Архивная служба КБР | Контент-платформа Pandia.ru

Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

30% recurring commission
Выплаты в USDT
Вывод каждую неделю
Комиссия до 5 лет за каждого referral

Архивная служба КБР

«Из опыта взаимодействия управления центра документации новейшей истории Архивной службы КБР с ГБУ МФЦ КБР и УОПФ РФ по КБР в области организации предоставления государственных услуг населению»

Сообщение на совместном заседании Научно-методических советов архивных учреждений Северо-Кавказского, Южного и Крымского федеральных округов, _______ мая 2015г., г. Ростов-на-Дону.

Исполнитель – заведующая сектором социально-правовой документации управления центра документации новейшей истории Архивной службы КБР

г. Нальчик

Из опыта взаимодействия управления центра документации новейшей истории Архивной службы КБР с ГБУ МФЦ КБР и УОПФ РФ по КБР в области организации предоставления государственных услуг населению

Архивы сегодня являются учреждениями особой социальной значимости, а информационная деятельность по обслуживанию граждан - их важнейшая государственная функция. Данная норма продекларирована в п.3 статьи 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

В структуре Архивной службы КБР предоставлением сведений из архивных документов по вопросам социально-правового характера, наряду с управлением центрального государственного архива, занимается управление центра документации новейшей истории АС КБР, в состав которого, согласно распоряжения Правительства КБР от 01.01.2001г. «О структуре Архивной службы КБР», вошел сектор социально-правовой документации (ранее Отдел социально-правовой документации Архивной службы КБР, Управление хранения документов по личному составу).

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

На 01.01.2015г. в фондах управления содержится ед. хр. по личному составу, что составляет 46 % от общего количества документов. Кроме того, объем документов по личному составу ежегодно увеличивается за счет их новых поступлений от ликвидируемых организаций. Ежегодно сотрудниками управления исполняется более 70% всех поступающих в Архивную службу КБР запросов.

В перечень услуг, оказываемых управлением, входит выдача следующих видов справок:

ü о подтверждении стажа работы по трудовой книжке;

ü о восстановлении стажа работы при утере трудовой книжки;

ü о подтверждении льготного стажа;

ü о подтверждении учебы, выдача справок или копий вкладышей из семестровых и экзаменационных оценок;

ü о размере заработной платы.

По данным Пенсионного фонда в республике проживает болееграждан предпенсионного возраста и пенсионеров, часть из которых хочет сделать перерасчет пенсии. А расширение информационной базы архива влечет за собой увеличение числа обращений граждан за получением информации.

Управлением постоянно проводится мониторинг качества предоставления государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов, который показывает, что основными заявителями являются граждане, обратившиеся по личному заявлению, 55-60 лет, имеющие полное и среднее профессиональное образование, продолжающие работать или работающие временно.

Тематика запросов:

1.Подтверждение трудового стажа (при наличии трудовой книжки);

2.Восстановление трудового стажа (при утере трудовой книжки);

3.Размеры заработной платы

4. О награждениях

5.Несчастные случаи на производстве

6.Получение образования

В управление обращаются следующие категории заявителей:

Граждане, оформляющиеся на пенсию, по достижению пенсионного возраста 55-60 лет – 50 %;

Граждане, оформляющиеся на пенсию, в связи с инвалидностью 45-60 лет-40%;

Граждане, оформляющие досрочную пенсию в связи с сокращением должности или в связи с ликвидацией предприятия 52-57 лет – 5 %;

Граждане, которые хотят стать на учет в Центр занятости 35-45 лет – 5 %.

Если количество запросов социально-правового характера, поступающих в архив, ежегодно оставалось стабильно высоким, то в последнее время наметился определенный рост их числа, что связано с проведением Пенсионным фондом Российской Федерации мероприятий по валоризации расчетного пенсионного капитала граждан, а также с постоянно увеличивающимся количеством интернет-пользователей.

Вместе с тем из года в год растут трудозатраты на исполнение данной категории запросов. Основные причины этого – недостаточная численность архивных работников и возрастание сложности запросов (значительная часть запросов, например, о реорганизациях предприятий, требует серьезных исследований с использованием большого массива не только документов по личному составу, но и управленческой документации).

С каждым годом в стране продолжает формироваться качественно новая система взаимодействия граждан и государства в процессе предоставления услуг населению, направленная на сокращение временных и материальных затрат, которые несут заявитель и государство, т. е. предоставление государственных услуг в режиме «одного окна».

С 2012 года Архивная служба КБР и ее структурные подразделения осуществляют взаимодействие с ГБУ "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг Кабардино-Балкарской Республики". Следует отметить, что опыт взаимодействия на сегодняшний день пока небольшой и по ряду позиций предстоит серьезно работать.

В 2012-2013гг. запросы, поступавшие от МФЦ, составляли минимум от общего количества запросов. Процесс оказания государственных услуг на базе многофункциональных центров имеет пока небольшой период времени, но уже сейчас можно говорить о его возрастающей динамике.

Так, количество запросов с апреля 2014 года, поступивших через Многофункциональные центры, которые начали открываться и в районах республики, стало возрастать.

Статистика обращений в управление с социально-правовыми запросами за 2014 год выглядит следующим образом:

ü Пенсионные фонды РФ -524 запроса;

ü Многофункциональный центр по предоставлению государственных услуг (МФЦ) – 913 запросов;

ü Личное обращение граждан – 3090 запросов;

ü Письма от граждан и электронные письма – 227 запросов, в т. ч. из Израиля и Германии.

Этому предшествовала определенная совместная работа Архивной службы Кабардино-Балкарии, МФЦ и Пенсионного фонда РФ по КБР.

Так, сотрудники АС КБР организовали семинар по вопросу трехстороннего взаимодействия с МФЦ и Пенсионным фондом РФ по КБР в области предоставления государственных услуг населению. Семинар проходил в формате круглого стола, на котором присутствовали руководители и начальники клиентских служб ПФ, МФЦ и Архивной службы. Участники семинара обсудили проблемы при приеме заявлений от граждан, вопросы оптимизации процедуры сбора информации.

Основной проблемой являлось то, что граждане приходили в архивные учреждения с трудовыми книжками и не могли объяснить четко в каких именно организациях им нужно было подтверждение работы, за какой период - заработная плата. Часто запрашивали не то, что требовали в Пенсионном фонде. В связи с этим неоднократно приходилось принимать новые запросы. Особенную трудность это составляло для работников МФЦ.

Было решено, что клиентская служба Пенсионного фонда при приеме пенсионеров будет предоставлять им список документов, в котором будет указано, за какой период необходимы архивные справки. В этот перечень также были включены адреса архивных учреждений и МФЦ, где можно было сделать запрос, координаты работника клиентской службы ПФ, чтобы, при необходимости, можно было уточнить информацию.

В свою очередь, для облегчения поиска информации Архивная служба КБР подготовила в электронном виде списки организаций, документы которых находятся в государственных архивах республики и списки адресов действующих организаций, где документы хранятся на местах, передав их для работы в МФЦ и Пенсионный фонд. Эта же информация была размещена на официальном сайте Архивной службы, чтобы любой желающий мог ей воспользоваться.

Несмотря на вышеизложенное, граждане предпочитают обращаться напрямую в архив, приоритетным считая личное обращение, минуя посредников.

Это обусловлено тем, что в связи с постоянной ротацией кадров в многофункциональных центрах их сотрудники не успевают получить должное обучение по профилю приема граждан и передаче запроса в архивы. К тому же, делая запрос через посредников, увеличивается срок получения ответа на него. Чтобы устранить данную погрешность в работе, сотрудники Архивной службы КБР систематически проводят обучающие семинары для работников МФЦ.

Одним из приоритетных направлений в вопросе повышения качества обслуживания клиентов является внедрение в технологические процессы электронного документооборота как внутри системы, так и с внешними партнерами. Современные технологии должны быстро организовать обмен между всеми участниками пенсионного процесса, минимизировать расходы времени, действий, исключить бумажный документооборот, повысить качество обрабатываемой информации, возможность заочного либо иного удобного и доступного для заявителей обращения, обеспечение защиты пенсионных прав и интересов получателей услуг.

К сожалению, система межведомственного электронного взаимодействия между Пенсионным фондом, МФЦ и Архивной службой не работает. Причиной является недофинансирование в этой области, т. к. электронный документооборот предполагает использование дорогостоящей техники, наличие канала связи с использованием криптографической защиты в связи с передачей персональных данных, а это немалые затраты. Однако в 2015 году в Архивной службе была установлена система «Дело-Veb», все сотрудники проходят обучение и мы надеемся, что эта проблема в ближайшее время будет решена.

Подводя итог, можно сказать, что в ходе работы часто возникают различные проблемы, но решать их нужно совместными усилиями. Архивистам необходимо переходить на современный уровень межведомственного взаимодействия с использованием технических возможностей. Эта задач поставлена перед нами и мы должны стремиться ее выполнить.