методиці проведення контролю (аудиту).

Зовнішній контроль передбачає:

1) перевірку відповідності звітних даних запровадженому принципу відображення даних у звітності. Для цього за певний період часу переглядають наявні звітні дані і дані, відбиті в звітних документах, з метою узгодження показників форм звітності. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація у вигляді таблиці узгодження та бази знань;

2) аудиторське підтвердження достовірності інформації;

3) виконання функцій внутрішнього аналізу;

4) надання додаткових аудиторських послуг з оцінки і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.

У ході проведення зовнішнього контролю можуть бути три підходи до використання обчислювальної техніки. Так, перевірку даних можна здійснити за допомогою:

1) програмних засобів підприємства, які перевіряються імітацією облікових даних;

2) спеціальних контрольних програм, підготовлених працівниками підприємства, що перевіряється;

3) спеціальних програм, підготовлених контролюючою організацією.

У першому випадку за допомогою програмних засобів, які фун­кціонують на підприємстві, здійснюється паралельний прорахунок і створюється імітаційна база даних. Зіставленням даних перевіряється правильність проведених розрахунків і отриманих результатів.

У другому випадку використовуються спеціальні програмні засоби, розроблені персоналом підприємства. На їх підставі здійсню­ється імітаційна обробка даних із структурою, аналогічною структурі реального програмного забезпечення. До програмного забезпечення включаються додаткові програмні модулі, які дають змогу контролювати необхідні параметри облікового процесу.

У третьому випадку здійснюється перевірка облікових даних за допомогою спеціальних програм, підготовлених контролюючою організацією. Ця перевірка здійснюється паралельним моделюванням облікового процесу з поєднанням програмної перевірки всіх його можливих параметрів. Отримані вихідні дані порівнюють з реальними даними, за результатами порівняння виявляють відхилення, які фіксуються в акті перевірки, де крім самих відхилень на основі бази знань зазначають методологічні або законодавчі акти, які були при цьому порушені. Нині, в умовах автоматизованих систем обліку, спосіб обробки господарських операцій і ведення обліку істотно впливають на організаційну структуру підприємства і на процедури та засоби прове­дення зовнішнього контролю.

Під час контролю з використанням обчислювальної техніки враховуються такі фактори:

а) рівень автоматизації завдань бухгалтерського обліку;

б) наявність методик проведення аналізу на підприємстві;

в) доступність облікових даних;

г) складність існуючої автоматизованої системи обліку, контролю та аналізу.

Важливу роль при плануванні перевірки відіграє рівень автоматизації облікових завдань, що потребує від контролера спеціальних знань. При оцінці складності автоматизованої обробки бухгалтерських даних необхідно враховувати як ступінь інтеграції інформаційних систем, так і ступінь спільного використання різними системами тієї самої облікової бази даних.

Методи і засоби, застосовувані для перевірки в складних інформаційних системах, побудованих на основі РСОД, поділяють на такі групи:

а) робота в реальному режимі часу з реальними даними;

б) робота зі статистичними даними;

в) робота з імітаційними даними;

г) проведення аналізу спеціальними програмними засобами.

Програмні засоби передбачають два види контролю даних:

а) систематичний контроль, коли облікові дані тестують за всіма основними критеріями (діапазон, зіставлення з нормативно-довідко­вою інформацією і т. ін.);

б) вибірковий контроль, що ґрунтується на деякій вибірці даних (за певними операціями, окремими завданнями тощо).

За допомогою спеціальних програмних засобів мають здійснюватися перевірка, моделювання та аналіз облікових даних з метою визначення їх повноти, якості, правомірності і достовірності. Для цього здійснюються порівняння змодельованих облікових даних з реальними даними інформаційної системи, а також тестування розрахунків і перерахунку, підсумовування, повторне упорядкування та формування звітних даних і порівняння їх з реальними даними. Крім того, контролюють правильність відновлення даних. Схему проведення зовнішнього контролю з використанням комп’ютерної техніки подано на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Схема проведення зовнішнього контролю за допомогою
автоматизованої системи

Програми загального призначення з внутрішнього контролю припускають роботу певних тестів на фактичних даних. За допомогою таких програмних засобів здійснюються перевірка й аналіз записів на основі певних критеріїв з метою визначення їх якості, повноти, спроможності і правильності. Для цього також використовується база знань, яка дає змогу визначити невідповідність і прийняти необхідні рішення. Таке програмне забезпечення дає змогу здійснити тестування розрахунків, необхідні перерахунки і порівняти отримані результати з нормативними, кошторисними даними. Отже, завдяки зіставленню даних, які сформувалися з сумісними з ними даними, програмні засоби дадуть змогу провести дослідження за певними критеріями і прийняти необхідне управлінське рішення. Під час роботи зі спеціальними контрольними програмними продуктами поетапно мають виконуватися процедури, подані на рис. 5.5.

На етапі І — визначаються завдання, які необхідно вирішити при перевірці за допомогою спеціального програмного забезпечення.

На етапі ІІ — складається план виконання поставлених завдань і оцінюється реальність застосування програмних засобів. З цією метою здійснюється аналіз форми і засобу застосовуваного на підприємстві бухгалтерського обліку й оцінюється можливість застосування спеціального програмного забезпечення. При цьому визначаються обсяги облікової інформації і роботи контролера, кількість часу, необхідного для проведення аналізу. Окрім того, визначається необхідна потужність обчислювальної техніки та складається графік виконання робіт із зазначенням обсягу робіт, строків виконання, конкретних виконавців і форми завершення.

Рис. 5.5. Етапи проведення зовнішнього контролю

На етапі ІІІ — налагоджуються стандартні програмні засоби і розробляються нові засоби, необхідні для перевірки. Існуючі програмні засоби адаптуються до фактичних облікових даних.

На етапі ІV — перевіряються сформовані на машинних носіях дані з метою підтвердження їх незмінності, оцінюється стан підприємства, здійснюється тестування та обробка за заплановою мережною моделлю, аналіз одержаної інформації, її оцінка за допомогою бази знань і формування комп’ютерного висновку за позиціями, що перевіряються.