Прикрепление файлов к документам: руководство пользователя

Прикрепление файлов к документам: руководство пользователя

Общие сведения

Механизм прикрепления к документам произвольных файлов позволяет прикладывать к первичным документам, функционирующим в системах АС «Бюджет» и «Системе удаленного документооборота», данные в произвольном формате: изображения со сканера; документы Microsoft Word, Microsoft Excel и другие. Данная функциональность предназначена, в основном, для доставки различных подтверждающих документов от удаленных клиентов в финансовый орган, поэтому изначальная реализация предусматривает прикрепление файлов на стороне удаленного клиента (АС «УРМ»), а на стороне финансового органа (АС «Бюджет») – только просмотр.

Передача прикрепленных файлов от удаленного клиента в финансовый орган производится автоматически при передаче соответствующих первичных. Документ и файлы, прикрепленные к нему, передаются на сервер одновременно (в виде одного блока данных); обработка на сервере идет в рамках единой транзакции.

Работа с прикрепленными файлами на клиенте (УРМ)

Условия, при выполнении которых возможно прикрепление и удаление файлов

Общее правило для операции прикрепления файлов к документам таково: пользователь может прикрепить файл к документу только в тот момент, когда документ находится на редактировании у данного удаленного клиента. В частности, пользователь может прикрепить к документу файл в каждом из следующих случаев:

·  Пользователь только что ввел первичный документ и не предпринимал попыток его отсылки.

·  Документ находится у данного пользователя на редактировании при использовании системы состояний (например, у главного распорядителя на согласовании). При этом не обязательно наличие у пользователя прав на редактирование каких-либо атрибутов документа в данном состоянии. Достаточно права изменить состояние.

Пользователь помимо прикрепления файлов к документу может также удалить (открепить) любой прикрепленный файл при выполнении всех следующих условий:

·  Пользователь имеет возможность прикрепить файл к данному документу, то есть выполняются все условия, необходимые для прикрепления к документу файлов.

·  Файл, который пользователь пытается удалить, прикреплен к документу этим же пользователем (удаленным клиентом).

·  Файл не был ранее отослан в финансовый орган и, кроме того, пользователь после прикрепления файла не производил попыток его отсылки.

Прикрепление, просмотр и удаление файлов

В АС «УРМ» на каждом рабочем месте, для которого поддерживается механизм прикрепления файлов, на панели инструментов присутствует кнопка работы с прикрепленными файлами. Она находится на основной панели инструментов.

Каждый документ, для которого имеются прикрепленные файлы, помечается соответствующей иконкой.

Пользователь УРМ в любой момент может посмотреть файлы, прикрепленные к документу (в том случае, если они были прикреплены им же, либо пришли к нему при синхронизации).

Для просмотра и для прикрепления файлов используется одна форма. Она вызывается для одного (текущего) документа и отображает полный перечень файлов, прикрепленных к нему.

«Примечание» является обычным текстовым полем и может быть заполнено пользователем для тех файлов, которые еще не были отосланы.

Работа с прикрепленными файлами осуществляется с помощью кнопок на панели инструментов. Первая часть кнопок слева – это стандартный набор для навигации по записям таблицы. Далее идут следующие кнопки (в последовательности слева-направо):

·  Прикрепление файла. Необходимо в появившемся диалоге выбрать файл который затем будет прикреплен к документу.

·  Получение изображения со сканера. Появляется форма сканирования изображения. Предназначена для прямого получения изображений со сканера и прикрепления их к документам. При успешном сканировании изображения к документу прикрепляется файл формата «jpg», содержащий отсканированное изображение.

·  Просмотр файла. Просматривается один выбранный файл. Для изображений открывается встроенная форма просмотра; для файлов прочих типов вызывается приложение, зарегистрированное в операционной системе для открытия данного типа файла. В целях безопасности зарегистрированное приложение вызывается лишь для ограниченного перечня типов файлов (в основном это документы Microsoft Office).

·  Удаление файла. Текущий файл удаляется из списка прикрепленных к документу файлов.

·  Проверка ЭЦП. Кнопка проверяет ЭЦП на всех файлах из пакета.

·  Сохранение файла на диск. Текущий файл сохраняется на диск.

·  Сохранение всех файлов на диск. Все файлы из списка сохраняются на диск (необходимо указать каталог). Файлы сохраняются с теми именами, которые указаны в таблице, колонка «Имя файла».

·  Закрытие формы.

Передача прикрепленных файлов в Бюджет производится автоматически вместе с документом, к которому они прикреплены.

Работа с прикрепленными файлами в АС «Бюджет»

Работа с прикрепленными файлами в Бюджете несколько отличается от работы в УРМ. Основное отличие заключается в интерфейсе вызова формы, отображающей список прикрепленных файлов.

Признак наличия прикрепленных файлов в Бюджете отображается иконкой, которая расположена не на левой границе сетки ввода, а в отдельной колонке.

Вызов формы для просмотра прикрепленных файлов производится щелчком мышью на иконке для нужного документа (на рисунке показана стрелкой).

Форма просмотра прикрепленных файлов в Бюджете аналогична форме, использованной на УРМ.

Кроме того, в модальной форме управления прикрепленными документами существует кнопка «Показать все файлы в отдельном окне» , предназначенная для одновременного отражения всех прикрепленных к документу файлов изображений в отдельном окне просмотра.

При нажатии на кнопку открывается модальная форма «Просмотр файлов», в котором отражаются все прикрепленные изображения, каждое на отдельной закладке.

i

Кнопка поддерживается только для файлов в формате JPG и BMP. Если к документу прикреплены документы в другом формате, то после нажатия на кнопку появится сообщение «Множественный просмотр файлов данного типа не поддерживается», а в открывшемся затем окне «Просмотр файлов» будут отражены только прикрепленные файлы формата JPG и BMP.

Модальное окно «Просмотр файлов» отражается как отдельное приложение в панели задач, что позволяет переключаться между ним и АС «Бюджет». При выходе из АС «Бюджет» окно автоматически закрывается.

Панель управления окна «Просмотр файлов» содержит:

·  Кнопка «Выбор вкладки» - предназначена для навигации между закладками изображений.

·  Кнопка «Печать» - предназначена для печати изображения.

·  Кнопки управления изображением:

­  «Повернуть изображение против часовой стрелки» ;

­  «Повернуть изображение по часовой стрелке» ;

­  «Увеличить картинку» ;

­  «Уменьшить картинку» ;

­  Поле выбора масштаба изображения.

·  Кнопка сохранения настроек – позволяет сохранить размер и положение окна на экране, которое будет применяться при следующем его открытии.

·  Кнопка «Окно будет показываться поверх всех окон» - позволяет изменять режим отражения модального окна.

Если кнопка имеет вид , то при переключении между окнами приложений окно «Просмотр файлов» становится неактивным.

При нажатии кнопки она принимает вид . При этом при переключении между окнами приложений окно «Просмотр файлов» всегда отражается на первом плане.