Кадровая служба - создание вселенной
Создание кадровой службы с нуля - это создание Вселенной. Необъятный и "космический" документооборот кадровой службы нужно превратить в рациональную систему. С чего начать? Какие документы необходимо делать первыми и как? Независимо от того, достался ли вам ноль от предшественника или вы первопроходец в создании кадровой службы, работа вашей службы будет зависеть от того порядка, который организуете вы.
Кадры решают все
Для начала необходимо провести так называемую диагностику - оценку имеющейся кадровой документации и организовать процесс ее передачи.
В организации может быть разработан стандарт или Положение о передаче документов при увольнении работников, в котором излагается порядок передачи документации по подразделениям, включая и кадровую службу (см. Пример 1).
Пример 1
Утверждаю:
Директор ООО "Салют"
Соколов
────────
"01" февраля 2011 г.
Положение
о порядке передачи документов работниками кадровой службы ООО "Салют"
1. Общие положения
Настоящее положение разработано в целях повышения эффективности документооборота, систематизации и дисциплинарной ответственности работников кадровой службы ООО "Салют" (далее - организация).
Положение о порядке передачи документов работников ООО "Салют" (далее - положение) разработано в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации от 01.01.2001 N 197-ФЗ;
- Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации от 01.01.2001 N 195-ФЗ;
- Правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Салют".
Положение устанавливает:
- перечень оснований для передачи документов кадровой службы;
- порядок передачи документов кадровой службы ее работниками;
- состав комиссии, принимающей документы кадровой службы;
- работников, ответственных за хранение переданных документов;
- образцы документов, которыми оформляется процедура передачи документов кадровой службы.
2. Перечень оснований для передачи документов
Документы кадровой службы передаются работником в следующих случаях:
2.1. Увольнение работника по его инициативе.
2.2. Увольнение работника по инициативе работодателя.
2.3. Перевод или перемещение работника.
2.3. Все виды отпусков.
2.4. Заболевание.
3. Порядок передачи документов
3.1. В случае наступления событий, являющихся основанием для передачи документов кадровой службы, руководитель кадровой службы оформляет служебную записку на имя директора, в которой указывает:
- Ф. И.О. работника, передающего документы;
- основание для передачи документов;
- срок наступления события, являющегося основанием для передачи документов.
3.2. Директор организации создает комиссию по приему документов в соответствии с Приложением 2 к настоящему положению. В приказе о создании комиссии устанавливается:
- состав комиссии,
- срок передачи документов,
- лицо, ответственное за хранение принятых документов.
3.3. Комиссия при приеме документов осуществляет проверку документов по следующим критериям:
- состав и количество;
- содержание документов;
- оформление документов.
Все критерии отражаются в акте приема-передачи документов кадровой службы.
3.4. Лицо, ответственное за хранение принятых документов, хранит принятые документы и акт приема-передачи до передачи вновь принятому работнику.
3.5. Лицо, ответственное за хранение принятых документов, передает хранящиеся у него документы вновь принятому работнику по акту приема-передачи согласно срокам и условиям процедуры адаптации, установленной Положением об адаптации работников ООО "Салют".
Положение о порядке передачи документов работниками может быть единым для всей организации с указанием особенностей передачи документов по подразделениям или содержать отдельные положения для каждого подразделения.
Положение о порядке передачи документов работниками будет являться локально нормативным актом организации, поэтому согласно ст. 8 ТК РФ с ним необходимо ознакомить всех работников, которые работают с документами организации.
Если коллективным договором, соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то сначала нужно провести процедуру согласования проекта положения.
Для чего нужно такое положение? Наличие данного документа исключит из практики любой организации уход работника по-английски, снизит риск возникновения административных правонарушений, а также поспособствует более эффективной адаптации и работе нового начальника отела кадров и, соответственно, иных работников организации.
Новый начальник кадровой службы может столкнуться с двумя вариантами создания отдела:
- передача дел предыдущим начальником кадровой службы,
- создание кадровой службы впервые в организации.
В члены комиссии целесообразно назначать работников, имеющих соответствующую компетенцию, т. е. обладающих достаточными знаниями и опытом, чтобы надлежащим образом оценить не только количество документов, но и отсутствующие в них сведения, ошибки, например, начальника юридического отдела, главного бухгалтера и инспектора отдела кадров.
Схема
Пошаговый процесс передачи документов кадровой службы
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Передача документов предыдущим начальником кадровой службы │
└─────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
▼
┌─────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Создание комиссии по приёму документов кадровой службы │
└─────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
▼
┌─────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Проверка комиссией документов кадровой службы │
└─────────┬───────────────────────┬────────────────────────────┬────────┘
▼ ▼ ▼
┌─────┴────┐ ┌───┴───────┐ ┌──────┴──────┐
│ Состав и │ │Содержание │ │ Оформление │
│количество│ │документов │ │ документов │
└─────┬────┘ └───┬───────┘ └──────┬──────┘
▼ ▼ ▼
┌─────────┴───────────────────────┴────────────────────────────┴────────┐
│ Оформление акта приема-передачи документов кадровой службы │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Следует отметить, что если руководитель организации назначает в комиссию по приему документов каких-либо сотрудников, то данная функция должна быть в должностной инструкции или трудовом договоре работника. Без отражения такой обязанности в вышеуказанных документах действия работодателя могут быть квалифицированы контролирующими органами или судом как привлечение работника к работе, не обусловленной трудовым договором.
Пример 2
N _______________ Директору ООО "Салют"
"17" февраля 2011 г. начальника кадровой службы
"О создании комиссии по
приему документов"
Служебная записка
В связи с увольнением по собственному желанию начальника кадровой службы 01.03.2011 г. прошу назначить комиссию по приему всех документов кадровой службы.
Приложение: заявление об увольнении по собственному желанию от 01.01.2001.
Начальник кадровой службы Иванов
Пример 3
ООО "Салют"
Приказ
18.02.2011 г. N 11/12-о
г. Москва
"О создании комиссии для
передачи кадровых документов"
В связи с увольнением 01.03.2011 начальника кадровой службы Иванова Л. М.
Приказываю:
Назначить с 19.02.2011 комиссию для организации процесса приема всех документов кадровой службы от начальника кадровой службы Иванова Л. М. в следующем составе:
N п/п | Наименование должности | Ф. И.О. члена комиссии | Функция |
1 | Заместитель директора по правовым вопросам | Знаменский К. С. | председатель |
2 | Главный бухгалтер | Петрова О. Н. | член комиссии |
3 | Инспектор кадровой службы | Вишнякова Т. П. | член комиссии |
Начальнику кадровой службы Иванову Л. М. передать комиссии все документы по личному составу, локально-нормативные акты и иные документы кадровой службы ООО "Салют" в срок до 28.02.2011 и оформить актом приема-передачи.
Ответственным лицом за хранение принятых документов кадровой службы назначить инспектора кадровой службы Вишнякову Т. П.
Основание:
Личное заявление об увольнении Иванова Л. М. от 01.01.2001
Директор Соколов
Пример 4
ООО "Салют"
Наименование документа: | Акт приема-передачи кадровой документации | Утверждаю Директор ООО "Салют" __________ Соколов Г. Н. "28" февраля 2011 г. |
|
Место составления | г. Москва | ||
N документа | 23 |
| |
Дата составления | 19.02.2011 |
| |
Основание | Личное заявление об увольнении Иванова Л. М. от 01.01.2001 |
| |
Комиссия | Знаменский К. С. - заместитель директора по правовым вопросам, председатель - главный бухгалтер, член комиссии Вишнякова Т. П. - инспектор кадровой службы, член комиссии |
|
Начальник кадровой службы Иванов Л. М. передает, а инспектор кадровой службы Вишнякова Т. П. принимает на хранение следующие документы:
N п/п | Наименование документа | Дата принятия документа или период, за который передаются документы | Количество, шт. | Особенности документов |
1 | Трудовые договоры | 2009-2011 гг. | 98 | См. Приложение 1 Отсутствуют трудовые договоры Зеленина П. С., Перкова С. Б. |
2 | Трудовые книжки | 2009-2011 гг. | 100 | Приложение 2 |
3 | Табели учета рабочего времени | 2009-2011 гг. | 25 | Приложение 2 |
4 | Штатное расписание | 2009-2011 гг. | 1 | |
5 | ..... | |||
6 | ..... |
Заместитель директора по правовым Знаменский
вопросам, председатель комиссии
Главный бухгалтер, член комиссии Петрова
Инспектор кадровой службы, член Вишнякова
комиссии
Пример 5
Наименование документа: | Приложение 1 к Акту приема-передачи кадровой документации от 01.01.2001 N 23 |
Место составления | г. Москва |
N документа | 1 |
Дата составления | 25.02.2011 |
Основание | Личное заявление об увольнении Иванова Л. М. от 01.01.2001 |
Комиссия | Знаменский К. С. - заместитель директора по правовым вопросам, председатель Петрова О. Н. - главный бухгалтер, член комиссии Вишнякова Т. П. - инспектор кадровой службы, член комиссии |
Начальник кадровой службы Иванов Л. М. передает, а инспектор кадровой службы Вишнякова Т. П. принимает на хранение следующие трудовые книжки:
N п/п | Наименование документа | Номер документа | Особенности документов |
1 | Трудовая книжка Пилюгина С. Н. | АТ-II | Отсутствует запись об увольнении из ООО "Маркет" |
2 | Трудовая книжка Сидорова К. Л. | АТ-IV | 1 вкладыш |
3 | Трудовая книжка Кольского Н. И. | АТ-IX | |
4 | ..... | ||
5 | ..... | ||
6 | ..... |
Заместитель директора по правовым Знаменский
вопросам, председатель комиссии
Главный бухгалтер, член комиссии Петрова
Инспектор кадровой службы, член Вишнякова
комиссии
По образцу Приложения 1 к Акту приема-передачи кадровой документации от 01.01.2001 N 23 также передаются все остальные документы с составлением последующих приложений, если их больше одного.
Обязательные документы для кадровой службы
После того как новым руководителем кадровой службы приняты документы у ответственного за хранение лица, необходимо провести проверку наличия всех документов, которые должны быть в организации в соответствии с нормами трудового законодательства РФ (см. Таблицу).
Таблица
Наименование документа | Нормативный правовой акт, устанавливающий обязательность документа | |
1 | Штатное расписание | Ст. 15 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 |
2 | Трудовой договор | Ст. 16 ТК РФ |
3 | Приказы по личному составу | Ст. 62, 68 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 |
4 | Личная карточка работника | Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 225 "О трудовых книжках" (п. 12); постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 |
5 | Трудовая книжка | Ст. 65, 66 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 225 "О трудовых книжках"; постановление Минтруда России от 01.01.2001 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" |
6 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда | Ст. 91, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 |
7 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 225 (п. 40-41); постановления Минтруда России от 01.01.2001 N 69 (п. 5 ст. 9) |
8 | Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске | Ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ |
9 | Положение о защите персональных данных работников | Ст. 86 ТК РФ |
10 | График отпусков | Ст. 123 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 01.01.2001 N 1 |
11 | Положение об оплате труда | Ст. 135 ТК РФ |
12 | Правила внутреннего трудового распорядка | Ст. 189, 190 ТК РФ |
13 | Журнал учета мероприятий по контролю | Федеральный закон от 01.01.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)" |
14 | Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования | Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 01.01.2001 N 90 "О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии" (в ред. от 01.01.2001) |
15 | Инструкции по охране труда по профессиям | Раздел 10 ТК РФ |
16 | Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) | Раздел 10 ТК РФ |
17 | Акты о несчастных случаях на производстве | Постановление Минтруда РФ от 01.01.2001 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях" |
18 | Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Постановление Минтруда РФ от 01.01.2001 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях" |
В таблице перечислены обязательные документы, непосредственно предусмотренные трудовым законодательством.
Кроме этого, обязательность формирования документа также может зависеть от наличия тех или иных процессов в трудовых отношениях работника и работодателя. Например, если в организации проходит аттестация работников, соответственно, должно быть разработано Положение о порядке аттестации работников; если в организации при заключении трудового договора работников обязывают сохранять коммерческую тайну, то согласно Федеральному закону от 01.01.2001 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" необходимо разработать Положение о коммерческой тайне.
Надлежащий регистрационный учет документов кадровой службы поможет организации придать документам юридическую силу. Эти документы смогут стать доказательством в суде в случае трудового спора с работником.
При регистрации документа в регистрационных формах ему присваиваются определенный номер и дата регистрации. Журналы должны быть прошиты и пронумерованы. Законодательство предусматривает как обязательные регистрационные формы (например, см. Таблицу, п. 7), так и необязательные, которые организация разрабатывает сама.
С чего же начать, если кадровая служба создается с нуля или от предыдущего начальника передан не полный объем документации? Очень важно расставить приоритеты в формировании документов кадровой службы. Рекомендуем начать со штатного расписания и разработки шаблонов трудовых договоров и должностных инструкций. Очень удобно создать папки шаблонов и образцов в электронном и бумажном вариантах для документов, которые требуются с приходом каждого нового работника и в которых меняется незначительная часть данных. Например, это могут быть папки образцов заявлений, согласий, приказов (кроме унифицированных форм), актов, служебных заявок и т. д.
Не стоит пытаться объять необъятное, ведь за один день невозможно привести в порядок все документы. Поэтому, выработав четкую стратегию и подробную тактику, ведите свою кадровую службу как искусный полководец - свое подразделение.
Т. Ускова,
ведущий юрисконсульт Государственного автономного
учреждения культуры Новосибирской области
"Новосибирский театр музыкальной комедии"
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2011 г.
