Как правильно выбрать бухгалтера?

Бухгалтер в штат / приходящий бухгалтер

1. При разговоре по телефону обращайте внимание, на что бухгалтер делает основной упор – на рассказ о своих профессиональных качествах и опыте работы или на то, чтобы узнать у Вас, каковы условия работы, заработная плата, есть ли премии и т. д.

Наш опыт говорит о том, чтобы бухгалтер, который с первых же слов интересуется своей премиальной системой, в дальнейшем будет намного больше озабочен своей зарплатой, чем Вашей бухгалтерией.

2. Спрашивайте бухгалтеров, были ли у них в подчинении сотрудники на предыдущем месте работы.

Опыт говорит о том, что бухгалтер, который на прошлом месте руководил отделом бухгалтерии, будет плохим выбором для организации, где требуется бухгалтер в единственном лице, который будет вести бухучет от первички до баланса.

Многие бухгалтеры, привыкшие руководить отделом бухгалтерии, являются хорошими управленцами, но в бухгалтерской работе не слишком сильны и привыкли перекладывать ее на других сотрудников. Вам решать, насколько такой бухгалтер подходит для Вашей организации.

Часто оптимальным выбором на должность главного бухгалтера является сотрудник, на прошлом месте имевший должность заместителя главного бухгалтера. На практике в 70% случаев именно зам. гл. бухгалтера наиболее квалифицирован в бухучете, в то время как гл. бухгалтер занимается руководством и распределением обязанностей.

3. На собеседовании проводите письменное тестирование бухгалтеров.

В интернете есть множество как общих, так и узкоспециализированных тестов для бухгалтеров (к примеру, http://www. glavbukh. ru/tm или http://www. klerk. ru/test). К тестам есть готовые ответы, поэтому Ваши ограниченные познания в бухучете не помешают Вам протестировать кандидатов и указать им на их ошибки. Разбор ошибок и общее их количество в тесте помогут Вам сориентироваться в реальном профессиональном уровне кандидата.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Стоит отметить, что 1) ни один бухгалтер не отвечает правильно на все 100% вопросов; 2) верные ответы даже на 90% вопросов не дают гарантии, что бухгалтер будет отличным специалистом на практике. Однако наличие 70% неправильных ответов однозначно даст Вам понять, что можно переходить к следующему кандидату. А наличие 20-30% ошибок (что является очень неплохим результатом) не позволит Вашему потенциальному сотруднику просить у Вас завышенный оклад и особые условия работы.

Профессиональный бухгалтерский тест Вы можете дополнять тестом на IQ и иными тестами на свой вкус. Но не увлекайтесь: хорошо, когда кандидат может справиться с тестом за 20-30 минут, чтобы собеседование не растягивалось на несколько часов.

4. Узнавайте, в каких организациях бухгалтер работал ранее, и что входило в его обязанности на прежних местах работы. Спрашивайте, возможно ли получить письменные и устные рекомендации с прошлых мест работы.

Для приходящего бухгалтера также спрашивайте, с какими организациями он работает на текущий момент, и можно ли связаться с кем-то из его текущих клиентов, чтобы получить о нем обратную связь.

Задавайте эти вопросы, даже если Вы не собираетесь никому звонить. То, как бухгалтер ответит на них, уже даст Вам много полезной информации. Напишет ли он сразу ФИО и телефон контактного лица или замнется и начнет объяснять, почему не может этого сделать?

Если Вы сможете пообщаться с кем-то из прошлых и текущих работодателей Вашего бухгалтера, это минимизирует риск того, что на практике бухгалтер умеет говорить и «продавать» себя намного лучше, чем работать. Если у Вашего приходящего бухгалтера есть реальные клиенты, с которыми он работает хотя бы 2-3 года, и они готовы его рекомендовать – такой бухгалтер, на наш взгляд, заслуживает наибольшего доверия в сравнении со всеми другими кандидатами.

Бухгалтерская аутсорсинговая организация

1. Выбирайте компании, которые существуют не первый год.

По статистике, ежегодно открывается несколько десятков новых бухгалтерских организаций. И до второго года доживает лишь 1 из 5. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет Вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.

2. Узнавайте политику работы с Вашей бухгалтерской базой.

Еще несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была максимально простой – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор 2 из 3 бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать Вам Вашу базу. Кто-то соглашается выдавать Вам базу раз в год, но в течение года, а тем более в любой момент, когда Вы захотите – нет-нет, что Вы, это конфиденциальная информация!

Интересно, что же такого интимного они делают в Вашей базе 1С, что Вы не можете получить ее тогда, когда Вам надо?

Нам это тоже непонятно. Поэтому мы крайне не советуем связываться с такими организациями. К чему может привести отсутствие у Вас копии бухгалтерской базы Вашей организации – читайте ниже в блоке «Фатальные ошибки при работе с бухгалтером».

Наша политика в этом вопросе такова: Ваша бухгалтерская база 1С – это Ваша собственность. И то, что ее ведет наш бухгалтер в нашем офисе, ничего не меняет. Если Вам по какой-то причине потребовалась Ваша база – мы предоставим ее Вам в течение одного рабочего дня. Кроме того, по Вашему желанию мы предоставим Вам удаленный доступ на сервер, где находится Ваша база, чтобы Вы могли в реальном времени наблюдать за тем, как бухгалтер работает в ней.

3. Смотрите, есть ли на сайте список текущих клиентов и рекомендаций от клиентов.

О компании говорят ее клиенты. Поэтому если она работает уже не первый год, а никакой информации о клиентах нет – это очень тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их называть – плохая отговорка. Наш опыт показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%. Остальные с радостью согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.

Очень хорошо, если на сайте есть не только список клиентов, но и рекомендации от них. Это может казаться банальным, но на самом деле, чтобы получить письменную благодарность от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, надо сделать для них что-то действительно полезное и ценное. Поэтому советуем обращать внимание на наличие рекомендаций.

4. Спрашивайте, есть ли у организации клиенты, занимающиеся схожим с Вами бизнесом. Возможно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?

Если многие российские компании все еще считают основным критерием выбора бухгалтерской фирмы стоимость ее услуг, то первый вопрос, который задают западные компании – это «С кем вы работаете?».

О компании говорят ее клиенты. Отговорка о том, что клиенты заняты и им не до общения, не выдерживает критики. Да, общаться готовы не все. Но наш опыт показывает, что около трети клиентов совсем не против ответить на Ваши вопросы о том, стоит ли пользоваться нашими услугами.

Никто не расскажет о реальном качестве бухгалтерских услуг лучше, чем клиенты бухгалтерской организации. Если у бухгалтерской компании есть клиенты, которые работают с ней уже несколько лет и готовы ответить на Ваши вопросы – такая компания действительно заслуживает интереса. А если такие клиенты еще и занимаются схожим с Вами бизнесом – тогда Вы можете быть максимально уверены в том, что эта бухгалтерская фирма действительно может качественно вести именно Вашу бухгалтерию.

Фатальные ошибки при работе с бухгалтером / организацией

1. Не делать резервные копии бухгалтерской базы.

Каждый второй приходящий к нам клиент рассказывает о том, что он несколько лет работал с бухгалтером, и все было ОК, пока не начались вопросы со стороны налоговой. После этого бухгалтер внезапно заболел, компьютер, за которым он работал, сломался, и бухгалтерская база (а значит, и вся работа этого бухгалтера за эти годы) оказалась потеряна.

Это самая частая история, которую мы слышим. То же самое, с небольшими изменениями, нам рассказывают клиенты, пришедшие из других аутсорсинговых компаний.

Доказать, что все эти годы бухгалтер работал плохо (поэтому и начались вопросы от налоговой), после потери базы невозможно. Базы нет – и суда нет. И приходится восстанавливать бухгалтерию клиента за несколько лет с нуля – а это очень непростой и дорогостоящий процесс.

Всего этого можно легко избежать, если как минимум 1 раз в квартал брать у Вашего бухгалтера резервную копию бухгалтерской базы 1С. На протяжении всего периода работы с бухгалтером. Пока все хорошо. В таком случае, если начнутся проблемы и компьютер «сломается», восстанавливать придется всего несколько недель или месяцев, а не годы. И на основании резервной копии базы Вы сможете доказать, что проблемы возникли не по Вашей вине, а из-за халтурной работы бухгалтера, что также очень полезно.

2. Хранить первичные документы у бухгалтера дома/на даче/пр.

Если у Вашего бухгалтера хранится не только единственная копия базы 1С, но и первичная документация (договоры, накладные, счета-фактуры, акты и пр.), тогда все еще печальнее. В случае возникновения проблем с налоговой Вы рискуете не только тем, что бухгалтер внезапно исчезнет, но и появлением угроз в стиле «если нужна первичка – выплатите мне 3-6 окладов при увольнении».

Такой поворот событий выглядит как страшная байка, но, к сожалению, несколько наших клиентов ранее сталкивались с такой историей в реальности. Поэтому крайне рекомендуем хранить основной объем первичных документов в Вашем офисе.

3. Не делать периодические проверки работы бухгалтера.

Любой сотрудник требует контроля, пусть даже минимального. Если не хвалить за достижения и не ругать за ошибки, даже самый лучший сотрудник постепенно станет более расслабленно относиться к своей работе. Со временем бухгалтера могут упрощать для себя ведение бухучета Вашей организации: совершать не все проводки, не закрывать периоды, вручную сводить баланс – вести бухучет по своей, удобной бухгалтеру схеме.

В этом нет ничего критического, так как такое упрощение учета не отражается напрямую в отчетности Вашей организации. Но постепенно, за 2-3 года, маленькие неточности могут нарушить целостность всего учета, после чего и начнутся вопросы со стороны налоговой. И если этого не произойдет при текущем бухгалтере, то когда он уволится, Ваш новый бухгалтер ничего не поймет в Вашей бухгалтерии, так как она велась не по стандартным правилам, а так, как было удобно Вашему прошлому бухгалтеру. И вновь встанет вопрос восстановления бухучета, пусть и частично.

Чтобы этого не произошло, крайне рекомендуем хотя бы 1 раз в год проводить инициативный аудит Вашей бухгалтерии. Не дожидайтесь, пока Вас проверит налоговая. Инициируйте проверку сами – это намного проще и дешевле. И в результате Вы действительно сможете на 100% быть уверенным в том, что с Вашей бухгалтерией все ОК. Инициативный аудит может провести как сторонний квалифицированный бухгалтер, так и профильная бухгалтерская либо аудиторская организация.

Но не поддавайтесь соблазну переложить поиск такого бухгалтера/организации на плечи своего бухгалтера. Проверка должна быть максимально беспристрастной, поэтому советуем найти проверяющую организацию самостоятельно. И уже одна реакция Вашего бухгалтера на новость о планируемой проверке многое скажет Вам о состоянии дел в бухгалтерии. Практика показывает, что квалифицированный специалист будет сам признателен такой проверке: она покажет Вам, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями. А для профессионала признание своих достижений всегда очень важно.

Генеральный директор бухгалтерской организации «Поляков и партнеры»

Антон Поляков

+7 812 454-19-40

www. pp24.ru