Государственное казенное учреждение Республики Адыгея
«Национальный архив Республики Адыгея»
План
основных направлений работы
на 2014 год
Государственное казенное учреждение Республики Адыгея
«Национальный архив Республики Адыгея»
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГКУ РА«Нацархив»
____________
«____»____________ 2013г.
План
основных направлений работы государственного казенного учреждения Республики Адыгея «Национальный архив Республики Адыгея»
на 2014 год
Государственное казенное учреждение Республики Адыгея «Национальный архив Республики Адыгея» (далее – ГКУ РА «Нацархив») в своей деятельности руководствуется Федеральным Законом от 01.01.2001г. № 000–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Адыгея «Об архивном деле в Республике Адыгея» от 01.01.2001г. №19, а так же нормативно-методическими документами в области архивного дела Российской Федерации (далее - РФ) и Республики Адыгея (далее - РА).
Руководствуясь вышеизложенным, ГКУ РА «Нацархив» запланировал следующие виды работ по разделам.
1. Обеспечение сохранности документов
Архивного фонда РФ и РА.
В соответствии с основными направлениями деятельности на 2014 год запланирован комплекс мероприятий, направленных на улучшение обеспечения сохранности, физического состояния документов, их своевременного учета.
1.1. Улучшить физическое состояние документов путем мелкого ремонта и переплета 1000 листов в 100 делах.
1.2. Закартонировать по результатам приема 2065 дел (приложение №1), в том числе:
- управленческой документации - 1865 дел;
- документов личного происхождения - 100 дел;
- фотодокументов - 100 ед. хр.
1.3. Перекартонировать из связок в коробки 726 дел в 38 фондах (приложение №2).
1.4. Провести проверку наличия и состояния дел в 75 фондах в количестве 6143 ед. хр. (приложение №3), с одновременным выявлением документов с затухающим текстом.
1.5. Продолжить работу по рассекречиванию документов бывшего архива КПСС за годы из 16 фондов в количестве 2456 дел (приложение №4).
2. Учет Архивного фонда РФ и РА.
В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ своевременно и точно:
2.1. Вести список фондов.
2.2. Составлять и вести листы фондов.
2.3. Составлять и вести карточки фондов.
2.4. Формировать и вести дела фондов.
2.5. Вносить изменения в сведения об изменениях в составе и объеме фондов ГКУ РА «Нацархив».
2.6. Вести реестр описей.
2.7. Вносить изменения в учетные документы по результатам проверки наличия, ремонта, описания, рассекречивания документов, переработки описей и других архивных работ.
2.8. Оформлять итоговые записи в описях при приеме документов на хранение и после проверки наличия и состояния дел в фондах, а так же других работах.
2.9. Вести списки фондов, содержащих особо ценные и уникальные документы.
2.10. Составлять паспорт ГКУ РА «Нацархив».
2.11. Вносить изменения в паспорт архивохранилищ.
2.12. Принимать и оформлять учетную документацию.
3. Формирование Архивного фонда РФ и РА.
Для обеспечения наиболее полного и качественного поступления документов на государственное хранение в ГКУ РА «Нацархив» продолжить тесное взаимодействие с организациями – источниками комплектования ГКУ РА «Нацархив» и владельцами документов личного происхождения. Для этого:
3.1. Продолжить прием документов ликвидированных организаций, в том числе банкротства, входящих в список организаций – источников комплектования ГКУ РА»Нацархив».
3.2. Продолжить работу по заключению договоров (соглашений) о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории РА, а так же организациями негосударственной формы собственности.
3.3. Продолжить работу по совершенствованию сохранности, отбора и передачи на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ и РА, находящихся в ведомственном хранении.
3.4. Оказать методическую и практическую помощь организациям, включенным в список организаций – источников комплектования ГКУ РА «Нацархив» в составлении 15 инструкций по делопроизводству (приложение №5).
3.5. Оказать методическую и практическую помощь организациям, включенным в список организаций – источников комплектования ГКУ РА «Нацархив» в составлении 11 новых номенклатур (приложение №6).
3.6. Оказать методическую помощь в упорядочении документов в организациях – источниках комплектования ГКУ РА «Нацархив» по 2011 год в 75 фондообразователях в количестве 11310 ед. хр. (приложение №7), в том числе:
- управленческой документации – 3561 дело;
- документов по личному составу - 7549 дел;
- документов личного происхождения – 100;
- фотодокументов - 100.
3.7. Принять на государственное хранение в ГКУ РА 2065 дел (приложение №1), в том числе:
- управленческой документации - 1865 дел;
- документов личного происхождения - 100 дел;
- фотодокументов - 100 дел.
4. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к
документам ГКУ РА «Нацархив».
4.1. Продолжить разработку систематического каталога. Составить и влить в каталоги 2000 карточек.
4.2. Продолжить составление алфавитного указателя к документам фонда «Коллекция метрических книг» (Ф-77) к метрическим книгам ст. Келермесской за гг. в количестве 27 дел.
5. Использование документов ГКУ РА «Нацархив».
5.1. К юбилейным датам со дня рождения держателей личных фондов и организаций – источников комплектования провести 5 информационных мероприятий (приложение №8), в том числе:
- 2 выставки;
- 2 статьи;
- 1 игра.
5.2. Своевременно исполнять тематические, биографические и социально-правовые запросы, поступающие в ГКУ РА «Нацархив». Оказывать консультации физическим и юридическим лицам при приеме и по телефону по социально-правовым и имущественным вопросам.
5.3. Систематически оказывать помощь исследователям читальных залов ГКУ РА «Нацархив» в подборе документов и изготовлении их копий. Оформлять и вести личные дела исследователей читального зала, а так же картотеку по тематике их исследований.
5.4. Организовать и провести согласно договору с Адыгейским государственным университетом архивную практику студентов2 и 3 курсов исторического факультета (3 квартал).
6. Работа по вводу, поиску, выводу и копированию информации в базы данных.
6.1. Возобновить работу по внедрению ПК «Архивный фонд».
6.2. Продолжить работу по ведению ПК «1С: документооборот».
7. Организация работы ГКУ РА «Нацархив».
В соответствие с уставом ГКУ РА «Нацархив» и другими внутренними локальными нормативными документами ГКУ РА «Нацархив» запланировать и провести следующие мероприятия:
7.1. Своевременно предоставлять описи и номенклатуры дел на рассмотрение ЭПК Управления по делам архивов Республики Адыгея (в соответствии с графиком).
7.2. Организовать и провести заседание ЭМК ГКУ РА «Нацархив» согласно графику (приложение №9).
7.3. Организовать и провести проверку работы специалистов ГКУ РА «Нацархив» согласно графику (приложение №10).
7.4. Разработать и внедрить новые должностные обязанности работников ГКУ РА «Нацархив» в соответствии с новыми требованиями.
7.5. Осуществлять контроль по качеству работы и своевременным и в полном объеме выполнением запланированных показателей в соответствии с бюджетом рабочего времени (приложение №11).
Гонежук
