Министерство образования Российской Федерации
Барнаульский государственный педагогический университет
Утверждаю |
Ректор БГПУ |
_________________ |
"____"_______________ 2004 г. |
Технологическая инструкция по работе с документами в отделе комплектования в АБИС «Руслан»
Проректор по инновациям и информационным технологиям |
_________________ |
"____"_______________ 2004 г. |
Директор НПБ |
_______________ |
"____"_______________ 2004 г. |
2004 г.
1. Поступление документов
1.1. Все издания, поступившие в отдел, сверить с сопроводительным документом (счетом, фактурой, накладной, счет-фактурой), на каждом издании проставить цену.
1.2. На издания, поступившие в отдел без сопроводительного документа, составляется акт. На основании рыночных цен устанавливается цена.
1.3. Из партии выделяется литература временного хранения, подсчитывается количество и сумма. Литература временного хранения учитывается в инвентаре –ВХ-001, ВХ-002, ВХ-003 и т. д.
1.4. Проводится техническая обработка книг (наклейка кармашка, штрих-кода, листка возврата). Книги штемпелюются на обороте титульного листа и на 17 странице.
1.5. Партия книг раскладывается по алфавиту авторов или названий.
2. Обработка нового счета-партии
2.1.Выбрать пункт меню главного окна «Счет-Обработка счета» или 2 кнопку справа «Обработка счета».
2.2. Проверить правильность выбранного каталога
2.3. Нажать 1 кнопку левого окна « Завести новый счет». Автоматически заполняются поля «Дата заведения», «Статус» и «Статус изменен».
2.4. Ввести данные в поля «Сопроводительные документы», «Источник», «Количество на баланс», «Сумма на баланс», «Количество вне баланса», «Сумма вне баланса».
2.5. Для сохранения счета нажать 3 кнопку левого окна «Сохранить изменения». Номер счета присваивается автоматически. Закрывается окно – нижний крестик в правом верхнем углу окна.
3. Проверка на дублетность
3.1. Выбрать из меню главного окна «Запись - Найти в каталоге» или 4 кнопку главного окна «Выбрать запись из каталога».
3.2. В левой части окна выбрать каталог – Основной каталог – двойной щелчок.
3.3. В правой части окна отметить вид запроса – Запрос - Простой.
3.4. Выбрать поисковые атрибуты.
3.5. Ввести поисковые параметры – Enter или 1 кнопку правой части меню «Выполнить запрос» - кнопка Бинокль.
3.6. При необходимости повторного поиска активизировать кнопку «Запрос».
3.7. Провести просмотр и сверку извлеченных записей с изданием.
Если такое издание уже поступило в библиотеку – проводится приписка дублетов.
4. Приписка дублета
4.1. Активизировать нужную запись – один щелчок по записи.
4.2. Войти в режим редактирования записи – кнопка «Редактировать запись» - Рука с ручкой.
4.3. Провести сверку записи по библиографическим полям – ISBN и др.
4.4. Выбрать раздел меню записи - «Инвентарные номера».
4.5. Работа в правом окне. Нажать «кнопку с +» «Добавить новый номер».
4.6. В левом окне выделить вновь заведенную строку.
4.7. Заполнить позиции в правом окне:
Номер – нажать на стрелочку и выбрать из сгенерированного списка № нужного инвентаря.
Выбрать из списка организацию, сиглу, счет – нажать Enter.
Проставить цену и количество.
4.8. Подтвердить изменения параметров номера – 1 кнопка в правом окне «Подтвердить изменение параметров номера».
4.9. Перенести инвентарный № на издание.
5. Приписка штрих-кода
5.1. В левом окне активизировать заведенный новый инвентарный номер – один щелчок.
5.2. Работа в правом окне. Нажать кнопку «Штрих-коды номера».
5.3. Нажать 1 кнопку правого окна «Добавить новые штрих-коды».
5.4. Высветится меню «Добавление штрих-кодов». После сканирования штрих-кода нажать кнопку «Добавить». При приписывании нескольких дублетов с многоэкземплярным инвентарем, можно сканировать первый и последний штрих-коды.
5.5. Нажать 2 кнопку правой части главного меню «Сохранить запись».
6. Создание новой библиографической записи.
6.1. Выбрать нужный шаблон записи из меню главного окна «Запись – Создать новую библиографическую» или кнопки Б.
6.2. Проверить правильность параметров Маркера:
6 Тип записи
7 Библиографический уровень
В позиции 17 Уровень кодирования должен быть отмечен подуровень 3// Не полностью каталогизированный документ.
6.3. Заполняем следующие поля:
Маркер
Позиции 6, 7
010 ISBN $a
100 $a
101 $a
102 $a
105 $a позиции 4-7
115 $a
126 $a
135 $a
200 Основное заглавие $a
210 Выходные данные $a $c $d
686 ББК $a
700 Первый автор с инициалами $a $b
6.4. Выбрать раздел меню записи - «Инвентарные номера».
6.5. Заполнить позиции в правом окне:
Номер – нажать на стрелочку и выбрать из сгенерированного списка № нужного инвентаря
Выбрать из списка организацию, сиглу, счет – Enter.
Проставить цену и количество.
6.6. Подтвердить изменения параметров номера – первая кнопка в правом окне «Подтвердить изменение параметров номера».
7. Приписка штрих-кода
7.2. В левом окне выделить новый инвентарный номер – один щелчок.
7.3. Работа в правом окне. Нажать кнопку «Штрих-коды номера».
7.4. Нажать 1 кнопку правого окна «Добавить новые штрих-коды».
7.5. Высветится меню «Добавление штрих-кодов». После сканирования штрих-кода нажать кнопку «Добавить». При приписывании нескольких дублетов с многоэкземплярным инвентарем, можно сканировать первый и последний штрих-коды.
7.6. Нажать 2 кнопку правой части главного меню «Сохранить запись».
8. Закрытие и редактирование параметров счета.
8.1. Найти существующий счет в окне «Счет - Обработка счета»
8.2. Отметить нужный каталог в справочнике каталогов правой части окна.
8.3. Ввести номер счета в поле «№», год заведения в поле «Год» и нажать на кнопку «Найти счет» - Бинокль.
8.4. Для сверки правильности суммы, поставленной на баланс, открыть 3 раздел меню правого окна «Инвентарные номера счета».
8.5. Нажать 1 кнопку правого окна «Сформировать записи книги». Сверить цифры.
8.6. Для распечатки Акта о приеме партии книг выбрать 2 раздел меню правого окна «Копия счета».
8.7. Нажать 1 кнопку правого окна «Сформировать копию счета». Распечатать копию счета. Сверить количество экземпляров.
8.8. Если необходимо внести изменения в правом или левом окне, войти в режим редактирования – кнопка «Редактировать параметры счета» - Рука с ручкой.
8.9. После введенных изменений нажать кнопку «Сохранить изменения»
8.10. Для передачи партии документов в ОК работать в левом окне:
нажать кнопку «Редактировать параметры счета» - Рука с ручкой
изменить статус счета «Закрыт в комплектовании»
сохранить изменения 3 кнопкой «Сохранить изменения».
9. Формирование акта на исключение литературы из фонда.
9.1. Выбрать пункт меню главного окна «Акт - Обработка» или 2 кнопку справа «Обработка акта».
9.2. Проверить правильность выбранного каталога.
9.3. Нажать на 1 кнопку левого окна «Завести акт». Автоматически будет заполнено поле «Дата заведения».
9.4. Ввести данные в поля «Причина списания» и «Сигла».
9.5. Для сохранения акта нажать на 3 кнопку левого окна «Сохранить изменения». Номер акта будет присвоен автоматически. Закрыть окно – нижний крестик в правом верхнем углу окна.
10.Исключение инвентарей из записей ЭК.
10.1. Выбрать из меню главного окна «Запись - Найти в каталоге» или 4 кнопку главного окна «Выбрать запись из каталога».
10.2. В левой части окна выбирать каталог – Основной каталог – двойной щелчок.
10.3. В правой части окна отметить вид запроса – Запрос - Простой.
10.4. Выбрать поисковые атрибуты.
10.5. Ввести поисковые параметры – Enter или 1 кнопка правой части меню «Выполнить запрос» - кнопка Бинокль.
10.6. При необходимости повторного поиска активизировать кнопку «Запрос».
10.7. Просмотреть и сверить извлеченные записи со списываемым изданием.
10.8. Активизировать нужную запись – один щелчок по записи.
10.9. Войти в режим редактирования записи – кнопка «Редактировать запись» - Рука с ручкой.
10.10. Провести сверку записи по библиографическим полям – ISBN и др.
10.11. Выбрать раздел меню записи - «Инвентарные номера».
10.12. В левом окне выделить строку с нужным инвентарным номером.
10.13. Работа в правом окне. Нажать кнопку с – «Списать номер».
10.14. Заполнить позиции в правом окне:
Автоматически отражаются инвентарный номер, организация, сигла.
Выбрать из списка № акта – Enter.
Проставить количество списываемых экземпляров.
10.15. Подтвердить изменения параметров номера – 1 кнопка в правом окне «Подтвердить изменение параметров номера».
11.Списание штрих-кода
11.1. В левом окне выделить списываемый инвентарный номер – один щелчок.
11.2. Работа в правом окне. Нажать кнопку «Штрих-коды номера».
11.3. Нажать 2 кнопку правого окна «Удалить штрих-коды».
11.4. Высветится меню «Удаление штрих-кодов». После ввода штрих-кода нажать кнопку «Удалить». При списании нескольких дублетов с многоэкземплярным инвентарем, можно отмечать первый и последний штрих-коды.
11.5. Вернуться в раздел меню записи «Вся запись». Должно высветиться 989 поле с информацией об исключенном инвентарном номере.
11.6. Нажать 2 кнопку правой части главного меню «Сохранить запись».
12.Распечатка инвентаря.
12.1. Выбрать пункт меню главного окна «Документ – Инвентарная книга».
12.2. Для формирования страницы инвентарной книги отметить нужный каталог, заполнить необходимые параметры «Счета №», «Год», «Сигла», «Инвентари» - нажать на кнопку «Найти счет» - Бинокль.
12.3. Нажать 2 кнопку меню Инвентарной книги «Сформировать записи инвентарной книги» - Высвечивается меню - Да.
12.4. Нажать 4 кнопку меню Инвентарной книги «Печать листа».
13.Распечатка Книги суммарного учета.
13.1. Выбрать пункт меню главного окна «Документ – КСУ».
13.2. Для формирования страницы КСУ отметить нужный каталог и нужную страницу КСУ, заполнить необходимые параметры «Квартал», «Год», «Сигла», «Инвентари» - нажать на кнопку «Найти счет» - Бинокль.
13.3. Нажать 2 кнопку меню КСУ «Сформировать записи КСУ» - Высвечивается меню - Да.
13.4. Нажать 4 кнопку меню КСУ «Печать листа».
14.Распечатка отчетных документов по приходу и исключению литературы за определенный месяц.
14.1. Выбрать пункт меню главного окна «Документ – Отчет…».
14.2. Для формирования страницы отчета отметить нужный месяц и год - нажать на кнопку «Найти счет» - Бинокль.
14.3. Нажать 2 кнопку меню отчетов «Сформировать записи отчета».
14.4. Нажать 4 кнопку меню отчетов «Печать листа».
Составители: зав. отделом комплектования ,
Зав. отделом автоматизации
Утверждено на заседании Методического Совета НПБ БГПУ |
Протокол № 3 от 6.05.2004 г. |
Председатель Методического Совета |
